第三方合作管理规范(2026年修订版)

第三方合作管理规范（2026年修订版）第一章总则第一条为规范公司（以下简称“公司”）与外部实体（包括但不限于企业、机构、组织、个人等，以下简称“第三方合作方”）的合作行为，明确合作管理流程、职责与要求，防范合作风险，确保合作项目的顺利实施与合作关系的健康稳定，提升公司核心竞争力，实现公司战略目标与利益最大化，依据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国反不正当竞争法》、《中华人民共和国网络安全法》、《中华人民共和国数据安全法》、《中华人民共和国个人信息保护法》等相关国家法律法规、行业规范及公司内部治理结构，结合公司实际情况，制定本规范。第二条本规范适用于公司所有与外部第三方合作方进行的、可能涉及公司资源投入、信息共享、品牌关联、风险共担或产生经济利益或其他形式回报的合作活动。涵盖但不限于技术合作、研发联合、业务外包、生产委托、市场推广、品牌联名、资源共享、项目联合、咨询服务、平台接入、供应链协作、人力资源服务、活动举办等各类合作模式。第三条公司的第三方合作管理遵循以下基本原则：（一）战略导向原则：所有第三方合作活动应紧密围绕公司战略发展规划，服务于业务增长、市场拓展、技术创新、成本优化或风险分担等具体目标，确保合作活动与公司整体战略保持一致。（二）合规合法原则：第三方合作方的选择、合作过程的开展以及合作结果的应用，必须严格遵守国家及地方相关法律法规、行业准入标准、监管要求，并符合公司内部各项规章制度，确保所有合作行为合法合规，不得有任何违法违规情形。（三）风险可控原则：在合作决策与实施的全过程中，必须进行全面、系统的风险评估，有效识别、评估、预警并采取切实可行的措施管控与合作相关的各类风险，包括但不限于法律风险、财务风险、安全风险（特别是网络安全、数据安全、个人信息保护风险）、声誉风险、运营风险、知识产权风险、反商业贿赂与反腐败风险等，确保风险在可接受范围内。（四）价值共赢原则：注重合作关系的互利性与可持续发展，通过合作实现资源共享、优势互补、成本降低或市场机会拓展，为公司带来明确的价值提升（如提升效率、创新产品/服务、扩大市场份额、增强品牌影响力等），同时尊重并保护合作方的合理权益，建立长期、稳定、互信的合作基础。（五）权责清晰原则：在合作前明确界定并清晰记录公司在合作中的各项权利与义务，以及与合作方应承担的各项权利与义务，建立健全权责对等的管理机制，确保双方在合作过程中目标一致、责任明确。（六）过程规范原则：对第三方合作活动实行全流程管理，从合作需求的识别与提出、第三方合作方的市场调研与筛选评估、尽职调查与风险评估、合作方案制定与谈判、合同/协议的起草与审核签订、合作过程中的监控与沟通、绩效管理与评估，到合作关系的终止与后续管理，均应遵循标准化、规范化的管理流程与要求，确保管理活动有据可依、有章可循。第四条本规范中下列术语定义如下：（一）第三方合作方：指与公司进行合作，但不属于公司直接控股或实际控制的企业、机构、组织或个人。（二）合作项目：指公司与第三方合作方共同推进的具体任务、活动或交易。（三）风险评估：指对合作可能带来的潜在风险进行系统性的识别、分析和评价的过程，旨在了解风险性质、发生可能性和影响程度。（四）尽职调查：指在合作决策前，对潜在合作方的资质、信誉、财务状况、法律合规性、运营能力、技术实力、安全防护能力等方面进行的全面审查和调查活动。（五）合规审查：指在合作过程中，对合作方案、合作模式、合同条款、数据处理活动等是否符合国家法律法规、行业规范及公司内部政策进行的审查与评估。（六）服务水平协议（SLA）：指在特定合作中，明确第三方合作方需提供的服务内容、质量标准（如性能、可用性、响应时间）、交付成果、考核指标、监控方式及违约责任等的正式协议。（七）数据安全与隐私保护：指在合作中涉及公司数据处理活动（包括但不限于收集、存储、使用、加工、传输、提供、公开、删除等）时，必须遵守的保密义务、安全保护措施、合规性要求以及对数据主体权利的保障机制。第五条公司设立第三方合作管理部门（或指定其他职能部门承担相应职责），作为本规范的主要执行与协调机构，负责本规范的制定、修订、宣贯、解释和日常管理工作。各部门、单位及员工应在本规范框架下，履行相应的第三方合作管理职责。第二章合作流程管理第六条合作需求的提出与审核：（一）公司各部门、单位根据业务发展需要，可提出与第三方合作的需求。需求提出应具体、明确，至少包含合作背景与目的、拟合作内容与方式、预期达到的业务目标或效果、初步设想合作方（如有）、合作周期、资源投入估算、初步识别的潜在风险等要素。（二）需求提出后，应提交至公司指定的第三方合作管理部门（或接口人）进行初步审核。审核内容包括需求的必要性、目标清晰度、初步方案可行性以及潜在风险的初步判断。第三方合作管理部门应在规定时限内完成审核，并提出审核意见。第七条第三方合作方的识别与筛选：（一）根据经审核的合作需求，明确所需第三方合作方的关键资质要求，如行业经验、技术能力、市场份额、财务状况、人员配置、资质认证、安全合规记录等。（二）根据合作需求的性质、规模和复杂程度，选择合适的合作方选择方式，包括但不限于公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购，或通过比选、询价、评估等合规方式。选择过程应遵循公平、公正、公开（如适用）和择优原则。（三）建立并维护合格第三方供应商库，对潜在合作方进行系统化的信息搜集与评估。评估内容应涵盖其市场信誉、经营状况、法律合规记录（如无不良诉讼、行政处罚等）、财务稳定性、技术实力与创新能力、项目履约能力与案例、安全管理体系与认证（如ISO27001等）、数据安全与隐私保护能力等。（四）对进入供应商库或初步筛选的潜在合作方，根据合作需求的重大程度，开展必要的尽职调查，可委托专业机构实施或由内部相关部门（如法务、财务、IT、业务部门）协同完成。第八条风险评估与合规审查：（一）在第三方合作方初步确定后，必须进行全面的风险评估。风险评估应覆盖本规范第三条第（三）款所述的各项风险，并结合具体合作项目特点进行细化。评估方法可包括但不限于风险清单分析、专家访谈、现场考察、资料审查、模拟测试等。风险评估结果应形成书面文档，明确风险等级。（二）对通过风险评估的第三方合作方及拟签订的合作合同/协议进行严格的合规审查。审查内容应包括但不限于合作方主体资格的合法性、合作内容是否符合法律法规及政策要求、合同核心条款（如知识产权归属、保密条款、数据安全责任、违约责任、争议解决方式等）的合法性与合理性、是否存在潜在的法律或合规障碍。（三）风险评估结果和合规审查意见是决定是否推进合作的关键决策依据。对于高风险或合规存在问题的合作，应要求合作方整改或调整合作方案，直至风险可控且合规后方可进入下一阶段。第九条合同谈判与签订：（一）与选定的第三方合作方就合作的具体事宜进行谈判，明确双方的权利、义务、责任、费用、支付方式、交付标准、时间节点、知识产权归属与使用、保密责任、数据安全与隐私保护要求、违约责任、不可抗力、争议解决、合作期限与终止条件等。（二）谈判达成一致后，形成合作合同或相关协议的草案。合同草案应结构清晰、条款具体、用语准确、无歧义。（三）合同草案必须提交公司法务部门进行审核。法务部门应从法律合规性、风险防范、权责对等角度对合同进行全面审查，提出专业意见。（四）法务部门审核通过后，合同草案按公司内部授权审批流程逐级报审。审批流程应明确各级审批人的职责和权限。根据审批结果，对合同草案进行修订。（五）审批完成后，由公司法务部门或指定人员与第三方合作方正式签订合同。合同签署后，应及时将合同原件归档，并按照公司要求将电子版录入相关管理系统。第十条合作过程监控与管理：（一）建立合作项目管理制度，明确合作过程中的关键节点、监控指标和沟通机制。确定合作项目的主要负责人和协作团队。（二）设定合理的监控周期（如按月、按季度或根据项目关键里程碑），对合作进展、服务质量、交付成果、费用支付等进行跟踪与检查。监控方式可包括定期会议、报告审阅、现场检查、系统监控、第三方评估等。（三）与第三方合作方保持持续、有效的沟通，及时了解合作进展，协调解决合作过程中出现的各类问题，确保合作项目按计划推进。沟通应做好记录。（四）根据合同约定的服务水平协议（SLA）或绩效考核指标，对第三方合作方的履约情况进行定期或不定期的评估，并将评估结果作为后续合作决策的参考。（五）建立合作问题升级机制，对于合作过程中出现的重大问题、变更请求或潜在风险，应及时上报公司管理层和相关决策机构，并启动相应的应急处理程序。第十一条合作终止与收尾：（一）当合作期满、合作目标达成、合同约定的终止条件出现或其他约定原因发生时，应提前与合作方沟通终止意向，明确终止原因、终止日期以及后续工作的交接安排。（二）与合作方共同制定并执行合作收尾计划，完成所有未完结的项目工作，进行费用清算与支付，妥善处理与合作相关的资产、资料、知识产权等交接事宜。（三）与合作方进行最终的合作绩效评价，总结合作过程中的成功经验和存在问题，为未来合作提供借鉴。（四）确保所有与合作相关的合同、协议、会议纪要、往来函件、项目文档、评估报告等资料得到完整、准确的归档保存，并按照公司档案管理规定进行管理。第三章风险管理与合规监督第十二条风险识别与评估机制：（一）第三方合作管理部门牵头，协同法务、IT、安全、合规等相关部门，建立并维护公司层面的第三方合作风险库，持续更新风险识别清单，覆盖合作各环节可能存在的风险点。（二）实施常态化的风险评估活动，对拟进行的合作项目或已进行中的合作关系进行风险评估。评估应结合风险库，运用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险从可能性（Likelihood）和影响程度（Impact）两个维度进行评估，确定风险等级（如高、中、低），并形成风险评估报告。（三）风险评估结果应作为合作决策、过程监控、风险应对措施制定以及绩效考核的重要依据。高风险合作项目应要求更严格的风险控制措施和更密切的监控。第十三条重点风险领域管控：（一）数据安全与隐私保护：在与涉及公司数据或需处理个人信息的第三方合作中，必须签订严格的数据处理协议（DPA）或相关条款，明确数据分类分级、数据收集与使用的合法性依据、数据安全保护措施（如加密、脱敏、访问控制、审计日志）、数据跨境传输规则（如适用）、数据主体权利响应机制（如访问、更正、删除）、数据泄露通知流程、合作方的保密义务和责任等。必须确保合作方严格遵守《中华人民共和国网络安全法》、《中华人民共和国数据安全法》、《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规要求。定期对合作方的数据处理活动进行审计或监督。（二）网络安全：要求第三方合作方具备符合行业和国家标准的网络安全防护能力，能够满足公司对合作中涉及的网络连接、数据传输、系统接入等方面的安全要求。在合同中明确双方在网络安全事件（如数据泄露、网络攻击）发生时的通知义务、协同处置责任和责任划分。定期与合作方共同进行网络安全评估或渗透测试。（三）知识产权保护：在合同中明确约定合作期间产生的知识产权的归属（是归公司所有还是根据贡献按比例分享等）、使用权、使用范围、许可方式等。明确禁止合作方侵犯公司现有知识产权，以及在合作结束后，合作方不得利用在合作中获得的公司知识产权进行与公司竞争的活动。与合作方共同建立知识产权保密机制。（四）商业秘密保护：明确界定合作过程中涉及的公司的商业秘密范围，要求合作方及其参与项目的员工、第三方人员必须承担保密义务，签订保密协议，明确保密内容、保密期限、违约责任等。对接触公司核心商业秘密的合作方人员，应进行背景审查。（五）反商业贿赂与反腐败：要求所有第三方合作方及其员工、代理人等必须遵守公司制定的《反商业贿赂政策》及适用的法律法规，不得以任何形式进行贿赂、欺诈或其他不正当竞争行为。在合同中明确禁止贿赂条款，并规定违反的后果。对合作方进行反商业贿赂合规审查，并在合作过程中进行监督。第十四条合规监督与审计：（一）公司内部审计部门或由第三方合作管理部门指定的监督机构，定期或不定期对第三方合作管理规范的执行情况、合作项目的合规性、风险控制措施的有效性进行独立审计。（二）建立并公开举报渠道，鼓励公司员工、合作伙伴等相关方就合作中发现的违法违规行为、不合规操作或潜在风险进行报告，并建立相应的调查和处理机制。（三）对审计或监督发现的问题，应形成审计报告或问题清单，明确问题性质、责任方，并责令相关方限期整改。第三方合作管理部门负责跟踪整改落实情况，并将整改结果纳入对相关部门和人员的绩效考核。第四章组织架构与职责第十五条公司高级管理层对第三方合作管理的整体有效性负最终领导责任。应批准本规范及相关重大政策，为第三方合作管理工作提供必要的资源支持，并监督规范的执行情况。第十六条公司设立第三方合作管理部门（或指定其他职能部门，如采购部、业务运营部、法务合规部等承担此功能），主要职责包括：（一）负责本规范及相关管理制度的起草、修订、发布、解释和组织实施。（二）组织市场调研，建立和维护合格第三方供应商库，负责或协同相关部门对潜在合作方进行筛选、评估和尽职调查。（三）组织或参与合作需求的评审，协助业务部门制定合作方案。（四）负责或参与合作合同/协议的谈判、起草、审核工作，确保合同条款的合规性和风险可控性。（五）负责合作过程的监控、协调和沟通，跟踪合作进展，管理合作风险。（六）组织或参与对第三方合作方的绩效评估。（七）负责合作收尾工作的管理和资料归档。（八）组织或提供第三方合作管理相关的培训。（九）收集、分析合作数据，向管理层提供决策支持。（十）履行其他与第三方合作管理相关的职责。第十七条公司各业务部门、单位是第三方合作管理的重要参与方，主要职责包括：（一）根据业务发展需要，识别合作需求，提出合作建议。（二）参与合作方案的初步设计，明确业务需求和预期目标。（三）参与对潜在合作方的技术能力、方案匹配度等方面的评估。（四）负责具体合作项目的执行、管理，监控合作方在项目中的表现，及时反馈问题和风险。（五）参与合作效果和合作方绩效的评估。（六）配合第三方合作管理部门及审计部门的工作。（七）履行其他与部门职责相关的第三方合作管理任务。第十八条公司法务部门在第三方合作管理中承担法律支持与合规监督职责，主要职责包括：（一）为第三方合作管理提供全程法律咨询和支持。（二）负责合作合同/协议的最终法律审核，确保其合法性、合规性，保护公司合法权益。（三）参与重大合作项目的风险评估和尽职调查。（四）审查合作方案中涉及的法律合规问题。（五）处理与合作相关的法律纠纷或诉讼。（六）推动公司反商业贿赂等合规政策的落实。（七）履行其他法律相关的第三方合作管理职责。第十九条公司财务部门在第三方合作管理中承担财务审核与支付职责，主要职责包括：（一）负责与合作相关的费用预算、核算与管理。（二）审核合作合同中关于费用支付条款的合理性、合规性。（三）按照合同约定和公司财务制度，办理与合作相关的款项支付。（四）参与涉及重大财务投入的合作项目的风险评估。（五）监督管理合作费用的使用情况。（六）履行其他财务相关的第三方合作管理职责。第二十条公司IT部门在第三方合作管理中承担技术支持与安全监督职责，主要职责包括：（一）负责与合作中涉及的IT系统、网络连接的技术评估、接入管理和技术支持。（二）参与评估合作方在网络安全、系统安全、数据安全方面的能力和措施。（三）监督合作方对IT系统和数据的安全管理，确保符合公司安全要求。（四）参与涉及关键信息基础设施或重要数据的合作项目的风险评估。（五）协助处理合作中发生的网络安全事件。（六）履行其他技术相关的第三方合作管理职责。第二十一条公司人力资源部门在第三方合作管理中承担人员管理支持职责，主要职责包括：（一）根据合作需要，配合业务部门或第三方合作管理部门，支持对合作项目所需人员的招聘或管理。（二）协助制定与合作方人员相关的保密协议、背景调查等管理要求。（三）处理与合作相关的员工关系问题。（四）履行其他人力资源相关的第三方合作管理职责。第五章持续改进第二十二条绩效评估与反馈：（一）建立对第三方合作的综合绩效评估体系，评估维度应包括但不限于合作目标达成度（是否实现预期业务价值）、合作成本效益（投入产出比）、合作风险控制（是否发生重大风险事件及损失）、合作过程效率（沟通顺畅度、问题解决速度）、合作方满意度（基于沟通反馈、续约意愿等）、合规性遵守情况等。（二）定期（如每年或每半年）组织对已完成或进行中的合作项