2026年门禁出入台账登记行政细则

2026年门禁出入台账登记行政细则目录第一章总则第二章职责划分第三章具体管理内容第一节人员分类出入登记要求第二节台账登记规范与核心要素第三节台账核查与存档管理第四节个人信息保护要求第四章违规约束与奖惩规则第五章申诉机制第六章附则附件1门禁权限申请审批表附件2访客预约申请单附件3线下人工出入登记台账模板附件4违规处理申诉表第一章总则第一条为规范公司各办公、生产、研发场所的人员出入管理，保障公司财产安全、员工人身安全与正常办公经营秩序，明确门禁出入台账登记的标准流程与管理要求，根据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国安全生产法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本细则。第二条适用范围：本细则适用于所有进入公司所辖门禁管控区域的人员，包括但不限于公司正式员工、试用期员工、实习生、劳务派遣人员、外包服务人员、项目驻场人员、访客、商务合作方人员、政府公务人员、应急救援人员等；本细则所指门禁管控区域包括公司总部办公区、各分子公司办公区、研发试验区、仓储物流区、核心机房、档案库、生产车间等所有设置门禁管控的区域。第三条基本原则：1.合规性原则：所有管理行为不得违反国家法律法规，不得侵犯员工合法劳动权益与个人隐私，不得限制员工正常上下班、休息休假的法定权利；2.谁审批谁负责原则：所有门禁权限的开通、变更均需由对应负责人审批，审批人承担相应管理责任；3.可追溯原则：所有人员出入均需留下有效台账记录，确保出入行为全流程可查；4.便民高效原则：在保障安全的前提下优化登记流程，避免对员工正常工作、访客正常商务往来造成不必要的阻碍。第四条本细则是公司行政管理制度的组成部分，所有相关人员均需严格遵守。第二章职责划分一、执行部门行政部后勤管理组是本细则的唯一执行部门，具体职责：1.负责门禁系统的日常运维、升级调试，确保人脸识别、刷卡识别、线上登记等功能正常运行，系统故障率全年不得超过1%；2.负责各类人员门禁权限的开通、变更、注销操作，同步更新出入台账信息，权限调整响应时长不得超过24小时；3.负责线下人工登记台账的收集、补录、存档，每月度开展台账全量核查，出具《月度门禁出入异常报告》，提交至合规管理组与相关部门负责人；4.负责受理门禁权限申请、咨询，对违规行为开展初步核查，提出初步处理建议；5.负责每年梳理细则执行情况，提出修订优化建议。二、监督部门人事行政中心合规管理组是本细则的唯一监督部门，具体职责：1.每季度开展一次门禁管理合规抽查，核查权限审批流程、台账登记完整性、信息保护措施落实情况，对发现的管理漏洞要求执行部门限期整改，整改时限最长不得超过7个工作日；2.受理员工、外包人员对门禁管理违规处理的申诉，开展独立核查，出具最终处理结论；3.每年对本细则的合规性进行评估，确保内容符合最新法律法规要求，修订后提交公司领导审批发布。三、其他主体职责1.各部门负责人：负责本部门人员门禁权限申请、变更、注销的审核，在本部门人员异动（入职、离职、调岗）后3个工作日内告知行政部，对本部门人员的门禁使用行为承担管理责任；2.安保岗：负责门禁现场的身份核验、异常情况排查，系统故障时开展线下人工登记，对未通过核验、未按要求登记的人员有权拒绝放行，发现异常出入行为第一时间上报行政部；3.工会劳动权益监督岗：负责监督本细则执行过程中员工合法权益保障情况，对存在侵犯员工劳动权益、个人隐私的行为有权要求管理部门整改。第三章具体管理内容第一节人员分类出入登记要求1.内部人员（正式/试用期/实习生）入职当日由所在部门提交《门禁权限申请审批表》，经部门负责人审批后提交行政部，行政部24小时内完成人脸/门禁卡信息录入，开通对应权限，台账自动同步人员工号、所属部门、权限范围、有效期等信息；员工日常出入需通过人脸识别、刷工牌的方式核验，系统自动登记出入时间、区域，无需额外操作；员工忘带工牌、人脸识别失败的，需现场向安保岗出示电子工牌，由安保岗核验身份后进行人工登记，员工需在当日24点前通过OA提交《异常出入补登申请》，备注事由；员工非工作时段（工作日19:00-次日7:00、法定节假日、休息日）出入普通办公区无需提前申请，系统自动留痕，若需进入研发试验区、核心机房、仓储区等特殊管控区域，需提前2小时在OA提交《特殊区域临时出入申请》，经部门负责人、行政部审批通过后临时开通权限，台账留存审批记录；员工调岗的，部门需在3个工作日内提交权限变更申请，行政部24小时内调整权限范围；员工离职的，部门需在离职当日提交权限注销申请，行政部同步注销门禁权限，台账备注离职时间。2.临时驻场人员（外包、劳务派遣、项目合作方驻场）由对接部门提前3个工作日提交《门禁权限申请审批表》，备注人员所属单位、驻场周期、权限范围、对接人，经部门负责人、行政部审批后开通临时权限，台账同步标注人员类型、有效期，到期自动注销，如需延期需提前3天提交申请。3.访客常规访客需由对接人提前1-3个工作日在OA提交《访客预约申请单》，备注访客姓名、来访事由、到访时段、陪同人信息，经部门负责人审批后生成预约码，访客到访时出示预约码或身份证核验，系统自动登记台账，访客全程需由陪同人陪同，不得单独进入特殊管控区域，离开时需在门禁处刷码签退，台账记录离开时间；临时未预约的访客，安保岗需现场联系被访人，确认来访事由且被访人同意接待后，登记访客身份信息、被访人姓名、事由，发放临时访客卡，离开时收回访客卡，安保岗需在当日24点前将临时访客信息补录系统；政府公务人员持有效证件执行公务的，无需提前预约，安保岗核验证件后直接登记，同步通知对应对接部门到场陪同，台账备注公务事由；应急救援人员（消防、医疗、公安等）执行应急任务的，安保岗直接放行，行政部需在24小时内补登台账，备注应急事件事由。第二节台账登记规范与核心要素所有线上、线下台账必须包含以下核心要素，缺项视为无效登记：1.出入人员身份标识（姓名/工号/身份证号/访客编号）；2.出入具体时间（精确到分钟）；3.出入的门禁区域名称；4.出入事由（常规上下班/加班/来访/公务/应急等）；5.核验/登记人员信息。线上系统登记的信息需实时同步至台账数据库，线下人工登记的纸质台账需字迹清晰、信息完整，由安保岗每日下班前提交至行政部，行政部在24小时内完成系统补录。第三节台账核查与存档管理行政部每月5日前完成上月度台账的全量核查，重点核查以下内容：1.已离职、调岗人员的权限是否及时注销/变更；2.临时权限是否到期未注销；3.是否存在每周3次及以上非工作时段出入未授权区域的异常情况；4.线下台账补录是否及时、要素是否齐全。核查发现的异常情况需在《月度门禁出入异常报告》中列明，反馈至对应部门负责人，要求3个工作日内提交说明与整改方案。台账存档要求：普通区域出入台账留存期限为3年，特殊管控区域出入台账、异常出入事件台账留存期限为5年，台账存储采用线上加密存储+纸质台账归档的方式，纸质台账存放于行政部专用档案柜，由专人管理。第四节个人信息保护要求所有台账中包含的个人身份信息、出入记录均属于公司敏感信息，严格按照《个人信息保护法》要求管理：1.仅行政部授权的2名台账管理员拥有台账全量查看权限，其他人员调取台账需提交《台账调取申请》，注明调取用途、调取范围，经行政部负责人、合规组审批后方可查看，且不得超出申请范围调取；2.台账信息仅可用于安全管理、考勤核验（需提前告知员工）、事件溯源、公安部门办案核查使用，不得用于其他无关用途；3.严禁任何人私自复制、传播、泄露台账中的个人信息，违者按违规处理。第四章违规约束与奖惩规则第一节奖励情形有以下行为的，公司给予相应奖励：1.主动举报代刷门禁、冒用他人权限、私自进入未授权区域等违规行为，经核查属实的，给予50-200元的现金奖励，计入季度绩效加5-10分；2.对门禁台账管理流程提出合理化优化建议，被采纳后有效提升管理效率、降低安全风险的，给予100-500元的现金奖励，纳入年度优秀员工评选优先考虑范围；3.安保岗严格落实登记要求，及时排查出潜在安全风险的，给予当月绩效加10分的奖励，年度累计3次及以上的额外发放年度安全贡献奖500元。第二节违规处理1.内部员工违规（1）代他人刷门禁、代替他人登记的，第一次给予口头警告，扣当月绩效5%；第二次给予书面警告，扣当月绩效10%；累计三次及以上的，视为严重违反公司规章制度，按《劳动合同法》相关规定解除劳动合同；（2）冒用他人门禁权限、伪造登记信息进入公司或未授权区域的，直接给予记大过处分，扣当月绩效20%，造成财产损失、信息泄露的需承担相应赔偿责任，情节严重的解除劳动合同并移送公安机关处理；（3）故意损坏门禁设备、阻挠安保岗正常核验登记的，除按价赔偿设备损失外，给予记大过处分，扣当月绩效20%，情节严重的解除劳动合同；（4）私自将门禁卡、人脸识别权限转借外部人员的，给予书面警告，扣当月绩效10%，若外部人员进入公司造成损失的，转借人承担连带责任。2.管理人员违规（1）行政部台账管理员私自泄露台账信息、违规为他人开通门禁权限的，第一次给予书面警告，扣当月绩效15%；造成个人隐私泄露、公司财产损失的，承担相应赔偿责任，情节严重的解除劳动合同；（2）安保岗未按要求核验身份、对未登记人员放行、台账登记缺项漏项的，第一次扣当月绩效10%，第二次扣当月绩效20%，累计三次及以上的，属于劳务派遣人员的退回劳务派遣单位，属于正式员工的解除劳动合同；（3）各部门负责人未及时提交本部门人员异动的权限变更申请，导致离职、调岗人员仍拥有原有门禁权限的，给予部门负责人口头警告，扣当月绩效5%，造成损失的承担管理连带责任。3.外部人员违规（1）访客不配合身份核验、冒用他人预约信息进入公司的，安保岗有权拒绝其进入，情节严重的纳入公司访客黑名单，永久禁止进入公司所辖区域；（2）外包、驻场人员存在违规行为的，除按上述内部员工规则处理外，同步告知其所属单位，扣除对应服务款项，情节严重的终止合作关系。第五章申诉机制第一条申诉主体：所有对门禁管理违规处理决定不服的人员，均有权提出申诉。第二条申诉时限：申诉人需在收到处理通知之日起3个工作日内，向合规管理组提交书面《违规处理申诉表》，附上相关佐证材料，逾期未申诉的视为认可处理决定。第三条核查流程：合规管理组收到申诉材料后，需在5个工作日内开展独立核查，包括调阅台账记录、询问当事人与证人、核实相关证据，核查期间原处理决定正常执行。第四条处理结论：核查完成后，合规管理组出具最终处理结论，书面告知申诉人：1.若原处理决定事实清楚、依据充分的，维持原处理决定；2.若原处理决定事实不清、证据不足或适用规则错误的，撤销原处理决定，补发扣除的绩效、恢复相关权益，对造成名誉影响的，在相应范围内澄清致歉。第五条工会监督：申诉人对最终处理结论仍有异议的，可向工会劳动权益监督岗反映，工会认为处理确实存在违规的，有权要求合规组重新核查，重新核查周期不得超过7个工作日。第六章附则第一条本细则自2026年1月1日起正式施行，原2023版《门禁出入管理规定》同时废止。第二条本细则由行政部负责解释，执行过程中遇到的特殊情况由行政部联合合规组研究处理。第三条本细则每年开展一次合规评估与修订，修订内容经公司领导审批后发布，若本细则内容与国家最新法律法规冲突的，以法律法规规定为准。第四条各分子公司可结合自身实际情况，在本细则基础上制定本地化管理要求，报行政部、合规组审批后执行。附件附件1门禁权限申请审批表包含内容：申请人基本信息（姓名、工号/所属单位、对接人）、申请类型（新开通/变更/注销/延期）、权限范围（可进入的门禁区域）、有效期、申