2026年档案查阅借阅管理细则

2026年档案查阅借阅管理细则目录1.总则2.职责划分3.具体管理内容3.1查阅/借阅权限划分3.2档案查阅流程与操作规范3.3档案借阅流程与操作规范3.4特殊场景处理规则4.违规约束与处理4.1奖励规则4.2违规处理标准5.申诉机制6.附则7.附件1.总则1.1编制目的为规范公司各类档案的查阅、借阅管理流程，保障档案信息安全与个人信息合法权益，提高档案资源的使用效率，为公司经营管理、员工权益保障提供有效支撑，特制定本细则。1.2编制依据本细则依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国社会保险法》《中华人民共和国个人信息保护法》及公司行政人事管理制度相关要求编制，所有条款均符合现行法律法规要求。1.3适用范围本细则适用于公司总部、全资子公司、控股子公司所有在职员工、离职员工，以及因业务需要需查阅公司档案的合作方、第三方机构；覆盖范围包括公司所有人事档案、行政档案、业务档案的查阅、借阅全流程管理。涉及核心技术的专项档案有单独管理规则的，从其规定。1.4管理原则本细则遵循“权限清晰、流程可溯、权责对等、安全高效”的管理原则，所有查阅、借阅行为均需留痕可查，严禁任何越权操作、泄露信息的行为。2.职责划分2.1执行部门公司行政中心档案管理组为档案查阅借阅的唯一执行部门，具体职责包括：（1）负责所有档案的分类归档、存储维护，定期核查档案完整性；（2）负责核验查阅、借阅申请的审批流程与申请人身份，办理登记手续；（3）负责监督查阅、借阅过程中的合规操作，核对归还档案的完好性；（4）负责建立《档案查阅借阅登记台账》，留存所有申请、审批、登记材料不少于5年；（5）负责对申请人开展操作规范告知，解答档案查阅相关咨询。2.2监督部门公司行政中心内控组、工会为共同监督部门，具体职责包括：（1）每季度抽查档案查阅借阅台账，核查流程合规性，排查信息泄露风险；（2）受理员工关于档案查阅借阅的投诉、申诉，开展违规行为核查；（3）每年组织1次档案管理合规培训，对本细则的落地执行情况进行评估。2.3各部门负责人职责各部门负责人为本部门员工档案查阅借阅申请的第一审批人，负责核实申请事由的真实性、必要性，对超出权限的申请及时驳回，对审批通过的申请承担连带责任。3.具体管理内容3.1查阅/借阅权限划分3.1.1人事档案权限（1）员工本人：可查阅本人名下所有非敏感人事档案，包括劳动合同、社保缴纳凭证、住房公积金缴存记录、考勤统计、绩效考核确认表、奖惩通知书、入职/离职证明存根；涉及个人健康状况、私密申报信息的内容，除本人外任何主体需查阅的，必须取得员工本人书面同意。（2）部门负责人：仅可查阅所辖部门员工与履职相关的档案内容，包括考勤记录、绩效考核结果、岗位履职相关的奖惩记录，不得查阅员工个人隐私类档案。（3）人力资源部因工作需要查阅员工人事档案的，需经人力资源部负责人审批，仅限用于劳动关系处理、薪酬核算、社保缴纳等合规工作场景。3.1.2行政档案权限（1）全公司员工均可免费查阅已公开的行政类档案，包括公司规章制度、正式发布的通知公告、对外公示的资质文件、年度社会责任报告等。（2）涉及采购、合同、财务报销相关的行政档案，仅可由对应业务经办人员、部门负责人、财务岗人员凭对应审批流程查阅，不得跨权限查阅。3.1.3业务档案权限（1）项目组在册成员可查阅本人参与项目的全部非受限业务档案，包括项目立项书、执行方案、过程记录、验收报告等。（2）跨部门查阅业务档案的，需经申请部门负责人、档案所属部门负责人双审批，仅可查阅与申请事由相关的内容，不得超出范围查阅。3.2档案查阅流程与操作规范档案查阅指申请人在指定场地现场查看档案，不将档案带离指定区域的行为，具体流程如下：1.申请提交：申请人通过OA系统档案管理模块提交查阅申请，或线下填写《档案查阅申请表》，明确标注查阅事由、查阅档案类别、查阅内容明细、查阅时间，不得虚报、模糊事由。2.审批流转：查阅本人人事档案的，无需部门负责人审批，直接提交至档案管理组；查阅本部门其他员工档案、本部门业务/行政档案的，需经部门负责人审批；跨部门查阅业务/行政档案的，需经申请部门负责人、档案所属部门负责人双审批；查阅形成时间超过3年的历史档案的，需额外经行政中心分管领导审批。3.现场核验：档案管理岗核验审批流程、申请人有效工牌，确认信息无误后，引导申请人进入档案阅览室查阅。4.操作要求：申请人不得携带具有拍摄、存储功能的电子设备进入阅览室，如需摘抄档案内容，需使用档案管理岗统一提供的摘抄本，摘抄内容不得超出申请的查阅范围，摘抄本用完后需交回档案管理岗统一存档，不得私自带出；查阅过程中不得涂改、圈画、拆封、撕扯档案，如有疑问可向档案管理岗咨询；如需复印档案内容，需在申请时明确标注复印需求，经审批通过后由档案管理岗负责复印，复印件需加盖档案专用章，仅可用于申请事由对应的工作用途，不得挪作他用。3.3档案借阅流程与操作规范档案借阅指申请人将档案带出档案阅览室的行为，所有档案原件一律不予外借，仅可借阅加盖档案专用章的复印件，特殊情况需借阅原件的，必须经行政中心分管领导签字审批，具体流程如下：1.申请提交：申请人通过OA系统或线下填写《档案借阅申请表》，明确标注借阅事由、借阅档案明细、借阅期限，最长借阅期限不得超过7天。2.审批流转：借阅已公开的行政、业务档案的，需经部门负责人审批；借阅未公开的业务档案、涉及财务/采购的行政档案的，需经申请部门负责人、档案所属部门负责人双审批；借阅原件的，需经行政中心分管领导审批，借阅期限不得超过3个工作日，且不得带离公司。3.交接登记：档案管理岗核对审批流程后，将借阅材料交申请人核验，双方共同确认档案无破损、缺页后签字登记，借阅时间自登记当日起计算。4.借阅要求：借阅人对借阅的档案负有完整保管责任，不得转借、出租、转赠给任何第三方，不得擅自复印、扫描、拍摄档案内容，如因工作需要额外复印的，需补充提交申请走审批流程；借阅期满前2天，档案管理岗需向借阅人发送归还提醒，如需续期的需在期满前1天提交续期申请，续期最长不超过7天，每人每年最多申请2次续期；归还档案时，档案管理岗需逐页核验档案完好性，确认无破损、涂改、缺页后办理归还登记，如有损坏需现场填写《档案损坏/丢失报备表》。3.4特殊场景处理规则（1）离职员工需查阅本人人事档案开具相关证明的，凭本人有效身份证件可直接申请查阅，无需部门审批，档案管理岗需协助办理相关证明开具；（2）政府部门、司法机关因履职需要查阅公司档案的，需出具对应公函，经行政中心分管领导签字后可配合提供相关材料；（3）员工因劳动仲裁、诉讼需要调取本人相关档案的，凭有效申请材料可直接办理，档案管理岗需配合提供符合司法要求的证明材料。4.违规约束与处理4.1奖励规则（1）档案管理岗人员年度内无违规操作、无档案损坏丢失、台账记录完整准确的，年度绩效考核加10分，优先获评年度优秀员工；（2）各部门年度内未出现任何违规查阅借阅行为的，部门年度行政考核加5分，可优先申请公司行政资源支持；（3）举报人提供有效证据证明存在违规查阅借阅行为，经核查属实的，给予500-2000元不等的现金奖励，同时对举报人信息严格保密。4.2违规处理标准4.2.1申请人违规1.轻微违规：包括虚报查阅借阅事由但未造成信息泄露、查阅时私自携带电子设备进入阅览室但未拍摄存储、借阅逾期1天以内及时归还的，给予口头警告，扣减当月绩效5%，暂停查阅借阅权限7天；2.一般违规：包括超出申请范围查阅档案、私自摘抄复印档案内容、转借借阅的档案、逾期超过3天不足7天归还的，给予书面警告，扣减当月绩效20%，暂停查阅借阅权限3个月，纳入个人年度绩效负面清单；3.严重违规：包括私自拍摄存储档案内容、泄露档案涉及的个人信息或公司经营信息、涂改/损毁/丢弃档案、拒不归还借阅档案超过7天的，给予记大过处分，扣减3个月绩效的20%，赔偿对应经济损失，情节严重的直接解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关处理。4.2.2档案管理岗违规1.未按要求核验审批流程、身份信息就提供档案查阅借阅的，给予口头警告，扣减当月绩效10%，年度累计3次以上的予以调岗处理；2.私自为他人提供未审批的档案查阅权限、泄露档案内容、台账记录不全的，给予书面警告，扣减当月绩效30%，造成损失的承担连带赔偿责任，情节严重的解除劳动合同。4.2.3审批人违规未核实申请事由就审批通过，造成违规后果的，承担连带责任，给予口头警告，扣减当月绩效5%，情节严重的按公司问责制度处理。5.申诉机制当事人对处理决定有异议的，可在收到处理通知书之日起3个工作日内，向公司工会提交书面申诉材料，说明申诉理由并提供相关佐证。工会收到申诉材料后，联合行政中心内控组在5个工作日内完成调查核实，出具最终处理决定书，送达申诉人及相关部门，最终处理决定作出后不得再就同一事项重复申诉。6.附则1.本细则自2026年1月1日起正式施行，原有档案查阅借阅相关规定与本细则不一致的，以本细则为准；2.本细则由公司行政中心负责解释，行政中心每年12月组织一次细则执行情况评估，结合实际运行情况修订完善；3.各全资、控股子公司可参照本细则制定本单位的管理细则，报总公司行政中心备案后施行。7.附件附件1：《档案查阅申请表》（模板）字段包括：申请人姓名、工号、所属部门、申请日期、查阅事由、查阅档案类别、查阅内容明细、查阅时间、申请人签字、审批人签字、档案管理岗核验签字、备注附件2：《档案借阅申请表》（模板）字段包括：申请人姓名、工号、所属部门、申请日期、借阅事由、借阅档案明细、借阅期限、是否