干部人事档案规范化管理细则

干部人事档案规范化管理细则第一章总则为进一步提升干部人事档案管理工作的科学化、制度化、规范化水平，确保干部人事档案的真实性、准确性、完整性、严肃性，根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案工作条例》以及相关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，特制定本管理细则。干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部合法权益、诚信体系建设的重要依据。全体工作人员必须高度重视，严格遵循“党管干部、党管人才”原则，建立健全管理体制和安全保密机制，确保档案管理全过程有章可循、有据可查、责任到人。本细则适用于本单位管理的中层及以上领导干部、专业技术人员、管理人员以及工勤技能人员的人事档案管理。档案管理工作的核心目标是服务于干部队伍建设，通过对干部成长轨迹的完整记录，为组织人事决策提供客观、详实的参考依据。管理过程必须坚持实事求是、客观公正，严禁任何形式的篡改、伪造、销毁档案材料行为。第二章管理体制与职责建立健全党委（党组）统一领导，组织人事部门牵头负责，纪检、保密、行政等部门协同配合的档案管理工作机制。组织人事部门设立专门的档案管理机构，配备专职档案管理人员，负责档案的日常收集、整理、保管、利用和转递工作。档案管理人员的具体职责包括：（一）负责档案材料的接收、鉴别、归档工作，确保归档材料真实、手续完备、格式规范。（二）负责档案的日常保管与维护，严格执行“六防”措施（防火、防水、防潮、防霉、防虫、防盗），确保档案实体安全。（三）负责档案的数字化建设与维护，推进档案信息化管理，提升查阅利用效率。（四）负责档案的查阅、借阅审核与登记，严格执行保密制度，防止档案信息泄露。（五）负责档案的转递与移交，确保档案在干部流动过程中交接清楚、手续完备。（六）定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并处理。第三章档案材料的收集与归档档案材料的收集是档案管理的基础性工作，必须遵循全面性、及时性、真实性原则。组织人事部门应当建立畅通的材料收集网络，明确各职能部门在材料形成与移交方面的责任。收集范围主要包括以下十大类：（一）履历材料：个人简历表、干部履历表、登记表等反映个人基本情况的材料。（二）自传材料：关于个人经历、思想演变、家庭情况等自我陈述的材料。（三）考核考察材料：历年的年度考核登记表、民主评议材料、考察材料、审计报告等。（四）学历学位、专业技术职务、科研成果、培训材料：学生登记表、成绩单、毕业生就业报到证、学历学位证书复印件、职称评审表、科研成果鉴定书、培训结业证书等。（五）政审材料：政治历史审查报告、家庭成员及主要社会关系审查材料、入党转正申请书、政审函调材料等。（六）党团组织建设材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员登记表、团员登记表等。（七）表彰奖励材料：获得各类荣誉称号、奖励的审批表、证书复印件、通报表扬等材料。（八）处分材料：受到党纪政务处分的决定、复查意见、解除处分决定、法院判决书等。（九）工资待遇、任免、出国（境）材料：工资变动审批表、职务任免通知、出国（境）审批表、备案表等。（十）其他可供组织参考的有保存价值的材料。材料归档必须符合以下要求：（一）归档材料必须是办理完毕的正式材料，手续必须齐全。凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章；凡须与本人见面的，须有本人签字认可。（二）归档材料应当使用碳素墨水、蓝黑墨水或纯蓝墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水或纯蓝墨水（特殊规定除外）。字迹必须工整、清晰，不得潦草。（三）归档材料应当为原件，确无原件的，须注明复印件出处并加盖出具单位公章，且复印件必须清晰、完整。（四）档案材料统一使用国际标准A4纸（297mm×210mm）规格。对于非标准规格的材料，应当进行折叠或托裱，折叠后要保持平整，不得压字、损字。（五）所有归档材料必须经过严格鉴别。对于不属于归档范围、重复多余、无保存价值的材料，经档案管理部门负责人批准后可予以退回或销毁；对于内容不真实、手续不完备的材料，应当退回材料形成部门补办或重新制作。归档时限要求：（一）干部人事档案材料形成后，属于归档范围的，材料形成部门必须在一个月内将材料移交给档案管理部门。（二）成批的材料（如年度考核表、工资变动表等）应在材料形成后的两个月内移交。（三）学历学位、职称评审等重要材料，应在获得证书或文件下达后一个月内移交。档案管理部门在接收材料时，必须逐份核对，清点无误后双方签字确认，办理交接手续。第四章档案整理与保管档案整理应当做到分类准确、编排有序、目录清晰、装订整齐。档案管理部门应当按照干部人事档案材料十大类进行分类整理，每一类材料按照材料形成时间的先后顺序进行排列。整理工作的具体流程与标准：（一）分类与排序：严格按照十大类进行划分。对于归类不明确的材料，应根据材料内容的主要属性进行归类。同类材料按时间顺序排列，不同来源的同类材料应集中放置。（二）编码与打页：档案材料须逐页编写页码。页码位置应在每页材料的正面右上角、背面左上角。页码应当使用铅笔编写，以保持档案整洁。（三）制作目录：档案卷内目录是查阅档案的索引，必须详细录入。目录项目包括：材料名称、材料形成时间、份数、页数、备注等。目录应当使用计算机打印，字迹清晰。（四）装订：档案装订应采用左侧装订方式，装订线应当牢固，不得压字、掉页。装订前应剔除所有金属订书钉、大头针等，防止生锈损坏档案。（五）技术加工：对于纸张破损、幅面过小或过大的材料，要进行修补、折叠或托裱。对于字迹模糊、退色严重的材料，应当及时进行复制或抢救。档案保管必须严格落实安全保密制度。档案库房应当具备防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防光、防尘、防污染等设施条件。具体标准如下：（一）档案库房应当实行封闭式管理，安装防盗门窗、监控报警系统，并配备温湿度控制设备和灭火器材。（二）库房内温度应保持在14℃—24℃之间，相对湿度应保持在45%—60%之间。每日应监测温湿度并做好记录，发现异常及时调节。（三）档案存放应当使用标准的档案柜，实行竖直排放，避免挤压变形。档案柜应当分类编号，档案排列应当有序，并绘制档案存放示意图。（四）建立定期检查制度。每半年对库房安全设施和档案实体进行一次全面检查。在汛期、高温季节或其他特殊情况时，应当增加检查次数。发现虫霉、鼠咬、破损、褪色等问题，应及时采取措施进行补救。（五）严格出入库管理。非档案管理人员不得随意进入档案库房。档案管理人员离开库房时，必须锁好门窗，切断电源。档案数字化管理是提升管理水平的重要手段。单位应当积极推进干部人事档案数字化建设，建立档案信息数据库。（一）数字化扫描必须符合国家档案局发布的《纸质档案数字化技术规范》。扫描分辨率一般不低于300DPI，图像必须清晰、端正，无歪斜、无黑边。（二）数字化档案应当实行物理隔离和加密存储，建立严格的访问权限控制机制。未经批准，任何人不得私自拷贝、传输、打印数字化档案数据。（三）数字化档案应当与纸质档案同步更新，确保“纸电一致”。在进行档案查阅、转递时，应当优先使用数字化数据，确需查阅实体的，严格按照审批程序办理。第五章档案审核与认定档案审核是确保档案信息真实准确的关键环节。组织人事部门应当在干部录用、选拔任用、职称评聘、入党、入团、工资调整、退休等环节，对干部人事档案进行严格审核。审核重点内容为干部的“三龄两历一身份”即出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份以及其他重要信息。（一）出生日期审核：以档案中最早形成的材料为依据，如招工表、入学表、入团志愿书等。对于身份证与档案记载不一致的，以档案记载为准；对于档案中前后记载不一致的，需进行调查核实，以组织认定为准。严禁个人随意更改出生日期。（二）参加工作时间审核：以招工录用表、入伍通知书、大中专毕业生派遣证等原始材料为依据。对于补办、续填的材料，需严格甄别。（三）入党时间审核：以《中国共产党入党志愿书》中支部大会通过接收为预备党员的日期为准。（四）学历学位审核：以国家教育行政部门承认的学历学位证书及毕业生登记表、成绩单等材料为依据。对于党校、军队院校的学历，需查验相关有效证明。（五）工作经历审核：需对履历表、任免表、工资变动表等进行交叉比对，确保工作经历连续、无断层。（六）干部身份审核：主要审核转正定级表、录用审批表等关键材料。审核工作实行“谁审核、谁签字、谁负责”的责任制。审核人员在审核过程中，发现档案材料不齐全、手续不完备或信息存疑的，应当立即通知相关人员或部门进行补办或说明情况。对于涂改、伪造档案材料等涉嫌违纪违法的行为，应当及时向纪检监察部门报告。对于档案审核中发现的疑难问题，应当成立专项审核小组进行调查核实。调查核实应本着实事求是、客观公正的原则，采取查阅原始记录、找本人谈话、函调外调等方式进行。调查结论需经集体研究决定，并由本人签字确认。如本人对认定结果有异议，可向组织人事部门提出申诉，组织人事部门应在规定时间内予以复核并答复。第六章档案查阅与借阅查阅和借阅干部人事档案必须严格遵守保密规定和审批程序。因考察、任免、调动、政审、入党、出国（境）、福利待遇、治丧等公务原因，确需查阅档案的，方可办理查阅手续。严禁因私查阅档案。查阅档案的审批权限：（一）查阅本单位管理干部的档案，须经组织人事部门负责人批准。（二）查阅上级管理干部的档案，须经本单位主要领导批准，并报上级组织人事部门同意。（三）查阅同级或下级单位管理干部的档案，须持单位介绍信和查阅审批表，经档案保管单位组织人事部门负责人批准。查阅档案的要求与纪律：（一）查阅档案必须由两人以上（含两人）中共党员共同进行，其中一人为主阅。查阅时需出示有效工作证件。（二）查阅人员必须严格遵守阅档规定，不得涂改、勾划、抽取、撤换、损毁档案材料。不得泄露或擅自向外公布档案内容。（三）查阅人员如需摘抄或复制档案内容，须经档案管理人员同意，并由档案管理人员负责复印、盖章。摘抄、复制的材料由档案管理人员登记备案。（四）档案应当在指定的阅档场所查阅，严禁将档案带出阅档室。查阅期间，档案人员不得擅自离开，要全程监督。（五）查阅档案应在批准的期限内完成，一般不超过两个工作日。如需延长查阅时间，须重新办理审批手续。借阅档案仅限于特殊情况，如因审计、案件审理等特殊情况确需将档案借出使用的，须经组织人事部门主要领导批准，并严格履行借阅手续。（一）借阅档案期限一般不超过7天。确需续借的，须办理续借手续。（二）借阅期间，借阅单位对档案的安全、保密负全部责任。严禁将档案转借、转交他人，严禁带入公共场所或私人场所。（三）借阅档案归还时，档案管理人员必须逐页核对，确认无缺失、无污损后方可办理归还手续。第七章档案转递与移交干部人事档案转递应当通过机要通道或专人送取，严禁个人自带档案或通过普通邮寄方式转递。转递档案的流程：（一）转出：档案管理部门在收到干部调动通知或任免文件后，应在一个月内办理档案转递手续。转递前必须对档案进行整理、审核，确保材料齐全、装订规范。填写《干部人事档案转递通知单》，详细列出转递材料清单，并密封盖章。（二）转入：收到转递的档案后，档案管理部门应立即拆封核对。核对无误后，在回执单上签字盖章，并在一个月内将回执单寄回转出单位。如发现材料短缺或疑点，应立即与转出单位联系，查明原因，妥善处理。档案移交主要涉及以下情况：干部离休、退休、辞职、被开除公职，或单位撤销、合并时，必须办理档案移交手续。（一）干部离休、退休后，其档案一般由原单位保管，也可根据规定移交当地有关部门保管。（二）干部辞职、被辞退或解除劳动合同的，其档案应根据相关规定转递至新就业单位、公共就业和人才服务机构或户籍所在地街道（乡镇）人才服务机构。（三）单位撤销、合并的，应在撤销、合并前制定档案移交方案，明确档案接收单位和责任人，确保档案不丢失、不散乱。档案转递和移交必须严格履行签字手续。转递通知单、回执单、移交清册等凭证应当永久保存。第八章纪律与监督全体干部和档案管理人员必须严格遵守以下纪律：（一）严禁涂改、圈划、抽取、撤换、添加档案材料。（二）严禁伪造、变造档案材料。（三）严禁擅自向外公布、泄露档案内容。（四）严禁丢失、损毁档案。（五）严禁利用档案材料营私舞弊。（六）严禁违规查阅、借阅、转递档案。对于违反上述纪律的行为，视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、组织处理或党纪政务处分；涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。组织人事部门和纪检监察部门应当加强对干部人事档案管理工作的监督检查。定期对档案管理制度执行情况、档案安全状况、档案利用情况等进行抽查。对于发现的问题，应当责令限期整改，并跟踪落实整改情况。建立档案管理责任追究制度。实行档案管理终身负责制。无论责任人是否调离、退休，对于在档案管理过程中因失职渎职、弄虚作假造成严重后果的，均需追究其相应责任。第九章附则本细则未尽事宜，按照国家及上级主管部门有关干部人事档案管理的法律法规和政策规定执行。本细则由本单位组织人事部门负责解释。本细则自发布之日起施行。此前发布的有关干部人事档案管理规定，凡与本细则不一致的，以本细则为准。各单位、各部门可根据本细则，结合自身实际情况，制定具体的落实措施。以下为档案材料分类及具体归档范围详表：类别材料名称具体内容说明归档要求第一类履历材料干部履历表、简历表、登记表、个人简历材料等。每一阶段履历表需齐全，本人签字确认，照片齐全。第二类自传材料个人自传、属于自传性质的材料（如思想汇报、小传等）。必须手写，反映个人成长经历及思想变化。第三类考察、考核、鉴定材料历年年度考核表、试用期考核表、专项考核材料、考察材料、鉴定材料、审计报告等。组织考核盖章齐全，评价意见具体完整。第四类学历学位、专业技术职务、科研、培训材料学生登记表、成绩单、毕业生就业通知书、学历学位证书复印件、评审表、聘任表、科研成果鉴定书、培训结业证等。学历学位需验证，复印件需盖章；培训材料需含主要成绩单。第五类政审材料政治历史审查报告、家庭成员及主要社会关系审查表、入党志愿书、转正申请书、函调证明材料等。审查结论明确，盖章手续完备，党员材料含全套入党程序文件。第六类党团组织建设材料入党志愿书、申请书、转正申请、党员登记表、民主评议党员表、团员登记表、退团申请等。党团材料需成套，时间逻辑清晰。第七类表彰奖励材料先进个人、劳动模范、优秀党员等审批表、登记表、事迹材料、通报表彰、证书复印件。须附正式批准文件或证书复印件，享受待遇的需备注。第八类处分材料党纪政务处分决定书、复查批复、解除处分决定、通报批评材料、法院判决书、不起诉决定书等。检查材料、决定书、批复等材料完整，本人签字。第九类工资、任免、出国（境）材料工资变动审批表、职务任免通知、聘用合同、公务员登记表、参公登记表、出国（境）审批表、备案表等。工资表连续，任免文号清晰，出国（境）材料含邀请函复印件。第十类其他材料体检表、工伤鉴定、残疾等级材料、抚恤金审批、丧葬证明、个人申请报告、组织批复等其他有保存价值的材料。视具体情况归档，能佐证个人经历或享受待遇的均需归档。档案管理是一项政治性、专业性极强的工作。全体人员务必提高政治站位，强化责任意识，以严谨细致、精益求精的态度做好每一项工作，切实维护干部人事档案的权威性和公信力，为建设高素质专业化干部队伍提供坚实保障。通过本细则的实施，将彻底解决档案管理中存在的材料散乱、归档不及时、审核不严格、借阅不规范等问题，实现档案管理从“粗放型”向“精细型”的根本转变。在实施过程中，要特别注意新入职人员的档案建立与审核工作，确保从一开始就纳入规范化管理轨道。对于历史遗留的疑难档案问题，要成立专班，集中力量进行清理和认定，不留死角。要加强档案管理人员的业务培训，定期组织学习最新的政策法规和业务知识，不断提升管理队伍的专业素养和履职能力。同时，要注重信息化建设与安全保障的平衡。在推进数字档案的过程中，要同步加强网络安全防护，防止黑客攻击和数据泄露。数字档案系统应当具备操作日志功能，所有查阅、下载、打印操作均需留痕，确保可追溯。定期对数字档案数据进行异地备份，防止因硬件故障、自然灾害等原因导致数据丢失。各单位各部门要充分认识档案规范化管理的重要性，将档案管理工作纳入年度工作考核范围。对于档案管理规范、工作成绩突出的个人和集体，应当给予表彰奖励；对