采购工作流程采购货物质量管理采购价格的控制规范

采购工作流程，采购货物质量与价格控制规范

为落实货品采购作业管理，确保采购工作顺畅，特制

定本规章。

一、采购工作流程

1、采购需求的提出

采购部应依据公司库存状况、库存数量、采购前置期等要求，开立采购请

购单；应注明货品名称、规格型号、数量、需求日期及备注，经上级主管领导

审核，并依采购核准权限送呈相关人员批准。

2、采购核准权限

采购日常经营需要的临时用品及金额预估在人民币1000元以下的，由各店

店经理核准；采购金额预估在人民币1000元以上的，由上级主管总经理核准交

由集团采购部采购。

3、公司采购方式一般有下列种类：

A、集中采购：通用性物资，尽量采用集中采购方式。

B、合约采购：经常性物资，尽量采用合约采购方式，以确保货源品牌、质

量与价格之稳定。

一般采购：除(A)(B)以外之物资，采用随需求而采购之方式。

4、采购作业规定

4.1询价、议价

采购部接获核准后的《采购计划单》，应选择至少三家符合采购条件的供

应商作为询价对象；供应商提供报价之货品规格与采购规格不同或属代用品

时，采购部应报主管领导及需求部门确认；专业材料、用品或项目，采购部应

会同相关部门审批；采购议价采购交互议价之方式；议价应注意质量、交货周

期、服务兼顾。

4.2呈核及核准

采购部询价、议价完成后，于《采购请购单》上填写询价或议价结果，必

要时附上书面说明；报价单，经主管领导审核，并依采购核准权限呈核；再呈

主管副总经理核准。

4.3订购作业

采购部接获经核准之《采购请购单》后，应尽快向供应商订购物资货品，

并以电话或传真形式确认交期；若属一份订购单多次分批交货的情形，采购人

员应于订购单上明确注明；采购人员应控制物资订购交期，及时向供应商跟催

交货进度。

4.4验收与付款

依相关检验与入库规定进行验收工作；依财务管理规定，办理供应商付款

工作。

二、采购价格管理

为确保材料高品质低价格，从而达成降低成本之宗旨，规范采购价格审核

管理，特制定本规章。

1、报价依据

产品部提供图纸，作为采购部成本分析之基础和供应商报价之依据；非通

用物资，一般由供应商先提供样品，供产品部确认可用后，方予报价。

2.2价格审核

供应商接到图纸后，于规定期限内提出报价单；采购部一般应挑选三家以

上供应商询价，以作比价、议价依据:采购人员以《报价单》一式三份呈采购

部主管审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由采购部

主管亲自与供应商议价；采购部主管审核之价格，呈分管副总经理审核，并呈

总经理确认批准；副总经理、总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步

议价；《单价审核单》经核准后，一联转财务，一联由采购部存档，一联转供

应商。

2.3价格调查

已核定之材料，采购部必须经常分析或收集资料•，作为降低成本之依据；

本公司各有关部门，均有义务协助提供价格讯息，以利采购部比价参考；三核

定之物资采购单价如需上涨或降低，应以《报价单》形式重新报批，且附上书

面之原因说明；单价涨跌之审核流程，应同新价格审核流程；在同等价格、质

量条件下，涨跌后采购应优先考虑与原供应商合作；为配合公司成本降低策

略，原则上每年应就采购之单价要求供应商作降价之配合；采购数量或频率有

明显增加时，应要求供应商适当降低单价。

1.采购成本分析

3.1成本分析项目

成本分析系就供应商提供之报价的成本估计，逐项作审查、评估，以求证成本

之合理性。一般包括以下项目：

直接及间接材料成本；工艺方法；所需设备、工具；直接及间接人工成

本；制造费用或外包费用；营销费用；税金；供应商行业利润。

3.2成本分析之运用

以下情形时，应进行成本分析：

新材新、新产品无采购经验时；底价难以确认时；无法确认供应商报价之

合理性的；供应商单•时；采购金额巨大时：为提高议价效率时。

3.3成本分析表的提供方式

成本分析表提供方式一般有：

由供应商提供；由采购部编制标准报价单或成本分析表，交供应商填妥。

3.4成本分析步骤

成本分析意在降低成本、价格、其步骤一般如下：

确认设计是否超过规格要求；检讨使用材料之特性与必要性；计算各方案

之使用材料成本；提出改善建议并检讨；检讨加工方法、加工工程；选定最合

适之设备、工具；作业条件的检讨；加工工时的评估；就制造费用、营销费

用、利润空间进行压缩。

3.5成本分析注意事项

利用自己或他人之经验；应用会计查核手段；利用技术分析方法；向同类

供应商学习；建立成本计算经验公式；提高议价技巧。

三、采购质量管理

规范采购过程的质量管理规定，使采购质量管理有章可循。

1.适用范围

本公司物资采购、验收、索赔等过程的质量管理。

2.采购质量管理规定

2.1文件资料要求

物资订购前，本公司应提供下列文件资料•，或在订购单、采购合约内予以明确

规定：

订购物资之规格、图纸、技术要求等；产品技术精度、等级要求；各种检

验规范、标准或适用规格；所需之产品认证要求或公司质量管理体系认江要

求。

2.2合格供应商之选择

物资采购，除经总经理特准外，均需向合格供应商订购。合格供应商一般要求

符合下列条件：

经本公司供应商调查，列入合格供应商名列；经本公司供应商评价，资讯

等级在B级以上；提供的样品经本公司确认合格；类似物资以往采购之良好记

录；同业中之佼佼者。

2.3质量保证协议

物资采购，应由供应商承负质量保证之责任，并在订购前明确，木公司要求供

应商承诺下列质量保证：

供应商质量管理体系需符合本公司指定之质量保证系统、如IS09000或

QS9000体系等；供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测；供应商产品出

厂前应有逐批作抽样检验；供应商应随货送交其出货质量检验合格之记录：接

受本公司必要之供应商调查、评价及辅导；保证对提供的产品在使用或销售中

发生的因供应商责任导致之不良的责任承担与赔芍。

2.4进货验收之规定

供应商提供之物资，必须经过本公司采购、质检验收、仓库等部门人员之相关

睑收工作，主要包括下列项目：

确认订购单：核店供应商之交货单与本公司之订购单。

确认供应商：对有两家以上供应商之物资，应确认物资来源有无错误或混

乱。

确认送到日期：用以确定厂商是否如期交货，以作为评价、奖惩之根据。

确认物资的名称与规格：避免交货错误之发生。

清点数量：确认交货数量与进料验收单及数量是否一致，是否超出订购单

规定之数量。

质量检验：质量监督部外检组依进货检验规定进行抽样检验，以确定交货

品质是否符合质量要求。

处理短损：根据点收、检验结果，对发生短损的，予以更正数量，必要时

向供应商索赔。

退还不合格品：对检验不合格之物资，退供应商进行必要处理，由此造成

的损失，向供应商进行索赔。

物资标识：对检验合格物资，检验员应进行标示，入库后应予以保持标

识，以确保后续质量之可追溯性（如供应商名称、物料规格、数量、交货时

间、点收人员、检验人员等级料之标注，以便追溯、区分、使用之方便）。

2.5质量纠纷处理

有关采购物资发生规格不符、质量不合格、交货延迟、破损短少、使用不良等

情况之处理流程统称为质量纠纷处理。具体规定如下：

2.5.1处置依据

以双方事先约定之质量标准作为处置依据，并于订购单上详细说明，其中涉及

交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司之要求为依据。

2.5.2采购物资退货与索赔

拟退回之采购物资应由仓管员清点整理后，通知采购部；采购部经办人员

通知供应商到指定地点领取退货品；现货供应之退货，要求供应商更换合格之

物资；订制晶之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止；确属无法修

复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商；退货情形依订购合约

条款办理扣款或索赔；双方事前没有明确订购合约时，以实际造成本公司之损

失向供应商索赔。

2.5.3采购其他索赔规定

由供应商原因造成之交货延迟，以实际造成本公司之损失向供应商索赔；

破损短少情形，由供应商补足合格物料•，若由此造成本公司之损失，依实际发

生状况索赔；因供应商原因导致物资在使用或销售中发现不良，造成本公司之

损失，依实际发生状况索赔；其他原因导致本公司之损失，依实际损失向供应

商索赔。

2.5.4国外采购物资退货与索赔

因规格不符或品质不良引起之退货及索赔规定如下：

要求供应商储运更换合格物资或将不合格品退供应商修复；退货或补运之

费用由供应商负责；由此造成之本公司损失，依双方合约向供应商索赔。

2.5.5国外采购其他索赔规定

发生破损短少情形，向保险公司索赔或航运公司索赔；发生短卸情形，向

航运公司及保险公司索赔；发生短装情形，向供应商索赔；上述索赔依合同规

定处理。

四、询价与议价流程

规范采购方式，制定询价、议价流程，使之有章可循。

1.适用范围

凡本公司之物料采购方式。

2.采购方式规定

2.I采购方式确定依据

采购部根据下列因素确定最有利之采购方式：

物资使用状况；物资需求数量；物资需求频率；市场供需状况；经验；价

格。

2.2采购方式

本公司物资采购方式一般有下列种类：

集中计划采购：本公司通用性物资，以集中采购较为有利，依定时或定量

之计划进行采购。

合约采购：经常使用之物资，采购部应事先选定供应商，议定供应价格及

交易条件，办理合约采购，以确保物资供应来源，简化采购作业。采购方法同

上，依定时或定量之方式进行采购。

一般采购：除（1）（2）之外的物料，采购部依《采购计划单》逐单位办

理询价，议价之作业。

1.询价、议价

3.1询价

凡属一般采购，采购部均应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价

对象；确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受（1）条所限；凡属

合约采购项目，采购部依合约之价格核价，不需另询价。合约条件发生重大变

化除外；如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以

上，则应向其同时索要报价明细表；凡属可作成本分析之采购项目，采购都应

要求供应商作成本分析，以作议价之参考；选择询价或采购的对象，应依照直

接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择；询价后，应确认各家报价方式、产

品规格、采购条件等是否一致方可比价。

3.2议价

询价后，选择两家以上供应商进行交互议价；议价时应注意质量、交期、

服务兼顾。

3.3询价、议价注意事项

3.3.1议价优势掌握

以下状况、采购部应加强与供应商议价：

市场价格下跌或有下跌趋势时；采购频率明显增加时；本次采购数量大于

前次时；本次报价偏高时；有同样品质、服务之供应商提供更低价格时；公司

策略需要降低采购成本时；其他有利条件时。

3.3.2其他注意事项

专业材料、用品或项目，采购部应及时与主管领导汇报，共同询价与议

价；供应商提供报价之物资规格与采购规格不同或属代用品时，采购部应送相

关部门确认后方可议价；询价之供应商应属合格供应商或经总经理特准之供应

商。

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采购部标准化管理

■采购部标准化管理

・采购部各岗位服务标准流程

・采购部各岗位职责标准

•采购部各岗位常用记录表格

•采购部各岗位服务标准流程

◎物资进出库管理流程

•仓库管理人员对进库物资，填写《商品、物料进库验收单》，核对商品、物料的规

格、数量、质量相符后签发验收单。

•仓库人员发现质量要求及规格、数量与发票或采购、'业务部门的要求不相符的商品，

有权拒绝进库，井及时向业务部门、采购部报告。

・物资出库，要求办理出库手续，凭《出库单》与《领料单》或《调拔单》，验收规格

与数量，有关领导签字后，给予发货。

•库房对任何部门均应按正式出库单发货，严禁先出货后补手续的做法。

•为保证仓库安全，保管员必须在仓库办公地方发货，领用人未经允许不得进入库房。

•由提货方点验离开后发生的短缺，由提货方自负，仓库不负补偿责任，仓库应挂有明

显标本牌。

◎物资采购管理流程

•了解各部门使用各类物资的情况，编制物资年度使用量与月度使用量计划，交采购

部。

•充分掌握市场信息，收集市场物资情况，预测市场供应变化，为酒店物资采购提出合

理化建议。

•由采购部根据物资的库存情况制定实际采购计划，交分管经理审批，同意后交采购部

进行采购。

•签订合同，必须注明供货品种、规格、质量、价格、交货时闻、货款交付方式、供货

方式、违约经济责任等。

•严把质量关，认真检查物资质量，力求价格低廉，供货及时。

•及时与库房联系，做到购货迅速，减少运输中转环节，降低库存量，避免盲目采购造

成积压浪费。

◎仓库领料流程

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.各部门填写领料、领物单时要字迹清楚，不得涂改，否则做废票处理。

•领料、领物单必须经部门领导签字方可生效。

•如遇特殊情况急需领取物品，必须由部门经理电话通知采购部管理员以上的负责人，

经同意后由领货人签写借条，向仓库领货，并在次日补办领料手续。

•所领物品要当面点清，严禁私拿仓库物品和私吃仓库食品。

•夜间无特殊情况，不得开仓库发货。

◎物品管理流程

•在每月初及月末对各部门所有物品进行登记、清点。物品登记和清查时，须有办公室

相关人员及登记部门物品负责人双方在场。

•各部门所需物品应于月初列出清单交至办公室，由办公室统一申请；办公室领取后分

发至各部门，并明确记录各部门所领物品。

•物品清查时，办公室以及各部门人员应核实所有物品的实际数量、耗用情况。各部门

对已耗用的物品应能详细阐明其用途，给予合理解释，清查人员做好详细记录，如发现物品

使用有不符合实情时应及时汇报。

・借用物品时，必须首先经办公室物品管理负责人同意后方可借用；借用人须为各部门

主管，或具有各部门主管证明的人员。

・借用物品时须在《物品借还登记表》上签借用人的姓名、所属部门、所借物品名称及

数量、借用时间。归还物品应在期限内；如需续借，应在归还期限前办理续借手续；归还期

限一到，如所借物品尚未归还，物品管理人员有权去督促催还，各部门应配合其工作。

•借条上应加盖公章，由部门负责人签名同意后，方可借用。使用时应妥善保管，如有

损坏按价赔偿。

•所有大件公用物品在一定时间由办公室统一收回，清点并集中保管。如有所需，及时

补充，以保障日后工作的顺利进行。

・采购部各岗位职责标准

◎采购部经理岗位职责

•主持采购部全面工作，执行总经理（或财务部总监）的指令，执行国家的有关法律规

定，根据董事会的工作安排，提出并执行酒店的采购制度，全面负责酒店内的采购工作。

•调查研究酒店各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情

况，了解酒店内各种物资的供需情况。

•负责制定采购方针、策略、制度及采购工作的程序与标准，经管理当局批准后，确保

贯彻执行。

•根据酒店经营目标，掌握酒店经营的物质需求，选定价格合理、货物质量可靠、信誉

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好服务优质的供应厂商，确定供求关系；负责与厂商进行重要的业务谈判，签订有关合同报

上级审批；审查所有货合同及其它业务合约等文件。

•负责组织市场调查研究，及时提供市场信息和采购政策，按计划完成酒店各类物资的

采购任务，并在预算内尽量减少开支，降低成本。

•监督参与大批量商品的订货业务洽谈，认真督察各采购员的采购进度及价格控制，并

督导检查仓库的验收、入库、发放及管理工作，确保物品的质量。

•督导部门员工执行经济、海关、检疫、卫生等法律法规的情况，及时处理发现的问

题。

•协调与政府有关部门的关系，学习国家经济、海关、检疫卫生等法律法规，并督导采

购人员在从事采购业务活动中，遵纪守法讲信誉。

•负责部门员工工作安排、考勤，制订并执行培训计划，组织学习业务、法律、卫生检

疫等方面的知识，定期考核评估员工，向上级提出对员工的奖惩建议。

•在部门例会上，定期总结采购落实情况，每月初将上月的采购情况逐项列出报表，呈

报酒店总经理财务部经理，以便上级领导掌握酒店的所有采购项0。

•审批所有采购宴请单，订货单、协调与各部门之间的关系，向各部门提出降低成本的

建议；对需要采购固定资产设备，提出原有设备修复的可能性。

◎采购部主管岗位职责

•根据采购部经理的要求，整理有关资料，提出意见和建议，并主持采购部各项工作，

提出酒店物资采购计划。

•调查研究酒店各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情

况，指导并监督员工开展业务。

•全面负责对外采购业务，安排采购人员的日常采购工作。

•审核年度各部门的采购计划，统筹策划和确定采购内容。

•负责协助经理与供货商洽谈供货合同，组织对供应商的评估工作，确保供应商费用等

指标的完成，审核商品采购合同和促销协议。

•负责采购人员的工作安排、任务分配和培训考核，监督采购员的订货工作，确保分店

和配送中心有充足的库存，同时保证较高的商品周转。

•按计划完成公司各类物资的采购任务，并在预算内尽可能减少开支。

◎采购员岗位职责

•严格执行酒店采购管理规定和实施细则，在接到采购任务单后，明确购货具体要求，

做到及时采购，保证供应。

•按时按量按质完成采购供应计划指标，积极开拓货源市场，货（价）比三家，选择物美

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价平的物资材料，完成下达的降低采购成本的责任指标。

•了解和掌握一线商品供货信息，对酒店采购策略、产品原料结构调整改进及新产品开

发提出参考意见，并负责办理物料验收、运输入库、清点交接等手续。

・负责与客户签订采购合同，督促合同正常如期的履行，并催讨所欠、退货或索赔款

项，发生问题及时向上级报告，保持与各供货单位的关系。

•采购过程中，遵守财务制度，以公司利益为重，不索取回扣，馈赠钱物上缴公司，遵

守国家法律，不构成经济犯罪。

•严把采购质量关，选择样品供领导审核定样，对购进物料均须附有质保书或当场（委

托）检验，做到进货环节少，质量优等，价格合理。

•填写有关采购表格，提交采购分析和总结报告。

•完成采购部主管临时交办的其他任务。

◎仓库保管员岗位职责

•负贡保管和收发所有的物资，严格审查各部门的物资领用计划表，核对规格、数量与

库存后，将缺口物品报采购部主管。

■按照采购单内容，依据产品的型号、规格、数量等分类别存放，办理验收手续。

•严格执行物资管理制度，加强对库存物品的管理、检查，把防火、防盗、防蛀、防霉

烂等措施落在实处，保证库存物资的完好无损和合理存放物品。

•按生产营销部的生产计划，做好备料工作，及时督促采购员按时入库，遇到无法解决

的问题要上报。

•做好月末盘点工作，编制库存报表。

•协助采购部经理，跟踪和催收应到而未到的物品。

•严格遵守工作场所管理要求，做好仓库卫生工作。

•服从分配，按时完成领导指派的其他工作。

◎物资管理员岗位职责

•负责落实酒店物资的购置、管理工作，按规定将所购物资及时登记入帐入库。

•每月抽查各部门物品的出、入库消耗情况做到物尽其用。

•妥善保管库存物资，做到勤清查、勤核对，保障物资部库房的物品与帐面相符，确保

财产物资的安全完整，因违犯管理制度而造成的损失，由责任人负责赔偿。

•定期抽查一个部门，并将所查结果报部门经理和采购经理，对财产物资的提出购置建

议。

•定期向领导汇报财产物资的购置、消耗和实存情况，认真总结经验，切实管好用好各

项财产物资。

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◎采购部司机岗位职责

•遵守酒店纪律和规矩，自觉遵守交通规则，按操作规程驾车，不得玩忽职守。

•严格遵守有关车辆保养规定，爱护车辆。

•为确保行车安全，必须每天检查车况，发现险情，及时报告领导，并提出处理意见。

•认真填写行车记录。

•严守，具有良好的职业道德。

•保证采购部外出用车，不得私自出车。

­及时向领导提供检车、检证、养路费等情况。

•按时完成领导交办的临时性工作。

・采购部各岗位常用记录表格

◎采购申请单

表7”采购申请单

采购物资名称采购数量采购时间采购人

◎物资领用汇总表

表7-2物资领用汇总表

领用日期（年月

物资名称数量领用部门领用者签名

日）

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◎物资验收单

表7-3物资验收单

品名规格单价用途

◎物资入库单

表7-4物资入库单

编科目进货价格零售价格含税进销差价

号品名单位数量单价商品进价进项税价税合计单价金额金额

人民币（大写）收货单位

主管：保管：物价：制表：

注：第一、二联营业组留存，第三联供货结算联，第四联会计记帐联，第五联仓库留存。

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