医院物资采购管理制度

医院物资采购管理制度第一章总则第一条为规范医院物资采购行为，加强对物资采购全过程的监督管理，提高资金使用效益，保障医疗、教学、科研工作的顺利进行，依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》以及卫生健康行政部门关于医疗卫生机构内部控制的最新规定，结合本院实际情况，特制定本管理制度。第二条本制度所称物资，是指医院为了维持正常运营、开展医疗业务、实施科研教学以及行政管理等活动而购买的所有实物资产及服务。具体范围包括但不限于：（一）医疗设备：包括诊断设备、治疗设备、辅助设备等固定资产及低值医用器械。（二）医用耗材：包括高值医用耗材、普通医用耗材、卫生材料、检验试剂等。（三）药品：虽由药剂科专门管理，但其采购计划审批与供应商遴选原则需参照本制度核心精神执行，具体细则遵循《药品采购管理办法》。（四）办公用品及后勤物资：包括办公家具、电脑耗材、印刷品、被服、水电维修材料、食堂食材等。（五）信息设备及软件：包括计算机硬件、网络设备、信息系统开发与维护服务等。（六）其他服务：包括设备维保服务、保洁服务、安保服务、工程修缮服务等。第三条医院物资采购工作应当遵循以下基本原则：（一）公开透明原则：除涉及国家秘密、商业秘密或因特殊情况急需采购外，采购信息、采购流程、采购结果应当公开，接受全院监督。（二）公平竞争原则：不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇，确保所有潜在供应商享有平等竞争的机会。（三）公正诚信原则：采购人员应当客观公正地履行职责，遵守职业道德，诚实守信，廉洁自律。（四）质优价廉原则：在保证物资质量符合医疗安全和技术要求的前提下，追求性价比最优，严格控制采购成本。（五）按需采购原则：依据年度预算和实际需求进行采购，避免盲目采购造成积压浪费。第四条本制度适用于医院各科室、部门。所有物资采购活动必须严格遵守本制度，任何部门和个人不得擅自采购或化整为零规避招标采购。第二章组织架构与职责分工第五条医院成立物资采购管理委员会（以下简称“采委会”），作为医院物资采购工作的决策与监督机构。采委会由院长任主任委员，分管副院长任副主任委员，成员包括医务科、护理部、财务科、审计科、设备科、总务科、信息科、纪检监察室等部门负责人。第六条采委会的主要职责：（一）审议和修订医院物资采购管理制度及相关实施细则。（二）审定医院年度物资采购预算及重大采购调整计划。（三）对重大、复杂、敏感的物资采购项目进行论证、审批和决策。（四）负责供应商准入的资格审查及年度考核评价。（五）受理采购活动中的重大投诉举报，调查处理违规违纪行为。第七条归口管理部门职责。医院实行“归口管理、分类负责”的采购管理模式，各职能部门在采委会领导下负责具体类别的采购执行：（一）设备科：负责医疗设备、医用耗材、卫生材料、消毒用品等的采购申请受理、技术参数论证、招标文件技术部分编制、合同签订、验收及日常管理。（二）总务科：负责办公用品、后勤物资、被服、水电材料、工程修缮、保洁安保服务等非医疗类物资与服务的采购申请受理、实施及管理。（三）信息科：负责信息设备、网络设备、软件系统及信息技术服务的采购申请受理、技术论证、实施及管理。（四）财务科：负责采购预算的审核、资金支付、采购合同财务条款审核及账务处理。（五）审计科：负责对采购项目的预算执行、招投标过程、合同履行、资金支付等进行全过程审计监督。（六）纪检监察室：负责对采购活动中涉及的廉洁从业情况进行监督，查处违纪违规行为。第八条使用科室职责。各临床、医技及行政科室是物资的需求单位，其主要职责为：（一）根据工作需要，科学、合理地编制本科室物资需求计划，并按规定时间提交归口管理部门。（二）对所申请物资的技术参数、配置要求、使用目的负责，提供详细的技术论证报告。（三）参与物资的验收工作，对物资的数量、外观及基本功能进行确认。（四）对已采购物资的使用效果进行反馈评价。第三章采购计划与预算管理第九条医院物资采购实行严格的预算管理制度。所有采购项目必须先有预算，后有支出，严禁无预算采购或超预算采购。第十条年度采购预算的编制。每年第四季度，各归口管理部门应根据医院下一年度发展目标、科室设置及业务增长预测，组织各使用科室编制下一年度物资采购预算草案。预算草案需详细列明采购物资的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、拟采购方式及时间安排。财务科对汇总后的预算草案进行审核，报采委会审议、院长办公会批准后执行。第十一条月度采购计划的申报与审批。各使用科室应于每月25日前向归口管理部门提交下月物资采购申请。申请单需经科室负责人签字、分管院领导审批。对于未列入年度预算但确需急需采购的项目，使用科室必须提交追加预算申请报告，详细说明紧急原因及资金来源，经财务科审核、采委会主任委员批准后方可纳入采购计划。第十二条计划审核。归口管理部门收到采购申请后，需对以下内容进行严格审核：（一）采购需求的合理性：是否存在积压、浪费，是否可通过院内调剂解决。（二）技术参数的完整性：是否符合国家标准、行业标准，是否存在指定品牌、排他性参数等倾向性条款。（三）资金落实情况：是否在预算额度内。第十三条对于紧急抢救、突发公共卫生事件等特殊情况下的急需物资，可开启“绿色通道”采购程序。使用科室可直接电话请示分管院领导同意后先行采购，但必须在24小时内补办所有书面审批手续，并报审计科备案。第四章采购方式与适用范围第十四条医院物资采购方式主要包括：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购以及院内零星采购。具体采购方式的确定应当符合法律法规及政府集中采购目录和标准的要求。第十五条公开招标。达到国家及地方政府规定的公开招标数额标准（如货物类项目通常为单项或批量采购金额达到200万元以上）的物资采购项目，必须采用公开招标方式。医院应当委托具有相应资质的政府采购代理机构在省级以上财政部门指定的媒体上发布招标公告，邀请不特定的法人或者其他组织投标。第十六条邀请招标。符合下列情形之一的物资采购项目，可以采用邀请招标：（一）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（二）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。采用邀请招标方式的，应当向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的供应商发出投标邀请书。第十七条竞争性谈判。符合下列情形之一的物资采购项目，可以采用竞争性谈判：（一）招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（三）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（四）不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应当成立谈判小组，与不少于三家供应商分别进行谈判。第十八条竞争性磋商。主要适用于采购需求不明确、需要供应商提供解决方案，或者技术复杂、性质特殊的项目，强调通过磋商明确需求后综合评分确定成交供应商。第十九条询价。采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。询价小组应当向三家以上符合资格条件的供应商发出询价单，要求供应商一次报出不得更改的价格，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。第二十条单一来源采购。符合下列情形之一的物资采购项目，可以采用单一来源方式采购：（一）只能从唯一供应商处采购的；（二）发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的；（三）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购的，必须在采购活动开始前在指定媒体上进行公示，公示无异议后方可组织实施。第二十一条院内零星采购。未达到政府集中采购目录及限额标准的项目，由医院按照“三重一大”决策制度及内控规定实施。对于金额较小（如5万元以下）的零星物资，可采取比价采购或协议供货方式。比价采购至少需要三家供应商提供报价，经归口管理部门、审计科共同审核后，择优购买。第五章采购执行流程第二十二条采购文件编制。无论采取何种采购方式，归口管理部门均需组织专业人员编制采购文件。采购文件应当包括采购邀请、供应商资格要求、技术规格、商务要求、评标办法、合同条款等。技术参数的设定应当具有通用性，不得指定品牌、型号，如必须引用品牌作为参考，必须注明“相当于或优于”字样。第二十三条采购文件审核。采购文件编制完成后，需经使用科室确认技术参数，归口管理部门审核商务条款，审计科审核合规性，重要项目需聘请法律顾问进行合同条款审核。审核通过后方可发布或发售。第二十四条评审专家组成。医院应当依法组建评审委员会（或谈判小组、询价小组）。评审专家应当从政府采购专家库中随机抽取，对于技术复杂、专业性强的采购项目，经主管部门同意，可以由医院推荐相应比例的技术专家参与评审，但不得多于成员总数的三分之一。与供应商有利害关系的人员必须回避。第二十五条评审过程。评审工作应当在严格保密的情况下进行。评审委员会应当独立履行职责，按照采购文件规定的评审标准和方法进行评审，出具评审报告，并推荐中标（成交）候选人。第二十六条采购结果确认与公告。归口管理部门应在收到评审报告后5个工作日内，按照评审报告中推荐的中标（成交）候选人顺序确定中标（成交）供应商。结果确定后，应当在指定媒体上进行公示，公示期不得少于法定工作日。公示期内无异议，方可向中标（成交）供应商发出中标通知书。第二十七条在采购过程中，如出现投标截止时间止投标人不足三家、评审后有效投标人不足三家等废标情形，除采购任务取消外，归口管理部门应当重新组织招标或报批后采用其他采购方式。第六章合同管理与签订第二十八条医院物资采购必须签订书面合同。合同由归口管理部门根据采购文件、中标（成交）供应商的投标文件及中标通知书起草。合同内容应当包括：标的名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、交货时间、地点和方式、付款方式、履约保证金、违约责任、解决争议的方法等主要条款。第二十九条合同审批流程。合同起草完成后，需填写《合同审批单》，附上采购文件、中标通知书等背景材料，依次经归口管理部门负责人、财务科负责人、审计科负责人、分管院领导审核签字。金额较大或重大项目需经院长签字批准。第三十条合同签订。合同审批通过后，由医院法定代表人或其授权的委托代理人签署，并加盖医院公章。合同签订日期以双方签字盖章完毕的最后一日为准。合同签订后，归口管理部门应将合同副本分别报送财务科、审计科备案。第三十一条合同履行。归口管理部门负责监督合同的全面履行。在合同履行过程中，如确需变更、中止或终止合同的，必须经双方协商一致，并签署补充协议或解除合同协议，补充协议需按原合同审批流程报批。严禁在合同履行中通过补充协议擅自增加采购金额、降低技术标准或改变付款条件。第三十二条履约验收。物资到货后，由归口管理部门组织使用科室、审计科等相关人员进行验收。（一）数量验收：核对外包装完好情况，箱内数量是否与合同一致。（二）质量验收：依据合同约定的技术标准进行性能测试。对于大型医疗设备，需进行安装调试后的临床应用验证，并形成详细的验收报告。（三）验收结论：验收合格后，参与验收人员需在《验收单》上签字确认。验收不合格的，应详细记录不合格事项，要求供应商限期整改、换货或退货，并按合同约定追究违约责任。第七章供应商管理第三十三条医院实行供应商准入制度。凡参与医院物资采购活动的供应商，必须具备以下基本条件：（一）具有独立承担民事责任的能力；（二）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；（三）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；（四）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；（五）参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；（六）法律、行政法规规定的其他条件。第三十四条资格审查。归口管理部门负责对参与投标的供应商进行资格审查。审查内容包括营业执照、医疗器械生产/经营许可证、相关产品注册证、授权委托书、信用记录查询结果等。必要时可组织人员对供应商的生产场地、售后服务中心进行实地考察。第三十五条供应商库管理。医院建立合格供应商信息库，对通过资格审查的供应商实行动态管理。信息库内容包括供应商基本信息、资质文件、历史供货记录、产品质量评价、履约情况、信用等级等。第三十六条供应商评价与考核。医院建立供应商绩效考核机制，每年对主要供应商进行一次综合评价。评价指标包括：（一）产品质量：合格率、故障率、临床满意度。（二）供货效率：交货及时率、紧急响应速度。（三）售后服务：维修响应时间、技术人员专业水平、培训服务。（四）价格水平：产品性价比、价格稳定性。（五）合规性：是否遵守医院廉洁规定，有无商业贿赂行为。评价结果作为下一年度采购邀请、份额分配或淘汰供应商的重要依据。对于考核不合格的供应商，暂停其采购资格或从供应商库中除名。第三十八条黑名单制度。对于在采购活动中提供虚假材料谋取中标、串通投标、行贿受贿、恶意违约或提供假冒伪劣产品的供应商，一律列入医院采购黑名单，永久取消其参与医院任何采购项目的资格，并视情节轻重向相关行政监管部门举报。第八章资金支付与结算第三十九条采购资金支付应当严格按照合同约定和医院财务管理制度执行。支付申请需提供完整的资料，包括：发票、合同复印件、验收单、入库单、中标通知书（或比价单）等。第四十条预付款管理。原则上医院不支付预付款。对于大型设备或定制周期较长的特殊物资，确需支付预付款的，必须在合同中明确约定预付款比例（原则上不超过合同总额的30%），且供应商必须提供银行履约保函。第四十一条进度款支付。根据合同约定的进度节点，在供应商履行了相应义务并经确认后，方可支付进度款。第四十二条质保金管理。对于设备采购及工程修缮项目，必须留存一定比例（一般为5%-10%）的质量保证金。质保期满，且设备运行无重大质量问题、供应商履行了维修义务后，方可支付质保金。第四十三条财务科在办理付款手续时，应当对票据的合法性、金额的准确性、审批手续的完整性进行复核。不符合支付条件的，财务科有权拒绝支付。第九章监督检查与档案管理第四十四条医院纪检监察室、审计科对物资采购活动进行全过程监督。监督内容包括：（一）采购方式和程序是否符合法律法规及本制度规定；（二）采购文件是否存在倾向性或排他性条款；（三）评审过程是否规范，有无干预评审结果的行为；（四）合同签订与履行是否合规；（五）资金支付是否依据充分、程序合规。第四十五条采购投诉处理。任何单位和个人对采购活动中的违法违规行为，有权向医院纪检监察室或采委会提出书面投诉。投诉处理部门应当在收到投诉后5个工作日内进行审查，作出受理或不予受理决定，并在30个工作日内对受理的投诉事项完成调查处理，将结果反馈给投诉人。第四十六条采购档案管理。实行“一项一档”制度。每一项采购活动结束后，归口管理部门应当将采购过程中的所有文件资料进行收集、整理、归档，保存期限至少为15年。采购档案应包括：（一）采购申请及审批文件；（二）采购预算文件；（三）采购文件（包括招标文件、谈判文件、询价单等）；（四）评审报告及定标文件；（五）中标通知书；（六）采购合同及补充协议；（七）验收证明及售后服务记录；（八）质疑、投诉处理决定及其他相关文件。第四十七条档案管理应当建立电子档案与纸质档案并行的管理机制，确保档案资料的真实性、完整性和安全性，查阅档案需履行登记手续。第十章责任追究第四十八条在物资采购活动中，医院工作人员有下列行为之一的，视情节轻重，给予通报批评、扣发绩效工资、调离岗位等处理；构成违纪的，给予党纪政纪处分；涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理：（一）不按规定程序采购，擅自采购或化整为零规避招标的；（二）在采购文件中设置倾向性、排他性条款，或者与供应商串通，损害医院利益的；（三）在评审过程中干预、影响评审结果，或者泄露评审情况的；（四）无正当理由不与中标（成交）供应商签订合同，或者擅自变更合同条款的；（五）未按规定验收，或者在验收中弄虚作假的；（六）收受供应商贿赂、回扣或其他不正当利益的；（七）泄露医院商业秘密或采购底价的；（八）其他违反本制度及法律法规的行为。第四十九条供应商有下列情形之一的，医院有权视情况扣留其履约保证金、取消其中标资格、解除合同、追偿损失，并列入黑名单：（一）提供虚假材料谋取中标、成交的；（二）采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；（三）与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；（四）向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；（五）在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的；（六）中标、成交后无正当理由拒不签订合同，或者不履行合同的；（七）提供假冒伪劣产品的。第十一章附则第五十条本制度未尽事宜，依照国家有关法律、法规和行业规范性文件执行。第五十一条医院此前发布的有关物资采购管理的规定与本制度不一致的，以本制度为准。第五十二条本制度由医院物资采购管理委员会负责解释。第五十三条本制度自发布之日起施行。附表：医院物资采购审批权限表采购项目类别预估金额范围审批流程采购方式建议医疗设备及高值耗材1万元以下科室申请->归口部门审批->财务审核院内零星采购/协议供货1万元（含）-5万元科室申请->归口部门审核->分管院领导审批->财务审核院内比价采购5万元（含）-20万元科室申请->归口部门审核->采委会办公室审议->分管院长审批->财务审核竞争性谈判/询价20万元（含）-政府招标限额科室申请->归口部门审核->采委会审议->院长审批->财务审核公开招标或委托代理机构招标达到政府招标限额以上科室申请->归口部门审核->院长办公会审议->财务审核政府集