学生资助工作档案管理制度

学生资助工作档案管理制度一、总则为规范我校学生资助工作档案管理，确保资助工作的公正、透明与可持续性，依据国家相关法律法规及教育行政部门关于学生资助工作的各项规定，结合我校实际，特制定本制度。学生资助工作档案是学校在开展各类学生资助活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。它是学生资助工作全过程的真实反映，是检查、监督、评估资助工作的重要依据，也是学校档案管理体系的重要组成部分。本制度适用于学校所有与学生资助工作相关的部门及工作人员在开展资助工作中形成的各类档案材料的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定与销毁等管理工作。学生资助档案管理工作遵循以下原则：1.客观真实原则：档案材料必须真实反映资助工作的实际情况，做到内容真实、数据准确、手续完备。2.规范有序原则：档案的建立、收集、整理、归档等环节必须符合档案管理的规范要求，做到分类科学、组卷合理、目录清晰。3.安全保密原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案材料及学生个人信息的安全，严防泄密和丢失。4.完整系统原则：确保档案材料的齐全完整，能够系统反映资助工作的各个环节和全过程。5.便于利用原则：档案管理应便于日常查阅、统计分析、监督检查和历史考证。二、管理机构与职责学校学生资助管理中心（或指定负责学生资助工作的职能部门，以下统称“资助中心”）是学生资助工作档案管理的牵头部门，负责统筹、指导和监督全校学生资助档案的管理工作。各院系（部）作为学生资助工作的基层单位，应指定专人（通常为辅导员或学生工作秘书）负责本单位学生资助档案的初步收集、整理、汇总和向资助中心移交工作。资助中心应配备专（兼）职档案管理员，具体负责学生资助档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等日常管理工作。档案管理员应具备良好的政治素质和业务能力，熟悉档案管理业务知识，并保持相对稳定。各相关部门及工作人员职责：1.资助中心职责：制定和完善学校学生资助档案管理制度；组织档案管理人员业务培训；对各院系（部）档案工作进行指导和检查；负责校级层面资助政策文件、全校性评审材料、汇总数据、重大活动记录等档案的直接归档与管理；负责全校学生资助档案的统一规范和最终保管。2.各院系（部）职责：按照学校统一要求，及时、准确收集本单位学生资助工作中形成的各类原始材料；对本单位收集的材料进行初步审核、整理、组卷；按时向资助中心移交符合要求的档案材料；协助资助中心查阅本单位学生的相关档案。3.档案管理员职责：严格执行档案管理制度，认真做好档案的接收、登记、分类、编号、装订、入库、保管工作；确保档案库房（柜）的安全，做好防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等工作；负责档案的查阅接待和登记，严格执行保密制度和查阅规定；定期对档案进行清点核对和鉴定，对到期档案提出销毁意见。4.全体资助工作人员职责：在日常工作中注意收集、积累与资助工作相关的各类材料，确保材料的真实性、完整性和规范性，并及时向本单位档案负责人或资助中心档案管理员移交，不得个人私自留存或销毁应归档的材料。三、档案的收集与归档学生资助档案的收集归档范围主要包括：1.政策文件类：国家、省、市及学校发布的关于学生资助工作的法律法规、政策文件、管理办法、实施细则、通知、批复等。2.工作部署与总结类：学校及资助中心制定的年度资助工作计划、总结、报告、会议纪要、工作简报、调研报告等。3.学生申请与评审类：*学生个人提交的各类资助申请表、家庭经济困难学生认定申请表及相关证明材料（如：家庭成员情况、收入证明、特殊情况证明等，注意保护学生隐私，复印件需注明用途并由提供者签名）。*班级、院系（部）、学校各级评审工作小组名单、评审会议记录、评审打分表、评审结果公示材料（含公示现场照片或截图）。*家庭经济困难学生认定民主评议记录、认定结果汇总表。4.资助发放类：各类奖助学金、助学贷款、勤工助学、临时困难补助等资助项目的受助学生名单、资助金额、发放明细表、银行转账凭证（或发放签领表）、发放情况说明等。5.信息系统数据类：学生资助管理信息系统中的学生信息、申请信息、评审信息、资助信息等数据的备份材料，以及系统操作日志等。6.宣传与培训类：资助政策宣传材料、宣传活动记录（含文字、图片、视频）、学生及工作人员培训材料、培训记录等。7.监督与检查类：上级部门及学校对资助工作的检查通知、检查报告、整改通知及整改报告等。8.投诉与申诉类：学生关于资助工作的投诉信、申诉材料、调查处理记录及结果反馈等。9.其他类：与学生资助工作相关的重要合同、协议、获奖证书复印件、媒体报道材料等具有保存价值的材料。档案材料的收集应及时、完整。各项资助工作结束后一个月内，相关部门及工作人员应将形成的全部材料整理后移交档案管理员。对于连续性工作，可按阶段或学期收集归档。归档的材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合归档要求。复印件须注明原件保管单位或经核对人签字并加盖公章。电子文档应确保其真实性、完整性和可读性，并与纸质档案内容一致。四、档案的整理与保管学生资助档案的整理应按照《归档文件整理规则》及学校档案管理的相关规定进行。一般以年度为单位，结合资助项目类型进行分类。1.分类：可设置“综合管理”、“家庭经济困难学生认定”、“国家奖学金”、“国家励志奖学金”、“国家助学金”、“助学贷款”、“勤工助学”、“特殊困难补助”等一级类目，每个一级类目下可根据需要设置二级类目。2.组卷：将同一类别的文件材料，按照形成时间或逻辑关系组合成案卷。卷内文件应排列有序，并编写页号。3.编目：每卷档案应填写卷内文件目录和备考表。案卷封面应注明案卷标题、年度、类别、起止日期、卷内页数、保管期限、归档单位等信息。4.编号：按照档案分类方案和排列顺序，对案卷进行统一编号，编制档案检索目录。档案保管应具备适宜的条件：1.档案库房（或档案柜）应具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防高温、防光、防尘、防磁等“九防”措施。2.档案应存放在专用的档案柜中，排列整齐，便于取用。不同年度、不同类别的档案应分区存放。3.电子档案应存储在专用服务器或移动存储介质中，并进行定期备份，防止数据丢失或损坏。重要电子档案应进行双备份或异地备份。4.严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案管理员进入库房应履行登记手续。5.档案库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。配备必要的消防器材和温湿度调控设备，并定期检查维护。学生资助档案的保管期限参照国家及学校档案管理有关规定执行。一般分为永久、定期（如长期、短期）。*永久保管：涉及学校发展历史、重要政策法规、具有长远利用价值的档案，如上级重要政策文件、学校重大改革方案、全校性综合统计年报等。*定期保管：一般学生个人资助档案，保管期限可设定为学生毕业离校后一定年限。具体年限由资助中心根据实际情况并参照相关规定确定。五、档案的利用与查阅学生资助档案的利用是指为学校管理、教学、科研、审计、监察、上级检查以及学生本人正当需求等提供档案材料的活动。查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，履行必要的审批手续：1.因工作需要查阅校级档案，须由所在部门提出申请，经资助中心负责人批准后，方可查阅。查阅本单位形成的档案，由本单位负责人批准。2.公检法等机关因办案需要查阅相关档案，须持单位介绍信和有效证件，经学校主管领导或资助中心负责人批准。3.学生本人确因特殊情况（如升学、就业政审等）需查阅本人资助档案中相关信息，须提出书面申请，持本人有效身份证件，经资助中心负责人批准后，由档案管理员查阅并摘录告知，一般不得将档案原件交其本人查阅。4.严禁任何组织或个人私自查阅、复制、摘抄、拍摄、公布档案内容，尤其是涉及学生个人隐私的信息。查阅档案时，必须在指定的阅档室或档案管理员指定的地点进行。档案管理员应在场监督。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄。确需复制的，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理员负责复制，复制件须加盖档案证明章。查阅档案的情况，均应在《档案查阅登记簿》上详细记录，包括查阅日期、查阅人、单位、查阅目的、查阅档案的年度、类别、卷号、内容摘要、批准人、经办人等。查阅完毕，档案管理员要认真核对档案材料是否完整无损，确认无误后，方可将档案归库。档案原则上不得带出档案库房。确因特殊情况（如校级重要会议需临时借用）必须借出的，须经学校分管领导或资助中心主要负责人批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案借出期间，借阅单位和个人对档案的安全、保密负全部责任。六、档案的鉴定与销毁对于保管期限已满的学生资助档案，应由资助中心会同学校档案管理部门（如学校综合档案室）组成鉴定小组进行鉴定。鉴定工作应根据档案的历史价值、现实利用价值和保管期限，对到期档案进行审查，确定其是否继续保存或予以销毁。1.对于仍有继续保存价值的档案，应重新划定保管期限，并在案卷备考表中注明。2.对于确无保存价值的档案，应提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的年度、类别、卷号、题名、起止日期、页数、鉴定意见、批准人、监销人等内容。档案销毁必须严格按照规定程序进行：1.《档案销毁清册》须经资助中心负责人审核，报学校主管领导批准后方可执行。2.销毁档案时，必须由两人以上负责监销。监销人在销毁前应认真核对《档案销毁清册》与实物是否相符，销毁后在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和方式。3.严禁个人私自销毁档案材料。严禁将销毁的档案材料作为废纸出售或作其他用途。电子档案的销毁，应确保数据彻底删除，无法恢复。4.《档案销毁清册》应作为永久档案保存。七、责任追究对在学生资助档案管理工作中认真负责、成绩显著的单位和个人，学校可给予适当表彰和奖励。对违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评、行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.不按规定收集、整理、移交档案材料，造成档案材料残缺不全或延误归档的；2.擅自涂改、抽取、伪造、损毁、丢失、隐匿、销毁档案材料的；3.在档案收集、审核中把关不严，造成档案材料失实的；4.违反保密规定，泄露档案内容，尤其是学生个人隐