《建设工程档案归档移交管理实施细则》

《建设工程档案归档移交管理实施细则》第一章总则第一条为进一步加强建设工程档案管理，规范建设工程档案的收集、整理、归档与移交工作，确保建设工程档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥建设工程档案在工程建设、运营维护、城市管理及应急处突中的基础性保障作用，根据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》《城市建设档案管理规定》等相关法律法规及标准规范，结合本企业（或本区域）实际，制定本细则。第二条本细则适用于所有新建、扩建、改建的土木工程、建筑工程、线路管道和设备安装工程及装修工程等建设项目的档案归档与移交管理。涵盖从项目立项、勘察设计、施工、监理到竣工验收全过程产生的具有保存价值的文字、图表、声像、电子等各种载体形式的历史记录。第三条建设工程档案归档移交管理应遵循“统一领导、分级管理、项目负责、同步推进”的原则。工程建设过程与档案收集整理过程应同步进行，确保工程进度与档案形成进度相吻合，杜绝事后补做现象。第四条建设工程档案工作是工程质量管理和项目管理的重要组成部分。各单位应将档案管理纳入工程建设计划，纳入工程管理程序，纳入相关人员的岗位职责，并保障档案管理工作所需的人力、物力和财力投入。第二章管理机构与职责第五条建设单位（项目业主）职责建设单位是建设工程档案归档移交的第一责任主体，对项目档案的完整性、准确性和系统性负总责。（一）贯彻执行国家及上级主管部门关于建设工程档案管理的法律法规和标准规范，建立健全项目档案管理制度。（二）在招标文件及与勘察、设计、施工、监理等单位签订的合同中，明确档案归档移交的责任、范围、标准、时间要求及违约责任。（三）设立专门的档案管理机构或配备专职档案管理员，负责对参建各单位的档案收集、整理工作进行指导、监督和检查。（四）组织工程档案的预验收与专项验收，负责汇总整理项目全过程档案，并按规定向城建档案管理机构或企业档案管理部门移交。（五）负责建设前期文件、工程准备阶段文件及竣工验收文件的收集与整理。第六条施工单位职责施工单位是施工阶段工程档案形成的直接责任主体，对施工文件的真实性、完整性和有效性负责。（一）建立健全项目部档案管理岗位责任制，配备专（兼）职档案员，负责施工文件的收集、整理和保管工作。（二）严格按照国家有关施工技术规范和档案管理要求，同步收集整理施工过程中形成的各项原始记录、检测报告、质量验收文件及竣工图。（三）确保施工文件的签字盖章手续完备，严禁伪造、篡改原始记录。文件的更改应符合规范要求，严禁随意涂改。（四）在工程竣工验收前，完成施工档案的整理组卷工作，经项目经理和技术负责人审核签字后，向建设单位移交。第七条监理单位职责（一）负责监理文件的收集、整理与归档工作，确保监理档案能够真实反映工程质量控制、进度控制、投资控制及合同管理的情况。（二）对施工单位收集整理的工程档案进行审核把关。在签署分部分项工程验收意见时，应同步审核相关工程档案的完整性，对不符合要求的档案资料有权拒绝签字，并责令限期整改。（三）监理工程师应对施工单位提交的竣工图进行实质性审查，确保竣工图与工程实体相符，并在竣工图上签署审核意见。第八条勘察、设计单位职责（一）勘察单位负责地质勘察报告、原始勘探数据等文件的整理与归档。（二）设计单位负责各阶段设计文件、图纸、设计变更通知单、图纸会审记录等文件的整理与归档。（三）勘察、设计单位应在工程竣工验收前，将各自负责的档案资料整理完毕并移交建设单位。第三章档案的形成与收集第九条归档范围建设工程档案归档范围应涵盖工程建设全生命周期的所有重要环节，主要包括但不限于以下内容：1.工程准备阶段文件：立项审批文件、用地规划许可证、土地使用权证、环评报告、勘察设计文件、招投标文件及各类合同。2.监理文件：监理规划、监理实施细则、开复工令、监理通知单及回复单、旁站监理记录、监理月报、质量事故报告及处理意见、监理工作总结。3.施工文件：（1）建筑安装工程：施工技术准备文件、地基基础记录、主体结构记录、防水工程记录、装饰装修记录、给排水及采暖燃气记录、电气工程记录、通风与空调记录、电梯工程记录。（2）市政基础设施工程：施工技术准备文件、测量交桩及复测记录、路基与路面工程记录、桥梁与隧道工程记录、管网工程记录。4.竣工图：建筑竣工图、结构竣工图、给排水竣工图、电气竣工图、暖通竣工图、智能建筑竣工图、室外管网及道路总平面竣工图等。5.竣工验收文件：工程竣工验收报告、消防/环保/规划等专项验收意见、工程质量保修书、竣工决算文件。第十条收集要求（一）真实性：工程档案必须与工程实体相一致，所有数据必须客观真实反映工程实际情况。隐蔽工程记录必须在隐蔽前完成现场采集和签证，严禁事后回忆补录。（二）准确性：文件材料应采用耐久性强的书写材料（如碳素墨水、蓝黑墨水），严禁使用圆珠笔、铅笔或红色墨水书写。工程图纸应线条清晰、字迹工整、图面整洁。（三）完整性：归档材料必须成套系统，不能缺失关键节点文件。各类合格证、检测报告的原件必须妥善保存，如有特殊原因无法提供原件的，须在复印件上加盖原件存放单位公章并注明原件存放地。（四）同步性：工程档案的收集应与工程施工进度同步。检验批、分项工程、分部工程完成后，相关档案资料应在规定期限内完成收集整理，未按要求提供档案资料的，不得进行下一道工序施工，不得进行工程计量与支付。第十一条竣工图的编制要求（一）竣工图应真实反映竣工时的工程实际情况。施工图没有变更的，可直接作为竣工图加盖竣工图章；有一般性变更的，应在原施工图上进行修改、补充，并加盖竣工图章作为竣工图；凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变等重大修改的，必须重新绘制竣工图。（二）竣工图的修改应符合国家制图标准，使用规定的修改符号。修改处应标注修改依据（如设计变更单编号）。（三）竣工图章应具备以下内容：编制单位名称、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理工程师、监理单位名称。竣工图章应使用红印泥，盖在图纸图标栏上方空白处，所有签字必须手写，不得使用复印或打印签字。第四章档案的整理与组卷第十二条组卷原则建设工程档案的整理组卷应遵循工程文件材料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。组卷应按照“先项目、后单位工程，先专业、后分部工程”的逻辑顺序进行科学分类。案卷不宜过厚，一般不超过40mm；案卷内不应有重份文件。第十三条卷内文件排列（一）卷内文件材料应按批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后的顺序排列。（二）图纸应按专业图号顺序排列。文字材料和图纸原则上不能混合组卷，确需混合组卷的，文字材料在前，图纸在后。（三）成套图样或专业性较强的技术文件，如已具备独立成册的条件，可保持其原有装订方式单独组卷。第十四条案卷编目（一）编页号：卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的文件在右下角编写；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角编写。页号从“1”开始连续标注。成套图纸可连续编写页号，也可在卷内目录中注明张数而图内不编号。（二）卷内目录：卷内目录应排列在卷内文件首页之前。目录内容应包括序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次及备注。题名应照实抄录文件标题，不得随意删改。（三）卷内备考表：备考表排列在卷内文件末页之后。主要标明卷内文件的件数、页数，以及有关组卷情况的说明，如文件缺损、修改情况等，并由立卷人、检查人签字并注明日期。第十五条装订要求（一）案卷可采用整卷装订或单份文件装订两种形式。采用整卷装订的，应去除文件上的金属物（订书钉、回形针等），使用棉线三孔一线装订法或专用档案装订机装订，确保装订牢固、不压字、不掉页。（二）不装订的案卷，每份文件须用细线装订，并在每份文件的右上角加盖档号章，填写件号。（三）照片档案应单独组卷，采用照片册保存，并附有详细的文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景及摄影者。（四）录音、录像等声像档案及光盘等电子档案应存放在专用的保护盒内，并贴有标签注明档号、题名、运行环境等信息。第五章档案验收第十六条验收前置条件工程档案验收是工程竣工验收的重要组成部分。未经工程档案验收或验收不合格的工程，不得进行整体竣工验收，不得投入使用。工程档案验收必须在工程竣工验收前完成。第十七条预验收机制在工程竣工验收前三个月，建设单位应组织施工、监理、设计等单位进行工程档案预验收。预验收应重点检查归档内容的完整性、组卷的规范性、竣工图的真实性以及电子档案的一致性。对预验收发现的问题，下发整改通知书，各责任单位限期整改闭环。第十八条正式验收程序（一）建设单位在完成预验收整改并确认档案材料齐全后，向城建档案管理机构或上级档案主管部门提交《建设工程档案验收申请表》。（二）档案管理部门在受理申请后，组织不少于三人的专家组进行现场核查。专家组通过听取汇报、查阅案卷、比对现场实体等方式对档案进行评估。（三）验收合格后，由档案管理部门出具《建设工程档案验收合格意见书》。验收不合格的，暂停工程竣工验收程序，并责令停工整改或限期补齐档案资料。第六章档案的移交第十九条移交时间要求工程竣工验收合格后，建设单位应在三个月内完成全部档案的汇总整理，并向城建档案管理机构或企业档案室正式移交。因特殊原因无法按期移交的，须提交书面延期移交申请，经档案管理部门批准后可适当延期，但延期最长不得超过六个月。第二十条移交手续办理档案移交时，移交单位应编制《建设工程档案移交目录》一式两份，交接双方按照移交目录清点案卷数量，核对档案实体质量。确认无误后，双方在移交目录上签字、盖章，各执一份备查。移交凭证作为永久性凭证由双方妥善保存。第二十一条移交内容清单移交的档案应包含纸质档案、电子档案及声像档案，三者缺一不可。1.纸质档案：按照要求装订成册的案卷。2.电子档案：与纸质档案完全一致的电子版文件（推荐采用PDF/A格式），以及施工过程中使用BIM（建筑信息模型）技术的工程模型数据文件。3.声像档案：反映工程原貌、施工重要节点、隐蔽工程实况、竣工验收全景的照片及录像带（或数字化文件）。第二十二条建设工程档案移交目录表式规范如下（建设单位须按此格式填报）：序号档号案卷题名卷内文件数卷内页数保管期限密级移交载体形式备注1TX-2023-001综合楼基础工程验收记录及检测报告25156永久内部纸质+光盘含隐蔽工程影像2TX-2023-002综合楼主体结构施工技术文件及设计变更42310永久内部纸质+光盘含重大变更图纸3TX-2023-003综合楼给排水及采暖分部工程质量验收文件189530年内部纸质独立组卷4TX-2023-004综合楼建筑竣工图045永久内部纸质蓝图全套重绘5TX-2023-005综合楼竣工验收及备案文件1588永久内部纸质+光盘含消防环保专验第七章电子档案与声像档案管理第二十三条电子档案管理要求随着工程信息化建设的发展，电子档案在建设工程档案中的比重日益增加，其管理应满足以下要求：（一）归档的电子文件必须与相应的纸质文件建立一一对应关系，电子档案的内容、格式、签章信息必须与纸质档案保持完全一致。（二）电子档案应以只读光盘或不可擦写的一次性写入光盘作为脱机备份载体，禁止使用U盘、移动硬盘作为长期保存介质。光盘应采用档案级CD-R或DVD-R。（三）电子档案移交前必须进行严格的“四性”检测：1.真实性检测：核实电子文件来源真实，内容未被篡改，电子签名有效。2.完整性检测：检查电子文件元数据是否齐全，附件是否缺失。3.可用性检测：验证电子文件能在指定软硬件环境中被正常打开和读取，未感染计算机病毒。4.安全性检测：检查存储载体无物理损坏，数据无坏块，具备防篡改机制。第二十四条声像档案管理要求声像档案是直观反映工程实体建设过程的重要载体，具有不可替代的凭证作用。（一）照片档案要求：必须采用数码相机拍摄，像素不低于500万。照片应包含工程全貌、重要隐蔽工程（如基础钢筋绑扎、地下室防水等）、重大节点仪式及竣工验收等场景。每张照片须配有详细的文字说明，单独存储于电子文件夹中。（二）录像档案要求：关键工序和隐蔽工程必须留存录像资料。录像应画面稳定、声音清晰，时长不少于3分钟。录像资料应转换为通用的高清视频格式（如MP4）进行归档。第八章档案的保管、利用与销毁第二十五条档案库房管理接收移交后的建设工程档案必须存放于符合国家标准的专用档案库房内。库房应具备“八防”措施：防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温。库房内应配备温湿度自动控制系统，温度应控制在14℃至24℃之间，相对湿度应控制在45%至60%之间。纸质档案应放置在无酸纸档案盒内，排列在密集架上，保持适当的通风间距。第二十六条档案利用规则（一）建立档案查阅登记制度。本单位人员查阅档案需经部门负责人审批；外单位人员查阅需持单位介绍信，经档案管理部门领导批准后方可查阅。（二）档案原件一般不得外借。确因特殊情况需要外借原件的，必须经企业主管领导特批，借阅期一般不超过七个工作日。借阅期间，借阅人对档案的安全和保密负全部责任。（三）提供数字化档案网络查阅服务。档案室应逐步推进存量档案数字化工作，利用数字档案管理系统实现电子档案的在线检索、浏览和下载，减少对纸质原件的损耗。（四）严禁在档案上涂画、撕毁、抽换。未经批准，不得擅自对档案进行拍照、复印或对外传播。第二十七条档案鉴定与销毁建设工程档案的保管期限分为永久、长期（30年以上）和短期（10年至30年）三种。（一）档案管理部门应定期组织专家对已满保管期限的档案进行价值鉴定。鉴定工作需成立专门的鉴定小组，由档案、技术、法务等专业人员组成。（二）经鉴定确认失去保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，报请企业主管领导审批，并报上级档案主管部门备案。（三）销毁档案必须派两人以上监销，采用粉碎机碎纸或送保密造纸厂化浆处理。监销人在销毁清册上签字确认，严禁私自当作废品出售。涉及国家秘密和企业核心机密的档案销毁，须按保密规定严格履行程序。第九章监督检查与奖惩机制第二十八条日常监督与考核建设单位及档案管理部门应将工程档案管理纳入日常巡检和季度综合考核体系。重点检查参建单位档案人员的配备情况、文件材料的同步形成情况、案卷质量标准执行情况等。对检查中发现的问题，下发《整改通知单》，实行闭环销号管理。第二十九条奖励机制对在建设工程档案归档移交管理工作中做出突出贡献的单位和个人，应在工程总结表彰时给予专项奖励：（一）档案收集齐全完整，组卷规范标准，提前完成移交任务的施工单位或监理