工程技术资料及档案管理制度

工程技术资料及档案管理制度一、总则工程技术资料及档案是工程建设全过程的真实记录与智慧结晶，是工程项目规划、设计、施工、验收、运维及改扩建的重要依据，亦是企业技术实力、管理水平的直接体现。为规范公司工程技术资料及档案的管理工作，确保其完整性、准确性、系统性与安全性，充分发挥其在工程建设与企业发展中的支撑作用，特制定本制度。本制度适用于公司所有新建、改建、扩建工程项目及科研技改项目的技术资料与档案管理。凡参与公司工程项目的各部门、各单位及相关人员，均须严格遵守本制度规定。工程技术资料及档案管理工作遵循以下原则：统一领导、分级管理；全过程管理、源头控制；真实准确、完整规范；安全保密、依法利用。二、管理机构与职责公司工程技术部（或指定专职档案管理部门，下同）是工程技术资料及档案管理的归口管理部门，负责统筹规划、制度建设、业务指导、监督检查及档案的最终接收与保管。各项目部（或项目组，下同）是工程项目技术资料形成、收集、整理、组卷和移交的直接责任单位，应指定专人（通常为项目技术负责人或专职资料员）负责项目全过程技术资料的日常管理工作。各相关业务部门（如设计、采购、质量安全、造价等）应根据各自职责，负责本部门在工程建设过程中产生的技术资料的形成、积累、整理，并按规定向项目部或档案管理部门移交。档案管理人员及各部门资料专员应具备相应的专业知识和业务能力，忠于职守，廉洁奉公，确保资料档案的安全与有效利用。三、工程技术资料的形成与管理（一）资料形成与收集工程技术资料的形成应与工程建设进度同步，做到及时、准确、真实、完整，严禁事后补编或伪造。项目部及相关人员在工程建设各阶段（从项目建议书、可行性研究、勘察设计、招投标、施工准备、施工过程、竣工验收直至竣工后评价）应主动收集、积累各类原始技术文件材料。资料形成应符合国家、行业及地方相关规范、标准要求，签署手续齐全，字迹清晰，图样清晰，签章规范。（二）资料整理与编目工程技术资料应按照工程项目的专业性质、建设程序和形成规律进行系统整理。整理过程中应做到分类科学、组卷合理、排列有序。案卷封面、卷内目录、备考表等应按规定格式填写，字迹工整。图样应按专业顺序排列，折叠规范。资料的编目应遵循一定的规则，便于检索。不同类型的资料（如设计文件、施工记录、试验报告、验收文件等）应分别组卷，并编制详细的卷内目录和总目录。（三）资料审核与签认工程技术资料在形成过程中，应严格执行审核签认制度。各环节的责任人应对资料的真实性、准确性和完整性负责。隐蔽工程记录、质量评定资料、竣工图等关键资料，必须经相关责任方（如监理、设计、施工单位负责人）签字确认。（四）资料移交与归档工程项目竣工验收前，项目部应完成全部工程技术资料的整理、组卷工作，并经公司工程技术部（或档案管理部门）预验收合格。工程竣工验收后规定时间内，项目部应将完整、规范的工程技术资料（含纸质版与电子版，若有规定）向公司工程技术部（或档案管理部门）正式移交，并办理交接手续。归档范围应包括但不限于：工程前期文件、勘察设计文件、施工技术文件、监理文件、竣工验收文件、竣工图、工程总结及其他有保存价值的技术资料。四、工程档案的保管与利用（一）档案保管公司工程技术部（或档案管理部门）应建立专门的档案库房，配备必要的档案装具和设备（如档案柜、除湿机、空调、灭火器等），确保档案存放环境符合防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等要求。档案入库后，应进行科学分类、排列、上架，并建立档案台账，定期进行清点核对，确保账物相符。对于电子档案，应采取严格的备份、防病毒、防篡改措施，并定期进行数据迁移和有效性检查，确保电子档案的长期可读。（二）档案利用公司内部因工作需要查阅、复制档案时，须履行相应的借阅手续，经相关负责人批准后，方可查阅。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。外单位查阅公司档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经公司分管领导批准，并由档案管理人员陪同查阅。档案利用一般在指定场所进行。确需借出档案的，须经公司工程技术部（或档案管理部门）负责人批准，严格限定借阅期限，并限期归还。涉密档案的借阅、复制、传递应严格遵守国家及公司保密规定。档案管理人员应对档案利用情况进行详细记录。（三）档案鉴定与销毁对于保管期限已满的档案，由公司工程技术部（或档案管理部门）组织相关专业人员进行鉴定。经鉴定仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；确无保存价值的档案，应按规定程序报公司领导批准后予以销毁。档案销毁应有专人负责监销，并做好销毁记录。严禁个人私自销毁档案。五、责任追究对于在工程技术资料及档案管理工作中认真负责、成绩显著的单位和个人，公司将予以表彰和奖励。对违反本制度规定，造成工程技术资料及档案丢失、损坏、泄密或不按规定移交、归档的，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至行政处