临时用车统筹安排实施方案

临时用车统筹安排实施方案我作为单位行政后勤部门负责车辆管理的老员工，干这行快十年了，前一阵子单位承接了好几项跨区域的大型公务活动，各部门下基层调研、接待外来访客、应急业务办理的临时用车需求一下子翻了三倍，原来那种“随叫随申请、谁急谁先用”的老办法彻底乱了套。那半个月我天天抱着手机接电话，上班的时候刚喝完一口凉水，就要处理三四个调车冲突，下班了还能接到临时要车的消息，连吃顿安稳饭都难，还出过两次乌龙：一次是业务部门接外地专家临出发才要车，所有车辆都派出去了，我急得满头汗才托人调到车，差点耽误了重要签约；还有一次两个部门同一天去同一个方向的区县调研，各申请了一台SUV，回来各报各的油费，一半座位空着跑了一百多公里，纯纯浪费资源。折腾这几回我就下定决定，必须拿出一个清晰落地的临时用车统筹方案，把零散的需求、分散的资源拢到一起，既保障大家的公务需求，又能省下不必要的开支，这才有了下面这套实施方案。1方案制定背景及总体目标1.1制定背景除了刚才我碰到的这些实际问题，我们梳理了近大半年的用车记录，发现临时用车一直存在三个突出的问题：第一是需求不均衡，忙的时候所有车都派出去不够用，闲的时候好几台車停在院里落灰，资源错配特别严重；第二是申请不规范，好多人觉得临时用车就是“急事急办”，从来不提前打招呼，上来就要调车，完全不给调度留空间；第三是资源没整合，我们自己单位的公车不够用的时候，各部门自己私下找车报销，不仅价格不统一，有时候还找了不合规的车辆，安全没保障，财务报销也出问题。基于这些实际存在的痛点，我们结合单位的实际情况，制定了这套统筹方案。1.2总体目标我们这套方案的核心目标说直白点就是三个：第一是保刚需，不管是紧急公务还是一般临时需求，都能有序安排，再也不会出现“急事没车用”的情况；第二是省成本，通过拼车、整合资源把不必要的油费、租车费用降下来，我算了算，如果按方案执行，每个月至少能省下两成的用车开支；第三是讲规范，从申请到使用到报销全流程有规矩，大家都按规矩来，我这个调度的也好做，不会再落埋怨，大家也不用到处找车发愁。2统筹管理组织架构及职责分工为了避免过去“谁都能管、谁都不管”的情况，我们专门搭了固定的统筹班子，每个人的责任都划得清清楚楚：2.1临时用车统筹工作组我作为工作组的牵头人，整体负责方案落地、资源协调和争议调解，另外还有两个同事配合我，一个负责对接外部合作的租车资源，一个负责登记核对每月的用车数据，说白了就是我们仨专门盯临时用车这一块，大家有任何问题直接找我们，不用再绕弯弯找别的部门。2.2各部门专职联络员我们要求每个部门都指定一个专门管用车申请的联络员，所有临时用车需求都由联络员统一报给我们统筹组，不接受个人直接申请，这么做不是为了摆架子卡大家，是因为过去各部门好几个人同时找我要车，经常重复申请，一个部门一天要两台车去同一个地方，我都不知道，现在由联络员统一梳理本部门的需求，提前把能拼的拼好再报给我们，对大家都省时间。2.3日常调度值班岗我们专门排了值班表，每天工作时间都有专人在岗对接调车需求，非工作时间也留了值班手机，24小时开机，哪怕是半夜有紧急公务，打这个电话就能找到人对接，不会出现过去找不到调度的情况。3临时用车统筹调度具体流程及规则这部分是整个方案的核心，所有规则都是我结合过去踩过的坑一条一条定的，非常贴合我们的实际情况：3.1用车分类与提前报备要求我们把临时用车分成了两类，不同类别的报备要求不一样：第一类是紧急临时用车，就是突发的应急处理、设备抢修、接待临时到访的重要客人这种确实等不了的情况，这类可以随时申请，不用提前报备，我们走绿色通道优先调度，但是用完车之后一天之内要补全申请手续，方便我们登记核对；第二类是一般临时用车，就是提前知道行程的调研、开会、接送人员这类，要求必须提前至少半天申请，如果是跑长途去外地，必须提前一天申请，给我们留足调车的时间。我在这里也多说一句，真不是我们故意卡大家，你提前说我们才能合理安排，临出门才要车，我们真的巧妇难为无米之炊，大家互相体谅一下。3.2优先级排序与拼车统筹规则如果同一天申请的用车多，车辆不够分，我们按这个优先级排序：第一优先级是应急类公务，比如突发的防疫、抢修、群众诉求处理，肯定优先安排；第二优先级是上级单位检查、重要商务接待这类有明确时间要求的公务；第三优先级是各部门的基层调研、常规会议接送；第四优先级是一般的办事、取送物品这类可以错峰的需求。同等优先级的情况下，我们先按申请时间排，同时只要是同一个出发地、同一个方向、同一个时间段的行程，不管是不是同一个部门的，我们统一安排拼车，一开始我还担心大家会觉得别扭，说不同部门凑在一起不方便，结果试行了半个月，好多人跟我说拼车刚好能聊聊跨部门的工作，反而促进了协作，而且不用自己掏打车钱，也挺舒服的。上个月我算了算，光是拼车就给单位省了快一千二百块油钱，确实管用。3.3多渠道资源整合统筹方式我们不光统筹单位内部的公车，还把能用的外部资源都整合进来了，统一纳入调度：第一是单位现有公车，优先用公车，毕竟公车成本最低；第二是我们和周边三个兄弟单位签了临时用车互助协议，要是我们的公车都出去了，兄弟单位有闲置车辆就能临时调过来，按实际里程算油费，比外面租车便宜一半；第三是我们和两家合规的大型租赁公司签了长期合作协议，谈了团购价，要是内部和互助的车都不够，直接从租赁公司调，价格比各部门自己找便宜不少，而且我们提前审核过租赁公司的资质和司机的驾照，安全有保障；第四是院里停的共享新能源小车，短途市内办事优先用这个，随取随放，成本特别低，这些资源的联系方式、可用车型、报价我都印成小卡片发给每个联络员了，随时都能查。3.4车辆使用过程规范车辆派出去之后，也有几个简单的要求：第一是用车人要核对好行程，不准私自改变路线，更不准用公务临时用车办私人的事，这个是底线；第二是用完车之后要及时开回院里停好，加满油再交车，要是跑长途回来实在来不及，也要跟我们说一声，我们安排人加油，别耽误下一次用；第三是司机要是我们单位的，不准疲劳驾驶，要是外调的车，我们也会提前跟租赁公司打招呼要求司机遵守交规，大家上车也要系好安全带，安全永远是第一位的。4方案落地保障机制与特殊情况处理定了流程还要有保障，不然很容易走样，我们也想了好多配套的办法：4.1日常信息共享机制我们建了一个专门的临时用车统筹微信群，每天晚上八点我会把第二天已经安排好的行程和可用车辆信息发到群里，各个部门的联络员看到如果有同方向的行程，可以直接在群里说，我们直接安排拼车，不用再重新申请，这么做信息透明，大家也能自己协调，省去了好多中间环节。4.2成本管控与公开公示机制每个月月底我们都会把这个月的临时用车次数、总费用、拼车节省的费用、各个部门的申请情况都公示在单位内网和一楼大厅的公告栏里，哪台车用了去哪里，花了多少钱，所有人都能看，要是有违规用车的情况，也会一并公示，接受大家监督，这么做也避免了背后有人说闲话。4.3突发需求兜底保障机制万一碰到旺季所有资源都派出去了，又有突发需求怎么办？我们也留了兜底的办法：第一我们和租赁公司签了兜底协议，只要是市内的需求，四十分钟之内就能调车到位；第二如果是短途市内办事，实在调不到车，大家可以打合规的网约车或者出租车，保留好发票，走紧急公务报销流程，我们不会卡大家的报销，绝对不会耽误公事。4.4动态调整意见收集机制这个方案不是定死就不改了，我们每半个月都会收集一次各个部门的意见，哪里流程太麻烦，哪里调度不合理，大家随时跟我们说，我们及时调整。比如一开始我们要求所有申请都必须走纸质签字，好多联络员说有时候领导不在，签不了字，耽误事，我们听了之后马上改，现在可以先走微信拍照审批，事后三天之内补纸质签字就行，灵活得很，怎么方便大家怎么来。5用车纪律与人性化约束定规矩也要讲人情，我们的纪律都是底线要求，不会过度约束大家：5.1申请使用纪律不准私人事务申请公务临时用车，不准瞒报行程、改变用车用途，要是违反了，第一次提醒，第二次通报，第三次就暂停部门三个月的优先申请权，这个也说得过去，不能因为一个人违规影响大家用。5.2资源节约要求如果申请了车又不用了，一定要提前四个小时告诉我们，我们好把车安排给别人，要是三次预约了不用也不提前说，我们也会暂停优先申请权，这个不是罚大家，就是避免占着资源浪费，让真正有需要的人用不上。5.3安全行车纪律不管是公车还是外调车，所有人都必须遵守交通规则，不准超速、不准酒后驾车，要是违规出了问题，由用车人自己承担责任，这个也是对大家的安全负责。6方案试行安排这个方案我们先试行三个月，试行期间所有规则都按上面说的来，我们也会不断收集意见调整，三个月之后再根据实际运行情况修改完善，形成长期执行的制度。总的来说，我做这个方案，初衷就是解决过去临时用车乱、难、浪费的问题，我们不是为了