公文写作与处理（第七版） 课件 - 第6-11章 建立规矩方圆-多样化信息载体

公文写作与处理（第七版）2026/8/301“十四五”职业教育国家规划教材“十三五”职业教育国家规划教材

普通高等教育“十一五”国家级规划教材第六章

建立规矩方圆

——如何撰写规章制度类公文2026/8/302【本章导读】规章制度类公文是公文大家族的重要成员,是维护社会安定、促进经济建设、构建和谐社会的重要条件。它们不仅是社会组织和公民个人的行为依据和准则,而且是构成法制体系不可缺少的要素。规章制度类公文有其突出的特点。制定规章制度不仅是社会组织的一项基本职能,也是社会组织自身建设的重要环节。本章旨在说明起草规章制度的相关知识,介绍规章制度的起草要领,为起草规章制度积累经验。2026/8/303【职业素养】正确理解规章制度类公文在全面贯彻依法治国战略、大力加强社会主义法治建设过程中的重要作用。通过掌握规章制度的起草流程，加深理解法律法规建设过程的严肃性、程序性及法律法规的强制性、稳定性。理解“制度如渠，行为如水，渠道怎么设，水就怎么流”这句话的含义。牢固树立遵纪守法意识。2026/8/304第一节规章制度类公文概述一、规章制度类公文的含义与特点（一）规章制度类公文的含义是指党政机关、企事业单位和其他社会组织在其职权范围内,以一定的强制力推行的用以规范和约束人们行为的各种规章制度的统称。2026/8/305第一节规章制度类公文概述一、规章制度类公文的含义与特点（二）规章制度类公文的特点1.作者的限定性2.法定的强制性3.严格的程序性4.效用的稳定性2026/8/306第一节规章制度类公文概述二、规章制度类公文的制定程序（一）制订计划或立项（二）成立起草机构（三）调研论证与起草（四）广泛征求意见（五）主管机关审查（六）签署公布与备案2026/8/307第一节规章制度类公文概述三、规章制度类公文的写作要求（一）行文内容具体明确（二）涉及事项涵盖面广（三）语言简明准确（四）采用说明的表达方式2026/8/308第二节常用规章制度类公文的写作一、常用规章制度类公文的结构形式（一）标题（二）题注（三）正文1.章断条连式2.一条到底式2026/8/309第二节常用规章制度类公文的写作二、条例、规定、办法的写作（一）条例条例的含义与类型通过例文说要领2026/8/3010第二节常用规章制度类公文的写作二、条例、规定、办法的写作（二）规定规定的含义与分类通过例文说要领2026/8/3011第二节常用规章制度类公文的写作二、条例、规定、办法的写作（三）办法1.办法的含义与适用范围2.办法的类型通过例文说要领2026/8/3012第二节常用规章制度类公文的写作三、规则、细则、守则、公约的写作（一）规则1.规则的含义与适用范围2.规则的特点通过例文说要领2026/8/3013第二节常用规章制度类公文的写作三、规则、细则、守则、公约的写作（二）细则1.细则的含义2.细则的特点通过例文说要领2026/8/3014第二节常用规章制度类公文的写作三、规则、细则、守则、公约的写作（三）守则1.守则的含义与适用范围2.守则的特点3.守则的表述形式和起草要求2026/8/3015第二节常用规章制度类公文的写作三、规则、细则、守则、公约的写作（四）公约1.公约的含义与适用范围2.公约的特点3.公约的表述形式和起草要求2026/8/3016【本章小结】生活中的“规矩方圆”无处不在。规章制度类公文就是调节人们的社会和法律关系、规范社会组织和公民行为的“规矩方圆”,也是国家和社会管理活动必不可少的要素之一。建设法治社会,加强规范化管理,增强社会成员的法治意识,都离不开制定和实施规章制度类公文。规章制度类公文具有作者的限定性、法定的强制性、严格的程序性和效用的稳定性,有着特殊的制定和产生过程。制定规章制度类公文,必须严格依照法定程序,确保公文形成过程的合法性和公文性能的权威性。规章制度类公文具有特定的格式要求和写作规范。起草这类公文,必须熟悉这些特殊的“规矩方圆”。2026/8/3017第七章

包容大事小情

——如何撰写日常事务类公文2026/8/3018【本章导读】日常事务类公文是社会组织在管理和处理日常事务过程中形成和使用的公文,它们虽未被列入国家法定公文体系,但却是党政机关、企事业单位等各级各类社会组织在加强内部管理和处理日常事务过程中不可缺少的一种重要工具。本章旨在阐明日常事务类公文的相关知识及写作要领,为写好、用好日常事务类公文提供一些可以借鉴的间接经验。2026/8/3019【职业素养】要牢记“天下大事必作于细”的道理，养成严谨细致的工作作风，有助于做好信息资料积累和日常事务类公文的起草工作。继承和弘扬我党调查研究的优良传统，深刻理解调查研究的重要价值，学会调研方法，写好调查报告，为领导科学决策提供有益参考。深刻认识写总结的过程就是进行理性思考、梳理经验教训、摸索事物发展规律的过程。2026/8/3020第一节大事记、会议记录的写作一、大事记（一）认识和了解大事记1.大事记的含义2.大事记的种类3.大事记的基本特点4.大事记的主要功能2026/8/3021第一节大事记、会议记录的写作一、大事记（二）学习拟写大事记1.标题2.主体2026/8/3022第一节大事记、会议记录的写作一、大事记（三）通过例文说要领2026/8/3023第一节大事记、会议记录的写作一、大事记经验提示大事记的编写要求2026/8/3024第一节大事记、会议记录的写作二、会议记录（一）认识和了解会议记录（二）学习拟写会议记录1.表格式会议记录2.文章式会议记录2026/8/3025第一节大事记、会议记录的写作二、会议记录（三）通过例文说要领2026/8/3026第一节大事记、会议记录的写作二、会议记录经验提示会议记录的写作要求2026/8/3027第二节简报、调查报告的写作一、简报（一）认识和了解简报1.简报的含义与特点2.简报的种类3.简报的常规格式2026/8/3028第二节简报、调查报告的写作一、简报（二）学习拟写简报1.拟写简报标题的方法2.拟写简报正文的方法2026/8/3029第二节简报、调查报告的写作一、简报（三）通过例文说要领2026/8/3030第二节简报、调查报告的写作一、简报经验提示简报的写作要求2026/8/3031第二节简报、调查报告的写作二、调查报告（一）认识和了解调查报告1.调查报告的含义和特点2.调查报告的功能3.调查报告的种类2026/8/3032第二节简报、调查报告的写作二、调查报告（二）调查报告写作的前提——调查研究1.调查之前的准备工作2.运用科学的调查方法，充分占有材料3.认真分析研究2026/8/3033第二节简报、调查报告的写作二、调查报告（三）学习拟写调查报告1.标题2.正文3.落款4.成文日期通过例文说要领2026/8/3034第二节简报、调查报告的写作二、调查报告经验提示调查报告的写作要求2026/8/3035第三节计划、总结的写作一、计划（一）认识和了解计划1.计划的含义与特点2.计划的种类2026/8/3036第三节计划、总结的写作一、计划（二）学习拟写计划1.标题2.正文3.落款2026/8/3037第三节计划、总结的写作一、计划（三）计划正文主体的表述方式1.展开式2.分列式3.阶段式4.图表式通过例文说要领2026/8/3038第三节计划、总结的写作一、计划经验提示制订计划的注意事项2026/8/3039第三节计划、总结的写作二、总结（一）认识和了解总结1.总结的含义和特点2.总结的种类3.总结的作用2026/8/3040第三节计划、总结的写作二、总结（二）学习拟写总结1.标题2.正文3.落款4.成文日期通过例文说要领2026/8/3041第三节计划、总结的写作二、总结经验提示总结的写作要求2026/8/3042【本章小结】撰写日常事务类公文是秘书人员的一项经常性工作,也是一项重要的辅助职能。秘书人员要自觉履行好这项职能。日常事务类公文与单位的日常工作具有密切联系。有经验的秘书人员都知道“办公室工作无小事”,表面看来繁杂琐碎的小事,一旦处理不好,就会影响单位工作乃至领导意图的实现。因此,写好、用好这些包容单位工作大事小情的事务类公文,对于保证单位工作的正常运转具有重要意义。写好日常事务类公文,对于秘书人员来说,就要留心观察单位工作的实际情况,勤于积累资料,注意摸索工作规律,掌握基本的写作规范,还要具备严谨扎实、求真务实的作风。不搭花架子,不做表面文章。2026/8/3043第八章

传授领导意图

——如何撰写领导讲话稿2026/8/3044【本章导读】领导讲话稿(以下简称讲话稿)是领导人在各类会议上发表讲话的基本依据。由于会议是一种重要的领导方式,领导人常常通过会议传达领导意图,实现领导职能。因此,讲话稿往往成为会议精神的主要载体。讲话稿起草工作的质量如何,直接决定着会议的整体成效。本章旨在阐述讲话稿的基本知识,以及起草讲话稿的基本技能要求,为实现“以文辅政”的目标创造条件。2026/8/3045【职业素养】深刻理解起草领导讲话是实现“以文辅政”职能的直接体现。深刻认识做好领导讲话起草工作的重要价值和内在规律。2026/8/3046第一节讲话稿概述一、讲话稿的特点（一）明显的口语化特征（二）饱满的感情化特征（三）多彩的艺术化特征2026/8/3047第一节讲话稿概述二、讲话稿的功能（一）宣传鼓动（二）指导工作（三）激发创造力（四）增强凝聚力2026/8/3048第一节讲话稿概述三、熟悉讲话稿的种类（一）按照使用范围划分（二）按照会议性质划分2026/8/3049第一节讲话稿概述四、起草讲话稿的基本原则（一）摸清情况，有的放矢1.了解听众2.了解讲话人3.了解会议情况4.掌握有关材料2026/8/3050第一节讲话稿概述四、起草讲话稿的基本原则（二）中心明确，写出新意（三）以理服人，以情动人2026/8/3051第一节讲话稿概述四、起草讲话稿的基本原则（四）语言贴切，运用得当1.适当口语化2.庄重平实3.形象生动4.避免听众误会2026/8/3052第二节讲话稿的格式规范与起草要领一、讲话稿的格式规范（一）标题（二）讲话日期（三）讲话人署名（四）称谓用语（五）正文1.开头部分2.主体部分3.结尾部分2026/8/3053第二节讲话稿的格式规范与起草要领二、会议报告的起草要领（一）会议报告的含义与功能（二）会议报告的种类1.工作报告2.专题讲话3.形势报告通过例文说要领2026/8/3054第二节讲话稿的格式规范与起草要领二、会议报告的起草要领经验提示会议报告的写作要求2026/8/3055第二节讲话稿的格式规范与起草要领三、述职报告的起草要领（一）述职报告的含义与功能（二）述职报告与工作总结的关系1.评价的性质不同2.汇报的侧重点不同3.陈述的程序不同2026/8/3056第二节讲话稿的格式规范与起草要领三、述职报告的起草要领（三）述职报告的构成要素及写法1.标题2.日期3.署名4.称谓5.正文通过例文说要领2026/8/3057第二节讲话稿的格式规范与起草要领三、述职报告的起草要领经验提示述职报告的写作要求2026/8/3058第二节讲话稿的格式规范与起草要领四、开幕词、欢迎词、欢送词的起草要领（一）开幕词的含义及正文的写法（二）欢迎词的含义及正文的写法（三）欢送词的含义及正文的写法2026/8/3059第二节讲话稿的格式规范与起草要领四、开幕词、欢迎词、欢送词的起草要领通过例文说要领开幕词欢迎词欢送词2026/8/3060第二节讲话稿的格式规范与起草要领四、开幕词、欢迎词、欢送词的起草要领经验提示欢迎词、欢送词的写作要求2026/8/3061第二节讲话稿的格式规范与起草要领五、讲话稿的写作技巧（一）站在领导角度考虑问题1.站在理论和政策的角度考虑问题2.站在全局和整体的角度考虑问题3.站在未来的角度考虑问题4.站在实践的角度考虑问题5.站在“上下结合”的角度考虑问题2026/8/3062第二节讲话稿的格式规范与起草要领五、讲话稿的写作技巧（二）全面准确地把握领导意图（三）主动丰富和完善领导思想（四）认真构思和锤炼写作提纲2026/8/3063第二节讲话稿的格式规范与起草要领五、讲话稿的写作技巧（五）增强讲话稿的可操作性1.必须努力提高领导决策的科学性2.要注意讲话对象的层次性3.议论要适度4.要突出重点内容5.措施要具体2026/8/3064【本章小结】撰写领导讲话稿是起草人“以文辅政”的行为,突出地体现了起草人的参谋助手职能。起草人要全面提高自身素质,努力锻炼自己的写作能力,切实担负起领导的参谋助手的重要职能。写好讲话稿的基础是要了解讲话者,了解听众,了解会议情况。“知己知彼,百战不殆”,写好讲话稿同样是这个道理。写好讲话稿的关键是要全面、准确、深刻地领会领导意图,善于换位思考,站在领导角度考虑问题。写好讲话稿的难点在于不断创新。要注重使用新材料,选好新角度,提出新见解,多在创新方面下苦功。写讲话稿应当遵守约定俗成的格式规范。2026/8/3065第九章

办文有章可循

——如何规范地办理公文2026/8/3066【本章导读】在社会组织内部,对公文的处理和管理属于办公厅(室)的一项专门业务活动,这项活动统称为办文,它是文秘人员日常工作的重要组成部分。领导者的重要决策,只有通过对公文的办理活动才得以传达实现。本章旨在阐述办文工作的特点和公文在社会组织内部的运转流程,介绍公文办理的主要工作内容及方法与技能,这对准确、及时、有效地办理公文,密切机关之间的联系,推动机关工作,具有重要意义。2026/8/3067【职业素养】正确理解做好公文办理工作对于提升党政机关管理效能的重要性，在平凡与忙碌中认识工作价值，增强自豪感。遵循办文工作的规律性，提升自觉性，减少盲目性。深刻理解办文工作基本原则，为优质高效地完成办文任务奠定思想认识基础。

2026/8/3068第一节办文工作的内容、特点和规则一、办文工作的内容1.公文的撰制2.公文的传递3.公文的办理4.公文的管理5.公文的处置2026/8/3069第一节办文工作的内容、特点和规则二、办文工作的特点（一）服务性（二）管理性（三）程序性（四）时效性2026/8/3070第一节办文工作的内容、特点和规则三、办文工作的规则（一）办文工作的基本原则1.实事求是2.准确周密3.及时迅速4.安全保密2026/8/3071第一节办文工作的内容、特点和规则三、办文工作的规则（二）行文规则1.根据机关之间的工作关系准确行文2.正确选择行文方式3.正确选择主送机关和抄送机关4.贯彻党政分工的原则5.符合联合行文的规定6.制发请示和报告的规则7.贯彻精简文件的原则2026/8/3072第二节公文处理程序一、公文处理程序的构成及基本内容（一）发文的处理（二）收文的处理（三）办结公文的处理2026/8/3073第二节公文处理程序二、发文处理工作（一）拟稿（二）会商（三）审核（四）签发（五）注发（六）复核2026/8/3074第二节公文处理程序二、发文处理工作（七）缮印（八）校对（九）用印或签署（十）发文登记（十一）分装与发出（十二）对外催办2026/8/3075第二节公文处理程序三、收文处理工作（一）签收、启封（二）收文登记（三）审核（四）分发（五）传阅（六）拟办2026/8/3076第二节公文处理程序三、收文处理工作（七）批办（八）承办（九）对内催办（十）注办2026/8/3077第二节公文处理程序四、办结文件的处理（一）文件的清退（二）文件的销毁（三）文件的暂存（四）文件的立卷与归档2026/8/3078【本章小结】办文是一项服务性、管理性、程序性和时效性很强的业务活动,也是办公部门日常基础性工作,充分体现了办公部门和秘书人员的助手职能。秘书人员要严格按照办文程序履行好自己的职责,切实做到办文过程实事求是、准确周密、及时迅速、安全保密,并且严格按照行文规则行文。一份文件的完整处理过程,既包含发文单位在办理发文阶段所付出的劳动,也包含收文单位在办理收文阶段付出的劳动,它是两个单位共同的劳动成果。要发挥公文的作用,必须做好发文与收文两个阶段的工作。对于一个单位而言,既要承担发文处理工作,也要负责收文处理工作,这是同一个单位所承担的公文处理任务的双重性。因此,要保证本单位公务信息运转的畅通无阻,既要做好发文工作,也要做好收文工作,不能偏废任何一个方面。2026/8/3079第十章

保存历史足迹

——做好文书立卷和归档工作2026/8/3080【本章导读】公文中蕴藏着大量宝贵的信息资源,它们以其特有的方式客观记录了人类社会发展的历史,因而具有长久的查考利用价值。所以,当公文结束了现行效用之后,其中的大多数都需要按照一定的方式,进行系统整理,以便移交到法定的档案管理部门长久地保管,供社会各界查考利用。本章旨在阐明文书立卷工作的要求与方法,说明应当如何做好文书立卷和归档工作。所有机关工作人员,都需要了解这方面的知识,具备相关的技能。2026/8/3081【职业素养】深刻理解“前事不忘后事之师”的深邃内涵。明确公文是党和国家方针政策的重要载体，记录和保存着党领导人民实现中华民族伟大复兴的历史进程和辉煌成就，其内容蕴含着大量宝贵的红色资源。明确公文不仅是党和国家档案事业的物质基础，更是档案的主要来源。正确认识公文整理归档工作对新时代中国特色社会主义各项事业的现实意义和长远价值。

2026/8/3082第一节文书立卷一、文书立卷的内容和原则（一）文书立卷的含义和内容（二）文书立卷的原则1.保持文件之间的历史联系2.便于文件的保管和利用2026/8/3083第一节文书立卷二、文书立卷的组织与准备工作（一）文书立卷的承担者（二）文书立卷的范围1.如何确定立卷范围2.不属于立卷范围的文件2026/8/3084第一节文书立卷二、文书立卷的组织与准备工作（三）编制立卷方案1.编制立卷方案前的调研工作2.文件分类表的编制3.立卷类目的编制（四）文书立卷的业务指导与监督责任2026/8/3085第一节文书立卷三、文书立卷的方法（一）文件集中1.收集文件2.平时归卷3.年终调整定卷2026/8/3086第一节文书立卷三、文书立卷的方法（二）文件归类1.按年度分类法归类2.按组织机构分类法归类3.按问题分类法归类2026/8/3087第一节文书立卷三、文书立卷的方法（三）组卷1.六个特征组卷法2.单件或组件法（四）项目文件的立卷2026/8/3088第一节文书立卷四、卷内文件的整理和编目（一）卷内文件的排列和编号（二）填写卷内文件目录和备考表1.填写《卷内文件目录》2.填写《卷内备考表》2026/8/3089第一节文书立卷四、卷内文件的整理和编目（三）填写案卷题名1.填写案卷题名的要求2.案卷题名各组成部分的标明方法2026/8/3090第一节文书立卷四、卷内文件的整理和编目（四）填写案卷封面（五）案卷排列、编号和编制案卷目录1.案卷排列2.案卷编号3.编制案卷目录2026/8/3091第二节案卷归档一、归档制度（一）归档范围（二）归档时间（三）归档要求2026/8/3092第二节案卷归档2026/8/3093二、归档手续含义：是指文书部门向档案移交案卷时必须履行的交接手续。程序：依据案卷目录、卷内文件目录对案卷及卷内文件的数量进行核对和检查；根据归档要求检查案卷的质量；案卷检查合格后,填写案卷移交清单,双方履行签字手续。【本章小结】文书立卷与归档是办公室和文秘人员的一项重要职责,是维护工作历史真实面貌的重要手段。文书立卷与归档,上承公文处理工作,下接档案管理工作,直接为档案工作奠定物质基础,是决定档案工作质量的前提条件。因此,文秘人员必须严格遵循国家的有关规定和文书立卷的原则要求,按照科学适用的方法组织实施立卷工作,确保立卷工作真正发挥出应有的效能。2026/8/3094第十一章

多样化信息载体

——特殊类型文件的处理2026/8/3095【本章导读】科技进步和现代办公设备的广泛应用,带来了公务信息记录和传递方式的巨大变化,大量非纸质载体的文件和与之相适应的信息记录与传递方式走进办公室,它们有特殊的形成、运行规律和相应的管理要求。这就要求我们用新的方式方法实施管理。本章旨在揭示这些特殊类型文件的特点和形成规律,介绍对其实施科学管理的要求与方法。这对信息时代的办公室工作人员来说,无疑是非常重要的知识。2026/8/3096【职业素养】深刻理解信息时代背景下公务信息记录和传递方式的巨大变化及其对办公室工作人员在知识、能力、素养等方面提出的新要求。正确认识电子文件在中国特色社会主义各项事业发展中的重要功能。明确电子文件生成、处理、使用、传递、保管等一系列环节中增强保密观念的重要意义。2026/8/3097第一节电子文件的处理一、电子文件的含义国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T188942016)定义国际档案理事会电子文件委员会《电子文件管理指南》定义2026/8/3098第一节电子文件的处理二、电子文件的形成、种类和特性（一）电子文件的形成（二）电子文件的种类1.按电子文件信息的形式划分2.按电子文件涉及的工作范围划分2026/8/3099第一节电子文件的处理二、电子文件的形成、种类和特性（三）电子文件的特性1.电子文件具有公务信息的基本特征2.电子文件具有电子信息的技术特性2026/8/30100第一节电子文件的处理三、电子文件的运行、处理方式与归档（一）电子文件的运行与处理方式1.电子公文的运行与处理2.电子邮件的运行与管理3.网上会议、电话会议文件的运行与管理4.电子视听文件的运行与管理5.行业和公共服务系统电子文件的运行与管理6.数据库文件的运行与管理2026/8/30101第一节电子文件的处理三、电子文件的运行、处理方式与归档（二）电子文件的归档1.电子文件的归档范围2.电子文件的归档方式3.电子文件的归档时间4.电子文件的归档要求5.电子文件的归档手续2026/8/30102第一节电子文件的处理四、电子文件的管理要求（一）贯彻全程管理原则（二）重视文件环境信息（三）维护文件信息的真实性2026/8/30103第二节音像文件的处理一、音像文件的含义音像文件是指通过照相、摄像或录音设备制作的记录和反映公务活动的文件材料,包括照片文件、录音文件和录像文件。二、照片文件的处理（一）照片文件的形成过程（二）照片文件的构成1.底片2.照片3.说明词2026