学校印章使用审批管理制度

学校印章使用审批管理制度第一章总则第一条为规范学校印章的刻制、启用、使用、保管、销毁等管理活动，维护学校合法权益，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国高等教育法》以及国家有关印章管理的法律法规，结合本校实际情况，制定本制度。本制度旨在建立权责清晰、审批严格、留痕可溯的印章管理体系，防范法律风险，提升行政效能。第二条本制度所称印章，是指学校及所属各部门、单位法定名称章，以及冠以学校名称的专用章（如财务专用章、合同专用章、公章、人事专用章、教务专用章、科研专用章、毕业生就业专用章等），还包括学校领导的签名章和职能部门公章。第三条印章是学校职权和对外承担法律责任的凭证，是学校行使职权、对外开展公务活动的重要工具。学校所有印章在刻制、使用、变更、销毁等环节必须严格遵守国家法律法规和本制度规定。任何部门和个人不得擅自刻制、使用、变更印章。第四条印章管理遵循“统一领导、分级负责、专人保管、审批用印、留档备查”的原则。学校党政办公室是学校印章管理的归口职能部门，负责对全校印章使用进行业务指导、监督和检查。各单位行政负责人是本单位印章管理的第一责任人，对本单位印章的规范使用和安全负领导责任。第五条本制度适用于学校所属各学院、机关各部门、各直属单位（以下统称“各单位”）及全体教职工。涉及学校下属具有独立法人资格的实体，可参照本制度制定本单位实施细则，并报学校党政办公室备案。第二章印章的分类与适用范围第六条学校印章主要分为以下几类：（一）学校法定名称章（即“学校公章”）：代表学校法人资格，是以学校法定名称刻制的圆形公章。其效力覆盖学校全部职权范围，主要用于以学校名义发出的公文、函件、合同、协议、报表、奖状、证明等对外具有法律效力的文件材料。（二）学校法定代表人签名章：代表学校法定代表人的身份，主要用于学校法定代表人授权签署的重大合同、协议、对外担保、银行开户、贷款、年度报表等法律文件，与学校公章具有同等法律效力。（三）专用章：指为履行某项专门职能而刻制的印章。主要包括：1.财务专用章：用于学校银行票据、财务报告、经费往来结算等财务事项。2.合同专用章：专门用于学校对外签订的各类经济合同、合作协议等。3.教务专用章：用于学生学籍管理、成绩单、毕业证书、学位证书（待学位评定委员会通过后加盖）等教学管理事务。4.科研专用章：用于科研项目申报、科研合同、成果鉴定等科研管理事务。5.人事专用章：用于教职工人事调动、聘用合同、工资介绍信、人事证明等人事管理事务。6.毕业生就业专用章：用于毕业生就业推荐表、就业协议书等就业相关事务。7.其他经学校批准刻制的专用章。（四）职能部门公章：指学校各职能部门、各学院、直属单位以本单位法定名称刻制的公章。其效力仅限于在学校授权范围内处理本部门、本单位职责范围内的公务事项，不得对外签订合同、承担债务或作出具有重大法律效力的承诺。第七条印章的使用必须严格限定在其适用范围内，严禁混用、代用。超出适用范围使用印章的，视为无效用印，由此产生的一切法律后果由用印人及批准人承担。第三章印镜的刻制、启用与销毁第八条学校印章的刻制实行统一审批制度。任何单位和个人不得擅自刻制印章。因机构设立、更名、撤销或印章磨损、丢失等原因需刻制、重刻印章的，须由相关单位向学校党政办公室提交正式申请，说明理由、印章名称、规格、材质等，经学校批准后，由党政办公室统一到公安机关指定的合法刻制单位办理刻制手续。第九条新刻制的印章，由党政办公室负责验收、登记、留样（包括印模），并发布启用通知。印章启用通知应明确印章的名称、启用日期、保管单位、使用范围等内容。启用通知发出前，该印章不得使用。第十条印章因单位撤销、名称变更或机构合并等原因停止使用时，原保管单位应在停止使用之日起5个工作日内将印章交回学校党政办公室封存或销毁，严禁自行处理或留存。封存的印章由党政办公室统一登记造册，定期按照规定程序销毁，并做好销毁记录。第十一条印章在使用过程中发生丢失、被盗或被抢的，保管单位应立即向学校保卫处报案，并向党政办公室报告。党政办公室应迅速采取补救措施，如声明作废、登报挂失等，同时按程序申请重新刻制。因保管不善造成印章丢失或被盗用的，将追究相关责任人的行政及法律责任。第四章印章的保管与交接第十二条学校所有印章必须实行专人保管、专柜存放。保管人应具备高度的政治责任心和良好的职业道德，严格遵守保密规定。（一）学校公章、法定代表人签名章由学校党政办公室指定专人保管。（二）各类专用章由相关职能部门指定专人保管。（三）各学院、各单位公章由各单位综合办公室或指定专人保管。第十三条印章保管人必须严格遵守“专管专用”原则，不得随意转借他人，不得委托他人代为用印。特殊情况确需代管的，须经本单位负责人批准并办理书面交接手续，代管期间承担保管人的全部责任。第十四条印章保管人应妥善保管印章，做到随用随锁，人离柜锁。严禁将印章携带离开办公场所（经学校批准的特殊情况除外），严禁将印章交由校外人员携带外出使用。第十五条印章保管人应加强对印章的安全检查，发现印章有损坏、异常情况或存在安全隐患时，应立即向本单位负责人及学校党政办公室报告。第十六条印章保管人因工作调动、离职或长期休假时，必须办理印章交接手续。交接由本单位负责人监交，填写《印章交接清单》，明确交接的印章名称、数量、印模、交接时间等，由交接双方、监交人签字确认后存档备案。未办理交接手续的，不得离职或离岗。第十七条印章存放处必须配备防盗保险柜，确保物理安全。非保管人员未经许可不得接触印章。第五章印章使用的审批权限与流程第十八条学校印章的使用实行“先审批、后用印”的制度，严禁未经审批直接用印。所有用印申请必须基于真实的业务背景和完整的审批流程。第十九条审批权限划分如下：文件类型用印范围审批人备注学校公文以学校名义发出的上行文、下行文、平行文学校党政主要负责人或受委托的分管校领导须经过严格的公文起草、核稿、会签流程合同协议学校对外签订的各类经济合同、合作办学协议、科研合同等分管业务校领导审核，报校长批准或授权涉及重大资金、资产或法律风险的，须经法务部门审查财务报表对外报送的财务决算、预算、统计报表分管财务校领导须由财务负责人审核证明信函涉及学校整体权益的重要证明、介绍信党政办公室主任或授权副主任一般性证明可由部门负责人审批涉外事项涉外合作、出国留学、国际交流等文件分管外事校领导须符合外事管理规定人事任免干部任免、人事调动、聘用合同等校长或分管人事校领导须经过党委会或校长办公会研究决定学历学位毕业证书、学位证书校长依据学位评定委员会决议第二十条用印审批流程：（一）申请：用印申请人通过学校办公自动化系统（OA）填写《印章使用申请单》，详细填写用印单位、用印事由、文件名称、文件份数、拟送达单位、申请人姓名及联系方式，并上传待盖章文件的电子版。如系统无法使用，须填写纸质申请单。（二）审核：申请人所在部门负责人对用印申请的真实性、必要性、文件内容的合规性进行审核签字。涉及多个部门职能的文件，须由相关部门会签。（三）审批：按照第十九条规定的审批权限，报请相应的领导审批。审批人应仔细审阅文件内容，对文件内容的真实性、合法性、准确性负责。对内容不明确、依据不充分或可能产生法律风险的申请，有权退回修改或拒绝批准。（四）用印：印章保管人接到经批准的《印章使用申请单》及待盖章文件后，应进行核对。核对内容包括：审批手续是否完备、文件内容与审批内容是否一致、文件份数是否与申请相符、落款名称与印章名称是否一致、文件页面是否整洁等。核对无误后，方可加盖印章。（五）登记：用印后，保管人应即时在《印章使用登记簿》上详细记录用印日期、用印单位、文件名称及编号、份数、审批人、经办人、保管人等信息。登记簿应妥善保管，存档期限不少于5年。第二十一条严禁在空白纸张、空白表格、空白合同、空白介绍信等空白凭证上加盖印章。确因特殊工作需要（如异地招生、外出采购等）需携带空白印章纸的，须经分管校领导特别批准，严格控制数量，并由经办人书面签字领用，使用后未用完的空白印章纸必须立即交回销毁。第二十二条文件内容需要修改的，修改处必须由审批人签字或加盖校对章确认，否则不得用印。打印错误的文件，应销毁后再重新打印用印，不得在作废文件上涂改后继续使用。第六章特殊情况用印管理第二十三条异地用印管理。因特殊原因（如异地签署合同、异地招投标等）确需将印章带出学校使用的，必须经过严格审批。申请单位须提交书面申请，说明外出事由、时间、地点、携带人、随行人员及安全措施，经学校主要负责人批准后，由印章保管人或指定专人（通常为两人以上）携带前往。印章外出期间，携带人必须做到印章不离身、专柜保管，严禁将印章交由对方单位或无关人员保管。用印过程须有本校人员全程在场监督。返回学校后，携带人应立即将印章交回保管人，并报告外出用印情况。第二十四条电子印章管理。学校推广使用电子印章，以提高办公效率。电子印章与实物印章具有同等法律效力。电子印章的申请、制作、使用、授权、注销等管理参照实物印章执行，并由信息技术中心负责技术支持和安全保障，防止电子印章被盗用、篡改或滥用。使用电子印章的，必须通过学校指定的电子政务平台或经安全认证的办公系统进行操作，严禁在未经安全认证的网络环境中使用。电子印章的密钥或U-Key应由专人保管，不得转借。第二十五条急件用印管理。对于突发紧急事件，无法按正常流程履行书面审批手续的，经请示审批人同意后，可先用印，但用印申请人必须在用印后3个工作日内补齐审批手续，并在申请单上注明“急件补办”字样。印章保管人应做好记录并追踪补办情况。第七章印章使用的禁止性规定第二十六条任何单位和个人在印章使用中严禁有以下行为：（一）未经批准擅自刻制、启用、变更、销毁印章；（二）在空白纸张、空白介绍信、空白合同、空白表格上加盖印章；（三）使用伪造、变造的印章；（四）将印章转借他人，或交由校外人员携带、保管、使用；（五）擅自改变印章的适用范围，混用不同类别的印章；（六）未经审批，在内容不真实、不合法、不完整的文件上加盖印章；（七）利用印章谋取私利，进行诈骗、担保等违法活动；（八）因保管不善导致印章丢失、被盗或被抢，隐瞒不报或迟报；（九）在用印过程中弄虚作假，如偷盖、私盖、越权批准用印；（十）其他违反本制度及国家法律法规的行为。第八章监督检查与责任追究第二十七条学校党政办公室、纪检监察室、审计处等部门应定期或不定期对各单位印章的管理和使用情况进行监督检查。检查内容包括：印章保管是否安全、审批流程是否合规、登记记录是否完整、用印文件是否存档等。第二十八条检查中发现的问题，应向相关单位发出整改通知书，限期整改。相关单位应在规定时间内将整改结果书面报告检查部门。第二十九条建立印章管理责任追究制。对违反本制度规定，造成学校声誉损害、经济损失或不良影响的，学校将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评、行政处分；涉嫌违法犯罪的，依法移送司法机关处理。（一）因审批人把关不严、盲目批准，导致不良后果的，由审批人承担主要领导责任。（二）因保管人管理不善、违规操作，导致不良后果的，由保管人承担直接责任。（三）因申请人弄虚作假、提供虚假材料，导致不良后果的，由申请人承担全部责任。（四）单位负责人对本单位印章管理混乱、问题频发负有领导责任的，追究其领导责任。第三十条学校鼓励全校师生对印章使用中的违规行为进行监督和举报。举报线索经查证属实的，学校对举报人予以保护和适当奖励。第九章附则第三十一条本制度未尽事宜，参照国家有关法律法规及上级主管部门的规定执行。第三十二条本制度所涉及的各类申请表、登记簿、交接清单等表单格式，由学校党政办公室统一制定。第三十三条本制度由学校党政办公室负责解释。第三十四条本制度自发布之日起施行。以往学校有关印章管理的规定与本制度不一致的，以本制度为准。如遇国家政策调整，按国家新政策执行。第三十五条本制度的修订程序与制定程序相同。修订建议由党政办公室收集、汇总，报学校校长办公会审议通过后发布。第三十六条本制度附件包括：《印章使用申请单》（样本）、《印章使用登记簿》（样本）、《印章交接清单》（样本）、《印章刻制审批表》（样本）。这些样本是本制度不可分割的一部分，各单位在使用过程中应严格按照样本格式执行。第三十七条针对学校所属的独立学院、附属单位等具有独立法人资格的机构，其公章管理应遵循其章程及登记管理机关的规定，但其使用学校名义或学校校誉时，必须遵守本制度规定，经过学校授权审批。第三十八条涉及国家秘密的文件、资料的用印管理，除遵守本制度外，还应严格遵守国家及学校保密工作的相关规定。第三十九条本制度旨在构建一个闭环的印章管理体系，通过制度约束、流程控制、技术防范和人员教育，确保学校印章的绝对安全和使用规范。全校各单位应组织教职工认真学习本制度，确保每一位相关人员都能熟知制度内容，并在实际工作中严格遵守。第四十条在执行本制度过程中，如遇到具体操作层面的疑难问题，应及时向学校党政办公室咨询，不得擅自作主或随意变通。对于制度执行中出现的普遍性问题，党政办公室应及时收集整理，并根据实际情况对制度进行动态调整和完善，以适应学校发展的需要。第四十一条本制度强调了印章使用的法律责任和风险防控意识。各单位应建立健