运输企业操作岗实习

《企业项目实践》

深圳海X现代物流有限公司企业人（单证操作）岗（林X庭）匹配评

价与优化实践

技师工作站名称：深圳海X现代物流有限公司

班级：班物流J4

学号：201600559

姓名：

专业：现代物流管理

学校指导教师：

企业指导教师：

深圳技师学院物流管理专业

二0二0年六月

目录

一.企业实绍.............................................1

二,工作岗位与工作内介绍..................................2

三,物流业面临挑战和机遇..................................3

四,货代单证业务的管理....................................4

五,岗位职业知识能力与素质要求及评价表....................5

六,单证业务存在的问题.....................................6

七,对单证业务中的问题解决方案.............................7

八,常见注意事现............................................8

九,资源需求分析............................................9

十,报告总结与鉴定.........................................10

一,实习企业介绍

深圳市海x物流股份有限公司成立于2001年，经过多年的艰苦创业、积极开

拓，2010年11月完成股份制改造，2014年1月成功登陆全国中小企业股份

转让系统（即“新三板），成为新三板首批挂牌的首家物流企业，股票简称:

海x物流，股票代码：430377c海x物流以“持续为客户创造更高价值”为

经营哲学，多年来服务于众多国内国际品牌客户，获得好评无数。作为国内

领先的供应链管理服务企业，主要为国际采购商及其制造商、大型零售商及

其供货商、品牌商及其分销商等客户提供国际国内、线上线下的供应链管理

服务。包括全链全渠道的物流管理、领先物流服务（LLP）、商业数据服务、

贸易代理服务、供应链金融服务等，是集物流、商流、信息流、资金流于一体

的综合性供应链管理服务企业。

二,工作岗位与工作内容介绍

工作岗位：本人担任国际货代部门里的海运组，主要负责海运整柜的操作，整

理文件，提单的确认，核对和签发，操作的日常事务助理，月度统计和分析，

核实报价准确度，及时提供给财务，收回款项，对客户日常的操作及维护，

积极主动尽职尽责完成工作。

1.工作内容：业务熟悉

第一天去单位实习，是从熟系部门的员工和介绍自我，简单的介绍了我们部

门整体框架，简述细节上部门的同事安排，以及业务上的调整，对每个人业

务的要求，以及分配业务的实际安排。部门给我安排了一位精英，让我从他

哪里学习，并把业务接手过来，进行整顿。首先我了解到是和谁交道，主要

洽谈的是何种业务，第一是联系客户，洽谈业务，签订合同，成交货物等这

几个方面，联系客户就是先与下级客户沟通，问清楚客户是什么产品，规格

怎么样，价格如何，数量的多少，注意事项等，然后找到上级客户，说清楚

下级客户的要求，若能满足就签合同，公司与客户签订合同之后，就到了运

输的环节，风险无处不在，回避风险才是重点，若是发生突然地变故，要灵

活的运用身边的同事，寻找帮助，第一时间解决客户的问题。

2.业务操作

前面简述的是业务熟系的简单操作，这是自己工作岗位职责的前半部，具体

的操作流程，在于后半部分的自己，以下是我自己做的第一天业务为例。

第一步：确认客户的信息

通过客户提供的资料，填写提单，将细节性的东西，进行升级的概括，客户

如果迟迟不确认的话，要及时跟客户确认，打电话，任何的沟通方式尽可能

和客户确认到。

第二步：代理确认信息

对于某些特殊的货物，需要和代理对单，信息尽可能的准确，一次到位，如

果代理没有确认过来的话，只要发货人确认了信息就可以进行下一步骤的实

施环节，但是要把确认信息答应留底。

第三步：跟船公司进行下步的确认信息，提单上的信息是否与自己与给出的

信息是否一致，有无错误，比如它会少个符号，或者是少个字母，这些细节

上的东西，一定要仔细检查，因为一旦有错误产生，那么就会产生改单费这

些打的费用，可能会因此使得利润有所下降，所以在核实准确无误后，再和

船公司说你核实清楚，准备发账单给货代，安排付款。

第四步：在与船司确定了之后，等到船开，你要发账单给代理确认，确认账

单的金额和项目，是否有差错。要及时回复代理的信息，还要发两张单给代

理，确认好单上的内容，有错误的话要及时和代理确认，避免有费用产生。

第五步：船开后，要客人确认开船后的信息，及时给客户信息回传提供，之

后要给客户开账单，跟客户确认账单里的信息，确认客户是否需要放货，如

果要放货的话，需要提供什么文件，第六步：船开之后，要和船司进行确认

账单，尽快付款，有的船司要在船开之后，十四天内付款，要注意些细节上

的东西，有写邮件上细小内容也要留心留意。

三,货代单证业务的管理

1.现状调查

通过单证业务的不同环节，大致的可以分为报关文件，清关文件和佣金支付

文件。报关文件中，所需的有商业发票，装箱单，销售合同，报关单和报关

委托书，以及申报要素和出口收汇核销单七件，商业发票是所有结汇单据的

核心，因此，它的金额和数量是报关货物的总植，所以在后续买保险时候，

我们也是根据此单上的货物总值来进行投保。同样的，装箱单的重量和数量

也的必须与报关单上的一致，它也是发票上的一种补充，同时这两者在后续

需要出产地证以及COO时候，都需要与提单上信息相互对应，以便更快的制

作单证，而佣金文件就是根据不同的供应商和客户制作各异的佣金支付文件,

以代理指定货FOB的为补充，一般收客人的账单中，有实报实销的木地费,

加上是否报关和安排拖车等业务的费用。

2.管理制度

对于我们部门对单证的管理可分为三步，第一步，对于每个客户到不同的港

口所需的文件进行电子档案备份，第二步，所有电子档案都有模板进行实施

的调整，第三步是完成所有文件会进行装订，月底对单子进行汇总。

五,岗位职业知识能力与素质要求及评价表

同位工作职贡|跟单、对单、费用制作、收付款、放单

同位名松物流货代单证员

工作流程催促&接收VGM、补料一递交提单信息一核对提单一跟踪货柜情况一开账单一催款一及时付款给船司一寄单（放单）

岗位沟通桂客人-船司-代理-海X-

沟通中的典型问题信息传输不到位，专业力度不够强。

问题后的解决¥号施及时回复船司，客户信息，依1到即到，既发送态度，处理事情之前要多同，增加自己的专业度。

工作评价难度专业知评价难度重要度专业能力要求评价难度重要度职业素质要评价难度重要度

识要求求

任务

学专学专学专学专学专学专学专学专学专学专学专学专

生家生家生家生家生家生家生家生家生家生家生家生家

1.制8141.1了解941能够迅速反应914顺畅的沟通922

战SI和

作提制作提单细节能力

VGM时

单间点

1.2各个

624能够及时回馈132有一定的耐911

港n

信息给船司0心以及贡任

HSCOOD

的要求心

清楚

1.3

免

柜和好与客人

最532能修识别柜子121833

大

的

申的重要性并和0沟通甩柜的

清

大

教

是中请保柜事项

粉

：

1.4

要913能给在船司官843信息快速阅844

制网上查询柜子读能力

的

有货物进度情况

了

1解

2.1

各

付4个记录船可催2

2.81船941枳微主动向船91492

半

账

款时单司催问账单要账单渠道

的

“£

效性

客人

2.2624能给准确传达132耐心的询问911

付款的

方式信息给船司0客人

收代

2.3532能筋识别板子121和海外同时833

理的账

的柬要性并和准确的沟通

单数额0

申请不甩柜

2.4同行

913能绐在船司官843及时发现业844

账单模

式网上查询柜子务与同行沟

货物进度情况通的细节

实时

3.船8143.1941比客人早一步914掌握不同船922

关注船

掌握货物实时

期跟期动态司的查询船

踪变化期渠道

期

通624能够及时反馈132有一定耐心911

告给相关人员0跟相关人员

沟通

;?理

3.3

人

客532迅速向船司申121电话或者邮833

向

甩

释请保柜流程0件及时沟通

解

柜自己的柜子

上船

六.单证业务存在问题

1.数据不一

在报关的时候，我们有时候会遇到销售合同和报关单金额不同,

也导致了装箱单和发票等文件的金额，品名是，数量会有所不同,

也影响我们出证的效率，而这些的不同都会导致出入有误，严重

的会影响报关，随之就会影响出货，延误船期造成额外费用的产

生。

2.放单操作不及时

对于出口不同港口的货物，要求的海运时效和付款时效会跟着有

所改变，在国庆临近放假期间，出口到东南亚国家只需要两三天

就可以到港，到港之后要及时向船司传达放货的信息，但是由于

到港在放假时候，忽略付款时间和船司也不上班的漏点，造成柜

子子目的港产生额外的费用，导致提货时效缓慢。

3.文件寄出的时间不及时

外贸业务具有很强的时间性，订舱时间，出货时间，截关时间,

开船时间等，在每个时间段应该相应的提交文件，有的报关文件

在没装柜前三天寄出，又加上快递时效耽误了报关的时效，同时

延误了每个节段的文件的提交，都会产生一定的费用，影响柜子

上船等。

4,内部交流面单缺乏规范

海x的出口和进口业务涉及广泛，美国加拿大，越南，印度等清

关要求各有不同，而采用的贸易术语和注意事项也不同，但是在

面单交流上没有达到一个规范的电子模板，这样的弊端是易造成

后续交接工作的细节，时效的拖延。

七.对单证业务中的问题解决方案

1,单证员做单证时候，应要牢记7文件4核对的原则，7是报关

文件的文件数，4是销售合同，商业发票上的金额要和报关单上

的金额核对，装箱单上的毛重与净重应与报关单毛重栏和净重栏

相对。

2•每个单证员上可以在面单上做好记录日期，同时有需要交接的

可以提供规范的表格记录事件，通过表格可以一目了然的知道跟

单情况，可以防止漏发文件和操作的遗失。

3•为了防止文件没有及时的寄出，将不同文件所需要报关的可以

用不同的便签纸进行标记，红色代表一天内紧急的文件，黄色代

表一周内可报关的，同时，绿色代表待处理文件等操作模式，可

以避免人为的失误。

4,由于缺乏规范的单证格式，单证是最了解每票货物在不同港口

的操作，所以在每一票都可备注注意事项和清关文件等，最后单

证文件汇总到业务，由业务集中做最后的总结，将每个面单上的

注意事项汇总到一个规范的表格，这样也可以一直流到后面的每

个单有个规范的格式。

八，常见注意事现

12各个港口的要求1.2要求一般有需要COO,FE,等

1.3清楚免柜最大的申请天数是多少1.3一般最长是由28天，自有分配

2.4拆单操作2.4一般网站有设立，或者订舱备注

2.3目的港放单的要求以及需要的资2.3放单需要电放或者swb

料

4.2账单币种的熟识4.2代理的币种有USD/EUR

5.1及时收款的重要性以及迟付款带5.1清楚客人是月结还是票结，以及要账

来的影响单要提交了解付款期限

5.2了解客户的习惯5.2一般VIP客户需要账单排序或者开票

备注不同的项目

5.3审核对账能力才5.3第一时间向业务所取报价进行审核

6.2货代行业基础的出单术语及放单6.2电放需要保函或者正本，swb可能要

操作要求保函

1,4查询柜子货物跟踪、本地柜子上网查/外地名询问船司或同行

2.2在船司的官网上递交补料矛2.2官网提交补料注意备注

2.4询问客户出单方式2.4传单方式是货代单还是船东单

3.2核对提单3.2主要核对件毛体和收发货人hscode

3.3改单了3.3确认好改单的费用以及流程

4.2发送账单给客户4.2核对价格与报价是否有差

4.4能给了解当前汇率并及时告知4.4询问客户需要开什么币种账单

港确汇率给客户5.2及时告知客户付款时效以及延迟的

、

5.2及时催款&付款*后果

ACC-A4Ar4-i/Ur4-iftlR=1彳匕

6.2填写保函等放单资料安排放货*6.2注意填与电放保函内容给船司放货

13迅速行动*1.3节假日注意到港的货物及时放单

2.3协调与沟通2.3异常处理甩柜等事件先与客户沟通

3.1邮件通知拟写能力3.1大部分邮件通知有格式可以设置快

3.2认真、细心观察的观察力,速模板

>

4.1观察记录以及学习能力『3.2认真、细心观察的观察力

4.3新工作系统学习能力

A3*4t・11观恭记於以►zA及ZX不1惜1里多夕问IT

4.4语言组织能力夕4.3新乐统携而小次约

5.3耐心、沟通、文档处理能力》44名参照原来的旧样板

6.1邮件撰写以及外语沟通能力>53使用快捷健快速学会文档处理

6.3时间把控能力

sV6.1।w邮p件ri撰J灭写v可以匕人-1卜—口百/又府W翻JJH译或日者询问ru

海外市场同事帮忙沟通

九.资源需求分析

1.自我资源需求（时间、物资、心力…）

⑴单证员是需要足够的时间以及充沛的精力和细心的能力来完成一个单证从接收到

放单的过程。

时间，因有时单证过多，文件需要在规定的