钢铁公司采购审批制度

钢铁公司采购审批制度一、总则

(一)目的：依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》及企业年度经营计划，针对采购环节存在的流程不清、价格不优、质量不稳等问题，旨在规范采购行为，降低采购成本，防范采购风险，确保生产物资稳定供应。

1、明确采购申请、审批、执行、验收各环节职责；

2、建立供应商管理机制，提升采购质量与效率；

3、控制采购预算，降低库存积压风险。

(二)适用范围：适用于公司所有部门及员工发起的物资采购活动，包括原材料、辅助材料、备品备件、设备工具等。例外适用场景为单一采购金额低于人民币伍仟元的简易采购，由部门负责人直接审批。

1、覆盖生产部、采购部、仓储部、财务部等部门；

2、适用于正式员工及授权的外包人员；

3、不适用于员工个人消费类采购。

(三)核心原则：坚持比价采购、质量优先、权责明确、风险可控原则，结合钢铁行业特点补充“安全合规、绿色采购”原则。

1、所有采购活动必须符合国家安全生产标准；

2、优先选择绿色环保材料供应商；

3、采购决策需兼顾成本与质量，禁止盲目低价。

(四)层级与关联：本制度为专项管理制度，与《公司财务报销制度》《供应商管理制度》等关联，冲突时以本制度为准，特殊情况报总经理审批。

1、采购付款需依据本制度及财务制度执行；

2、供应商评价结果纳入《供应商管理制度》管理。

(五)相关概念说明。

1、采购申请：部门提出的物资需求清单及用途说明；

2、比价采购：至少选择三家供应商进行价格对比；

3、验收合格：物资数量、质量符合采购合同约定。

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二、组织架构与职责分工

(一)组织架构：公司设采购部负责采购管理，生产部、仓储部为需求部门，财务部负责付款审核，质量部负责验收监督，总经理为最终决策者。

1、采购部承担采购组织、供应商协调职责；

2、生产部负责物资需求计划制定；

3、仓储部负责到货验收与入库管理。

(二)决策与职责：总经理负责采购金额超过人民币壹拾万元的事项审批，部门负责人负责本部门采购申请初审。

1、总经理审批权限涵盖设备采购、大额采购；

2、部门负责人审批权限限于部门年度预算内物资。

(三)执行与职责：

1、采购部职责：编制采购计划、执行比价采购、签订采购合同、跟踪供应商履约；

2、生产部职责：每月提交物料需求清单，参与质量验收；

3、仓储部职责：核对到货数量、检查外观质量、办理入库手续；

4、财务部职责：审核采购发票、办理付款手续；

5、质量部职责：出具验收报告，对不合格物资提出处置建议。

(四)监督与职责：质量部每月抽查采购物资质量，采购部每季度汇总供应商履约情况，发现异常立即通报相关部门。

1、质量部监督结果作为供应商评级依据；

2、采购部监督结果纳入部门绩效考核。

(五)协调联动：建立采购协调会制度，每月首月召开，生产部、仓储部、采购部参会，解决采购进度、质量等问题。

1、协调会由采购部主持，记录决议事项；

2、跨部门争议由总经理协调解决。

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三、采购流程与审批权限

(一)采购申请：部门填写《采购申请单》，注明物资名称、规格、数量、用途、预算金额，经部门负责人签字后报采购部。

1、紧急采购需附情况说明，加急程度对应审批加速；

2、重复性采购可模板化申请，减少单次填报工作。

(二)采购审批：采购部根据物资类别及金额按权限审批。

1、金额低于人民币伍仟元，采购部负责人审批；

2、金额超过人民币伍仟元低于人民币壹拾万元，采购部提报总经理审批；

3、金额超过人民币壹拾万元，采购部提交采购部会议讨论，总经理最终审批。

(三)供应商选择：采购部通过询价、比价方式选择供应商，建立合格供应商名录。

1、首次采购需进行资质审核，包括营业执照、生产许可证、质检报告；

2、名录内供应商优先选择，名录外供应商需重新审核；

3、每年更新名录，淘汰不合格供应商。

(四)合同签订：采购金额超过人民币壹仟元必须签订采购合同，明确物资规格、数量、单价、交货期、违约责任。

1、合同模板由采购部统一管理，特殊条款另行约定；

2、合同签订后报财务部备案，作为付款依据。

(五)到货验收：仓储部在到货后四小时内完成数量核对，质量部在八小时内完成抽检，出具验收报告。

1、数量误差超过百分之伍或外观存在严重缺陷，拒收并退回供应商；

2、验收合格物资办理入库手续，不合格物资隔离存放并报采购部处理。

(六)付款结算：采购部凭验收报告、发票、合同办理付款，财务部审核无误后按合同约定支付。

1、预付款比例不超过合同金额的百分之伍；

2、验收合格后七个工作日内完成尾款支付。

四、采购标准与规范

(一)管理目标与核心指标：设定年度采购成本降低百分之伍的目标，核心指标包括采购及时率、质量合格率、供应商准时交货率，数据来源于采购部月度统计报表。

1、采购及时率以需求部门提交申请后七个工作日内完成采购的比例统计；

2、质量合格率以验收合格物资数量占到货总量的比例统计。

(二)专业标准与规范：制定采购物资质量标准，钢铁材料需符合GB/T系列国家标准，备品备件优先选用原厂配件，标注高风险控制点及防控措施。

1、高风险控制点为关键设备采购、特种物资采购，防控措施包括强制资质审核、第三方检测；

2、绿色采购要求优先选择环保认证供应商，可适当提高采购单价上限。

(三)管理方法与工具：采用比价法选择供应商，使用Excel模板管理采购数据，明确数据录入与核对要求。

1、比价法需记录三家以上供应商报价，择最低者中标，特殊情况需说明理由；

2、Excel模板需包含物资名称、规格、三家报价、中标单价等字段，采购部每周核对一次数据准确性。

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五、采购业务流程管理

(一)主流程设计：采购申请经部门负责人签字后提交采购部，采购部比价审批后签订合同，仓储部验收合格后财务部付款，流程时限控制在物资需求提报后三十个自然日内。

1、需求提报环节由生产部负责，需说明物资用途及紧急程度；

2、合同签订环节由采购部负责，需确认供应商资质及交货期。

(二)子流程说明：紧急采购需增加电话确认环节，大额采购需附采购部会议纪要。

1、紧急采购先电话确认供应商可否当日发货，后续补办手续；

2、采购部会议由部门负责人主持，记录需经参会人员签字确认。

(三)流程关键控制点：物资验收需核对数量、规格、外观，不合格物资立即隔离，并通知采购部联系供应商。

1、数量核对由仓储部负责，误差超过百分之伍需拍照留证；

2、质量验收由质量部负责，抽检比例不低于百分之伍，记录需包含检验日期、检验人、检验结果。

(四)流程优化机制：每年十月组织流程复盘，简化审批环节，优化结果需报总经理批准后执行。

1、复盘内容包含流程时长、问题次数、改进建议；

2、简化审批环节需明确具体措施，如金额低于人民币壹仟元的采购申请可直接由采购部审批。

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六、权限与审批管理

(一)权限设计：采购部负责人审批金额低于人民币壹万元采购申请，总经理审批金额超过人民币伍万元采购申请，权限设置以年度预算为基准。

1、常规权限由采购部负责人掌握，特殊权限需总经理授权；

2、权限变更需书面记录，并报财务部备案。

(二)审批权限标准：审批分为初审、复审两级，初审由采购部业务员执行，复审由部门负责人执行，审批时限分别为二个工作日、一个工作日，禁止越权审批。

1、初审需核对申请完整性，复审需评估金额风险；

2、审批记录需在OA系统留痕，财务部每月抽查一次完整性。

(三)授权与代理：授权需明确授权范围、期限，代理最长不超过十五个工作日，交接时需当面清点物资并签字确认。

1、授权书需包含授权人、被授权人、授权事项、授权期限；

2、代理期间产生的责任由授权人承担，交接时需注明未完成事项。

(四)异常审批流程：紧急采购需采购部负责人签字，加急金额不超过人民币伍万元，异常审批需附书面说明并报财务部备案。

1、加急采购需说明原因及紧急程度；

2、财务部备案需记录审批人、审批时间、审批依据。

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七、执行与监督管理

(一)执行要求与标准：采购部需每月编制采购统计表，包含物资名称、规格、数量、单价、供应商、验收结果等字段，数据需与财务部、仓储部核对一致。

1、统计表需在每月五日前完成，纸质版存档，电子版上传OA系统；

2、数据不一致时需追溯至原始单据，明确责任主体。

(二)监督机制设计：质量部每月抽查采购物资质量，采购部每季度汇总供应商履约情况，财务部每半年审核采购付款合规性。

1、质量部抽查需记录物资名称、规格、抽检数量、合格情况；

2、采购部汇总需包含供应商名称、交货及时率、质量合格率、价格合理性。

(三)检查与审计：总经理办公室每年组织采购专项审计，重点关注价格差异、合同履行情况，检查结果形成简单报告并通报相关部门。

1、审计内容包含采购流程合规性、价格合理性、合同纠纷情况；

2、报告需明确问题、责任主体、整改措施及完成时限。

(四)执行情况报告：采购部每月向总经理提交执行情况报告，包含采购金额、及时率、质量合格率、存在问题、改进建议等核心内容，报告需在每月十日前完成。

1、报告需用A4纸打印，电子版同时上传OA系统；

2、总经理需在报告上签字确认，作为绩效考核依据。

八、考核与改进管理

(一)绩效考核指标：设定采购及时率、质量合格率、成本控制率、供应商准时交货率四项核心指标，权重分别为百分之贰、百分之肆、百分之叁、百分之壹，考核对象为采购部及相关部门负责人。

1、采购及时率以需求提交后三十个自然日内完成采购的比例统计；

2、成本控制率以实际采购成本与预算差异的绝对值占预算比例衡量。

(二)评估周期与方法：每季度进行一次考核，采用评分法，满分壹拾分，六分以上为合格，考核方法为数据统计与现场核查结合。

1、数据统计由采购部负责，现场核查由总经理办公室组织；

2、考核结果用于绩效奖金分配及岗位调整。

(三)问题整改机制：建立“发现-整改-复核-销号”闭环，一般问题整改时限为十五个工作日，重大问题不超过一个月，整改结果由责任部门负责人复核。

1、发现问题需记录时间、地点、责任部门、整改措施；

2、复核不合格需重新整改，并追究部门负责人责任。

(四)持续改进流程：每年五月组织制度评估，收集各部门建议，评估结果经总经理批准后执行。

1、建议收集通过OA系统进行，无书面记录；

2、评估结果需简化为具体改进措施，并明确责任部门。

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九、奖惩管理办法

(一)奖励标准与程序：奖励情形包括采购成本降低百分之伍以上、重大质量问题避免等，奖励类型为现金奖励或部门评优，标准由总经理确定，程序为采购部提名、部门负责人审核、总经理审批。

1、现金奖励金额不超过采购金额的百分之壹；

2、部门评优需在部门会议上宣布。

(二)处罚标准与程序：违规行为分为一般、较重、严重三级，处罚标准为警告、罚款、降级，程序为采购部调查、当事人陈述、部门负责人审批、财务部执行。

1、一般违规为采购金额低于人民币壹万元且未造成损失；

2、罚款金额不超过当事人当月工资的百分之壹。

(三)申诉与复议：当事人可向总经理办公室提出申诉，时限为收到处罚决定后五个工作日，总经理办公室在三个工作日内完成复议并出具结果。

1、申诉需书面提交，包含事实说明；

2、复议结果需通知当事人并留存记录。

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十、附则

(一)制度解释权：本制度由采购部负责解释，重大问题报总经理决定。

1、解释结果通过OA系统发布；

2、与公司其他制度冲突时以本制度为准。

(二)相关索引：本制度涉及《公司财务报销制度》《供应商管理制度》等，索引清单由采购部维护更新。

1、索引清单包含制度名称、发布日期、版本号；

2、更新频率为每年一次。