第2章-信息管理原则

第二章

信息管理的原则本章知识要点系统原则整序原则激活原则共享原则搜索原则2信息管理概论2.1

系统原则系统原则，是指以系统的观念和方法，立足整体，统筹全局地认识管理客体，以求获得满意结果的管理思想。系统原则的内容包括以下三个理念：整体性理念历时性理念满意化理念3信息管理概论2.1

系统原则2.1.1整体性理念

整体性理念，指的是信息管理者在管理中应该把管理客体作为一个合乎规律的由若干个部分组成的有机整体来认识。整体性理念包括三个方面的内容：（1）系统整体效应的发挥是以整合合理和管理得力为前提的。（2）系统是开放的，管理中需要正确处理与上位系统的关系。（3）系统是一个整体，处理问题时不能将部分割裂开来认识。4信息管理概论2.1

系统原则（1）系统整体效应的发挥是以整合合理和管理得力为前提的系统的整体效应：系统的整体功能大于组成系统的各个部分的功能之和。进行系统整合时，整合进新系统的各个部分要具有某种相关性，相关性越强就越合理，再加上整合后管理工作能够跟得上，其整体效应就越强。5信息管理概论2.1

系统原则（2）系统是开放的，管理中需要正确处理与上位系统的关系。这项原则要求：一项工作，如果在本系统（局部）是可行的，是应该做、需要做的，但是从上位的大系统（整体）来看是不可行的，那么局部就不能“行”。如果从上位的大系统（整体）来看是可行的、必须的，而在局部看来是不可行的，则局部仍旧必须“行”。让你行，你就行，不行也行说不行，就不行，行也不行不服不行6信息管理概论2.1

系统原则（3）系统是一个整体，处理问题时不能将部分割裂开来认识。系统的整体性质、规律及其功能，存在于各个部分之间的相互联系之中。人们在实际工作时往往不自觉地把管理客体分割成若干个部分，在分别考察完之后只是机械地叠加起来，没有能够从整体的角度、从各部分之间的相互作用和相互制约的角度来思考问题，违背了系统的整体性，以致造成决策失误。7信息管理概论2.1

系统原则2.1.2历时性理念历时性理念，指的是信息管理者在管理中必须注重管理客体的产生、发展的过程及其未来的发展趋势，要把管理客体当作是一个随时间推移而变化着的系统来考察，根据管理客体在形成的过程中所表现出来的规律来认识客体。系统作为一个整体，有一种自适应能力。随着系统内外环境的变化，系统自身能够随之变化，或者变得越来越强，或者变得越来越弱，乃至消亡。信息管理者能够把握这种变化的规律，就能够使自己管理的系统走向强大，即使是避免不了的消亡，也能够寻找到新的发展点。8信息管理概论2.1

系统原则2.1.3满意化理念满意化理念，指的是信息管理者在管理中必须对管理客体进行优化处理，根据本系统的需要和可能，选择满意度最高的方案。满意化理念包括两层含义：（1）决策方案的选择标准是“满意”而不是“最优”（2）决策的满意化方案可以通过调整信息系统的结构来实现9信息管理概论2.1

系统原则（1）决策方案的选择标准是“满意”而不是“最优”满足：选择标准满意：最优：决策者在找到一个比较合适的方案后，虽然也知道还可以找到更加合适的方案，但是他不愿意再找了，满足于已经获得的方案。决策者找到了最适合于自己的方案决策者意在寻找客观上最好的方案

注意:在实际工作中，只能是权衡利弊，统筹全局，兼顾各方，选择对本组织来说满意度最好的方案。10信息管理概论2.1

系统原则（2）决策的满意化方案可以通过调整信息系统的结构来实现任何组织的信息系统都可以通过人为调整来进行优化处理。对系统作优化处理必须是局部优化要以整体优化为指导，整体优化要通过局部优化来进行协调，将整体结构设置和局部协调相结合来达到优化系统的目的。11信息管理概论2.1

系统原则——小结系统原则整体性理念历时性理念满意化理念（1）系统整体效应的发挥是以整合合理和管理得力为前提的。（2）系统是开放的，管理中需要正确处理与上位系统的关系。（3）系统是一个整体，处理问题时不能将部分割裂开来认识。（1）决策方案的选择标准是“满意”而不是“最优”（2）决策的满意化方案可以通过调整信息系统的结构来实现12信息管理概论2.2

整序原则信息管理的整序原则是指对采集到的信息按某种特征进行排序的管理思想。信息的整序类型包括：

分类整序主题整序著者整序：以著者姓名的字顺为序的整序方法号码整序：以信息单元的固有序号为序的整序方法时间整序：以信息单元发表的时间或事实发生的时间为序地区整序：以组织所在地区名称字顺为序的整序方法部门整序：以组织内部门名称字顺为序的整序方法计算机整序：运用计算机的排序功能，给存入计算机的信息进行整序的方法13信息管理概论2.2

整序原则2.2.1分类整序分类整序的规则（1）通用标准：关于图书、期刊等的分类可依照以下之一，《中国图书馆分类法》、《中国科学院图书馆图书分类法》、《中国人民大学图书馆图书分类法》（2）按逻辑学划分规则分类：划分必须相称;划分的子项不能越级；不要互相交叉重复；每次划分标准必须唯一。不适合采用通用标准的分类整序可用此方法完成。14信息管理概论2.2

整序原则分类整序的步骤和要求依通用标准分类（1）选择和熟悉分类法（2）分析分类对象，确定每个对象属于分类体系中的哪一个类目（3）给分类对象标上分类号→结束依逻辑学规则分类（1）按“方便用户检索”的原则选择信息的适当特征作为分类依据；（2）逐级划分，确定类名；（3）同类过多，类内再整序；（4）给类名编号得到分类表，确保分类表稳定。15信息管理概论2.2

整序原则2.2.2主题整序主题整序是以能够代表信息单元主题的词语作为信息标识、再按词语的字顺为序的整序方法。给信息单元提取主题词的过程通常称为“主题标引”。主题整序主要适用于公用文献型信息资源和机关公务文书的整序。在对公用文献信息进行主题标引时，通常根据信息单元的内容选取3~8个主题词，再将各信息单元选出的主题词按字顺为序排列。以后再有新的信息加入时，若已有的体系中已经有这一词语，则该信息即归入此处；若体系中没有这一词语，则按照字顺将此新词插入适当的位置即可。16信息管理概论2.2

整序原则主题整序的要求主题整序的要求主要是对选取主题词的要求：

必须选取能够代表信息单元主题的词语所选择的主题词，应该概念单一、准确，概念的外延应尽可能地缩小，尽可能选最接近信息单元主题的那个层次的词。尽可能选择规范词。学术性文献应该选择正式出版的《汉语主题词表》中所列的规范词，公文用主题词应该选用国务院办公厅发布的《国务院公文主题词表》中所列的规范词。如果实在没有规范词，或者不熟悉主题词表，可以选用本领域内使用频率高、比较通用的词语。17信息管理概论2.2

整序原则——小结整序原则

分类整序主体整序著者整序号码整序时间整序地区整序部门整序计算机整序18信息管理概论2.3

激活原则信息管理的激活原则，是指对所获得的信息进行分析和转换，使信息活化，为我所用的管理思想。信息激活的方法：综合激活法

推导激活法

联想激活法19信息管理概论2.3

激活原则综合激活法，是通过对已经拥有的众多相关信息进行深入分析和理解，根据需要将它们逻辑地组合起来或加以转换，以求获得新信息的方法。综合激活法：简单综合

辩证综合2.3.1综合激活法20信息管理概论2.3

激活原则这是“部分相加等于整体”的综合或者说“1+1=2”的综合，是将已有的众多信息简单地合在一起，以求获得新信息的方法。简单综合分为5种：纵向综合

横向综合外观综合方面综合纵横结合的综合简单综合21信息管理概论2.3

激活原则纵向综合：将过去的信息和现在的信息合在一起，以求获得新信息的方法。横向综合：将同一时期各种相互关联的、不同区域、不同方面的信息综合一处，以求获得新信息的方法。22信息管理概论2.3

激活原则外观综合：将具有某种关联的若干外表现象、外观信息综合在一起，以求获得新信息的方法。方面综合：将有关管理客体的某一个方面的全体信息提取出来，以求综合成新信息的方法。纵横结合的综合：针对若干拥有的信息，综合运用上述4种手段，以求获得新信息的方法。23信息管理概论2.3

激活原则这是“部分相加大于整体”的综合，或称为“1+1＞2”的综合。它是通过对已有信息的多侧面综合，并加以推演和发展以求获得新信息的方法。它可以是综合后的深化，也可以是由简单综合出复杂，或者是从信息群中发现具有共同点的综合。辩证综合分为3种：兼容综合

扬弃综合典型综合辩证综合24信息管理概论2.3

激活原则兼容综合：这是将来自不同区域、不同角度、不同方面、不同层次的信息集中起来，兼顾考虑，进行推演，以求达到多样统一的综合。扬弃综合：这是对若干个在内容上相互矛盾的信息，既不是全部抛弃也不是全部接受，而是辩证地分析，剔除其中的伪信息，保留真信息的综合方法典型综合：这是根据具有典型意义的局部信息作出整体判断的综合。典型综合的关键在于典型性，如果拥有的信息本身不具备典型性，那么由此综合出来的信息就不可能是正确的。25信息管理概论2.3

激活原则2.3.1综合激活法综合激活法的基本要求：（1）用于综合的信息至少在两个以上；（2）综合就是要深入揭示信息之间的逻辑联系或其他内在联系，尤其要找出全部信息中若干信息的共同点、交叉点、相似点，这些点就是被激活的新信息；（3）要以系统的观念把握新信息的整体效应，即新信息应该表现出综合前诸源信息所没有的新功能和特征。26信息管理概论2.3

激活原则2.3.2推导激活法推导激活是从已知的信息出发，根据已知的定理、定律或事物之间的某些联系，进行逻辑推理或合理推导，以求获得新信息的方法。推导激活法：因果推导

关联推导辐射推导

逆向推导27信息管理概论2.3

激活原则因果推导:根据事物之间的因果关系，从已知的、属于“因”的信息出发，作前因后果的纵向推导，以求获得新信息的方法。关联推导:

根据事物之间的已知规律或某种相互关联，从已知信息出发作前后左右的横向推导，获得由已知信息可能引发的新信息的方法。逆向推导:

从已知信息出发，通过由果到因的思考，或者是向已知信息的相反方向思考，以求获得新信息的方法。28信息管理概论2.3

激活原则辐射推导:以已知信息为中心，向四周作发散思维，以求获得有用新信息的方法。具体分为：要素辐射：在组成信息的若干要素中，以其中某一个要素为中心进行的辐射推导。范围辐射：在已有信息的范围内、以不同的信息处理方法获得新信息的辐射推导。29信息管理概论2.3

激活原则辐射推导:以已知信息为中心，向四周作发散思维，以求获得有用新信息的方法。具体分为：要素辐射：在组成信息的若干要素中，以其中某一个要素为中心进行的辐射推导。范围辐射：在已有信息的范围内、以不同的信息处理方法获得新信息的辐射推导。功能辐射：以已有信息的功能为中心进行辐射推导，即，已知信息是这一种功能，换个角度思考如果能获得那一种功能，对于我们是否有利。延伸辐射：以辐射后的新信息为中心再进行辐射的推导。30信息管理概论2.3

激活原则2.3.2推导激活法推导激活法的基本要求：（1）作为“中心”来推导的信息必须是真实的（2）推导应尽可能遵循一定的规律和联系（3）推导激活所获得的新信息是或然的，是否正确还必须要经过验证31信息管理概论2.3

激活原则2.3.3联想激活法联想激活是从已知信息联想到另外一条信息或几条信息，以求获得新信息的方法。联想和推导不同，联想并不像推导那样经过逻辑推理或者合理推导，而是由此（已知信息）直接想到彼，有时是非逻辑的思维过程，或者是仅仅因为此（已知信息）而得到的启示。联想激活法：相似联想

接近联想比较联想32信息管理概论2.3

激活原则相似联想:由已知信息联想到与此相似的另一信息，而另一信息是信息管理者需要的新信息的方法。接近联想:

由已知信息联想到与此接近的另一信息，而另一信息是信息管理者需要的新信息的方法。“接近”是指时间上的接近或空间上的接近。比较联想:

将已知信息与由此联想到的另一信息进行比较，激活产生出信息管理者所需要的新信息的方法。（1）类比联想：从两个信息中具有相同特征的部分出发，经比较得出其余部分的特征或总体特征也相似的联想。（2）对比联想：从两个信息中具有不同特征的部分出发，经比较得出其余部分的特征或总体特征也不同的联想。33信息管理概论2.3

激活原则2.3.3联想激活法联想激活法的基本要求：（1）联想必须从事物之间的普遍联系入手，从事物和现象的普遍联系中去发现线索，进而广泛而深入的思考。（2）联想过程中产生的智慧火花，是行为主体刻苦努力、熟练掌握知识、对事物深入思考的结果。34信息管理概论2.3

激活原则——小结激活原则综合激活推导激活联想激活简单综合辩证综合纵向综合、横向综合、外观综合、方面综合、纵横结合综合兼容综合、扬弃综合、典型综合因果推导关联推导辐射推导逆向推导要素辐射、范围辐射、功能辐射、延伸辐射相似联想接近联想比较联想类比联想、对比联想35信息管理概论2.4

共享原则共享原则是指在信息管理活动中，为充分发挥信息的潜在价值，力求最大限度利用信息的管理思想。共享原则的实现是有条件的，它只可能在有限的范围内实行：贡献原则——信息管理者要善于最大限度地让组织的全体员工将其所拥有的信息都贡献出来供组织和全体员工使用的管理思想。

防范原则——因为信息是可以共享的，由此产生了严峻的信息安全问题，要严加防范。36信息管理概论2.4

共享原则

动员全体员工把信息贡献给组织把组织内各自独立的信息系统联成局域网组织要及时地向员工公布应该公布的信息

利用社会公益信息系统和信息市场共享组织外的信息

要充分使用已经贡献出来的信息才是真正实现了“共享”2.4.1贡献原则37信息管理概论2.4

共享原则——小结共享原则贡献原则防范原则动员全体员工把信息贡献给组织把组织内各自独立的信息系统联成局域网组织要及时地向员工公布应该公布的信息

利用社会公益信息系统和信息市场共享组织外的信息

要充分使用已经贡献出来的信息才是真正实现了“共享”38信息管理概论2.5

搜索原则搜索原则就是信息管理者在管理中千方百计地寻求有用信息的管理思想。搜索原则的内容包括：强烈的搜索意识

明确的搜索范围有效的搜索方法39信息管理概论2.5

搜索原则搜索意识包括5个方面的内容：（1）凡事先查，有意搜索（2）注意同时搜集组织内外的信息（3）在毫无思想准备的情况下，对于转瞬即逝的信息能够抓住其中与自己相关的信息，进一步予以激活和利用，这有赖于信息搜索意识的培养（4）为了获取目标信息必须有不达目的不罢休的精神（5）自己解决不了的信息搜索问题，寻求社会咨询机构的帮助2.5.1强烈的搜索意识信息搜索意识，指的是人们捕捉信息的自觉程度、搜索欲望和搜索动机的结合。40信息管理概论信息搜索的范围包括：内容范围——信息需求在内容所限定的范围，包括事件本身的内容和该事件周边相关的内容。如果是学术文献就是指文献的专业学科。时间范围——指信息需求在时间上的跨度，或者说是指信息、资料发表的时间。地域范围——指信息需求在空间位置上的范围。2.5

搜索原则2.5.2明确的搜索范围41信息管理概论2.5

搜索原则信息搜索的方法包括：自我总结法直接