印章使用管理办法

印章使用管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范公司印章的刻制、保管、使用及销毁等全生命周期管理，维护公司合法权益，防范经营风险，确保公司对外签署文件、开展业务的法律效力，依据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国民法典》及公司章程等相关规定，结合公司实际管理情况，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司总部、各分公司、各职能部门及所属全资、控股子公司（以下统称“各单位”）的所有印章管理活动。公司全体员工在涉及印章使用与保管业务时，必须严格遵守本办法。第三条印章的定义与法律效力本办法所指印章，是指公司以公司名义及其所属部门名义刻制，用于对外或对内行使职权、明确权利义务、证明身份的各类公章、专用章、名章及其他具有法律效力的印记。印章是公司行使经营管理权、承担法律责任的重要凭证。任何加盖公司印章的文件、合同、凭证，均被视为公司意志的体现，公司对此承担相应的法律责任。第四条管理原则印章管理遵循“统一审批、专人保管、留档备查、责任到人”的原则。（一）统一审批：所有印章的刻制、启用、使用、销毁必须经过规定程序的审批。（二）专人保管：每枚印章必须指定明确的保管责任人，严禁随意转借或代管。（三）留档备查：印章的使用过程必须进行详细登记，相关文件复印件应留存归档，确保可追溯。（四）责任到人：印章保管人和使用人对印章的使用合规性负有直接责任，审批人对审批结果负有领导责任。第二章印章的分类与规格第五条印章分类公司印章主要分为以下几类：（一）公司公章：指以公司法定名称刻制的圆形印章，代表公司法人资格，是公司最高法律效力的印章，主要用于以公司名义发出的公文、合同、协议、证明、承诺书、报表等重要文件。（二）合同专用章：专门用于公司对外签订经济合同、协议及其他具有法律约束力的契约性文件。合同专用章在特定业务领域具有与公司公章同等的法律效力。（三）财务专用章：主要用于公司银行开户、支票背书、汇票承兑、资金划拨、财务结算等财务金融业务。（四）法定代表人（负责人）名章：主要用于公司银行开户、票据签发、对外签署重大合同等需要法定代表人签字确认的场合，具有法定代表人的签字效力。（五）发票专用章：用于公司开具、领购、缴销发票及相关税务凭证。（六）部门专用章：用于公司内部各部门处理内部行政事务、对外出具非承诺性、非合同性质的证明、函件等。部门专用章不得用于签订合同、对外担保、资金支付等重大事项。（七）项目专用章：经公司特别批准，为特定工程项目刻制的印章，仅限于该项目相关的工程资料、现场签证、往来函件使用，严禁超范围使用。（八）电子印章：指经公司认可的，通过电子签名技术制作的，用于电子文档的数字化印章，与实物印章具有同等法律效力。第六条印章规格与样式（一）公司公章、合同专用章、财务专用章均为圆形，直径为4.2厘米或4.5厘米，中央刊五角星，星外刊公司名称，自左而右环行。（二）法人名章为方形或圆形，尺寸及样式由公司统一规定。（三）所有印章的质料、字体、排布必须符合公安部门及公司形象识别系统的规定，严禁私自更改样式或刻制不合规格的印章。第三章管理机构与职责第七条综合管理部职责公司综合管理部是印章管理的归口部门，主要职责包括：（一）制定和完善印章管理制度及流程；（二）负责公司公章、合同专用章、法人名章等核心印章的申请、刻制、备案、发放、回收及销毁工作；（三）负责建立印章管理台账，定期对各单位印章使用情况进行检查与审计；（四）负责监督、指导各单位及部门的印章管理工作。第八条财务部职责财务部负责财务专用章、发票专用章及负责人在财务领域名章的申请、保管及使用审批管理，并接受综合管理部的业务监督。第九条印章保管部门职责（一）负责本部门领用印章的日常安全保管，确保印章不丢失、不被盗、不被滥用。（二）严格按照审批流程使用印章，对不符合审批手续的用印申请有权拒绝。（三）负责建立本部门《印章使用登记台账》，详细记录用印情况。（四）在发生印章丢失、被盗或疑似被滥用情况时，应立即向本部门负责人及综合管理部报告，并采取补救措施。第十条印章保管人职责（一）印章保管人必须是公司正式在编员工，且政治素质高、原则性强、工作认真负责。（二）印章保管人应妥善保管印章，实行“人离章锁”制度，严禁将印章随意放置在办公桌面上或未上锁的抽屉内。（三）严禁印章保管人私自委托他人代为保管印章。确因休假、出差等原因暂时离岗的，须经部门负责人批准后，办理书面交接手续，移交指定代管人员。（四）印章保管人应在《印章使用登记台账》上签字确认，对用印文件的合规性、一致性进行复核。第四章印章的刻制、启用与销毁第十一条刻制申请因新设机构、变更名称、印章磨损或遗失等原因需要刻制（重刻）印章的，由需求单位提出申请，填写《印章刻制申请表》，附相关证明文件（如营业执照复印件、成立批文等），经相关部门审核及公司分管领导、总经理批准后，由综合管理部统一办理。第十二条刻制流程（一）综合管理部凭审批完整的《印章刻制申请表》及公安机关要求的其他材料，到公安机关指定的合法印章刻制单位进行刻制。（二）严禁任何单位或个人私自联系刻制厂家刻制印章，严禁私自刻制“项目部”、“筹备组”等临时性质的印章。第十三条印章备案与留样新印章刻制完成后，由综合管理部负责在公安机关进行备案。同时，应将新印章的印模在《印章留样备案表》中留存，并分发至相关业务部门及银行、税务等外部机构进行备案变更。第十四条印章启用新印章在留样备案后，由综合管理部发布《印章启用通知》，明确规定印章的启用日期、使用范围及保管责任人。自启用之日起，新印章正式发生法律效力。第十五条废旧印章回收因公司名称变更、机构撤销或印章磨损严重等原因停止使用的印章，使用单位应在停止使用当日将印章交回综合管理部，并办理交接手续。严禁自行销毁或留存废旧印章。第十六条印章销毁回收的废旧印章，由综合管理部建立销毁清单，报经总经理批准后，由综合管理部会同审计监察部门共同监督销毁。销毁时应进行拍照或录像存档，销毁人员及监销人员在《印章销毁记录表》上签字确认。第五章印章的保管第十七条保管场所所有印章必须存放在具备防盗、防火功能的保险柜或铁皮柜中。印章保管人应掌握保险柜密码及钥匙，不得将密码告知他人。第十八条分离保管原则为加强内部控制，防范舞弊风险，实行印章分管制度：（一）财务专用章与法人名章必须由不同人员分开保管；（二）公章与合同专用章原则上应由不同人员保管；（三）严禁同一人保管所有能完成资金支付或合同签订全套流程的印章。第十九条交接管理印章保管人因工作调动、离职或请假等原因需要移交印章的，必须办理书面交接手续。交接时，监交人应在场，双方核对印章数量、状态，并在《印章交接清单》上签字。交接记录由综合管理部备案存档。第二十条定期盘点综合管理部每季度组织一次全公司印章盘点工作，核对实物与台账是否一致，检查保管环境是否安全，使用记录是否完整。盘点结果应形成报告上报公司管理层。第六章印章的使用审批与流程第二十一条使用审批原则印章的使用必须遵循“先审批，后用印”的原则，严禁“先用印，后补批”。除特殊紧急情况经公司总经理特批外，所有用印均需履行审批手续。第二十二条审批权限划分根据文件性质及金额大小，建立分级审批制度。具体的审批权限划分如下表所示：文件类型金额/重要程度审批人备注行政类公文、证明无金额部门负责人->综合管理部负责人涉及重大对外声明需报总经理对外合同、协议100万元以下部门负责人->法务审核->分管副总必须经过法务合规性审查对外合同、协议100万元（含）以上部门负责人->法务审核->分管副总->总经理重大合同需上会审议资金支付、担保任意金额财务负责人->分管副总->总经理涉及资金调动需严格执行财务制度人事任免、薪酬任意金额部门负责人->人力资源总监->总经理外带用印任意金额部门负责人->综合管理部负责人->分管副总原则上不予批准外带第二十三条合同用印特别规定（一）所有合同必须使用公司统一的合同文本，且已经过法务部门审核。（二）合同内容必须填写完整，不得有空白条款。如确有未填写事项，应划“/”或注明“以下空白”。（三）严禁在空白合同、空白介绍信、空白纸张上加盖公司印章。（四）合同页数超过一页的，必须加盖骑缝章，确保合同页面完整，防止被抽换。第二十四条电子印章使用（一）电子印章的申请、制发、授权、使用等环节需通过公司指定的电子印章管理系统进行。（二）电子印章保管人应妥善保管UKey、密码等认证介质，防止被盗用。（三）电子印章的使用日志由系统自动记录，任何人不得篡改。第二十五条用印申请流程（一）申请：申请人通过OA办公系统提交《印章使用申请单》，详细填写用印单位、用印事由、文件类型、份数、涉及金额、文件名称及上传附件。（二）审批：各级审批人依据权限在OA系统中进行审批。审批人应重点审查文件内容的真实性、合法性、合规性及风险可控性。（三）复核：印章保管人在用印前，应再次核对审批流程是否完整，文件内容与审批内容是否一致。（四）施印：确认无误后，由保管人亲自加盖印章。（五）登记：保管人在《印章使用登记台账》上详细记录用印日期、文件名称、单位、份数、经办人、审批人等信息，并签字确认。第二十六条印章加盖规范（一）印章应加盖在文件的落款日期处，即“骑年盖月”。印章上沿不压正文，下沿压在日期的中部至下部。（二）印章要端正、清晰、完整，不得倒置、模糊或缺角。（三）当文件需要加盖多枚印章时，各印章之间不得重叠。第七章外带用印管理第二十七条外带申请限制原则上，公司印章严禁带离公司办公场所。确因特殊业务需要（如工商变更、银行面签、异地招投标等）必须将印章带出使用的，需办理严格的审批手续。第二十八条外带审批流程（一）申请人提交《印章外带申请表》，详细说明外带原因、外带时间、归还时间、目的地、随行人员及陪同人员。（二）经部门负责人、综合管理部负责人及分管领导签字批准后，报总经理最终审批。（三）外带时间原则上不超过一个工作日。如需延期，必须重新报批。第二十九条外带监管措施（一）印章外带实行“双人押运”制度。必须由印章保管人与业务经办人共同携带，严禁一人单独携带印章外出。（二）印章在外出期间，必须随身携带或存入酒店保险柜，严禁随意放置在车内、餐桌或交给无关人员。（三）外带用印时，必须在现场监督盖章，严禁将印章交由外部单位人员单独操作。（四）印章带回公司后，保管人应立即检查印章状态，并注销外带记录。第八章电子印章与数字化管理第三十条电子印章的效力公司认可的电子印章与实物印章具有同等法律效力。电子印章主要用于公司电子公文流转、电子合同签订、网上报税、银行网银业务等数字化办公场景。第三十一条制作与授权电子印章的制作必须基于公安机关备案的实物印章印模，由公司指定的第三方电子认证服务机构（CA）制作。电子印章的使用权限需经过严格的授权审批，仅限授权人员在有效期限内使用。第三十二条安全管理（一）电子印章介质（如UKey）视同实物印章管理，必须由专人保管。（二）严禁将电子印章密钥出借、转交他人。（三）发现电子印章密钥丢失或密码泄露，保管人应立即挂失并申请重新制作。（四）信息技术部应定期对电子印章管理系统进行安全检查，防范网络攻击和数据泄露。第三十三条数据备份与审计电子印章的使用记录、日志数据及签章文件应进行定期备份，保存期限不得少于10年。综合管理部可随时调取电子印章使用日志进行审计。第九章风险控制与责任追究第三十四条风险防控机制公司建立印章风险预警机制。各单位在印章使用过程中发现异常情况（如合同条款重大变更、用印文件与审批不符等），应立即暂停用印并上报综合管理部及法务部。第三十五条违规情形员工在印章管理活动中出现以下行为之一的，视为违规：（一）未经批准，私自刻制、启用、变更、销毁印章的；（二）在空白合同、空白介绍信、空白票据、空白纸张上加盖印章的；（三）超越审批权限或未经审批擅自用印的；（四）将印章转借、转交他人保管或使用的；（五）因保管不善导致印章丢失、被盗或被仿造的；（六）外带印章期间违规使用或监管不力的；（七）伪造、变造公司印章的；（八）电子印章密钥管理不善导致损失的。第三十六条责任追究（一）对于违反本办法的违规行为，公司将视情节轻重给予责任人警告、记过、降职、解除劳动合同等处分；给公司造成经济损失的，公司保留向其追偿全部损失的权利。（二）情节严重，触犯法律法规的，公司将依法移送司法机关追究刑事责任。（三）对于因审批把关不严、监管不力导致印章违规使用的相关领导，将追究其管理责任。第三十七条丢失处理印章如发生丢失或被盗，保管人或发现人应立即向本单位负责人及综合管理部报告。综合管理部应在24小时内向当地公安机关报案，并声明作废。同时，应迅速分析原因，追究相关人员责任，并按程序申请补刻。第十章附则第三十八条解释权本办法由公司综合管理部负责解释。第三十九条制度修订本办法根据国家法律法规变化及公司业务发展需要，可适时进行修订。修订程序同制定程序。第四十条生效日期本办法自发布之日起施行。公司此前发布的相关印章管理规定与本办法不一致的，以本办法为准。第四十一条附件本办法涉及的附件表格包括但不限于：1.《印章刻制申请表》2.《印章留样备案表》3.《印章使用登记台账》4.《印章交接清单》5.《印章外带申请表》6.《印章销毁记录表》上述附件表格的格式由综合管理部统一制定，作为本办法不可分割的一部分，各单位在使用时须严格按照表格要求填写。第四十二条补充说明对于本办法未尽事宜，参照国家相关法律法规及公司其他规章制度执行。各子公