采购需求编制业务培训指南

采购需求编制业务培训指南一、采购需求编制核心定义与法定要求采购需求是指采购人为实现项目目标，拟采购的标的及其需要满足的技术、商务要求，是采购活动的核心起点，直接决定采购结果的匹配度，同时也是招标文件编制、供应商响应、评审评审、合同签订以及履约验收的核心依据。根据《政府采购需求管理办法》（财库〔2021〕22号）要求，采购需求应当完整、明确、合规，不得包含歧视性、倾向性内容，不得违反国家法律法规以及政府采购政策规定。根据财政部对全国政府采购项目的抽样统计，因采购需求编制不严谨导致的质疑投诉占比超过42%，其中因需求表述模糊导致履约纠纷占比超60%，因需求设置歧视性条款导致项目废标的占比达18%，可见规范编制采购需求对降低项目风险、提升采购效率至关重要。二、采购需求前期筹备工作规范（一）项目背景调研1.需求发起部门对接：要求必须取得需求发起部门加盖公章的书面需求意向，明确项目建设/采购的核心目标、预期产出、使用场景、预算区间，不得仅以口头需求开展编制工作。对于预算金额超过500万元的工程类项目、超过100万元的货物类项目、超过50万元的服务类项目，需求发起部门应当提供项目立项审批文件、可行性研究报告作为支撑材料。2.市场供给情况调研：公开招标项目：应当至少调研3家及以上不同品牌/供应商的市场供给情况，重点调研标的主流参数、市场价格、技术迭代周期、售后服务标准，避免出现指定品牌、参数与市场供给脱节的情况。针对创新型服务、定制化开发项目，可采用预调研或者向社会公开征求意见的方式开展需求调研，征求意见时间不得少于3个工作日，调研记录应当存档备查。调研要求：不得由单一供应商提供全部调研信息，不得接受供应商提供的超出正常调研范畴的礼品、宴请，调研过程应当形成书面记录，记录内容包含调研对象名称、调研时间、核心参数范围、价格区间、供给能力等信息。（二）采购标的划分规则1.原则：应当按照“利于项目竞争、满足项目需求”的原则划分包组，不得通过不合理划分包组规避公开招标，不得将必须由一家供应商完成的项目拆分到多个包组。2.法定要求：根据《政府采购促进中小企业发展管理办法》（财库〔2020〕46号）规定，对于预留份额给中小企业的项目，采购项目符合下列情形的，应当将项目拆分成多个小项目预留份额：货物类项目：不同货物相对独立，可由不同中小企业分别提供的；服务类项目：不同服务内容可拆分，可由不同中小企业分别提供的；工程类项目：可以按照工程部位、专业拆分，不同部位可由不同中小企业分别承接的。不得将预留份额设置为仅针对项目中占比不足10%的内容拆分，不得拆分后预留包组预算低于项目总预算的30%（专门面向中小企业采购的项目除外）。3.禁止性规定：不得将存在关联性、必须由同一供应商完成的标的拆分，不得利用包组划分对不同所有制企业、不同地区企业设置差别待遇。（三）采购预算确定规则1.采购预算应当严格按照单位预算管理要求确定，已经纳入年度部门预算的项目，不得超过批复的预算金额编制需求；未纳入年度预算的项目，不得开展采购需求编制。2.预算定价规则：有政府定价、政府指导价的标的，严格按照政府定价、政府指导价确定预算；通用类货物服务项目，参考集中采购目录公布的近期中标价格、网上超市成交价格确定，价格浮动偏差不得超过市场中位价的10%；定制化项目、工程类项目，应当委托具备资质的第三方机构开展预算评审，评审后的预算作为采购需求的最高限价。根据政府采购信用平台统计，预算虚高超过15%的项目，投诉率比合理预算项目高2.3倍，因此预算确定必须贴合市场实际，不得故意抬高预算规避竞争，也不得故意压低预算导致有效供给不足。三、采购需求核心内容编制规范（一）技术要求编制规范技术要求是指采购标的的功能、质量、性能、安全、技术规格、物理特性等指标要求，编制应当满足完整、明确、可验收的要求：1.参数表述规则：所有参数应当采用规范的国家、行业标准表述，禁止使用“大概”“左右”“近似”等模糊表述，所有可量化的指标必须明确数值区间，不得采用“优秀”“良好”等主观定性表述。例如：不得表述为“处理器性能良好”，应当表述为“处理器基准频率不低于3.0GHz，核心数不低于8核”。禁止设置指向性参数：不得设置“某品牌专利技术”“某品牌独有参数”等倾向性条款，若必须引用某品牌产品参数作为参照，应当在参数后加上“或相当于”字样，同时不得将该品牌作为资格条件或者评审因素。根据财库〔2021〕22号文要求，除了定制化开发项目，不得设置“原厂授权”“原厂承诺”作为资格条件，将其作为评审因素的，分值不得超过总分值的5%，且不得要求供应商必须取得原厂授权才能参与投标。2.核心参数与一般参数划分：核心参数（实质性要求）：指影响标的核心功能、使用需求的关键参数，核心参数数量应当控制在总参数数量的10%-20%区间内，不得将全部参数都设置为核心参数，也不得将不影响使用的非关键参数设置为核心参数。例如：台式电脑采购项目，总参数约20项，核心参数应当控制在2-4项，仅将处理器、内存核心参数设置为实质性要求即可，不得将机箱颜色、外包装材质列为实质性要求。实质性要求应当在采购需求中明确标注，并且明确不满足实质性要求将做无效投标处理，所有实质性要求必须可以通过评审环节客观判定，不得设置无法验证的实质性要求。3.技术要求合规性审核要点：违规类型违规示例合规修改方式倾向性参数要求“支持XX品牌快充协议”修改为“支持USB-PD3.0快充协议”歧视性要求要求供应商必须是本地注册企业删除该要求，不对注册地做限制模糊表述要求“图像清晰”修改为“分辨率不低于1920*1080”过度参数化办公电脑要求处理器不低于12核3.5GHz修改为满足办公需求的不低于8核3.0GHz商务要求是指采购标的的交付时间、交付地点、付款方式、服务要求、验收标准、履约保证金、质保期等要求，编制应当明确、公平，不得设置不合理要求：1.交付要求：应当明确约定交付（完工）时间，不得采用“尽快交付”“合理时间内交付”等模糊表述，例如：应当明确为“合同签订后30日历天内完成交货安装并验收合格”，明确交付地点为“XX市XX区XX单位1号楼1层机房”。2.付款方式：应当符合国库集中支付管理要求，不得设置对供应商明显不利的付款条款，严禁要求供应商先行垫资建设。具体规则如下：货物类项目：预付款比例不得低于合同金额的30%（疫情防控等特殊项目可适当提高），货到验收合格后支付至95%，预留5%作为质量保证金，质保期满无问题后15个工作日内无息付清；服务类项目：按服务进度支付，每季度/半年支付一次，预付比例不超过合同金额的30%，验收合格后支付至95%，预留5%质量保证金；工程类项目：预付款比例不低于合同金额的10%，不高于30%，按工程进度支付进度款，进度款支付比例不得低于已完成工程量的70%，工程竣工验收合格并完成结算审计后支付至审计价的97%，预留3%作为质量保证金，质保期满后无息付清。3.质保期要求：不得低于国家规定的最低质保标准，国家没有明确规定的，参考行业通行标准设置：通用货物类项目质保期不得少于1年，工程类项目质保期不得低于2年，信息系统集成项目质保期不得少于3年，特殊行业项目按照行业规定执行。不得要求供应商提供明显超出行业标准的超长质保期作为实质性要求，变相提高供应商参与成本。4.履约保证金：履约保证金比例不得超过合同金额的5%，不得要求供应商提交超出比例的履约保证金，不得要求供应商必须以现金形式提交履约保证金，允许供应商以银行保函、保证保险等形式提交。（三）政府采购政策要求落实采购需求编制必须落实国家政府采购政策要求，具体规则如下：1.促进中小企业发展：对符合中小企业划分标准的项目，预算金额超过200万元的货物类项目、超过100万元的服务类项目，预留份额比例不得低于30%，其中预留给小型和微型企业的比例不低于预留份额总额的60%；对于无法预留份额的项目，必须对小型和微型企业产品的价格给予6%-10%（货物服务项目一般为8%，工程类项目一般为5%）的扣除，用扣除后的价格参与评审；不得要求供应商提供中小企业声明函之外的其他中小企业身份证明文件，不得对中小企业设置额外的资格条件。2.支持绿色发展：采购标的属于节能产品、环境标志产品品目清单范围的，必须执行强制采购或者优先采购要求，对政府强制采购的节能产品，必须将产品列入节能产品清单作为实质性要求，不得采购非强制节能产品。3.支持本国产品：除了法律法规允许进口产品采购的情形，一律采购本国产品，确需采购进口产品的，必须按照规定报请财政部门核准，未经核准不得将进口产品纳入采购需求。4.支持乡村振兴、监狱企业、残疾人福利企业发展：按照规定预留份额或者给予价格扣除，不得设置歧视性条款。（四）验收标准编制规范验收标准是采购需求的必备内容，必须满足可验证、可操作的要求，严禁“验收合格即付款”的模糊表述，具体要求如下：1.验收划分：分为履约中期验收和最终验收，项目周期超过6个月的必须设置中期验收，明确中期验收的节点、内容、合格标准。2.验收内容应当对应采购需求的技术要求和商务要求，每一项技术要求都应当对应明确的验收方法：可量化指标：明确采用计量检测、第三方测试等方式验证，例如：“处理器参数验证：供应商提供产品官方网站参数截图，或者第三方检测机构出具的检测报告”；功能类指标：明确现场演示、试用验证方式，例如：“打印功能验证：现场打印A4纸黑彩文档各5张，验证无卡纸、偏色即为合格”；服务类指标：明确响应时间验证方式，例如：“7*24小时响应验证：留存服务电话，测试非工作时间1小时内有工程师响应即为合格”。3.验收主体与结论要求：明确验收主体为采购单位组织的验收小组，必要邀请第三方专业机构、专家参与验收，验收合格出具验收合格书，不合格明确整改要求以及期限，整改后仍不合格的，明确按照合同约定追究违约责任。根据国内某省级财政部门统计，明确验收标准的项目，履约纠纷率比未明确验收标准的项目低72%，因此验收标准是采购需求不可或缺的内容。四、风险防控与禁止性条款要求（一）常见风险类型与防控措施1.倾向性歧视风险：风险表现：通过设置特定参数、特定资质要求指向特定供应商，排斥潜在供应商；防控措施：编制完成后开展参数查重，所有核心参数在至少3家主流品牌产品中查询，若仅有1家产品满足核心参数要求，必须修改参数；对需求开展公平性审查，邀请第三方专家审核是否存在歧视性内容，预算超过1000万的项目必须开展第三方公平性审查。2.需求遗漏风险：风险表现：采购需求缺项漏项，导致中标后需要追加采购，引发合同变更争议；防控措施：编制完成后由需求发起部门技术负责人、采购部门经办人、单位财务部门三方复核签字，确认需求内容完整符合项目要求，对工程类项目，由设计单位出具完整的工程量清单，复核工程量清单是否存在漏项。3.预算偏差风险：风险表现：预算与市场实际偏差过大，导致项目流标或者预算浪费；防控措施：参考近半年同类项目中标价格调整预算，通用类项目参考网上超市批量成交价格，定制化项目开展第三方价格评审，将预算偏差控制在10%以内。4.合规性风险：风险表现：违反政府采购法律法规，设置不符合规定的资格条件、评审要求，导致项目被质疑投诉废标；防控措施：编制完成后由单位法制部门或者外聘法律顾问开展合规性审查，重点审查是否存在歧视性条款、是否落实政府采购政策、是否符合法定要求。（二）明确禁止条款清单采购需求编制不得出现以下条款，一经发现必须修改：1.对供应商的所有制形式、组织形式、注册地、品牌归属设置差别待遇或者歧视待遇，要求或者暗示采购特定地区、特定品牌的产品；2.将供应商的注册资本、资产总额、营业收入、从业人员、利润、纳税额等规模条件作为资格要求或者评审因素；3.设置除了法律法规规定之外的行政许可、资质要求，超出项目需求要求供应商具备过高资质，例如普通装修工程要求一级资质；4.要求供应商必须提供原厂授权、原厂承诺作为资格条件，或者将分值设置过高，排斥中小代理商参与竞争；5.对中小企业设置不合理要求，拒绝小微企业以联合体形式参与符合规定的项目，不按照规定给予价格扣除或者预留份额；6.不按照国家规定设置质保期、付款方式，要求供应商垫资，设置明显不合理的履约保证金比例；7.采购需求表述模糊，没有明确的验收标准，核心参数未标注实质性要求，导致评审无法开展；8.强制要求采购进口产品未获得财政部门核准，未落实强制节能、绿色采购要求。五、不同类型采购项目需求编制要点（一）货物类项目需求编制要点1.通用货物：例如办公设备、办公家具等，应当明确产品的品牌范围（不指定，仅明确符合要求的品牌范围）、核心参数、质保期、交货安装要求，验收标准按照产品国家标准编制，落实强制节能要求。示例：台式计算机采购需求，核心参数为“CPU不低于Inteli5-12400或同级AMD处理器，内存不低于16GDDR4，硬盘不低于512GSSD，操作系统为正版Windows11，必须纳入节能产品清单，质保期不低于3年，交货地点为单位各办公室，免费上门安装调试”，验收标准明确“核对产品参数、节能认证证书，通电测试所有功能正常即为合格”。2.定制化设备：例如实验室仪器、生产设备等，应当明确设备的功能要求、技术参数、配套辅材要求、安装调试要求、人员培训要求、售后服务要求，明确提供安装图纸、操作手册，验收要求第三方检测机构出具检测报告，符合国家相关安全标准。（二）服务类项目需求编制要点1.物业服务、保洁服务等常规服务：应当明确服务范围、服务人员数量、人员资质要求、服务标准、考核方式，例如：物业服务项目，明确“项目配置项目经理1名，保安8名，保洁6名，维修1名，公共区域每日保洁2次，保安24小时轮岗，每月开展一次服务满意度考核，满意度低于80%扣减服务费”，明确考核标准、扣付规则，验收按照月度考核结果开展。2.软件开发、信息系统集成类服务：应当明确需求边界、功能模块、开发周期、验收节点、数据安全要求、后续维护要求，对于定制化开发项目，应当明确知识产权归属，明确开发完成后交付全部源代码、需求文档、测试报告，明确三年免费维护期，明确验收分为需求评审、功能测试、试运行三个环节，试运行时间不得少于3个月，试运行满无问题方可最终验收。3.咨询、设计类服务：应当明确服务产出要求，例如：“出具1份符合国家规范的可行性研究报告，包含XX内容，通过甲方组织的专家评审”，明确评审要求，报告达不到要求的明确修改期限，修改后仍达不到要求的解除合同并追究违约责任。（三）工程类项目需求编制要点1.明确工程范围、建设地点、建设内容、工期要求，提供完整的施工图纸、工程量清单，工程量清单应当明确每一项工程量的计量单位、工程量，不得出现缺项漏项，暂列金比例不得超过10%。2.明确工程质量标准，质量标准不得低于国家规定的合格标准，要求优良的明确对应的验收要求，明确安全施工要求，由中标单位承担施工安全责任。3.明确变更计价规则，施工过程中发生工程变更的，明确计价方式：有相同项目单价的按照相同项目，有类似项目的参照类似项目，没有的按照定额计价下浮一定比例，避免