采购质疑答复办理培训指南

采购质疑答复办理培训指南一、采购质疑答复办理基础规范（一）法定时限要求根据《政府采购质疑和投诉办法》（财政部令第94号）规定，采购人、采购代理机构收到供应商书面质疑后，必须在7个工作日内作出书面答复，以其他形式提出质疑的，应当要求供应商补充为书面形式并经签字盖章确认后，从收到合格书面质疑之日起计算时限。需要注意的是：①质疑答复时限遇法定节假日的，不顺延计算，应当提前统筹办理进度，如需调整内部审批流程，应当提前1个工作日完成预判，不得逾期；②需要组织原评标委员会、竞争性谈判小组、询价小组协助答复质疑的，应当将协助回复的时间纳入7个工作日的总时限内，不得将专家评审时间单独扣除；③因供应商补充质疑材料的，答复时限从收到补充材料之日起重新计算，应当书面记录补充材料的接收日期，留存归档备查。（二）主体资格要求1.提出质疑的供应商必须是参与所质疑项目采购活动的供应商，潜在供应商已依法获取采购文件的，可以对采购文件提出质疑，未获取采购文件或未参与采购活动的主体提出的质疑，应当按《政府采购法实施条例》第五十二条规定，认定为主体不合格，不予受理。2.联名提出质疑的，应当要求所有联名供应商共同签字盖章，明确授权代表，授权文件未经所有主体确认的，不予受理；供应商分支机构提出质疑的，必须提供总公司出具的合法授权书，否则不予受理。3.答复主体必须是采购人或采购代理机构，评标委员会、评审小组仅可提供专业咨询意见，不得直接对外作出答复，所有答复文件必须加盖答复主体公章，不得以评审组织印章替代。（三）材料形式规范1.供应商提交的质疑函必须包含：①质疑供应商的基本信息（名称、地址、联系方式、法定代表人签字、单位公章）；②具体明确的质疑事项、事实依据、法律依据；③质疑事项与自身权益存在利害关系的说明；④提起质疑的日期；⑤相关证明材料附件。质疑函缺少上述任意一项内容的，应当在收到质疑后1个工作日内一次性告知供应商补充修改，补充期限最长不超过3个工作日，逾期未补充的，视为供应商撤回质疑。2.答复函必须包含：①质疑事项的逐项回应，不得遗漏；②对质疑事项成立或不成立的明确结论；③事实认定和法律依据；④告知供应商投诉权利（不服答复可在答复期满后15个工作日内向财政部门提起投诉）；⑤答复单位公章、答复日期。3.所有往来材料必须留档，书面质疑接收应当出具签收单，电子质疑接收应当留存邮件截图、系统接收记录，所有材料归档期限不得少于15年，符合政府采购档案管理规范要求。二、质疑受理环节操作要点（一）质疑范围界定根据财政部令第94号规定，供应商可以针对以下事项提出质疑：①采购文件；②采购过程；③中标成交结果；④资格预审结果。超出上述范围的质疑不予受理，常见的不予受理情形包括：1.针对招标文件资格条件，供应商未购买采购文件或未在购买后7个法定质疑期内提出质疑的；2.针对采购过程，供应商未在知道或者应知其权益受到损害之日起7个工作日内提出质疑的，超过法定期限的不予受理；3.针对其他供应商与采购人之间的合同履约纠纷，未参与本次采购活动、与自身权益无关的，不予受理。（二）法定期限核查“应知权益受到损害”起算时间明确如下：①对采购文件提出质疑的，从采购文件公告期限届满之日起算；②对采购过程提出质疑的，从各采购程序环节结束之日起算；③对中标成交结果提出质疑的，从中标成交结果公告期限届满之日起算。需要特殊说明的是：供应商在法定质疑期内一次性提出针对同一采购程序环节的多次质疑的，应当合并受理，不得分批次受理；超出法定质疑期后补充提出同一环节新质疑事项的，不予受理。根据财政部公开的执法数据，2023年全国财政部门处理的投诉案件中，32%的案件因供应商超过质疑期提出质疑，质疑答复不予受理后，投诉最终被驳回，可见期限核查是降低后续投诉风险的核心环节。（三）利害关系审查必须严格核查质疑事项是否影响质疑供应商自身合法权益，常见情形处理：1.货物采购项目中，A供应商质疑中标产品参数不符合要求，A供应商自身也未满足该参数，且该参数未排除A供应商投标资格的，认定A供应商与该事项有利害关系，应当受理；若A供应商已经因自身资格不合格被淘汰，质疑事项不影响其中标资格的，可以认定无利害关系，不予受理。2.服务项目中，非中标供应商质疑采购人设置倾向性条款，该条款已经导致其无法通过资格审查的，应当认定有利害关系，予以受理。审查利害关系时，不得随意扩大“无利害关系”认定范围，避免因受理错误被财政部门认定答复程序违法，也不得放宽标准受理与供应商权益无关的质疑，占用大量办理资源。三、质疑事项调查核实流程（一）内部核查流程受理质疑后，第一步应当启动内部档案核查：1.调取采购项目完整档案，包括采购公告、采购文件、澄清修改文件、投标（响应）文件、评审录音录像、评审专家签字的评审报告、中标成交公告等所有材料，逐一核对质疑事项涉及的内容，比如供应商质疑采购文件参数设置倾向性，需要核对参数设定的背景、是否符合项目实际需求、是否违反政府采购公平竞争原则，做好书面核查记录，标注核查出的矛盾点和存疑内容。2.核查采购过程合规性：供应商质疑开标过程存在泄密的，需要核对开标现场签到表、全程录音录像、监标人员记录，确认开标流程是否符合采购文件和法律法规要求，针对供应商提出的具体时间节点、具体事项逐一核实，不得笼统概括。内部核查阶段应当形成《质疑事项核查记录表》，由承办人、部门负责人签字，明确每个质疑事项核查的初步结果和下一步工作安排，办理时限从受理之日起，内部核查应当在2个工作日内完成，预留足够时间给专家复核和答复审批。（二）专家协助核实要求对于涉及评审专业问题的质疑，必须组织原评审委员会协助答复，不得自行修改评审结果，也不得重新组织评审：1.组织原评审委员会协助答复的，应当提前向专家发出协助通知，明确需要专家回复的具体问题，提供质疑函、投标响应文件、原评审报告等全套材料，要求专家独立出具意见，不得干扰专家判断。2.需要注意，原评审委员会专家因不可抗力无法参与的，可以按照原评审委员会组建方式补选专家，补选专家仅可就原评审内容出具协助意见，不得改变原评审结论，除非发现原评审存在明显错误，经补选专家全体签字确认，可以更正原评审结果。3.根据94号令规定，原评审委员会协助答复的意见仅作为答复的参考，最终答复结论仍然由采购人或采购代理机构作出，专家意见应当随答复材料一并归档，专家签字的意见不得涂改，确需修改的，应当由专家在修改处签字确认。从近年财政部门投诉处理案例统计，因未组织原评审委员会协助答复专业问题导致答复被认定违法的案件占比达18%，因此必须严格执行这一要求，不得省略程序。（三）询问与质证程序针对供应商提出的事实不清、证据不足但存在合理疑点的质疑事项，应当向被质疑方、相关供应商开展询问，必要时组织质证：1.询问应当制作询问笔录，明确询问时间、地点、被询问人身份、询问内容、被询问人签字确认，被询问人拒绝签字的，应当记录在案，由两名承办人员签字作证。2.组织质证的，应当提前3个工作日通知质证双方，明确质证的事项和要求，双方可以就质疑事项出示证据、进行辩论，质证过程应当制作笔录，由双方签字确认，作为答复的依据。3.需要注意，不得强制要求供应商必须参加质证，供应商拒绝参加的，不影响答复程序正常进行，不得因此直接认定质疑事项成立。四、常见质疑事项答复要点（一）采购文件倾向性、歧视性条款质疑1.答复核心逻辑：首先核查条款是否符合项目实际需求，是否符合《政府采购促进中小企业发展管理办法》《政府采购货物和服务招标投标管理办法》等规定，是否存在以特定行政区域、特定行业业绩作为加分条件或者中标条件，是否将供应商的所有制形式、组织形式作为资格条件，是否指向特定品牌、特定供应商。2.常见情形处理：①供应商质疑参数指向某品牌：如果参数是通用性能参数，多个品牌均能满足，且参数符合项目需求，应当认定质疑不成立，答复中需要明确列出能够满足该参数的3个以上不同品牌，说明该参数不具有倾向性；如果参数确实只有一个品牌能够满足，且未预留备选参数或不合理，应当认定质疑成立，依法修改采购文件后重新开展采购活动。②供应商质疑资格条件设置不合理：如果资格条件是法律法规要求的强制条件，且与项目履约需求匹配，应当认定质疑不成立；如果资格条件超出项目实际需求，设置了与履约无关的过高条件，限制中小企业参与，应当认定质疑成立，撤销该条款后重新公告采购文件。③供应商质疑评分标准设置倾向性：如果评分因素与供应商的履约能力相关，分值设置与评审因素的量化指标相匹配，不存在偏向特定供应商的情形，应当认定质疑不成立；如果评分因素没有量化标准，或者分值设置与项目需求无关，偏向特定供应商，应当认定质疑成立，调整评分标准后重新开展采购活动。（二）评审过程违法违规质疑1.供应商质疑打分错误：首先调取原评审打分表，核对每个专家的打分结果，汇总计算总分，确认是否存在计分错误，如果存在计分错误，且错误影响中标成交结果的，应当认定质疑成立，更正评审结果后重新公告；如果计分错误不影响中标成交结果，或者不存在计分错误，应当认定质疑不成立，答复中附打分表汇总核对记录，说明计分结果正确。根据公开统计，评审过程质疑中，约45%的计分错误属于小数保留、总分汇总错误，其中约15%的错误会改变中标排序，因此必须逐票核对计分结果，不得直接沿用原评审总分。2.供应商质疑专家倾向性打分：需要结合专家打分记录、评审录音录像，核专家打分是否符合评分标准，是否存在明显畸高畸低，如果专家打分符合评分标准，不存在超出评分标准的偏差，应当认定质疑不成立；如果专家确实存在不按评分标准打分，且影响中标结果，应当认定质疑成立，原评审结果无效，重新组织评审。3.供应商质疑资格审查错误：需要调取所有供应商的资格响应文件，核对资格审查标准，确认原评审委员会是否存在错误否决合格供应商投标，或者错误通过不合格供应商资格的情形，如果原评审结论正确，维持原结果；如果原评审结论错误，且影响中标结果，更正资格审查结论后重新排序，确定新的中标成交供应商。（三）中标成交供应商资格不符合要求质疑1.核心核查要点：核查中标成交供应商的资格条件是否符合采购文件要求，是否存在提供虚假材料谋取中标的情形，是否存在串通投标的情形。2.常见情形处理：①供应商质疑中标供应商提供虚假业绩：要求中标供应商提供业绩证明原件，核对原件与投标文件中复印件的一致性，向业绩出具单位核实业绩真实性，如果业绩真实，符合采购文件要求，认定质疑不成立；如果业绩虚假，不符合资格要求，认定质疑成立，撤销中标成交结果，由排序下一的供应商中标成交，或者重新开展采购活动。②供应商质疑中标供应商存在串通投标：核查投标文件是否存在报价异常一致、投标文件制作相同、联系人相同、资金往来关联等情形，如果确实存在法定串通情形，认定质疑成立，撤销中标结果；如果没有证据证明串通，认定质疑不成立，答复中说明核查过程和结论。需要注意，质疑事项成立后，处理方式必须符合94号令第十六条规定：①认定质疑事项成立，但不影响中标成交结果的，维持结果；②认定质疑事项成立，且影响中标成交结果的，合格供应商符合法定数量的，从合格供应商中另行确定中标成交结果，合格供应商不足法定数量的，重新开展采购活动，不得在认定质疑成立后不作出处理，引发后续投诉。（四）采购程序违法质疑1.供应商质疑公告期限不符合要求：核对采购公告、中标成交公告的发布时间和公告期限，货物和服务项目公开招标的公告期限不得少于20日，中标成交结果公告期限不得少于1个工作日，澄清修改采购文件距离投标截止时间不足15日的，是否顺延了投标截止时间，如果程序符合规定，认定质疑不成立，如果不符合规定，且影响投标结果，认定质疑成立，重新开展采购活动。2.供应商质疑开标过程违法：核对开标现场的全程录音录像、签到记录、唱标记录，确认是否所有投标人都被允许参加开标，唱标内容是否符合要求，监标流程是否合规，如果符合规定，认定质疑不成立，如果存在违法情形，影响中标结果，认定质疑成立，重新开标。五、答复文书制作规范（一）结构要求质疑答复函应当采用规范正式公文结构，具体如下：1.抬头：致[质疑供应商全称]，注明质疑函接收日期、质疑函编号；2.开头：明确说明“我方于XXXX年XX月XX日收到贵方针对[项目名称、项目编号]的书面质疑，针对贵方提出的质疑事项，现答复如下：”；3.主体：针对每一项质疑事项分段回应，格式为“一、关于[概括具体质疑事项]的答复”，然后依次写“贵方提出的质疑事项：[概括供应商提出的具体内容]，经核查：[写明核查过程、事实认定]，根据[写明适用的法律依据、采购文件依据]，本事项认定为：质疑成立/质疑不成立”；4.结尾：写明“供应商对本答复不满意的，可以在本答复期满后15个工作日内向[本级财政部门全称]提起投诉”；5.落款：答复单位全称、加盖公章、注明答复日期。（二）内容要求1.必须逐项回应质疑事项，不得遗漏，不得笼统回答“所有质疑事项均不成立”，必须针对每个事项说明事实和理由，根据财政部《政府采购投诉处理指南》，答复未对质疑事项逐项回应的，直接被认定程序违法，答复无效，该类情形占所有被撤销答复案件的27%，必须高度重视。2.事实认定必须有证据支撑，不得仅凭主观判断，比如供应商质疑参数倾向性，答复中必须写明“经核查，本项目设定的XX参数为项目运行必备的性能要求，目前XX品牌、XX品牌、XX品牌均有符合该参数的产品，不存在指向特定供应商的情形”，不得仅写“本参数符合要求，质疑不成立”。3.法律依据必须准确，应当引用具体法律法规的具体条款，比如“根据《政府采购质疑和投诉办法》（财政部令第94号）第十条规定”“根据《中华人民共和国政府采购法实施条例》第二十条规定”，不得笼统写“根据相关法律法规规定”。（三）送达要求1.答复函作出后，必须在法定时限内送达质疑供应商和其他相关供应商，送达方式包括：直接送达、邮寄送达、电子送达，直接送达的，要求受送达人出具签收单；邮寄送达的，采用EMS特快专递，留存邮寄底单和签收记录；电子送达的，需要供应商确认接收，留存邮件发送记录和对方确认截图。2.送达对象必须包括所有与质疑事项相关的供应商，比如质疑中标供应商资格不合格，答复结果需要同时送达质疑供应商和中标供应商，保障各方知情权。六、异议处理与档案管理（一）质疑成立后的后续处理认定质疑事项成立后，必须按照以下流程处理：1.如果修改采购文件就可以解决问题的，发布采购文件澄清修改公告，顺延投标截止时间，继续开展采购活动；2.如果质疑事项影响中标成交结果，合格供应商数量满足要求的，从合格的中标成交候选人中依次确定新的中标成交供应商，发布更正公告；3.如果合格供应商数量不足法定要求，或者原采购活动存在严重违法情形无法修正的，终止原采购活动，重新发布采购公告开展采购；4.所有后续处理结果必须公开公告，告知所有参与采购活动的供应商，不得私下处理。（二）应对投诉的准备工作作出质疑答复后，供应商提起投诉的，采购人、采购代理机构应当在收到财政部门投诉答复通知后，3个工作日内提交投诉答复书和全套证据材料，准备工作要点包括：1.整理质疑答复办理的全套材料，包括质疑函、接收记录、核查记录、专家协助意见、质证笔录、质疑答复函、送达记录，按照顺序装订，制作证据目录，标注每份证据的证明内容；2.针对投诉事项，对应质疑答复的内容，逐项说明质疑答复认定事实清楚、适用法律正确、程序合法，不得遗漏证据，不得提交不完整的材料，根据财政部门统计，采购主体因证据不全导致投诉处理败诉的比例达22%，因此证据整理是投诉应对的核心。（三）档案归档规范所有采购质疑答复办理材料必须统一归档，归档内容包括：1.供应商提交的质疑函、补充材料、授权委托书；2.质疑接收签收记录、补充材料告知书；3.内部核查记录表、询问笔录、质证笔录；4.原评审委员会协助答复的专家意见；5.质疑答复函正式文本、送达记录；6.后续处理的公告、文件；7.财政部门投诉处理相关材料。归档要求：纸质档案应当装订成册，电子档案应当扫描存档，保存期限不得少于