药品库存盘点管控规范

药品库存盘点管控规范我在医药仓储和药房库存管理岗位干了快十年，前前后后经历了不下百次大小盘点，吃过漏盘的亏，也通过及时盘点拦住了即将流出的过期药，见过不少同行因为盘点管控松散出了用药问题，砸了饭碗也坏了行业名声。其实药品库存盘点从来不是“点个数凑数应付检查”的活，它是保障用药安全、控制库存成本、符合合规要求的核心环节，我结合这些年的实际操作经验，整理出这套可落地的药品库存盘点管控规范，供同行参考。1总则1.1规范制定目的制定本规范的核心目的，一是保证药品库存账实相符，避免出现错账漏账导致的临床断药或者库存积压浪费；二是强化效期管理，及时发现近效期、过期药品，防止问题药品流入市场危害患者健康；三是落实合规要求，满足监管部门对药品库存管理的检查标准；四是及时发现库存管理中的漏洞，比如存放不当、破损被盗等问题，提前规避风险。我刚入行的时候就吃过不重视盘点的亏，那时候觉得盘点就是走个过场，漏了货架最内层压着的两箱抗过敏药，三个月后再找出来已经全部过期，只能报废处理，不仅给店里造成了损失，自己也挨了处罚，那时候就明白，盘点管控无小事，一丁点的疏忽都可能酿成大问题。1.2规范适用范围本规范适用于各类医疗机构药房、药品零售连锁门店、药品批发企业所有在库药品的盘点管控，涵盖常规处方药、非处方药、中药饮片，也包括特殊储存要求的冷藏冷冻药品，以及国家规定的各类特殊管理药品，所有涉及药品库存管理的环节都可以参照执行。做好盘点管控，第一步就要把盘点前的准备工作做足，很多盘点出问题都是因为准备不到位仓促上阵，提前把各项工作落实，能减少至少八成的错误，具体筹备要求如下。2盘点前的筹备管控2.1人员组织与分工任何盘点都要提前组织好人员，不能临时拉人凑数。一般来说，全盘需要设置一名盘点组长，由仓储负责人或者药房主管担任，总体协调盘点进度，处理突发问题。接下来要分成若干盘点小组，每组至少配备2名工作人员，一人负责点货核对，一人负责记录数据，避免单人操作出现错记漏记的问题。同时必须安排独立的监盘人员，由质量管控部门或者财务部门的人员担任，监盘人员不能参与所盘点区域的日常管理，要交叉监盘，避免出现“自己管的区域自己盘，出了问题瞒报”的情况。对于新参与盘点的工作人员，盘点前一天必须做简短培训，讲清楚盘点要求、特殊药品的盘点注意事项，避免新人因为不懂规则出错。2.2资料与工具准备现在大部分单位都用了智能仓储管理系统，但是盘点前一定要提前导出打印纸质盘点表，每一个区域对应一份盘点表，上面标注清楚药品名称、规格、批号、系统库存数量，方便现场核对，毕竟万一遇到停电系统崩溃，纸质表就是最后保障。工具方面，除了常用的扫码枪、计算器、笔、便签纸，还要提前准备好一些容易忽略的工具：比如用来照货架深处的手电筒，我无数次在最深处的角落找到漏放的药品，没有手电筒根本看不见；还有盘点冷藏药品用的预冷临时冷藏箱，用来临时放拿出来的药品，避免温度升高影响药品质量；还有干净的托盘，用来放拆箱盘点的药品，避免直接放地上污染药品。2.3库存预整理这一步是很多人都偷懒跳过的，但其实是提高盘点效率减少错误的关键。盘点前至少提前1天完成预整理：把同一个品名、同一规格、同一批号的药品统一放到同一个位置，零散拆箱的药品合并拼箱，归置到对应区域；退回的药品、待验收的药品都提前完成验收入账，不要放在待验区和正常库存混在一起；近效期药品、待报废药品提前整理出来单独存放，做好标识，避免和好的药品混在一起盘；放错位置的药品及时归位，千万别把降压药放到降糖药的区域，不然盘完找差异能把人逼疯。我现在要求我们组的人，哪怕耽误半天的出入库也要把预整理做好，省下来的盘点时间远远比耽误的这点时间多。2.4出入库管控全盘之前，至少提前4小时停止一切正常的出入库操作，特殊情况比如急诊急需调药，必须经盘点负责人批准，取出药品之后单独做好记录，等盘点完成之后再单独核对，避免已经入了账没入库，或者出了库没下账，导致盘点差异。做好了所有准备工作，就进入到核心的盘点实施环节，不同的药品管理要求不一样，盘点操作的规范也有所区别，具体要求如下。3盘点实施过程的分类管控3.1常规常温固体药品盘点常规药品盘点要按照“从左到右、从上到下”的顺序逐架盘点，绝对不能跳着拣好盘的先盘，那样非常容易漏盘。对于未拆封的整箱药品，可以只点箱数，再乘以每箱的规格算出总数量，但是必须核对箱体上的品名、批号、效期，避免拿错货；对于已经拆封的零散药品，必须逐盒逐粒清点，不能估算。每盘完一个品规，都要同时核对实际数量、批号和效期，不能只记数量不看效期，我曾经遇到过数量对得上，但是实际存放的都是过了效期的旧批号，新批号根本没入账，幸好盘点的时候核对了效期，不然就出大事了。3.2特殊储存药品盘点需要冷藏、冷冻、阴凉存放的特殊储存药品，盘点要优先安排，尽量缩短开门暴露的时间。盘点前提前把临时冷藏箱预冷好，分成小组同时作业，一个冷藏柜安排一组人，盘完一个马上关好柜门，整个盘点过程控制在半小时以内，避免柜内温度升高影响药品质量。盘点的时候同样要核对数量和效期，对于存放在冰柜最底层的药品，拿出来的时候要注意保持低温，盘完马上放回去，全程要有温度记录，一旦温度超标，这批药就要单独拿出来评估质量，不能再放回正常库存。我之前夏天盘冷藏药，吃过开门时间太长的亏，那次因为人少，开着门盘了一个多小时，最后整柜胰岛素温度超标，只能全部报废，损失了好几万，这个教训我一直记到现在。3.3特殊管理药品盘点国家规定的各类特殊管理药品，必须执行双人盘点制度，不管数量多少，都要逐盒逐支清点，做到百分百账实相符，不能有半分差错。盘完之后两个盘点人都要签字确认，监盘人也要签字存档，所有数据都要单独归档保存，这不仅是合规的要求，也是对我们从业人员的保护，别嫌麻烦，出了问题谁都担不起。3.4拆零药品与近效期药品盘点拆零药品是最容易出问题的，很多单位盘点都忽略拆零药，拆零药要按最小销售单位逐份清点，同时核对每一份拆零药的效期，很多拆零药拆了之后放几个月就忘了，很容易过期。近效期药品盘点完之后要单独登记造册，标注清楚效期还有多久，库存还有多少，及时报给采购和运营部门安排促销或者调拨，避免过期报废。盘点完不是就结束了，最关键的是盘点后的差异处理和长效管控，这才是盘点管控的核心目的，不能盘完就把数据丢到一边，具体要求如下。4盘点后的差异处理与管控优化4.1差异核对与原因分析初盘结束之后，把实际盘点数据和系统数据比对，只要出现差异，不管差异是大是小，都要安排复盘，复盘要换一组不负责该区域的人员来做，避免先入为主出错。复盘之后还是有差异的，就要仔细找原因，常见的差异原因有几种：入库的时候错登了数量，发药的时候发错了品规格没登账，药品放错了区域没找到，过期或者破损报废没走流程销账，甚至是被盗了。不管差多少钱，都要把原因找出来，不能随便调账完事，我见过不少单位差个几十块钱嫌麻烦，直接调账，结果下次差几千块的时候找不到原因，小问题攒成大事故。4.2问题整改与台账更新找到差异原因之后，就要针对性整改，要是因为放错位置导致的差异，就要及时调整货架标识，完善归位制度；要是因为发药错登导致的差异，就要给相关的员工做培训，优化出入库登记流程；要是确实是过期破损的，就要按规定走报废流程，统一销毁不能流入市场。整改完成之后，及时更新系统库存数据，所有的差异情况、原因分析、处理结果都要记入盘点管控台账，所有相关人员签字，存档备查，满足监管检查的要求。4.3盘点结果应用优化管控流程盘点不是为了完成任务，结果要用来优化日常库存管理。比如连续两次盘点都发现某个药品经常断货，说明采购量订少了，要调整采购周期和采购量；要是某个药品每次盘点都有大量近效期的，说明采购量太大动销慢，就要减少采购量，安排促销；要是某个区域经常出现放错位置的情况，说明货架标识不清楚，就要重新做标识，调整存放区域。另外还要根据盘点情况调整盘点频率，比如重点特殊药品每月抽盘一次，普通药品三个月全盘一次，小门店可以半年全盘一次，适合自己的频率才是最好的。除了定期全盘，日常的抽盘管控也不能少，常态化管控才能减少大盘的时候出大问题，把问题消解在日常，比集中处理要轻松得多，具体要求如下。5日常盘点的常态化管控5.1抽盘的频率和范围日常抽盘不用全抽，每个礼拜抽盘10%左右的品规就可以，重点抽盘动销快的药品、近效期药品、特殊储存和特殊管理药品，特殊管理药品每个月至少抽盘一次，近效期药品每个月抽盘一次，动销快的感冒、退烧类药品每个月抽盘一次，这样能及时发现问题，不用等到全盘的时候才出问题。5.2抽盘的重点内容日常抽盘不能只点数量，还要检查存放情况，比如冷藏药的温度是不是符合要求，有没有药品放错了储存区域，有没有药品出现发霉、潮解、破损的情况，效期有没有问题，这些都是抽盘要检查的内容，把问题解决在日常，比大盘的时候一起解决要轻松得多。5.3责任落实与人性化管理日常抽盘要落实区域责任人，谁管理的区域谁负责，但是管理也要人性化，不能一出问题就扣钱罚款，一线的库管和药师天天搬货理货，工作量大，偶尔出点小错很正常，只要不是故意的，找到问题整改就好，要是上来就处罚，只会让大家藏着掖着问题，反而更麻烦，我们做管控的目的是解决问题，不是处罚人，这点一定要拎清楚。总的来说，药品库