2026年招投标文件归档留存规定

2026年招投标文件归档留存规定（2026版）目录1.总则2.职责划分3.具体管理内容3.1归档内容范围3.2归档时限要求3.3归档质量标准3.4存储保管要求3.5借阅调取规则3.6到期销毁流程4.违规约束与处理4.1奖励情形4.2违规处理标准5.申诉机制6.附则7.附件附件1：招投标文件归档材料清单附件2：招投标文件归档流程表附件3：招投标文件借阅申请单附件4：违规行为认定与处理对应表1.总则1.1制定目的：为规范公司招投标全流程文件的归档留存管理，保障招投标活动的可追溯性，防范合规风险、经营风险及法律纠纷，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国档案法》《劳动合同法》等国家相关法律法规及公司内部管理制度，制定本规定。1.2适用范围：本规定适用于公司及所属全资、控股子公司所有招投标相关活动形成的文件材料，涵盖两类场景：一是公司作为招标人开展的工程建设、货物采购、服务外包、咨询合作等采购活动，含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购等所有采购方式；二是公司作为投标人参与外部主体发起的招投标活动。1.3基本原则：本规定执行遵循“真实完整、权责清晰、安全可控、便捷调取”的基本原则，所有归档文件需如实反映招投标活动全流程实际情况，不得出现伪造、篡改、遗漏等问题。2.职责划分2.1执行部门：（1）业务经办部门：包含采购部、项目管理部、市场部、销售部等所有牵头开展招投标活动的业务部门，是归档材料的第一责任主体，负责本部门牵头项目的招投标文件收集、整理、初审，在规定时限内移交档案管理部门，对材料的真实性、完整性、时效性负责。（2）档案管理部门：为行政部下属专职档案管理组，负责接收所有移交的招投标文件，对材料完整性、规范性进行复核，完成分类、编号、入库、台账更新工作，负责档案的日常存储、保管、借阅登记、定期盘点，对档案的存储安全负责。2.2监督部门：由合规部、人事部共同承担监督职责，合规部负责每季度对招投标文件归档情况进行抽查、每年开展1次全面盘点，对归档合规性、材料真实性进行核查，出具年度归档管理报告；人事部负责按照本规定落实相关奖惩措施。2.3管理责任：公司分管行政工作的领导负责本规定的审批发布、重大项目档案借阅审批、到期档案销毁审批，以及归档管理重大事项的决策。3.具体管理内容3.1归档内容范围所有招投标项目需归档的材料包含但不限于以下类别，具体明细见附件1：（1）招标人场景归档材料：招标公告/投标邀请书、资格预审文件、招标文件、答疑澄清及补遗文件、招标控制价核算材料、所有投标人提交的投标文件、投标保证金缴纳/退还凭证、拒收投标文件的书面记录及现场凭证、开标签到表、开标全程音视频文件、评标专家抽取记录、评标专家签到表、评标打分原始记录、评标报告、废标情况说明、中标候选人公示材料、中标通知书发放记录、未中标结果告知凭证、履约保证金缴纳记录、招投标异议/投诉处理全套材料、合同初稿及正式签订的合同文本。（2）投标人场景归档材料：投标文件初稿及终版、投标保证金缴纳凭证、开标现场记录、与招标方的全部沟通记录、中标/未中标通知书、异议投诉处理材料、后续签订的正式合同文本。（3）所有项目需同时归档纸质版、电子版两类材料，二者内容需完全一致。3.2归档时限要求（1）无异议、无投诉的招投标项目：公司作为招标人的工程类、大额货物类项目（合同额≥100万）需在中标通知书发出后30个工作日内完成归档；服务类、小额货物类项目（合同额<100万）需在中标通知书发出后20个工作日内完成归档；公司作为投标人的项目，需在收到中标/未中标通知书后15个工作日内完成归档。（2）存在异议、投诉或纠纷的招投标项目：需在异议/投诉/纠纷处理完结、出具最终结果后15个工作日内完成全套材料归档。3.3归档质量标准（1）纸质材料要求：统一使用A4幅面打印，字迹清晰无涂改，签字、盖章齐全，确需修改的内容需由经办人在修改处签字确认；所有材料优先提交原件，确无原件的需标注“与原件一致”并由经办部门负责人签字确认；多份材料需按时间顺序排列，加装封面、目录、页码，装订牢固无散页。（2）电子材料要求：文档类材料统一导出为不可编辑的PDF格式，加盖电子归档专用章；音视频文件统一为MP4格式，分辨率不低于720P，全程无中断；表格类材料需同时提交可编辑Excel版本及PDF版本；所有电子文件命名规则为“[年份]-[项目类型]-[项目全称]-[材料类别]”，例如“2026-工程-XX园区装修项目-评标报告”，电子材料需同时备份至公司加密云盘及本地专用存储硬盘。3.4存储保管要求（1）纸质档案存储在专用防火防盗档案柜中，档案库房温度控制在14-24℃、相对湿度控制在45%-60%，做好防潮、防虫、防尘措施，避免纸张损毁。（2）电子档案存储介质需定期杀毒，每6个月完成一次全量备份，避免数据丢失、损坏。（3）档案保管期限：普通项目保管期限为15年，自项目竣工验收/服务交付完成之日起计算；重大项目（合同额≥5000万、涉及公司核心业务布局、涉及公共利益的项目）永久保管。（4）档案管理部门需建立《招投标档案电子台账》，实时更新档案编号、项目名称、归档时间、保管期限、借阅记录等信息，每半年与业务经办部门核对一次台账信息，确保账实一致。3.5借阅调取规则（1）内部人员借阅：普通员工借阅非重大项目档案的，需填写附件3《借阅申请单》，经所在部门负责人签字批准后，仅限在档案阅览室查阅，不得带出档案管理区域，确需复印的需由档案管理员登记复印份数、用途后进行复印；借阅重大项目档案的，需额外经分管领导签字批准。（2）外部单位调取：政府监管部门、审计部门等外部单位需调取档案的，需出具官方正式函件，经合规部审核、分管领导签字批准后，仅可提供复印件，原件一律不得外带。（3）所有借阅、调取记录需永久留存，借阅人需对档案内容的保密性负责，不得私自传播、泄露相关内容。3.6到期销毁流程（1）保管期限到期的档案，由档案管理部门梳理形成《到期档案销毁清单》，提交合规部逐一核查，确认无未结纠纷、无后续使用需求后，上报分管领导审批。（2）审批通过后，由档案管理部门、合规部各派出1名工作人员共同在场销毁，纸质档案采用碎纸机销毁，电子档案采用数据彻底粉碎方式清除，销毁全程记录音视频，两人共同在销毁记录上签字确认，销毁记录永久留存。（3）任何部门、个人不得私自销毁、处置招投标档案。4.违规约束与处理4.1奖励情形（1）业务经办部门连续12个月归档及时率100%、材料完整无差错的，给予部门500-2000元的现金奖励，部门经办人、负责人年终评优优先。（2）档案管理员连续12个月未出现档案丢失、损毁、错发等问题，台账清晰准确的，给予1000-3000元的现金奖励，年终评优优先。（3）相关工作人员及时发现归档材料伪造、遗漏等问题，避免公司产生经济损失、合规风险的，视贡献大小给予1000-10000元的现金奖励。4.2违规处理标准所有违规处理均不违反《劳动合同法》《社会保险法》等相关法律法规，涉及经济处罚的均从绩效奖金中扣除，每月累计扣除金额不超过员工当月绩效奖金的20%，且扣除后员工当月应发工资不低于当地最低工资标准：（1）业务经办部门逾期未移交归档材料的，逾期不满10个工作日的，对经办人给予口头警告，扣罚当月绩效5%；逾期超过10个工作日不满30个工作日的，对经办人扣罚当月绩效10%，部门负责人扣罚当月绩效5%，全公司通报批评；逾期超过30个工作日的，对经办人扣罚当月绩效15%，部门负责人扣罚当月绩效10%，取消部门当年评优资格。（2）归档材料存在遗漏、涂改、伪造、与实际情况不符等问题的，对经办人扣罚当月绩效15%，部门负责人扣罚当月绩效10%；造成公司经济损失、合规风险的，相关责任人需承担对应损失的赔偿责任，情节严重的解除劳动合同，涉及违法的移交司法机关处理。（3）档案管理员未按规定存储、保管档案，造成档案损毁、丢失的，扣罚当月绩效20%；情节严重的解除劳动合同，造成损失的承担赔偿责任。（4）未按规定流程借阅、调取档案，或私自泄露档案内容的，对责任人扣罚当月绩效30%；造成公司损失的承担赔偿责任，情节严重的解除劳动合同，涉及违法的移交司法机关处理。（5）私自销毁、处置招投标档案的，直接解除劳动合同，造成损失的全额承担赔偿责任，涉及违法的移交司法机关处理。5.申诉机制5.1当事人对处理结果存在异议的，可在收到处理通知之日起7个工作日内，向合规部提交书面申诉材料，附相关佐证证据。5.2合规部需在收到申诉材料后10个工作日内开展独立调查，调取相关档案记录、询问相关人员，出具正式申诉答复结果。5.3当事人对合规部答复结果仍有异议的，可在收到答复后5个工作日内向公司工会提交二次申诉，工会需在15个工作日内组织职工代表、合规部、人事部共同核查，出具最终处理结果，最终结果出具后不再受理重复申诉。6.附则6.1本规定自2026年1月1日起正式执行，此前发布的相关管理制度与本规定不一致的，以本规定为准。6.2本规定由行政部、合规部共同负责解释，如遇国家相关法律法规调整，将及时对本规定进行修订。6.3各子公司可结合自身实际情况在本规定基础上制定实施细则，报公司行政部、合规部备案后执行。7.附件附件1：招投标文件归档材料清单材料类别材料名称是否需原件备注招标阶段招标公告/投标邀请书是含发布渠道截图招标阶段资格预审文件、招标文件是含所有版本投标阶段所有投标人投标文件是按投标人分类装订开标阶段开标签到表、开标记录是评标阶段评标报告、打分原始记录是需所有专家签字定标阶段中标通知书、未中标告知记录是其他异议/投诉处理材料、合同文本是附件2：招投标文件归档流程表流程节点责任人时限要求输出文件材料收集整理项目经办人按3.2规定时限装订完成的纸质材料、电子材料部