工程资料管理制度

工程资料管理制度一、总则工程资料是工程建设全过程的真实记录，是工程质量控制、竣工验收、后期维护以及工程档案归档的重要依据，亦是衡量工程管理水平的关键标尺。为规范工程项目资料的编制、收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保工程资料的真实性、完整性、规范性和及时性，保障工程建设顺利进行及后续管理有据可查，特制定本制度。本制度适用于公司所有新建、扩建、改建的工程项目。参与工程建设的各相关单位，包括建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位等，均须严格遵守本制度的规定。工程资料管理应遵循以下基本原则：（一）真实性原则：工程资料必须真实反映工程建设的实际情况，数据准确，记录客观，严禁伪造、篡改。（二）完整性原则：工程资料应齐全完整，涵盖工程建设的各个阶段和各个方面，不得有遗漏。（三）规范性原则：工程资料的编制、格式、签署、编号等应符合国家、行业及地方相关标准和规定，做到标准化、规范化。（四）及时性原则：工程资料的形成应与工程进度同步，及时收集、整理，确保资料的时效性。（五）安全性原则：工程资料属于企业重要信息资产，应采取有效措施进行保管，防止丢失、损坏、泄密。二、管理机构与职责公司工程管理部门是工程资料管理的归口管理部门，负责统筹、指导、监督和检查公司所属工程项目的资料管理工作，组织制定和修订相关管理制度及标准。项目部是工程资料管理的直接责任单位，项目经理为资料管理第一责任人，对项目资料的真实性、完整性、及时性负总责。项目部应设立专职或兼职资料员，负责工程资料的日常具体管理工作。各相关单位职责划分：（一）建设单位：负责向施工单位、监理单位提供必要的基础资料；组织工程档案的验收；负责自身形成资料的整理归档。（二）勘察、设计单位：负责按时提供符合要求的勘察、设计文件及相关变更；对所提供资料的真实性、准确性负责，并配合资料的整理归档。（三）施工单位：是工程施工阶段资料形成的主要责任方。负责施工全过程各类资料的编制、收集、整理、审核、签认和保管，并按规定向建设单位和监理单位提交。竣工时，负责将完整、规范的竣工资料移交建设单位。（四）监理单位：负责对施工单位提交的工程资料进行审核、签认；负责监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告等监理资料的编制、收集、整理和归档，并对监理资料的真实性、完整性负责。资料员应具备相应的专业知识和技能，工作认真负责，熟悉资料管理流程和相关规范。其主要职责包括：资料的收集、分类、整理、编目、保管、借阅、移交，以及监督资料的签署和审批流程等。三、工程资料的形成与收集工程资料的形成应与工程建设同步进行，从工程立项开始，直至工程竣工验收备案及后续保修，各阶段均需形成相应资料。资料收集应遵循“谁形成，谁负责”的原则。各相关单位及人员在工程建设过程中，应及时收集本单位、本岗位形成的各类文件材料，并确保其真实、完整、有效。施工单位在施工过程中，应特别注意以下资料的收集与形成：（一）工程技术文件：施工组织设计、施工方案、技术交底记录等。（二）原材料、半成品、构配件及设备质量证明文件：产品合格证、出厂检验报告、进场复验报告等。（三）施工记录：隐蔽工程验收记录、测量放线记录、施工日志、混凝土浇筑记录等。（四）质量评定资料：检验批、分项、分部（子分部）工程质量验收记录，单位（子单位）工程质量竣工验收记录等。（五）试验检测资料：各种材料的试验报告、施工试验记录等。（六）工程变更与洽商记录：设计变更通知单、工程洽商记录等。（七）竣工验收资料：竣工图、竣工验收报告、竣工总结等。所有收集的资料应为原件。如为复印件，应注明原件存放处，并由原件提供单位加盖公章及经办人签字，并注明日期。四、工程资料的整理与归档工程资料的整理应遵循自然形成规律，保持资料之间的有机联系，便于查阅和利用。整理工作应做到分类清晰、组卷合理、书写规范、装订整齐。资料分类应参照国家或行业相关标准执行，一般可分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等几大类，每大类下可根据需要进一步细分。案卷的编制应符合以下要求：（一）案卷题名：简明扼要，准确反映卷内文件内容。（二）卷内目录：列出卷内文件的序号、文号、责任者、文件题名、日期、页次等。（三）卷内文件排列：按文件形成的时间顺序或逻辑关系排列。（四）页码编写：单面书写的文件在右下角编写页码，双面书写的文件正面在右下角，背面在左下角编写页码，案卷封面、卷内目录、备考表不编写页码。（五）备考表：注明卷内文件的总页数、各类文件页数，以及对卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况的说明，并由立卷人、审核人签字。（六）案卷装订：文字材料一般采用线装或胶装，图纸可采用折叠方式，装订应牢固、整齐，便于翻阅。竣工图是工程档案的重要组成部分，必须做到图物相符，加盖竣工图章，并有编制单位、编制人、审核人、技术负责人及监理工程师签字。凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更面积超过规定比例的，应重新绘制竣工图。工程竣工验收前，施工单位应将整理完毕的竣工资料提交监理单位审核，监理单位审核合格后，由建设单位组织相关单位进行竣工验收。验收合格后，按规定向建设单位或城建档案管理部门移交。五、工程资料的移交与借阅工程资料的移交应办理书面移交手续，填写《工程资料移交清单》，注明移交资料的名称、卷数、页数、移交日期等，由移交方、接收方及监交人签字盖章，双方各执一份。内部借阅工程资料，需经相关负责人批准，办理借阅登记手续，明确借阅期限和归还要求。借阅者应爱护资料，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删资料，不得转借他人。资料归还时，资料员应认真检查，确认无误后方可注销借阅登记。外部单位借阅或复制工程资料，须持单位介绍信，并经公司相关领导批准。复制资料须由资料员负责，复制件应加盖资料管理专用章，并注明原件保管单位。借阅的涉密资料，应严格遵守保密规定，不得带出指定范围，不得泄露资料内容。六、工程资料的保密与安全工程资料中涉及国家秘密、商业秘密的，应按照国家及公司保密规定进行管理，明确密级，采取保密措施。资料保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。重要资料应专柜存放，并可考虑采用信息化手段进行备份。对于电子资料，应定期进行备份，防止数据丢失。存储电子资料的介质应妥善保管，并做好防磁、防病毒等工作。严禁任何人未经批准，擅自销毁工程资料。对于过期或无保存价值的资料，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。七、考核与责任公司将工程资料管理工作纳入对项目部及相关人员的绩效考核范围。对在资料管理工作中表现突出、成绩显著的单位和个人，给予表彰和奖励。对违反本制度规定，造成工程资料失真、缺失、