建设项目合同执行合同执行档案管理合同协议

建设项目合同执行合同执行档案管理合同协议本协议由以下双方于____年____月____日签订：甲方（发包人）：________________________法定代表人/授权代表：_________________地址：_________________________________联系方式：_____________________________乙方（承包人/档案管理方）：_____________法定代表人/授权代表：_________________地址：_________________________________联系方式：_____________________________鉴于甲方发包建设____项目（项目名称），甲方与乙方就该项目签订了《建设项目合同》（合同编号：____，以下简称“主合同”），现为进一步规范主合同执行过程中的档案管理事宜，双方根据主合同约定及国家有关法律法规，经友好协商，达成如下协议：第一条定义与解释除非本协议另有约定，下列词语具有以下含义：1.1“档案”是指在本协议履行过程中，由项目参与各方（包括但不限于甲方、乙方、设计单位、监理单位、勘察单位、材料设备供应商等）直接形成的，对项目具有保存价值的，以文字、图形、图像、声音、电子数据等形式存在的各种载体文件材料，包括但不限于合同文件、勘察设计文件、施工文件、监理文件、材料设备文件、验收记录、会议纪要、变更签证文件、竣工资料、结算文件、质量保修文件、诉讼仲裁文件及其他相关文件。1.2“档案管理方”是指根据本协议约定负责档案收集、整理、保管、利用和移交的一方，在履行主合同时，通常指乙方，或由甲方指定的其他档案管理机构。1.3“档案形成方”是指在本项目合同执行过程中产生档案的单位或个人。1.4“移交”是指档案管理方将符合本协议要求的档案按照约定移交给甲方或指定接收单位的行为。1.5“保存期限”是指各类档案按照国家法规、行业规定或本协议约定需要保管的时间长度。1.6“档案库房”是指符合档案管理标准，用于存放档案的专用场所。1.7“电子档案”是指以数字形式存储和管理的档案信息。第二条档案管理范围2.1本协议项下的档案管理范围包括但不限于以下文件资料：（1）主合同及所有与主合同相关的补充协议、中标通知书、投标文件等；（2）项目可行性研究报告、立项批准文件等前期文件；（3）勘察文件，包括勘察报告、勘察图纸、勘察成果资料等；（4）设计文件，包括方案设计、初步设计、施工图设计、设计说明、设计变更、设计交底记录等；（5）施工组织设计、专项施工方案、技术措施等；（6）监理文件，包括监理规划、监理实施细则、旁站记录、监理日志、监理月报、监理通知单、会议纪要、工程款支付证书等；（7）材料设备文件，包括材料设备合格证、检测报告、进场验收记录、使用记录等；（8）施工记录，包括工程开工报告、土方开挖记录、隐蔽工程验收记录、基础及主体结构验收记录、竣工验收记录、工程测量记录等；（9）质量安全文件，包括质量检查记录、安全检查记录、质量整改通知、安全整改通知、安全事故报告及处理记录等；（10）工程变更、工程签证文件及相关审批资料；（11）竣工资料，包括竣工图（含设计变更说明）、竣工报告、竣工验收鉴定书、移交清单等；（12）竣工结算文件，包括结算申请、审核意见、结算协议等；（13）涉及工程的质量保修文件及处理记录；（14）项目实施过程中的会议纪要（包括项目例会、专题会议、协调会等）；（15）涉及本项目工程的项目法人（业主）或委托的仲裁、诉讼等相关文件；（16）其他根据主合同约定、国家或地方关于工程档案管理的法规标准要求应归档的文件资料。2.2档案形成时间范围自项目合同签订之日起至项目最终竣工验收合格、工程结算完成并经甲方确认，以及根据国家或行业规定需要保存的后续期间。第三条双方职责与义务3.1档案形成方的义务：3.1.1负责及时、准确、完整地收集、整理本方形成的应归档文件，按照档案管理要求和本协议附件《项目档案分类方案》（如有）进行分类、组卷、编目。3.1.2确保归档文件的质量符合要求，字迹清晰、图表清晰、图像清晰、无缺漏、无涂改，重要文件应加盖单位公章或签字确认。3.1.3按照本协议第四条约定的内容和时间节点，将整理好的档案移交给档案管理方，并提交移交清单。3.1.4配合档案管理方进行档案的验收工作，对档案管理方提出的整改意见及时进行修正。3.1.5建立项目过程档案的管理台账，记录档案的收集、整理、移交等情况。3.1.6对在档案管理过程中知悉的甲方及项目相关的商业秘密或其他保密信息承担保密义务，未经甲方书面同意，不得向任何第三方泄露。3.1.7承担本协议约定的由档案形成方承担的档案管理相关费用。3.2档案管理方的义务：3.2.1建立健全的档案管理制度，包括但不限于档案收集、整理、编目、保管、利用、鉴定、销毁等环节的管理流程。3.2.2提供符合国家相关标准或约定的档案库房和必要的存储设施设备，确保档案存放环境（温湿度、防火、防盗、防虫、防鼠、防尘、防光、防磁等）符合要求。3.2.3对乙方（或甲方指定的其他方）移交的档案进行验收、分类、编目、登记、整理，并纳入档案管理系统进行规范化管理。3.2.4确保所保管的档案的完整性、系统性和安全性，采取必要的物理和技术措施防止档案的损毁、丢失、失密。3.2.5根据甲方的合理请求和约定程序，提供档案的查阅、复制、摘抄服务，并收取约定的费用（如适用）。3.2.6按照约定或国家、行业规定，确定各类档案的保存期限，并在保存期限内妥善保管。3.2.7在档案保管期满后，按照国家法规和本协议约定，对档案进行鉴定，并依法或按约定进行销毁或移交。3.2.8根据甲方或本协议约定，完成档案的数字化转换工作，并确保电子档案的安全存储和可利用性。3.2.9定期对档案库房进行维护检查，并向甲方报送档案管理情况报告（如约定）。3.2.10对在档案管理过程中知悉的甲方及项目相关的商业秘密或其他保密信息承担保密义务。3.2.11承担本协议约定的由档案管理方承担的档案管理相关费用。3.3甲方的义务：3.3.1提供主合同及相关重要文件给档案管理方参考。3.3.2指定负责档案接收、管理的内部部门或联系人员，并告知相关信息。3.3.3审核乙方（或档案管理方）提交的档案管理方案、分类方案（如需要）。3.3.4按照本协议第八条约定，向乙方（或档案管理方）支付档案管理服务费用。3.3.5按照本协议第十条约定，接收最终形成的项目档案成果，并组织或委托第三方进行档案验收。3.3.6对在档案管理过程中知悉的乙方（或档案管理方）的商业秘密承担保密义务。第四条档案管理流程4.1文件收集与整理：各档案形成方负责按照本协议第二条及附件《项目档案分类方案》的要求，在项目实施过程中及时收集、整理、立卷、编目本方应归档的文件材料。4.2归档与移交：档案形成方完成本单位应归档文件的整理后，应在每个阶段或合同节点完成后____日内，将整理好的档案按本协议约定的时间和方式移交给档案管理方。移交时应提交移交清单，双方共同核对无误后办理交接手续。4.3验收：档案管理方在收到档案后，应依据本协议、主合同及相关标准进行验收。验收内容包括档案的数量、完整性、系统性、质量等。如发现档案缺失、质量不合格等问题，应立即书面通知档案形成方进行补充或修正，直至符合要求。4.4保管：档案管理方验收合格后，将档案入库保管，并按照档案管理要求进行日常维护和管理。4.5利用：甲方因工作需要查阅利用档案时，应向档案管理方提出书面申请，说明查阅利用的目的、内容、范围等。档案管理方审核批准后，提供档案供查阅利用，并做好登记。需要复制、摘抄的，应按约定办理手续并支付费用。4.6鉴定与销毁：档案保管期满后，档案管理方应按照国家档案法规和本协议约定，组织档案鉴定，对无保存价值的档案编制销毁清册，报甲方批准后，在符合安全要求的环境下进行销毁，并做好记录。对有保存价值的档案，继续履行保管义务。第五条档案的保管与安全5.1物理安全：档案库房应选址安全，符合消防安全要求，配备必要的消防设施。库房内应保持适宜的温湿度，采取防虫、防鼠、防尘、防潮、防霉、防光等措施。重要档案或涉密档案应采取额外的安全保护措施。档案存放应有序，便于查找和安全。5.2信息安全：对于电子档案，档案管理方应建立完善的数据备份机制，定期进行数据备份，并采取防病毒、访问控制等技术措施，确保电子档案的完整性和安全性。建立电子档案管理系统，确保系统稳定运行。5.3保密：双方应对在履行本协议过程中知悉的对方的商业秘密、技术秘密以及其他不宜公开的信息承担严格的保密义务。未经对方书面同意，不得以任何形式向任何第三方泄露。此保密义务不因本协议的终止而解除。第六条档案的移交与验收6.1移交内容：项目最终档案成果包括但不限于本协议第二条约定的所有档案类别，以及档案管理方为履行本协议职责形成的档案管理目录、检索系统、数字化副本（如约定）等。具体移交清单作为本协议附件。6.2移交时间：项目竣工验收合格并完成最终结算支付后____日内，或双方另行书面约定的其他时间。6.3移交方式：采取现场移交或双方约定的其他方式。6.4验收标准：档案移交验收应以本协议、主合同、国家及地方关于工程档案管理的现行法律法规、相关行业标准以及附件《项目档案分类方案》为依据。6.5验收程序：档案移交时，甲方指定代表（或委托的第三方机构）对档案进行查验。档案管理方应配合查验，提供必要的说明和检索工具。验收合格的，双方签署《项目档案移交验收确认书》。如对档案有异议，应在____日内提出，并由双方协商解决。逾期未提出异议的，视为验收合格。6.6验收确认：双方签署的《项目档案移交验收确认书》是档案移交完成的有效证明，是甲方支付最终档案管理费用的前提条件。第七条档案的利用与提供7.1甲方因工程维护、质量保修、审计、结算、法律诉讼等需要，可向档案管理方申请查阅、复制相关档案。7.2档案管理方应建立档案利用登记制度。对于查阅利用，应提供必要的便利，但有权对涉及保密或商业秘密的内容进行控制。对于复制、摘抄，应按照约定收取费用，并办理相关手续。7.3查阅利用档案的人员应遵守档案管理规定，不得损坏、涂改、私藏档案。第八条费用与支付8.1本协议项下的档案管理服务费用采用以下方式确定和支付：（1）方式一（固定费用）：乙方向甲方收取固定档案管理服务费共计人民币____元（大写：____）。此费用包含但不限于档案收集指导、整理编目、入库保管、提供利用、数字化（如约定）、最终移交等所有服务费用。（2）方式二（按阶段/项目）：费用根据项目进度或阶段支付，具体标准和支付节点如下：*合同签订后支付预付款____元；*项目____阶段完成时支付____元；*项目____阶段完成时支付____元；*项目竣工验收合格并完成结算后支付尾款____元。（3）方式三（其他）：____。8.2费用承担：上述费用由____方承担。如采用方式一或方式二，乙方应在收到款项后按约定履行相应义务。8.3支付条件：如采用方式一或方式二，甲方支付最终费用以双方签署《项目档案移交验收确认书》为条件。8.4支付方式：甲方应通过银行转账方式将费用支付至乙方指定的以下账户：*账户名称：_____________*开户银行：_____________*银行账号：_____________第九条档案的保存期限9.1各类档案的最低保存期限应符合国家《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328）及地方相关法规标准的要求，具体如下：（1）工程准备阶段文件：长期；（2）监理文件：长期；（3）施工文件：长期；（4）竣工图：长期；（5）竣工验收文件：长期；（6）结算文件：长期；（7）质量保修文件：缺陷责任期结束；（8）其他文件：根据其性质和重要性确定，最低不少于____年。9.2双方可协商约定高于国家最低标准的保存期限。档案保管期满后，按本协议第四条4.6款约定处理。第十条违约责任10.1乙方（档案管理方）违约责任：（1）未按本协议约定履行档案管理义务，导致档案丢失、损毁、失密或无法满足甲方合理利用需求的，应承担相应的赔偿责任，赔偿金额应足以弥补甲方因此遭受的损失。（2）未按约定时间移交档案，每逾期一日，应向甲方支付合同总金额（或累计应付金额）____%的违约金，但累计违约金不超过合同总金额的____%。（3）提供的档案质量不符合要求，经甲方指出后未能在____日内纠正的，甲方有权拒收该部分档案或要求乙方承担相应的整理、修复费用。（4）违反保密义务，给甲方造成损失的，应承担全部赔偿责任。10.2甲方（发包人）违约责任：（1）未按本协议约定支付档案管理服务费用的，每逾期一日，应向乙方支付应付未付金额____%的违约金，但累计违约金不超过合同总金额的____%。（2）无正当理由拒绝接收符合约定的档案成果的，应承担由此给乙方造成的损失。（3）违反保密义务，给乙方造成损失的，应承担全部赔偿责任。10.3任何一方违反本协议保密条款，应承担相应的违约责任，包括但不限于停止违约行为、赔偿对方因此遭受的所有直接和间接损失。第十一条不可抗力11.1因地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱等不可抗力事件，导致本协议无法履行或延迟履行的，遭遇不可抗力的一方应在不可抗力发生后____日内书面通知对方，并提供相关证明。11.2双方应根据不可抗力事件的影响，协商决定是否延期履行、部分履行或解除本协议。因不可抗力造成的损失，由双方各自承担。第十二条协议的变更与解除12.1本协议的任何变更，须经双方协商一致，并签署书面补充协议。补充协议与本协议具有同等法律效力。12.2发生以下情况之一，守约方有权书面通知违约方解除本协议：（1）一方严重违反本协议约定，经守约方书面催告后____日内仍未纠正的；（2）一方进入破产、清算程序的；（3）不可