承包商和供应商等相关方管理制度

承包商和供应商等相关方管理制度一、总则1.1目的与依据为规范公司与承包商、供应商等相关方的合作行为，明确双方权利与义务，降低合作风险，提高合作效率与效益，保障公司生产经营活动的顺利进行，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司所有对外合作的承包商（包括工程类、服务类等）、供应商（包括物资类、设备类等）以及其他可能对公司运营产生直接或间接影响的相关合作方。公司各部门在与上述相关方进行合作时，均须遵守本制度的规定。1.3基本原则相关方管理遵循以下原则：*合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保合作行为合法合规。*平等互利原则：在合作过程中，坚持平等协商，实现双方共赢。*风险控制原则：对合作全过程进行风险评估与管控，预防和减少各类风险。*绩效导向原则：建立科学的评价体系，优先选择业绩优良、信誉良好的相关方。*持续改进原则：定期对相关方管理工作进行回顾与优化，提升管理水平。二、相关方的准入与选择2.1准入标准建立公司应根据合作类别（如工程承包、物资供应、技术服务等）及合作规模，制定明确的相关方准入标准。准入标准应至少包括但不限于：*具备合法的经营资格及相应的资质等级；*具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；*具备履行合同所必需的专业技术能力、设备设施及人员配置；*具有良好的安全生产记录和质量管理体系（如适用）；*近三年内无重大违法违规记录或严重违约行为。2.2信息收集与审查*公司相关部门应通过公开渠道、行业推荐、实地考察等多种方式收集潜在相关方信息，建立潜在相关方信息库。*在正式合作前，应对潜在相关方进行严格的资格审查。审查内容包括但不限于其资质文件、业绩证明、财务状况、质量安全管理体系、社会责任履行情况等。必要时，可要求提供第三方审计报告或认证证书。*审查过程应形成书面记录，由相关负责人签字确认。对于审查不合格的相关方，不得纳入合作范围。2.3选择与评估*对于达到一定金额或重要程度的合作项目，应采用招标、竞争性谈判、询价等方式选择相关方，确保选择过程的公平、公正、公开。*评标或评估委员会应由公司相关部门代表、技术专家、财务人员等组成，按照预设的评价指标（如价格、质量、技术方案、履约能力、售后服务、信誉等）进行综合评估打分。*对于小额或常规合作，可在合格相关方库中进行比选，选择最适宜的合作对象。三、合同管理3.1合同起草与签订*合作项目必须签订书面合同，明确双方的权利、义务、责任、合作范围、价格、付款方式、交付期限、质量标准、验收标准、违约责任、争议解决方式等核心条款。*合同文本应优先采用公司标准合同范本。对于特殊或复杂项目，可由法务部门或外聘律师参与合同起草与审核，确保合同条款的合法性、严谨性和可执行性。*合同签订前，须履行公司内部审批流程，经相关部门及管理层审核批准后方可正式签订。严禁未经审批擅自签订合同。3.2合同履行与监控*合同签订后，相关部门应负责跟踪合同的履行情况，确保相关方按照合同约定提供产品或服务。*建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行动态管理。*在合同履行过程中，如发生变更、解除等情况，应签订书面补充协议，并履行相应审批手续。3.3付款与结算*严格按照合同约定的付款条件和方式办理付款。付款前，相关部门应对相关方的履约情况（如产品验收合格证明、服务确认单等）进行核实。*财务部门应根据审批齐全的付款申请及相关凭证办理付款手续，加强资金风险控制。四、过程管理与绩效评估4.1日常沟通与协调*公司相关部门应指定专人负责与合作相关方的日常沟通与协调，及时传递信息，解决合作过程中出现的问题。*对于重要合作项目，应定期召开协调会议，通报进展情况，商议解决存在的问题。4.2质量与安全管理*相关方提供的产品或服务必须符合合同约定的质量标准及国家相关法律法规要求。公司应建立进货检验、过程检验和最终验收制度。*对于涉及施工、安装等作业的承包商，公司应加强对其安全生产工作的监督与管理，要求其遵守公司安全生产规章制度，落实安全防护措施，确保作业安全。必要时，可对其进行安全培训和交底。*如发现质量问题或安全隐患，应立即通知相关方整改，并跟踪整改结果。对于严重质量问题或安全事故，应按合同约定追究其违约责任。4.3绩效评估*建立相关方绩效评估机制，定期（如每季度、每半年或项目结束后）对合作相关方的履约情况进行评估。*评估指标可包括产品/服务质量、履约及时性、价格竞争力、售后服务水平、沟通配合度、安全管理、合规经营等。评估结果应客观、公正，并形成书面报告。*绩效评估结果将作为后续合作、份额调整、激励或淘汰相关方的重要依据。对于表现优异的相关方，可在后续合作中给予优先考虑或适当激励；对于表现不佳的相关方，应提出改进要求，屡教不改者应暂停合作或清退出合格相关方库。五、风险控制与合规管理5.1风险识别与评估*在合作的各个阶段（准入、合同、履约等），应持续进行风险识别，评估潜在的法律风险、财务风险、质量风险、安全风险、声誉风险等。*针对识别出的风险，制定相应的风险应对措施和应急预案。5.2合规管理*要求相关方遵守国家法律法规及公司内部规章制度，严禁相关方发生贿赂、欺诈、不正当竞争等违法违规行为。*公司员工在与相关方交往过程中，应遵守廉洁从业规定，不得收受回扣、贿赂或谋取不正当利益。*对于敏感领域的合作，可在合同中加入反商业贿赂条款、保密条款、知识产权保护条款等。5.3应急预案与纠纷处理*针对可能发生的突发事件（如相关方违约、供应中断、质量安全事故等），应制定应急预案，明确应急处置流程和责任分工。*合作过程中如发生争议或纠纷，应首先通过友好协商解决；协商不成的，按照合同约定的争议解决方式（如仲裁或诉讼）处理。六、信息管理与保密6.1信息档案管理*建立健全相关方档案管理制度，对相关方的资质文件、合同文本、验收报告、绩效评估报告、沟通记录等资料进行系统整理、归档和保存。档案保存期限应符合国家相关规定及公司档案管理要求。*相关方信息档案应指定专人负责管理，确保信息的完整性、准确性和安全性。6.2保密义务*公司与相关方在合作过程中交换的商业秘密、技术信息、客户信息等敏感信息，双方均负有保密义务。*合同中应明确保密条款，规定保密范围、保密期限及违约责任。公司员工不得擅自向相关方泄露公司未公开信息，相关方也不得将从公司获取的保密信息用于合作目的以外的其他用途。七、激励与退出机制7.1激励机制*对于长期合作、履约情况良好、为公司带来显著效益的相关方，可将其列为战略合作伙伴或优质供应商/承包商，并在合作机会、付款条件、技术支持等方面给予适当倾斜和激励。*定期组织优秀相关方评选活动，对获奖相关方进行表彰和宣传。7.2退出机制*对于存在以下情况的相关方，应启动退出机制：*提供虚假资质或信息，骗取合作资格的；*严重违反合同约定，经催告后仍不改正的；*提供的产品或服务存在严重质量问题，或发生重大安全责任事故的；*绩效评估连续不合格，且整改不力的；*存在严重违法违规行为或不良信用记录的；*公司业务调整或合作期满不再续约的。*相关方退出应履行必要的内部审批程序，并书面通知相关方。同时，妥善处理善后事宜，如剩余款项结算、资料交接等。被清退的相关方原则上不得再次进入公司合格相关方库。八、责任与监督8.1部门职责*公司采购部门（或相应的归口管理部门）负责相关方的统一归口管理，包括制度的制定与修订、合格相关方库的建立与维护、招标采购组织、合同管理指导等。*需求部门负责提出合作需求、参与相关方选择与评估、跟踪合同履行、进行日常管理与绩效评估等。*法务部门负责合同的法律审核、提供法律支持、处理合同纠纷等。*财务部门负责相关方的财务状况审查、付款审核与结算、资金风险控制等。*质量、安全管理部门负责对相关方的质量、安全管理体系进行监督与指导。8.2监督检查*公司审计部门或内部监督机构应定期或不定期对相关方管理制度的执行情况进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。*对于违反本制度规定，造成公司损失的，应追究相关责任人的责任。九、附则9.1制度解释本制度由公司采购部门（或相应的归口管理部门）负责解释。9.2制度修订本制度根据国家法律法规变化及公司经营管理需要，可适时进