分公司行政人事实习报告

分公司行政人事实习报告

本次实习于2024年3月11日至2024年5月24日在XX智能科技有限公司华东分公司开展，实习岗位为行政人事部门助理实习生，全程由分公司行政人事主管带教，实习期间深度参与分公司行政保障、人事落地的全流程日常事务，累计协助处理各类行政人事事务170余项，参与3场全分公司级集体活动筹办，在符合总部管理规范的前提下逐步独立承担部分基础工作，圆满完成全部实习任务。实习期间的工作内容紧密贴合分公司非独立法人、权限受总部统筹的运营特点，没有照搬总部行政人事岗的模块化分工，兼顾事务性落地和跨部门协调两类职能。行政工作维度，我最先接手的是日常考勤核对与异常处理工作，针对分公司近60名员工中有4成属于外勤销售岗的特点，除了每日同步钉钉后台的打卡数据，还要单独登记外勤报备、外出公干的佐证信息，每月度完成全勤数据汇总后同步给总部薪酬核算岗，实习两个半月期间累计处理考勤异常记录127条，没有出现一次数据错漏。后续逐步接触办公物资全链路管理、会务保障、用印管理、员工福利落地等工作，负责每月梳理办公物资消耗台账提交采购申请，统筹12间内部会议室的预约冲突协调，先后完成季度经销商对接会、分公司第二季度安全生产宣讲等5场线下活动的场地布置、物料准备、参会人员接待工作，严格落实分公司公章、营业执照等重要证照的使用登记制度，所有用印记录均同步总部存档。人事工作维度，我主要承担总部人事体系在分公司的落地衔接职责，每日登录总部统一的招聘管理系统完成简历初筛，按照部门岗位需求邀约合适候选人到分公司参与面试，实习期间累计筛选简历近900份，协助完成32人次的初面接待，最终跟进11名新员工顺利完成分公司侧的入职手续：包括工位安排、门禁权限开通、分公司属地化福利申请指引、入职资料收集核验，后续同步所有材料到总部人力资源部完成正式归档。除此之外我还协助完成月度绩效数据的收集整理、劳动合同到期前的员工提醒、总部组织的各类线上培训的到场率统计等事务，打通了总部人事政策在分公司落地的最后一公里。两个多月的一线实习让我跳出了课本上对行政人事工作的模块化认知，切实体会到了分公司层面行政人事岗位“服务为先、落地为要”的核心价值。刚入职时我曾误以为考勤工作只需要对照打卡数据判定缺勤即可，遇到有销售同事外出见客户忘记提交外勤报备申请导致打卡异常的情况，直接按制度标记为缺勤，后来被带教主管指出，分公司的行政人事既要守规则也要兼顾业务侧的实际需求，后续我调整了工作方式，发现打卡异常第一时间同步对应部门负责人确认公干情况，提醒员工补充报备材料，既守住了考勤制度的底线，也没有影响一线业务同事的工作积极性，相关工作方法也被带教主管推广给其他新入职的行政人员。还有一次整理用印登记台账时，我漏记了一份项目投标文件的用印编号，后续总部开展半年度审计时差点出现溯源障碍，这件事也让我意识到分公司作为执行端，所有工作留痕的重要性，后续我给所有需要签字登记的事务都加了一道交叉核验的工序，再也没有出现过信息错漏的问题。实习过程中我也结合自己的专业知识，针对分公司现存的两处小痛点提出了优化方案：此前分公司的办公物资库存没有设置动态预警机制，经常出现临时缺打印纸、办公笔的情况，我利用在线共享表格搭建了简易的库存动态台账，针对常用物资设置最低库存阈值，到达阈值后自动给行政岗发送提醒，优化之后的一个半月里再也没有出现过常用物资断供的问题。另外之前新员工入职后经常反复问询门禁权限开通、餐补申请、考勤报备流程等共性问题，我梳理了分公司属地化的全部办事流程，配上对应的对接人联系方式，制作了12页的分公司新员工入职指引手册，新员工入职时直接发送电子版本，相关咨询量下降了近70%，大幅提升了工作效率。本次实习让我对行政人事岗位的实操价值有了更具象的认知，也锻炼了自己跨部门沟通、应急事务处理的能力，后续我会继续补充学习劳动法规实操、行政成本管