WPS与Office兼容性避坑指南-跨平台文档不乱码的5个技巧

WPS与Office兼容性避坑指南——跨平台文档不乱码

的5个技巧

职场效率｜教程攻略｜办公人群｜WPS·Office·兼容性·避坑

2026年

本文档基于WPSOffice2021/365和MicrosoftOffice2021/365版本编写，涵盖WPS与Office之间跨平台文档流转的核心

兼容问题与解决方案。若使用更早版本，操作路径可能略有差异，以实际界面为准。

目录

第一卷：技巧1（字体嵌入，从源头杜绝排版错位）+技巧2（宏与VBA，跨软件使用前必须实测）

第二卷：技巧3（CSV编码，避免中文变乱码）+技巧4（兼容模式，让WPS正确读取Office文件）

第三卷：技巧5（公式处理，确保数学表达式跨软件正常显示）+全局避坑指南

第四卷：常见问题解答+完整案例+速查表+附录

一、5个技巧总表

序号技巧名称核心用途风险等级适用场景

1字体嵌入解决字体缺失导致的排版错位★★★标书、论文、合同等排版敏感文档

2宏与VBA实测避免跨软件宏无法运行★★★★含自动化脚本的Excel/Word文档

3CSV编码选择避免中文数据变乱码★★★数据导入导出、跨系统数据交换

4兼容模式开启让WPS正确读取Office文件★★接收Office文件后格式异常

5公式处理确保数学公式跨软件正常显示★★★含公式的论文、报告、技术文档

第1卷/共4卷：技巧1（字体嵌入）+技巧2（宏与VBA实测）

技巧1：字体嵌入，从源头杜绝排版错位

要素1：基础信息

适用场景：文档使用了非系统自带的特殊字体（如方正小标宋、华文中宋、仿宋_GB2312等），需要发送给他人或在

另一台电脑上打开。字体缺失是WPS与Office之间“格式错乱”最常见的原因，没有之一。

原理说明：文档中记录的字体名称，接收方电脑上没有安装时，软件会自动用相近字体替换。替换字体的字符宽度、

间距与原字体不同，原本排好的内容就会整体位移，表现为标题跑偏、页码错乱、表格撑开或文字变成方块。

要素2：完整操作步骤（含零基础引导）

第一步：打开“选项”对话框

打开WPS文字（或Word）

点击左上角“文件”菜单

在下拉菜单中找到“选项”，点击进入

第二步：进入“常规与保存”设置

在弹出的“选项”对话框中，左侧列表中选择“常规与保存”

右侧出现保存相关的设置项

第三步：勾选“将字体嵌入文件”

在“常规与保存”页面中，找到“将字体嵌入文件”选项

勾选该选项前的复选框

如果下方出现“不嵌入常用系统字体”选项，取消勾选（勾选后常用字体不嵌入，可能导致部分字体仍然缺失）

第四步：保存文档

点击“确定”关闭选项对话框

正常保存文档（Ctrl+S）

字体会随文档一起保存，接收方打开时即使没有安装该字体，也能正常显示

第五步：验证嵌入是否生效

将文档发送到另一台没有安装该字体的电脑（或虚拟机）

打开文档，查看字体是否仍然保持原样

如果字体显示正常，说明嵌入成功

零基础操作引导：

在哪里操作：WPS左上角“文件”→“选项”→“常规与保存”

勾选什么：“将字体嵌入文件”

注意什么：不要勾选“不嵌入常用系统字体”

结果长什么样：文档体积可能略微增大，但字体在任何电脑上都能正常显示

报错了怎么办：如果嵌入后文件过大，可以取消勾选“不嵌入常用系统字体”，只嵌入真正需要传递的特殊字体

要素3：真实工作场景完整案例

背景：你是某公司行政人员，需要制作一份投标文件，使用了“方正小标宋简体”作为标题字体。文件发给投标负责人

后，对方用Office打开，所有标题都变成了宋体，排版完全错位。

操作步骤：

1.在WPS中打开投标文件。

2.点击“文件”→“选项”→“常规与保存”。

3.勾选“将字体嵌入文件”，取消勾选“不嵌入常用系统字体”。

4.点击“确定”，保存文档。

5.重新发送给投标负责人。

6.对方用Office打开，标题字体保持“方正小标宋简体”，排版完全一致。

结果：投标文件一次通过格式审查，避免了因字体问题导致的返工。

要素4：与其他技巧的组合用法

组合1：字体嵌入+导出PDF

如果对方不需要编辑文档，可以直接导出PDF。PDF会固定字体和排版，跨平台显示效果完全一致，无需担心

字体缺失。

组合2：字体嵌入+系统通用字体策略

日常办公文档尽量使用系统自带字体（宋体、黑体、微软雅黑），从源头减少字体缺失风险。只有必须使用特

殊字体时才启用嵌入。

要素5：常见错误与正确写法对比

错误1：只在自己电脑上设置，不嵌入字体

错误做法：使用了特殊字体，但发送前没有勾选“将字体嵌入文件”

正确做法：发送前务必勾选“将字体嵌入文件”，确保字体随文档传递

原因：对方电脑没有安装该字体时，会自动替换，导致排版错位

错误2：勾选了“不嵌入常用系统字体”

错误做法：勾选“将字体嵌入文件”的同时也勾选了“不嵌入常用系统字体”

正确做法：取消勾选“不嵌入常用系统字体”，确保所有字体都嵌入

原因：常用系统字体在某些精简系统或Mac上可能也不存在，不嵌入仍有风险

要素6：进阶技巧或性能优化建议

进阶技巧：如果文档体积过大（嵌入字体后超过50MB），可以只嵌入特殊字体。在“将字体嵌入文件”勾选后，选择

“仅嵌入文档中使用的字符”，只嵌入实际用到的字形，大幅减小文件体积。

要素7：版本差异说明

WPS2016及更早版本：字体嵌入功能可用，但路径在“工具”→“选项”中。

WPS2019/2021/365：路径统一为“文件”→“选项”→“常规与保存”。

Office2016/2019/2021/365：路径为“文件”→“选项”→“保存”→“将字体嵌入文件”。

技巧2：宏与VBA实测，跨软件使用前必须验证

要素1：基础信息

适用场景：文档或表格中包含VBA宏（如自动格式设置、批量数据处理、自定义函数等），需要在WPS和Office之间跨

软件使用。宏与VBA是WPS和Office之间兼容性风险最高的项目之一。

原理说明：WPS支持基础的VBA宏，但与Word/Excel的原生VBA实现并不完全相同。简单宏（如修改字体、批量替换

文字）通常能跑，复杂宏（调用外部库、深度操作Word/Excel对象模型、使用ActiveX控件）在WPS里可能无法运行

或部分功能失效。

要素2：完整操作步骤（含零基础引导）

第一步：在源软件中确认宏内容

打开含宏的文档，按Alt+F11打开VBA编辑器

查看宏代码，判断是否使用了以下高风险内容：

WindowsAPI调用（Declare语句）

外部DLL引用

ActiveX控件

Word/Excel独有的对象模型方法

如果宏代码简单（仅基础格式操作、循环、条件判断），跨软件成功率较高

第二步：在目标软件中打开并启用宏

用WPS打开含宏的文档

WPS通常会弹出安全提示，点击“启用宏”

如果WPS没有弹出提示，检查宏安全性设置是否允许宏运行

第三步：逐条运行宏并验证结果

按Alt+F8打开宏列表

逐个选中宏，点击“运行”

观察是否报错、是否弹出错误提示

对比运行结果与在源软件中的结果是否一致

第四步：记录兼容性结果

如果所有宏都正常运行且结果正确，文档可以跨软件使用

如果部分宏报错或结果错误，记录具体是哪个宏、什么错误

对于不兼容的宏，考虑在目标软件中重写，或告知对方需要用原软件打开

第五步：发送前在目标软件中再次实测

如果是发送给他人，在发送前用对方可能使用的软件（WPS或Office）打开并运行宏

确认无误后再发送，不要假设宏能跨软件完美运行

零基础操作引导：

在哪里运行宏：按Alt+F8打开宏列表，选中宏，点击“运行”

怎么判断兼容性：看是否报错、结果是否正确

高风险宏：调用外部程序、使用ActiveX控件、深度操作对象模型的宏

结果长什么样：简单宏正常运行，复杂宏可能报错或无响应

报错了怎么办：记录错误信息，在目标软件中重写宏，或改用其他方式实现功能

要素3：真实工作场景完整案例

背景：你是某公司财务，用Excel写了一个宏，自动汇总各分公司的销售数据并生成报表。现在需要把文件发给使用

WPS的同事，同事反馈宏运行报错。

操作步骤：

1.在Excel中按Alt+F11查看宏代码，发现宏调用了“FileSystemObject”读取外部文件。

2.用WPS打开该文件，按Alt+F8运行宏，WPS弹出错误提示“对象不支持此属性或方法”。

3.判断该宏使用了WPS不支持的COM组件。

4.改写宏，改用WPS兼容的方式读取文件（如使用Workbook.Open方法）。

5.在WPS中重新测试，宏正常运行。

6.将修改后的文件发送给同事，宏正常运行。

结果：同事的WPS可以正常使用宏，财务汇总工作恢复正常。

要素4：与其他技巧的组合用法

组合1：宏实测+兼容模式

如果宏在WPS中报错，可以先尝试开启WPS的“兼容第三方系统和软件”选项，再重新运行宏。

组合2：宏实测+替代方案

如果宏过于复杂无法在WPS中运行，考虑将宏功能改为纯公式计算或手动操作流程，彻底消除兼容风险。

要素5：常见错误与正确写法对比

错误1：假设宏能跨软件直接运行

错误做法：在Excel中写好宏，直接发给WPS用户，未做任何测试

正确做法：发送前在WPS中打开文件，逐条运行宏，确认无误后再发送

原因：宏依赖的VBA对象模型在两个软件中有差异，简单宏可能能跑，复杂宏大概率出问题

错误2：忽略WPS的宏安全提示

错误做法：WPS弹出宏安全提示时，直接关闭提示，宏未启用

正确做法：确认文件来源安全后，点击“启用宏”

原因：WPS默认禁用宏，不启用则宏无法运行

要素6：进阶技巧或性能优化建议

进阶技巧：对于需要长期跨软件使用的宏，建议将核心逻辑改为“纯数据操作+公式”的方式，避免依赖VBA对象模型。

如数据汇总可用SUMIFS、COUNTIFS等函数替代，格式设置可用条件格式替代。

要素7：版本差异说明

WPS个人版：支持基础VBA宏，但功能完整度低于Office。部分版本默认不包含VBA组件，需单独安装。

WPS专业版/企业版：VBA支持更完整，兼容性更好。

Office2016/2019/2021/365：VBA功能完整，是宏运行的基准环境。

第2卷/共4卷：技巧3（CSV编码选择）+技巧4（兼容模式开启）

技巧3：CSV编码选择，避免中文变乱码

要素1：基础信息

适用场景：需要将数据从WPS表格或Excel导出为CSV文件，或从其他系统导入CSV文件。CSV是纯文本格式，不保存

字体、颜色、列宽等格式信息，只保存数据本身。中文乱码是CSV跨平台使用中最常见的问题。

原理说明：CSV文件本身不包含编码信息，打开时软件会按默认编码解析。WPS和Office的默认编码不同：WPS中文版

默认使用GBK（国标编码），Office365默认使用UTF-8（国际通用编码）。当编码不匹配时，中文就会显示为乱码。

要素2：完整操作步骤（含零基础引导）

场景A：从WPS/Excel导出CSV时正确选择编码

第一步：点击“文件”菜单

打开WPS表格或Excel

点击左上角“文件”

第二步：选择“另存为”

在文件菜单中点击“另存为”

在弹出的对话框中选择保存位置

第三步：选择文件类型为CSV

在“保存类型”下拉框中，选择“CSV（逗号分隔）（*.csv）”

注意：不要选“CSVUTF-8（逗号分隔）（*.csv）”，除非确认接收方支持UTF-8

第四步：点击“工具”按钮设置编码

在另存为对话框右下角，找到“工具”按钮

点击“工具”→“Web选项”

在弹出的对话框中，选择“编码”选项卡

第五步：选择GBK编码（兼容WPS）或UTF-8（兼容Office365）

如果接收方主要使用WPS：选择“简体中文（GB2312）”

如果接收方主要使用Office365：选择“Unicode（UTF-8）”

如果不确定：选择“简体中文（GB2312）”，兼容性更广

第六步：保存文件

点击“确定”关闭Web选项对话框

点击“保存”，完成CSV导出

场景B：从其他系统导入CSV时正确选择编码

第一步：打开WPS表格或Excel

新建一个空白表格

第二步：点击“数据”选项卡

在顶部菜单栏点击“数据”

第三步：选择“从文本/CSV”

点击“获取数据”或“从文本/CSV”

在弹出的文件选择对话框中，找到要导入的CSV文件

第四步：在导入向导中选择正确编码

导入向导会显示预览

如果中文显示为乱码，点击“文件原始格式”下拉框

逐个尝试编码选项：UTF-8、GBK、GB2312、ANSI

直到预览中的中文正常显示

第五步：确认分隔符并加载

确认分隔符为逗号（或制表符，根据文件实际情况）

点击“加载”，数据正确导入

零基础操作引导：

在哪里设置编码：另存为对话框→“工具”→“Web选项”→“编码”

怎么判断乱码：中文显示为“锟斤拷”“烫烫烫”或问号

选哪个编码：WPS用GB2312，Office365用UTF-8，不确定用GB2312

结果长什么样：中文正常显示，数字和日期格式正确

报错了怎么办：换一个编码重新导入，直到中文正常

要素3：真实工作场景完整案例

背景：你是某公司运营，需要将销售数据从WPS表格导出为CSV，发给使用Office365的同事。同事打开后反馈中文全

部是乱码。

操作步骤：

1.在WPS中打开销售数据表格。

2.点击“文件”→“另存为”。

3.文件类型选择“CSV（逗号分隔）（*.csv）”。

4.点击“工具”→“Web选项”→“编码”。

5.选择“Unicode（UTF-8）”。

6.保存文件，发送给同事。

7.同事用Office365打开，中文正常显示。

结果：CSV文件在Office365中正常显示中文，数据完整无误。如果同事使用WPS，则选择“简体中文（GB2312）”即

可。

要素4：与其他技巧的组合用法

组合1：CSV编码+字体嵌入

CSV不保存字体，但导入后可以手动设置字体。如果需要保留格式，建议直接发送Excel文件而非CSV。

组合2：CSV编码+兼容模式

如果CSV导入后格式异常，检查WPS的兼容模式是否开启，部分兼容性问题与编码和模式均有关。

要素5：常见错误与正确写法对比

错误1：导出CSV时未选择编码

错误做法：直接另存为CSV，使用默认编码

正确做法：点击“工具”→“Web选项”→“编码”，根据接收方软件选择GB2312或UTF-8

原因：默认编码在不同软件中不通用，不设置会导致接收方打开乱码

错误2：导入CSV时未检查编码

错误做法：直接打开CSV文件，发现乱码后手动修改数据

正确做法：用“数据”→“从文本/CSV”导入，在向导中逐个尝试编码直到中文正常

原因：直接打开CSV会用默认编码解析，编码不匹配时无法正确显示

要素6：进阶技巧或性能优化建议

进阶技巧：如果CSV文件需要同时兼容WPS和Office，建议导出为“CSVUTF-8（逗号分隔）（*.csv）”，并在文件名中

标注编码类型，如“销售数据_UTF8.csv”。接收方根据文件名选择对应编码导入。

要素7：版本差异说明

WPS2016及更早版本：另存为CSV时默认GBK，无编码选择选项。

WPS2019/2021/365：支持在另存为对话框中选择编码。

Office2016/2019：默认使用ANSI编码（中文系统为GBK）。

Office2021/365：默认使用UTF-8编码，支持“CSVUTF-8”格式。

技巧4：兼容模式开启，让WPS正确读取Office文件

要素1：基础信息

适用场景：用WPS打开Office创建的文档（.docx/.xlsx/.pptx），或Office打开WPS创建的文档时，出现格式错乱、功

能不可用、排版异常等问题。WPS和Office对同一文件格式的解析存在差异，兼容模式可以缩小这种差异。

原理说明：WPS和Office都支持.docx/.xlsx/.pptx格式，但两者对标准的实现细节不同。WPS默认以“兼容模式”打开

Office文件，但部分高级功能（如复杂表格样式、SmartArt、图表动画）可能无法完全还原。开启“兼容第三方系统和

软件”选项可以让WPS更严格地按照Office标准解析文件。

要素2：完整操作步骤（含零基础引导）

第一步：打开WPS的“选项”对话框

打开WPS文字/表格/演示

点击左上角“文件”菜单

选择“选项”

第二步：进入“兼容设置”

在选项对话框左侧列表中，找到“兼容设置”

点击进入兼容设置页面

第三步：勾选“兼容第三方系统和软件”

在兼容设置页面中，找到“兼容第三方系统和软件”选项

勾选该选项前的复选框

在下方选择“MicrosoftOffice2016/2019/2021/365”作为兼容目标

第四步：设置默认保存格式

在同一页面中，找到“默认保存格式”选项

将Word默认保存格式设为“Word2016/2019/2021/365（*.docx）”

将Excel默认保存格式设为“Excel2016/2019/2021/365（*.xlsx）”

将PPT默认保存格式设为“PowerPoint2016/2019/2021/365（*.pptx）”

第五步：保存设置并重新打开文件

点击“确定”关闭选项对话框

关闭当前文档，重新打开Office文件

检查格式是否恢复正常

第六步：如果仍有问题，尝试“文件修复”

如果兼容模式开启后仍有格式问题，点击“文件”→“打开”

选择文件后，点击“打开”按钮旁边的下拉箭头

选择“打开并修复”

WPS会尝试修复文件中的兼容性问题

零基础操作引导：

在哪里设置：WPS左上角“文件”→“选项”→“兼容设置”

勾选什么：“兼容第三方系统和软件”

选哪个目标：MicrosoftOffice2016/2019/2021/365

结果长什么样：Office文件的格式、排版、功能在WPS中还原度更高

报错了怎么办：尝试“打开并修复”，或直接用Office打开文件

要素3：真实工作场景完整案例

背景：你是某公司行政人员，收到一份用Office365制作的Word文档，用WPS打开后发现表格样式错乱、部分文字重

叠、页眉页脚位置偏移。

操作步骤：

1.关闭文档，打开WPS的“文件”→“选项”→“兼容设置”。

2.勾选“兼容第三方系统和软件”，选择“MicrosoftOffice2016/2019/2021/365”。

3.将默认保存格式设为“.docx”。

4.点击“确定”，重新打开文档。

5.表格样式恢复正常，文字不再重叠，页眉页脚位置正确。

结果：文档在WPS中正常显示，格式与Office中基本一致。

要素4：与其他技巧的组合用法

组合1：兼容模式+字体嵌入

如果Office文档使用了特殊字体，在WPS中打开后字体缺失导致排版错位，可以同时开启兼容模式和字体嵌

入。

组合2：兼容模式+导出PDF

如果兼容模式开启后仍有细微格式差异，可以直接导出PDF。PDF固定格式，跨平台显示一致。

要素5：常见错误与正确写法对比

错误1：不开启兼容模式直接打开Office文件

错误做法：用WPS默认设置打开Office文件，格式错乱后手动调整

正确做法：先开启“兼容第三方系统和软件”，再重新打开文件

原因：WPS默认设置对Office文件的解析不够严格，开启兼容模式后还原度更高

错误2：默认保存格式设为旧版.doc

错误做法：将默认保存格式设为“Word97-2003（.doc）”

正确做法：将默认保存格式设为“Word2016/2019/2021/365（.docx）”

原因：旧版.doc格式不支持新功能，且与Office互操作时兼容性更差

要素6：进阶技巧或性能优化建议

进阶技巧：如果经常需要与Office用户交换文件，建议在WPS中设置“默认保存为Office格式”，并将兼容目标设为对方

使用的Office版本。这样保存的文件在Office中打开时格式还原度最高。

要素7：版本差异说明

WPS2016及更早版本：兼容设置路径为“工具”→“选项”→“兼容设置”。

WPS2019/2021/365：路径为“文件”→“选项”→“兼容设置”。

Office2016/2019/2021/365：无对应兼容设置，但可以调整“信任中心”中的文件阻止设置。

第3卷/共4卷：技巧5（公式处理）+全局避坑指南

技巧5：公式处理，确保数学表达式跨软件正常显示

要素1：基础信息

适用场景：文档中包含数学公式（如论文、技术报告、财务模型、工程计算书等），需要在WPS和Office之间跨软件

打开和编辑。公式是WPS与Office兼容性中问题最隐蔽的一类——有时在源软件中显示正常，在目标软件中就变成乱

码、图片或空白。

原理说明：WPS和Office使用不同的公式引擎。Office使用OMML（OfficeMathMarkupLanguage），WPS使用自有

的公式格式。两者虽然都支持OLE对象嵌入，但对公式的解析方式不同。当文档在两者之间流转时，公式可能出现以

下问题：公式变成图片无法编辑、公式中的符号显示为方框、公式编号错位、公式与文字基线不对齐。

要素2：完整操作步骤（含零基础引导）

第一步：判断公式类型

打开含公式的文档，双击公式，观察编辑界面：

如果弹出的是Office公式编辑器（MathType或内置公式工具）→公式为OMML格式

如果弹出的是WPS公式编辑器→公式为WPS自有格式

如果公式无法双击编辑，只能选中整体→公式为图片格式

第二步：根据公式类型选择处理方式

公式类型跨软件兼容性推荐处理方式

OMML（Office内置）WPS可读取，但编辑可能受限直接发送，或在WPS中转为图片

MathType需安装MathType插件接收方也需安装MathType，或转为图片

WPS公式Office无法读取转为图片，或在Office中重新插入

图片格式所有软件均可显示最安全，但无法编辑

第三步：将公式转为图片（最安全的方式）

选中公式

复制（Ctrl+C）

在目标位置右键→“选择性粘贴”→“图片（增强型图元文件）”或“PNG”

公式变为图片，所有软件均可正常显示，不再依赖公式引擎

第四步：使用“公式转图片”的替代方案

如果文档中有大量公式，逐个转图片效率太低

可以使用“文件”→“导出”→“创建PDF/XPS”，将整个文档转为PDF

PDF中的公式在所有平台显示一致，且保留矢量清晰度

第五步：在WPS中插入兼容公式

如果必须在WPS中插入新公式，点击“插入”→“公式”

在公式编辑器中输入公式内容

插入后，点击公式→“公式工具”→“转换”→“转换为Office公式”

WPS会将公式转为OMML格式，提高与Office的兼容性

第六步：验证跨软件显示效果

将文档发送到另一台电脑（或虚拟机）

用对方使用的软件打开

检查公式是否正常显示、编号是否对齐、符号是否完整

如有问题，改用图片格式重新插入

零基础操作引导：

在哪里插入公式：WPS“插入”→“公式”；Office“插入”→“公式”

怎么判断公式类型：双击公式看弹出的编辑器

最安全的方式：将公式转为图片，所有软件都能显示

结果长什么样：公式正常显示，符号完整，编号对齐

报错了怎么办：将公式转为图片，或导出PDF

要素3：真实工作场景完整案例

背景：你是某高校研究生，用Office写毕业论文，论文中有50多个数学公式。导师用WPS打开你的论文后，反馈大部

分公式显示为方框或空白。

操作步骤：

1.在Office中打开论文，检查公式类型：使用的是Office内置公式工具（OMML格式）。

2.在WPS中打开论文，发现部分公式显示正常，部分显示为方框。

3.逐个双击显示异常的公式，发现是使用了MathType插入的公式。

4.将MathType公式逐个转为图片：选中公式→Ctrl+C→右键→“选择性粘贴”→“图片（PNG）”。

5.所有公式转为图片后，重新发送给导师。

6.导师用WPS打开，所有公式正常显示。

结果：论文公式在WPS和Office中均正常显示，导师顺利审阅。

要素4：与其他技巧的组合用法

组合1：公式处理+导出PDF

如果公式数量超过30个，逐个转图片效率低。直接导出PDF，公式在PDF中固定显示，跨平台一致。

组合2：公式处理+字体嵌入

公式中使用的特殊符号（如希腊字母、数学运算符）可能依赖特定字体，同时开启字体嵌入可确保符号完整显

示。

要素5：常见错误与正确写法对比

错误1：用WPS公式编辑器插入公式后直接发给Office用户

错误做法：在WPS中用WPS公式编辑器插入公式，直接发送

正确做法：插入后点击“转换为Office公式”，或转为图片

原因：WPS公式格式Office无法读取，会显示为空白或乱码

错误2：假设所有公式都能跨软件编辑

错误做法：发送OMML公式给WPS用户，期望对方能双击编辑

正确做法：如果对方需要编辑，发送前确认对方软件能否编辑；如果只需查看，转为图片或PDF

原因：WPS对OMML公式的编辑支持有限，可能只能查看不能修改

要素6：进阶技巧或性能优化建议

进阶技巧：如果论文或报告中有大量公式，建议在写作初期就统一使用MathType或Office内置公式，避免混用不同公

式工具。混用会导致兼容性问题排查困难。定稿后统一转为图片或导出PDF。

要素7：版本差异说明

WPS2016及更早版本：WPS公式格式与Office完全不兼容。

WPS2019/2021/365：支持OMML公式读取和转换，兼容性提升。

Office2016/2019/2021/365：支持OMML和MathType，不支持WPS公式格式。

五、全局避坑指南

以下是WPS与Office跨平台使用中最容易出错的10个问题，每个问题给出错误做法、正确做法和原因说明。

错误1：特殊字体未嵌入

错误做法：使用了方正小标宋、华文中宋等特殊字体，发送前未嵌入字体。

正确做法：在“文件”→“选项”→“常规与保存”中勾选“将字体嵌入文件”，取消勾选“不嵌入常用系统字体”。

原因：接收方没有安装该字体时，软件会自动替换，导致排版错位。

错误2：复杂宏直接跨软件使用

错误做法：在Excel中写好的宏，直接发给WPS用户，未做任何测试。

正确做法：发送前在WPS中打开文件，逐条运行宏，确认无误后再发送。

原因：WPS的VBA实现与Office不完全相同，复杂宏大概率报错。

错误3：CSV导出未选择编码

错误做法：直接另存为CSV，使用默认编码。

正确做法：点击“工具”→“Web选项”→“编码”，根据接收方软件选择GB2312或UTF-8。

原因：默认编码在不同软件中不通用，不设置会导致接收方打开乱码。

错误4：WPS公式直接发给Office用户

错误做法：用WPS公式编辑器插入公式，直接发送。

正确做法：插入后点击“转换为Office公式”，或转为图片。

原因：WPS公式格式Office无法读取，会显示为空白或乱码。

错误5：兼容模式未开启

错误做法：用WPS默认设置打开Office文件，格式错乱后手动调整。

正确做法：先开启“兼容第三方系统和软件”，再重新打开文件。

原因：WPS默认设置对Office文件的解析不够严格，开启兼容模式后还原度更高。

错误6：文档属性暴露隐私

错误做法：直接发送文档，作者信息、修改记录被他人看到。

正确做法：点击“文件”→“信息”→“检查文档”→“检查”，勾选“文档属性和个人信息”“批注、修订和版本”，点击“全部删

除”。

原因：WPS和Office默认保存作者信息、修改时间、修订记录，发送前应清除。

错误7：旧版.doc格式跨软件

错误做法：将文档保存为Word97-2003（.doc）格式。

正确做法：保存为Word2016/2019/2021/365（.docx）格式。

原因：旧版.doc格式不支持新功能，且与Office互操作时兼容性更差。

错误8：SmartArt和图表动画丢失

错误做法：在Office中插入SmartArt或复杂图表，直接发给WPS用户。

正确做法：发送前在WPS中打开检查，或转为图片。

原因：WPS对SmartArt和复杂图表的还原度有限，可能丢失动画效果或布局错位。

错误9：页眉页脚跨软件偏移

错误做法：在Office中设置页眉页脚，直接发给WPS用户，未做检查。

正确做法：发送前在WPS中打开检查页眉页脚位置，必要时导出PDF。

原因：WPS和Office对页眉页脚边距的解析不同，可能导致偏移。

错误10：批注和修订未处理

错误做法：文档中保留批注和修订，直接发送。

正确做法：发送前接受或拒绝所有修订，删除所有批注，或在“检查文档”中删除。

原因：批注和修订会暴露修改过程，且跨软件显示可能异常。

第4卷/共4卷：常见问题解答+完整案例+速查表+附录

六、常见问题解答

Q1：WPS和Office哪个更好用？

没有绝对答案。WPS免费、体积小、中文排版友好、云功能强；Office功能全面、兼容性好、企业普及率高。日常办

公WPS足够，专业排版和复杂数据处理建议用Office。两者可以共存，按场景切换使用。

Q2：为什么WPS打开Office文件后格式会乱？

三个原因。第一，字体缺失，Office文档使用了WPS没有的字体，自动替换后排版错位。第二，兼容模式未开启，

WPS默认解析不够严格。第三，高级功能差异，SmartArt、复杂图表、公式等在WPS中还原度有限。解决：开启兼容

模式、嵌入字体、导出PDF。

Q3：为什么Office打开WPS文件后页眉页脚偏移？

WPS和Office对页眉页脚边距的解析不同。WPS默认页眉距边界1.5cm，Office默认1.25cm。解决：在WPS中设置页眉

距边界为1.25cm，或直接导出PDF发送。

Q4：如何让WPS保存的文件在Office中打开不乱码？

三步。第一，在WPS中开启“兼容第三方系统和软件”，选择“MicrosoftOffice2016/2019/2021/365”。第二，默认保存

格式设为.docx/.xlsx/.pptx，不要用旧版.doc/.xls。第三，使用系统通用字体（宋体、黑体、微软雅黑），避免特殊字

体。

Q5：CSV文件中文乱码怎么解决？

如果是导入CSV，用“数据”→“从文本/CSV”导入，在向导中逐个尝试编码（UTF-8、GBK、GB2312），直到中文正常显

示。如果是导出CSV，点击“工具”→“Web选项”→“编码”，WPS用户选GB2312，Office365用户选UTF-8。

Q6：WPS的宏能在Office中运行吗？

不一定。WPS的VBA实现与Office不完全相同。简单宏（修改字体、批量替换文字）通常能跑，复杂宏（调用外部库、

使用ActiveX控件、深度操作对象模型）在Office中可能报错。发送前必须在目标软件中逐条实测。

Q7：如何在WPS中打开Office的公式？

WPS2019及以上版本支持读取Office的OMML公式，但编辑功能有限。如果只需要查看，直接打开即可。如果需要编

辑，建议在Office中编辑后导出PDF，或在WPS中重新插入公式。

Q8：WPS和Office的快捷键一样吗？

大部分常用快捷键相同（Ctrl+C复制、Ctrl+V粘贴、Ctrl+S保存等）。但部分功能快捷键不同，如WPS的“插入公式”是

Alt+=，Office也是Alt+=。建议在使用前查看软件的快捷键帮助文档。

Q9：为什么WPS打开Office表格后公式结果不对？

三个原因。第一，WPS和Office对某些函数的计算规则有细微差异（如日期计算、舍入规则）。第二，Office使用了

WPS不支持的新函数（如XLOOKUP、FILTER）。第三，数组公式的输入方式不同。解决：检查函数兼容性，必要时

改用通用函数。

Q10：如何将WPS文档转为Office文档？

在WPS中打开文档，点击“文件”→“另存为”，选择“Word2016/2019/2021/365（*.docx）”格式保存。Excel和PPT同

理，分别选择.xlsx和.pptx格式。保存后即可用Office正常打开。

Q11：为什么WPS打开Office文档后页码变了？

WPS和Office对分节符和页码起始值的解析不同。解决：在WPS中检查页码设置，重新设置“起始页码”。如果问题依

旧，用Office打开文档，导出PDF后再用WPS查看。

Q12：WPS和Office可以同时安装在一台电脑上吗？

可以。两者互不冲突，但文件关联可能互相抢占。建议将常用格式（.docx/.xlsx/.pptx）关联到其中一个软件，避免双

击文件时打开软件不确定。

Q13：为什么WPS打开Office文档后图片丢失？

三个原因。第一，图片是链接而非嵌入，路径变化后无法显示。第二，图片格式WPS不支持（如EMF+）。第三，文档

损坏。解决：在Office中将图片嵌入文档（“插入”→“图片”→“此设备”），或导出PDF。

Q14：如何判断文档是WPS创建还是Office创建？

查看文件属性。右键文件→“属性”→“详细信息”，查看“作者”和“程序名称”。WPS创建的文件程序名称显示“WPS

Office”，Office创建的文件显示“MicrosoftOfficeWord/Excel/PowerPoint”。

Q15：WPS和Office之间最安全的传输方式是什么？

导出PDF。PDF固定格式和字体，跨平台显示一致，不依赖接收方的软件和字体。如果对方需要编辑，再发送原始文

件并同时开启兼容模式和字体嵌入。

七、完整案例

背景：某公司行政部需要制作一份年度工作报告，包含文字、表格、图表和公式。报告需要发给总部（使用Office

365）和各分公司（部分使用WPS）。行政部使用WPSOffice。

需求：

报告含30页文字、5个表格、3个图表、8个公式

标题使用方正小标宋，正文使用仿宋_GB2312

总部需要编辑，分公司只需查看

发送后不能出现格式错乱

操作全过程：

第一步：设置兼容模式

打开WPS，点击“文件”→“选项”→“兼容设置”

勾选“兼容第三方系统和软件”

选择“MicrosoftOffice2016/2019/2021/365”

默认保存格式设为“.docx”

点击“确定”

第二步：设置字体嵌入

点击“文件”→“选项”→“常规与保存”

勾选“将字体嵌入文件”

取消勾选“不嵌入常用系统字体”

点击“确定”

第三步：插入公式时转换为Office格式

点击“插入”→“公式”，输入公式内容

插入后点击公式→“公式工具”→“转换”→“转换为Office公式”

8个公式全部转为OMML格式

第四步：检查表格和图表

表格使用系统通用字体，无特殊格式

图表使用WPS内置图表，无SmartArt

确认无ActiveX控件和复杂动画

第五步：导出PDF（发给分公司）

点击“文件”→“导出”→“创建PDF/XPS”

勾选“文档结构标签”和“书签”

保存为“年度工作报告_查看版.pdf”

第六步：保存源文件（发给总部）

保存为“年度工作报告_编辑版.docx”

确认字体已嵌入、公式已转换、兼容模式已开启

第七步：验证

在WPS中打开PDF，检查格式、字体、公式

在Office365中打开.docx，检查格式、字体、公式

确认无误后发送

结果：

分公司用WPS/Office打开PDF，格式完全一致，字体正常，公式清晰

总部用Office365打开.docx，格式正常，字体正常，公式可编辑

无任何格式错乱或乱码问题

报告一次通过审核

八、速查表