工程质保金退还审批管理细则

工程质保金退还审批管理细则第一章总则第一条目的与依据为进一步规范公司工程项目质量保证金（以下简称“质保金”）的退还管理流程，强化工程质量管理责任，确保工程缺陷责任期内的维修责任得到有效落实，维护公司及合作单位的合法权益，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》及公司相关合同管理办法、财务管理制度，结合公司工程项目管理实际情况，特制定本管理细则。第二条适用范围本细则适用于公司所有新建、改建、扩建及技术改造等工程项目的质保金退还审批管理。凡与公司签订工程施工合同、采购合同且合同中约定预留质保金的承包商、供应商（以下统称“保修单位”），在申请退还质保金时，均须遵守本细则。第三条管理原则质保金退还管理遵循“依约管理、质量优先、权责清晰、流程规范、闭环控制”的原则。（一）依约管理：严格按照合同约定的质保金比例、预留方式、退还期限及条件进行办理。（二）质量优先：质保金的退还以工程或设备在质量保修期内无质量缺陷，或虽有缺陷但已得到及时、彻底修复为前提。（三）权责清晰：明确工程管理部、质量管理部、使用部门、财务部及审计法务部等相关部门在质保金退还审批环节中的职责与权限。（四）流程规范：建立标准化的申请、审核、审批、支付流程，确保每一笔质保金的退还都有据可查、有迹可循。第四条质保金定义本细则所称质保金，是指发包人与承包人在建设工程承包合同或采购合同中约定，从应付工程款或采购款中预留的，用于保证承包人在缺陷责任期（或质量保修期）内对建设工程出现的缺陷进行维修的资金。质保金通常为工程结算价款或合同总额的3%-5%，具体比例以合同约定为准。第二章管理机构与职责分工第五条工程管理部（或项目部）职责工程管理部作为质保金退还管理的牵头部门，主要履行以下职责：（一）负责审核保修单位提交的质保金退还申请材料的完整性和真实性。（二）负责核实工程或设备的实际竣工日期、缺陷责任期的起止时间，确认是否已满足合同约定的退还时间节点。（三）组织协调质量管理部、使用部门等相关部门进行现场联合核查，确认是否存在未修复的质量缺陷。（四）负责汇总各相关部门的审核意见，形成完整的质保金退还审批报告，并按审批流程报送。（五）负责建立质保金管理台账，动态跟踪各项目质保金的预留、扣减及退还情况。第六条质量管理部职责质量管理部是工程质量的技术把关部门，主要履行以下职责：（一）在缺陷责任期内，负责记录工程质量缺陷的投诉、报修情况，并监督保修单位的维修过程及维修质量。（二）在收到质保金退还申请后，负责对工程主体结构安全、关键使用功能进行技术复核。（三）参与现场联合核查，出具明确的技术鉴定意见。对于存在质量隐患或未修复缺陷的，拥有一票否决权，并出具整改通知书。（四）审核因质量缺陷产生的维修费用计算书，确认扣款金额的合理性。第七条使用部门（或运维部门）职责使用部门是工程或设备的实际使用与运维单位，主要履行以下职责：（一）负责在缺陷责任期内对保修单位的维修服务响应速度、服务态度及维修效果进行评价。（二）参与现场联合核查，从实际使用功能、运行稳定性、外观完好度等方面出具核查意见。（三）确认在保修期内是否发生因工程质量问题导致的安全事故或重大经济损失。第八条财务部职责财务部是质保金资金管理的执行部门，主要履行以下职责：（一）负责核算各项目质保金的原始预留金额、已退还金额及当前账面余额。（二）审核质保金退还申请中的财务数据是否与账面记录一致，确保税务票据合规。（三）根据最终审批通过的单据，安排资金支付，并进行相应的账务处理。（四）负责扣留因质量缺陷、违约金等产生的应扣款项，确保公司资产不受损失。第九条审计法务部职责审计法务部负责对质保金退还流程的合规性进行监督，主要履行以下职责：（一）审查合同中关于质保金退还的条款约定，防止法律风险。（二）对涉及大额质保金退还或存在争议的退还事项进行专项审计。（三）处理因质保金退还引发的法律纠纷，提供法律支持。第三章质保金退还的前置条件第十条时间条件保修单位申请退还质保金，必须同时满足以下时间要求：（一）工程或设备已通过竣工验收，且缺陷责任期（或质量保修期）已正式届满。缺陷责任期从工程实际竣工之日起计算，合同另有约定的从其约定。（二）在缺陷责任期内，保修单位已按合同约定履行了全部维修义务，且最后一次维修已满相应观察期（通常为3至6个月），经复验确认无新的质量问题的。第十一条质量条件工程或设备在申请退还时必须处于良好的运行状态，具体标准包括：（一）工程主体结构安全可靠，无影响结构安全和使用功能的质量隐患。（二）屋面、外墙、有防水要求的房间及外窗等无渗漏现象。（三）给排水、供暖、电气、通风空调等系统运行正常，符合设计及规范要求。（四）装饰装修工程无开裂、脱落、起皮等影响美观的缺陷。（五）设备安装工程各项技术参数达标，运转平稳，噪音及能耗在允许范围内。（六）在质保期内发生的所有质量缺陷，均已由保修单位按照公司要求修复完毕，并经使用部门确认合格。第十二条资料与费用条件（一）保修单位已提交完整的竣工资料，并已通过公司档案管理部门的验收归档。（二）保修单位在质保期内无违反合同约定的行为，或虽有违约行为但已按合同约定承担了相应的违约责任。（三）涉及农民工工资的，保修单位需提供已结清全部农民工工资的承诺书或相关证明文件，确保无劳务纠纷风险。（四）无未结清的因质量事故造成的对公司或第三方的赔偿款项。第四章申请材料要求第十三条基础申请材料保修单位申请退还质保金时，应向工程管理部提交以下书面及电子版材料：（一）《工程质量保证金退还申请表》：该表需详细填写项目名称、合同编号、合同金额、质保金比例、预留金额、申请退还金额、银行账户信息等，并由保修单位法定代表人签字盖章。（二）授权委托书及经办人身份证复印件：如由非法定代表人办理，需提供授权委托书。（三）质量保修期满报告：说明保修期内的维修情况及当前工程质量状况。（四）竣工验收合格证明文件复印件。第十四条配套证明材料（一）工程竣工资料移交证明书：需加盖公司档案管理部门的接收章。（二）使用部门出具的《工程使用及运行情况评价表》：需明确评价结论为“同意退还”或“附条件退还”。（三）如有维修扣款，需提供《维修费用结算单》及对应的发票复印件。（四）公司要求提供的其他相关证明文件（如无拖欠农民工工资承诺书）。第十五条材料规范性要求所有申请材料必须使用A4纸打印或复印，字迹清晰，不得涂改。复印件需注明“与原件核对无误”并加盖公章。申请材料必须装订成册，编制目录及页码。若材料不齐全或不符合规范要求，工程管理部应在收到申请后2个工作日内一次性告知保修单位补正，逾期不补正的，视为撤回申请。第五章审批流程与时限第十六条启动申请保修单位应在缺陷责任期届满前30天，向工程管理部提交质保金退还申请。工程管理部在收到申请材料后，应在3个工作日内完成形式审查，材料齐全的予以受理。第十七条现场核查受理申请后，工程管理部应在5个工作日内组织质量管理部、使用部门、成本控制部等相关人员组成联合核查小组，进行现场实体质量核查。（一）核查内容：对照合同约定的质量标准及国家相关验收规范，逐项检查工程现状。（二）核查结果：核查结束后，各方代表应在《质保金退还现场核查表》上签署明确意见。若发现存在质量缺陷，应详细记录缺陷部位、程度及处理建议，并拍照留存。第十八条缺陷处理与复验（一）若现场核查发现存在非结构性、可快速修复的一般质量缺陷，工程管理部应向保修单位发出《质量缺陷整改通知书》，限期修复（一般不超过7个工作日）。修复完成后，保修单位需提请复验。（二）若发现存在影响结构安全或主要使用功能的严重质量缺陷，或保修单位在质保期内多次维修仍未解决同一问题，工程管理部应暂停退还流程，并依据合同约定启动第三方维修方案或扣留全部/部分质保金，直至问题彻底解决。（三）复验合格后，联合核查小组签署《复验合格确认书》。第十九条内部审批流转现场核查合格且无遗留问题后，工程管理部将全套申请材料及核查报告提交公司内部审批流程。审批流程如下：审批节点审批部门/岗位审核重点内容审批时限第一级项目经理/工程管理部经理申请材料完整性、现场核查结论、维修义务履行情况2个工作日第二级质量管理部负责人技术鉴定意见、质量隐患排查、扣款金额确认2个工作日第三级使用部门负责人实际使用状况、运行满意度、遗留问题确认2个工作日第四级成本控制部负责人合同结算金额核对、质保金计算准确性、维修费用核算2个工作日第五级财务部负责人票据合规性、账户信息准确性、资金计划安排2个工作日第六级分管副总经理综合审核各部门意见，重大事项决策3个工作日第七级总经理最终审批（通常适用于金额较大或特殊项目）3个工作日第二十条审批结果处理（一）审批通过：财务部收到审批通过的《工程质量保证金退还审批单》后，纳入近期资金支付计划。（二）审批不通过：工程管理部应将驳回原因书面通知保修单位。若属于资料问题，需补充后重新申请；若属于质量问题，需整改后重新启动核查流程。第六章财务支付与扣款管理第二十一条支付比例（一）在缺陷责任期届满且无任何质量遗留问题的情况下，公司应一次性退还剩余的质保金余额。（二）若合同约定分期返还的（例如：期满返还70%，期满两年返还剩余30%），则按合同约定比例执行。第二十二条扣款执行在审批过程中，若确认需从质保金中扣除款项，按以下方式处理：（一）维修费用：因保修单位未履行维修义务，由公司委托第三方维修产生的费用，按实际发生金额全额扣除，并提供第三方维修合同及发票作为凭证。（二）违约金：因保修单位违约行为（如维修响应超时、造成公司损失等）依据合同约定计算的违约金。（三）其他扣款：依据合同其他条款应扣除的款项。（四）若扣款金额大于质保金余额，公司有权向保修单位追索超额部分。第二十三条支付流程财务部在办理支付手续时，需严格审核以下信息：（一）收款单位名称必须与合同签约方名称完全一致。若签约方发生变更（如更名、合并、分立），保修单位必须提供工商变更证明、法律承继文件及新的银行账户证明，经公司法务审核通过后方可变更收款账户。（二）质保金退还原则上应通过银行转账方式支付，严禁使用现金支付。（三）财务部在支付完成后，应在审批单上注明支付日期、凭证号，并更新财务台账。第二十四条票据管理根据税务法规要求，质保金退还涉及发票处理的，按以下规定执行：（一）若质保金是基于已开具全额发票的应收账款预留，退还时无需保修单位开具发票，但需原发票未作废或未冲红。（二）若涉及质保金扣款，保修单位需配合就扣款部分开具红字信息表或红字发票，以便公司进行成本冲减。第七章特殊情形处理第二十五条保修单位失联或注销若在质保金退还前，保修单位失联、已被吊销营业执照或注销，按以下方式处理：（一）工程管理部应通过工商查询、法律函件催告等手段确认其法律状态。（二）若保修单位注销但无权利义务承受人的，该笔质保金经审计法务部出具法律意见书、分管副总及总经理审批后，可转入公司“营业外收入-无法支付的应付款项”。（三）若保修单位失联但主体资格尚存，工程管理部应通过公证送达等方式通知其领取，并在公司内部进行长期挂账处理，保留追索权利。第二十六条争议解决（一）若保修单位对质保金扣款金额或退还条件有异议，应首先以书面形式向工程管理部提出异议，并提供相关证据。（二）工程管理部收到异议后，应组织质量管理部、成本控制部进行复核，必要时可邀请第三方专业检测机构进行鉴定，鉴定费用由责任方承担。（三）若协商不成，双方应依据合同约定提请仲裁机构仲裁或向人民法院起诉。在争议解决期间，质保金退还程序中止。第二十七条紧急抢修费用在缺陷责任期内，若发生紧急抢修情况（如管道爆裂、设备故障严重影响运营），公司先行组织抢修产生的费用，事后应及时通知保修单位。保修单位若无异议，直接从质保金中扣除；若有异议，按争议解决条款处理。第八章档案管理与信息化第二十八条档案归档质保金退还审批完成后，工程管理部负责将全套资料（包括申请表、审批单、核查记录、整改单、复验单、支付凭证等）整理成册，按照公司档案管理规定移交档案管理部门存档，保存期限不得低于工程合理使用年限。第二十九条信息化管理公司应利用工程项目管理系统或ERP系统，建立质保金管理模块，实现以下功能：（一）自动预警：系统应根据缺陷责任期届满日期，提前30天自动提醒工程管理部发起退还流程。（二）流程追踪：实时显示质保金退还申请所处的审批节点及处理人。（三）数据统计：自动生成质保金留存、退还、扣款统计报表，为后续供应商评价提供数据支持。第九章监督与责任追究第三十条监督检查公司审计部、纪检监察部门有权对质保金退还管理进行定期或不定期检查，重点检查是否存在违规审批、超额退还、提前退还、弄虚作假等行为。第三十一条责任追究在质保金退还管理过程中，有关人员因玩忽职守、徇私舞弊、滥用职权等行为，造成公司经济损失或不良影响的，公司将视情节轻重给予通报批评、扣减绩效、降职降级等处分；涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。（一）工程管理人员未组织现场核查或核查弄虚作假，导致不合格工程通过审批的。（二）质量管理人员出具虚假技术鉴定意见的。（三）财务人员未核实账户信息或违规支付资金的。（四）审批领导超越权限审批的。第三十二条保修单位违规处理保修单位在申请质保金退还过程中，提供虚假资料、虚报维修完成情况或伪造验收证明的，公司有权拒绝退还其质保金，将其列入公司“不合格供应商名录”，永久禁止其参与公司后续项目的投标或合作，并保留追究其法律责任的权利。第十章附则第三十三条解释权本细则由公司工程管理部负责解释。第三十四条生效日期本细则自发布之日起施行。公司此前发布的相关规定与本细则不一致的，以本细则为准。第三十五条修订程序本细则根据国家法律法规变化或公司管理需要，可按程序进行修订。修订草案由工程管理部牵头起草，经相关部门会签、总经理办公会审议通过后发布。第三十六条特殊项目说明对于政府投资项目、特许经营项目或具有特殊融资结构的工程项目，若其质保金管理相关法律法规或融资协议有特别规定的，在不违反本细则核心管理原则的前提下，可从其规定执行，但需报公司分管领导批准。第三十七条配套表格本细则涉及的配套表格样式，包括但不限于：《工程质量保证金退还申请表》、《质保金退还现场核查表》、《质量缺陷整改通知书》、《复验合格确认书》、《工程质量保证金退还审批单》等，由工程管理部统一制定模板，作为本细则的附件。第三十八条实施过渡在本细则发布前已进入质保金退还流程的项目，可按原规定继续办理；在本细则发布后新申请退还的项目，必须严格遵照本细则执行。第三十九条农民工工资特别条款依据国家保障农民工工资支付的相关规定，若保修单位在质保金退还前存在拖欠农民工工资投诉且经查证属实的，公司有权依据《保障农民工工资支付条例》及相关规定，将质保金直接用于支付被拖欠的农民工工资，无需经过保修单位同意，剩余部分再按本细则流程处理。第四十条动态维护工程管理部应每年至少组织一次对本细则执行情况的评估，收集各相关部门在执行过程中遇到的问题和建议，适时组织修订，确保细则的适用性和有效性。对于在执行过程中发现的重大管