外贸基础及函电 15

外贸英语函电（第四版）陈文汉叶刘刚主编第三章建立业务关系

EstablishmentofBusinessRelations学习要点1.了解建立业务关系的三种渠道2.掌握建立业务关系函电的内容及结构3.掌握建立业务关系的常用套用语4.掌握商务英语建立业务关系函电的撰写3.1写作指南3.1.1建立贸易关系的一般流程寻找客户→资信调查→甄别与筛选资信良好的客户→发E-mail或传真表达建立贸易关系的愿望3.1.2获取新客户信息的渠道1.坐商模式(1)传统的外贸收费平台。不得不说的是阿里巴巴,一款收费的B2B平台。在该平台上你可以更新产品,上传产品,等待客户发来询盘,进行交易。(2)免费B2B平台。或许你喜欢注册非常多的免费B2B平台,希望能够有个客户“一不小心”就发现了闪闪发光的你,然后发来询盘,进行交易。但免费自有免费的不足之处,不能说绝对,但效果不是特别理想。(3)效果非常棒的谷歌推广。只要做好网站,挂上谷歌推广,基本上都能得到询盘,但需要你有足够much的money。(4)外贸网站的自然排名。你可以通过优化在谷歌搜索引擎上的关键词排名来达到吸引客户的目的,这需要交给专业的SEO(搜索引擎优化)公司去做。(5)发源于三、四线城市的短视频平台快手。在韩国,2017年12月,快手借助RunningMan,在GooglePlay的下载排行榜中上升至第29位。同时,快手以同样的方式进驻日本、俄罗斯和东南亚等国家和地区,于2018年上半年登顶这些国家和地区GooglePlay、AppStore的双榜第一。抖音也正以同样的方式发展到国外。据悉,2019年第一季度,抖音的全球用户新增近2亿!2.行商模式(1)通过谷歌、雅虎等搜索引擎主动寻找客户。(2)参加展会。在展会上,客户能直接真实且近距离地看到你的产品,并且你能和客户进行面对面的交流和沟通。但目前由于疫情的原因,不能出国参展。所以可以考虑一下如广交会直播这样一种新兴模式。(3)通过Instagram、Twitter、LinkedIn、Facebook等网络社交平台主动寻找客户。(4)通过各国黄页寻找客户。黄页上有各行各业的国外买家的公司信息,包括网站、邮箱、电话号码等,所以很多外贸人士喜欢在黄页上查找客户的联系方式。(5)利用海关数据。通过对海关数据的分析,了解竞争对手的出口情况、意向采购商的合作伙伴以及哪些是急需采购的客户群体等。(6)通过邮箱搜索软件,可以搜索到精准的采购商联系方式,然后可以利用这些联系方式来开发客户。3.利用人脉(1)新客户变成老客户后,要学会让老客户进行转介绍。通过客户介绍的客户,相对来说比较精准,容易成交。(2)让你的竞争对手能够跟你合作,也是个不错的选择。(3)合理高效地利用资源。比如你与你的朋友拥有来源不同的数据,那么你们俩可以交换一些客户资源或者交换数据采集工具。3.1.3开发信撰写的基本原则建立业务关系信函俗称“开发信”。撰写开发信的基本原则如下:(1)有针对性。客户分为经销商、批发商、零售商。例如:Also,IwouldliketohearfromyouindetailsaboutyourpreviousoperationinMiddleEastarea.Doyouhaveagents,distributers,etc.?(针对代理分销商)(2)情感性。撰写外贸函电是一对一的，能够引起收信者的共鸣非常重要。比如,某公司外贸业务员在领英上看到客户的相关信息,于是在去函中写道:Lastbutnotleast,I’mayoungmanjustlikeyou,whoalsocaresaboutthebrandandlikeslearning.Moreover,justlikeyou,IspendmysparetimereadingandplayingwithmydoggyLittleW.Martin,I’msurewecandosomethingtogether.Pleasereplytothismailandlet’sstartanewstory!这种情感代入式的邮件很容易引起共鸣,能大大提高成功率。(3)有效性。要弄清写邮件的目的是什么、要解决什么问题,并且要确保解决问题的方法是可操作的。比如:Themodelsyouselectedfromourshowroomwentouttodayundermypersonalsupervision.ThepackageisbeingairfreightedtoyouonSwissair.Therelevantdocumentationisenclosed.Ihopethatthisorderrepresentsthebeginningofalongandprosperousrelationshipbetweenourcompanies.Thenexttimeyouvisitus,pleaseletmeknowinadvancesothatIcanarrangealunchforyouwithourdirectors.(4)专业性。比较一下下面两种说法:①Theproductionisslow,sowehavedifficultydeliveringontime.②Theproductionisnotveryfast,sowemighthavedifficultydeliveringontime.很明显。第二种说法专业性更强。(5)连续性。开发信是有连续性的写作,需要系统的规划思路。写一封邮件时最好要考虑到如果收到客户不同的回复应如何应对。写给同一个客户的邮件相互之间要有连续性和关联性。比如:Iencloseanillustratedsupplementtoourcatalogue.Itcoversthelatestdesigns,whicharenowavailablefromstock.Wearemostgratifiedthatyouhave,forseveralyears,includedaselectionofourproductsinyourmail-ordercatalogues,

whoseresultingsaleshavebeenverysatisfactory.随函寄奉配有插图的商品目录附页,介绍最新设计的库存产品。贵公司的邮购目录多年来收录本公司产品,产品销售成绩理想,特此致以深切谢意。

3.1.4开发信的基本结构和注意事项1.一封开发信的基本内容(1)主题行(Subjectline)。让潜在客户打开邮件。(2)陈述原因(Statereasons)。让他们知道你联系他们的原因(Whyme?Whynow?)(3)价值主张(Valueproposition)。列明与目标和预期成果明确相关的简明价值主张(4)行动号召(CTA,

Call-to-Action)。说明你希望潜在客户在阅读这封邮件后采取什么行动。(5)可信度和合法性(Credibility&legitimacy)。证明为什么潜在客户应该信任你。(6)附注(可选)(P.S.,

optional)。在邮件末尾抛出评论,提及一些你了解到的潜在客户的信息,可以帮助你展示临时信息,或者包括与邮件正文不太相关的东西。2.开发信撰写的注意事项(1)以潜在客户为中心(Prospectcentric)。以潜在客户为中心意味着我们要设身处地地为潜在客户着想,关注他们想要什么,而不是我们想要什么。要做到这一点,我们需要真正了解客户的真正需求。(2)以痛点为中心(Paincentric)。以痛点为中心是以潜在客户为中心的延伸。不要急着谈论你的产品功能,而要找准客户的痛点,并尝试让客户相信你的产品能够通过消除他们的特定痛点来帮助他们实现目标。(3)流畅性(Fluidity)。如果行文不流畅,甚至造成了阅读困难,那么信息就将失去意义,就会对潜在客户产生负面影响。

(4)相关性(Relevance)。相关性体现在:主题行必须与正文相关;对原因的陈述必须与客户痛点有关;痛点必须与你提供的价值主张有关;其他个性化信息必须与你的产品/服务主题相关。(5)简洁性(Brevity)。邮件越短,越没有雕琢感,就越能体现你对客户时间的尊重,就越显得有人情味,尤其是在这个屏幕阅读时代。(6)可关注度(Noticeability)。你可以使用图片或视频来增加开发信的可关注度,但要注意“度”,不要让开发信看起来像营销邮件。3.2样信解析3.2.1样信1：Self-introductionbytheBuyer4.pricelist价目单(1)illustratedcatalogue带有插图或照片的商品目录;(2)brochure商品小册子;(3)pamphlet商品小册子;(4)leaflet单页的商品说明书;(5)samplebook样品本。5.competitiveprice有竞争力的价格(1)moderateprice适中的价格;(2)favorableprice优惠的价格;(3)reasonableprice合理的价格;(4)attractiveprice有吸引力的价格。6.lookforwardtosth./doingsth.希望,盼望(to是介词,后接名词或名词性短语)Wearelookingforwardtoyoursamplesandoffers.我方期待你方的样品及报价。Ilookforwardtohearingfromyousoon.我方期待早日收到你方的来信。Welookforwardtoreceivingyourearlyreply.我方期待早日收到你方的回复。小资料HowDoCulturesAffectInitialBusinessContact?Ininternationalbusiness,cultureplaysasignificantroleinhowrelationshipsareestablished.WhilebusinessprofessionalsinWesterncountriestendtobedirectandgoal-oriented,thoseinAsiancountriesoftenvaluetrust-buildingandlong-termrelationshipsbeforediscussingspecificbusinessmatters.Forexample,aBritishbuyermayprefertogetstraighttothepointinthefirstemail,askingforpricesorsamplesdirectly.Incontrast,aChinesesuppliermightstartthecommunicationwithpoliteexpressionsandamoredetailedcompanyintroductiontoshowsincerityandrespect.Understandingthesedifferencescanhelpyouadjustyourcommunicationstyletosuitdifferentcultures.Usingpolitelanguage,showinggenuineinterestintheotherparty’scompany,andavoidingaggressivesaleslanguageareimportantwhenwritingafirstlettertoestablishbusinessrelations.3.2.2样信2：Self-introductionbytheSeller小提示：在下列句子结构中，inform不可与advise换用。1)当间接宾语省略时Pleaseadvisethenameofsteamer.Wewishtoadvisethatbusinesshasbeendoneatourprice.我方愿意按此价格成交。Pleaseadvisewhatquantityyoucanofferforayear.2)用作不及物动词时Ifinterested,pleaseadvise.3)当指的是和对方关系较大的事时：WewishtoadvisethatbusinesshasbeendoneatGBP110perton.我们希望按每吨110英镑进行交易。如和对方关系不大，只是让对方知道或了解一下时，则用inform较好。2.specializein专营（将企业的经营范围限制在某一特定产品或服务项目上）Wespecializeinanimalfoods.我方专营饲料。Ourcompanyspecializesintextiles.我公司专营纺织品。3.desiren.&v.期望，渴望；要求，请求Theyhavenodesiretobuyanythingatthemoment.Whatdoyoudesireustodo?desirousadj.渴望的bedesiroustodo(ofdoing)sth.想干某事Wearedesirousofenteringinto/toenterintodirectbusinessrelationswithyou.4.specificinquiry具体的询盘specificadj.=particular特定的；具体的Theyhaven’tfixedaspecificdateforthedelivery.5.inapositiontodosomething能够（指处于能作某事的地位，通常不宜与条件句连用）Wewillcontactyoubycableassoonasweareinapositiontoacceptfreshorders.我方一旦能接受新订单时，立即去电联系。6.initialtransaction首次交易；首笔业务3.2.3样信3：Re-establishBusinessRelationswithaFormerCustomer2.enclosev.封入Weencloseacopyofourpricelist.随函寄价目表一份。Pleaserefertothepricelistenclosedwith/inourletterofAugust5.兹提及随8月5日函附寄的价目表。Enclosedaretwocopiesofourpricelist.随函附寄价目表两份。Enclosedpleasefindacopyofourpricelist./Pleasefindenclosedacopyofourpricelist.随函附寄价目表一份请查收。Webelieveyouwillfindtheenclosedinteresting.enclosuren.附件(信内有附件时，常用缩写Encl.或Enc.注明于信末左下角)WethankyouforyourletterofApril15withenclosures.感谢贵方4月15日信函及附件。3.2.4样信4：Self-introductionbyManufacturer3.requirementn.需要(常用单数，后接介词of)；需要的货物(表示货物或需要量时，常用复数，后接介词for/of)。Wehavenotedyourrequirementofsamplesandcatalogues.我们注意到你需要的样品和商品目录。Goodqualityisthemajorrequirement.质量好是主要的要求。Wecansatisfyyourrequirementsfor/ofelectricgoods.我们可以按你的要求的供应电子产品。Buyershaveplacedtheirrequirementselsewhere.买方在别的方面还有要求。4.creditstanding信誉;资信状况creditn.信用,赊购,贷款Yourcreditwillbeinjuredifyoudon’tpayyourorderintime.你方若不及时还清债务,你方的信用将受损。Weshallbehappytosupplyyouwiththegoodsoncredit.我方愿意向你方赊销商品。5.refertosb.forsth.向某人打听(查询)某事PleaserefertoBankofChina,HefeiBranchforourcreditstanding.请向中国银行合肥分行查询我方资信状况。referto提到,谈到,谈及,涉及WerefertoyourfaxofMay15.兹谈及你方5月15日传真。3.2.5样信5：RepliestoLettersforEstablishingBusinessRelations2.meetone’sinterest满足某人的兴趣3.generalidea概况detailedinformation/fulldetails详细情况4.upon/onreceiptof一收到（即……）On/Uponreceiptofyourinstructionswewillsendthegoods.一收到你方要求，我们便寄货。OnreceiptofyourL/C,weshalleffectshipmentwithoutdelay.一收到贵方信用证，我们将毫不拖延立即装船。小提示：beinreceiptof=havereceived已收到WeareinreceiptofyourletterofOctober10.我们已收到贵方10月10日的来信。Mate’sreceipt收货单；大副收据Makesureyou’regivenareceiptforeverythingyoubuy.买任何东西都不要忘记索要收据。3.3实用举例3.3.1建立业务关系发函的表达（1）Wehaveobtainedyournameandaddressfrom…（thenewspaper,periodicals,media,theInternet,etc.）

我方从…（报纸、期刊、媒体、互联网等）知悉贵方公司的名称和地址。（2）WehavelearnedbycourtesyofMr.GreenthatyouareoneoftheleadingimportersofChinesechemicalsandpharmaceuticsinyourcountry.

承蒙格林先生力荐，使我公司得知贵公司是贵国进口中国化学制剂和药品的主要进口商之一。（3）Yournameandaddresshasbeengiventousby…

从…处得悉贵公司的名称和地址。（4）WearegiventounderstandthatyouarepotentialbuyersofChinesemachinetools,whichcomeswithintheframeofourbusinessactivities.

据了解，贵方是中国机床的潜在买主，而该产品正属于我方经营范围。（5）YourfirmhasbeenrecommendedtousbyBankofChinainBeijing.

经中国银行北京分行介绍，我方欣悉贵公司的名称和地址。（6）WehaveheardfromChinaCouncilforthePromotionofInternationalTradethatyouareinthemarketforElectricAppkiances.

从中国国际贸易促进会获悉，你们有意采购电器用具。（7）Wehavethepleasuretointroduceourselvestoyouwiththehopethatwemayhaveanopportunityofcooperatingwithyouinyourbusinessextension.

我们有幸自荐，盼望能有机会与你们合作，扩展业务。（8）Wetakethelibertyofwritingtoyouwithaviewtobuildingupbusinessrelationswithyourfirm.

今冒昧致函贵公司以期建立业务联系。（9）Wearewritingtoyoutoestablishlong-standingbusinessrelationswithyou.

今致函贵公司以期建立长期永续之业务联系。（10）Wearealeadingexportcompanyfortextileswithmanyyears’experience.

我公司是纺织品的主要出口商之一，经验丰富。（11）Wehavebeeninthislineofbusinessformanyyears.

我们经营这项业务已有多年。（12）Forourcreditstanding,pleaserefertothefollowingbank:…

关于我方信用状况，敬请向如下银行垂询：（13）Astoourstanding,wearepermittedtomentiontheBankof…,asareference.

关于我方资信状况，已获得…银行（银行名称）授权，敬请向其垂询。（14）Enclosedyouwillfindacopyofourexportlistshowingthemainitemsnowavailableforyourreference.

随函附寄我方目前主要出口产品目录表，以供参考。3.3.2建立业务关系回函的表达（1）Thankyouforyourletterofthe…（date）ofthismonth.Weshallbegladtoenterintobusinessrelationswithyourcompany.

贵公司…（日）来函收悉。我方意欲与贵方建立贸易关系。（2）Wethankyouforyourletterof…expressingyourdesiretotradewithusdirect,whichcoincideswithours.

贵公司…（日）来函收悉。贵方意欲与我方建立贸易关系之愿望，与我方不谋而合。（3）WithreferencetoyourletterofJune11,wearegladtolearnthatyouwishtoenterintotraderelationswithus,whichalsomeetsourinterest.

贵公司6月11日来函收悉。我方欣闻：贵方意欲与我方建立贸易关系。此意愿与我方相符。（4）Incompliancewithyourrequest,wearesendingyou,underseparatecover,ourlatestcatalogueandpricelistcoveringourexportrange.依据贵方要求，我方另函邮寄涵盖我方出口范围的最新产品目录和价格单。（5）Wearepleasedtolearnfromyourletterof…thatyouwishtoenterintobusinessrelationswithusbutwefeelsorrythatthegoodsyouwishtopurchasearenotinourline.

贵公司*月*日来函收悉。我方欣闻：贵方意欲与我方建立贸易关系。此函谨告贵方：贵方意欲采购之货物并非我方经营之产品。为此，我方谨致歉意。（6）Wehavemuchpleasureinenclosingaquotationsheetforourproductsandtrustthattheirhighqualitywillinduceyoutoplaceatrialorder.

随函附寄我方产品报价单一份，相信这些产品的优良品质定会吸引贵方试订。一旦我方能够再次发盘，我方将电邮或传真贵方。（7）PaymentshouldbemadebyirrevocableandconfirmedLetterofCredit.请以保兑的、不可撤销的信用证支付。（8）PaymentshouldbemadebyirrevocableLetterofCreditpayableagainstdraftatsight.请以即期、不可撤销的信用证支付。（9）Assoonasweareagaininapositiontomakeoffersagain,weshallcontactyoubyfaxorE-mail.一旦我方能够再次发盘，我方将传真或电邮贵方。3.3.3关于索取样品资料的常用表达法(1)Pleasesendusyoursamplesandpricelist,aswellasinformationabouttermsofpaymentandtimeofdelivery.请将贵方样品和价格清单，以及有关支付方式和交货期的信息寄予我方。(2)Weinviteyoutosendusdetailsandprices,possiblyalsosamples,ofsuchgoodsasyouwouldbeinterestedinselling,andweshallgladlystudythesalespossibilitiesinourmarket.我们邀请贵方将感兴趣销售的商品的详细资料和价格发送给我们，如果可以，将样品也发送给我们，我们将很髙兴地