竣工资料移交实施方案

竣工资料整理移交实施方案我作为项目上负责资料管理的牵头人，干这行快十年了，经手过七八个大小项目的竣工资料移交，太清楚这项工作对整个项目收尾的重要性了。咱们这个大型商住配套项目，主体施工、装饰安装及室外配套全部完成，现在到了竣工验收收尾阶段，为了规范有序做好竣工资料的整理移交工作，避免出现之前常见的资料缺漏、不符合要求、移交卡壳耽误决算的问题，我结合咱们项目的实际情况，还有过往踩坑积累的经验，编制了这套实施方案，具体内容如下。1总体概述1.1编制背景咱们这个项目参建分包单位多、分项工程杂，整体资料体量比普通项目大出近三分之一，前期施工阶段大家都把精力放在赶进度、保质量上，不少资料分散在各个施工员、质检员、分包负责人手里，存在收集不及时、存放不规范的问题，有些分包甚至把资料存放在个人设备里，人员一动就容易丢。如果不提前统一安排，很容易到移交的时候出现缺件、错件、不符合归档要求的问题，不仅影响竣工验收，还会拖慢项目尾款结算，耽误咱们整个团队的项目奖金，所以必须提前拿出统一的实施方案，明确要求、落实责任，把能提前解决的问题都解决在前面。1.2核心工作目标我们的核心目标很明确：就是严格按照国家、地方的归档规范，以及业主方、城建档案馆的具体要求，在预定时间内完成全部竣工资料的收集、整理、审核、装订，做到一次通过验收、顺利完成移交，为整个项目建设画上圆满句号，不因为资料问题拖项目的后腿。1.3编制依据本方案主要依据当地城建档案管理的相关规定、咱们集团内部的项目档案管理制度，以及我们和业主签订的施工合同中关于竣工资料移交的明确要求，同时结合咱们项目的实际施工情况编制，所有要求都符合现行规范，不存在和要求冲突的地方。2组织机构与人员分工为了避免出现“人人都管、人人都不管”的推诿情况，我们提前明确了所有工作的责任主体，具体分工如下：2.1总负责人由我本人牵头统筹，整体协调所有内外工作，对接公司、业主和城建档案馆，解答大家整理过程中的疑问，协调解决工作中出现的各种问题，对整个整理移交工作的进度和质量负总责。2.2专项工作组分工2.2.1资料收集组由各个分项的现场施工员、各分包单位的专职资料员组成，每个分包单位必须出一名固定人员对接，负责把自己经手范围内的所有资料全部梳理收齐，统一交到整理组。在这里我提前把丑话说在前面，要求谁经手谁负责，自己做的资料自己找，找不到的赶紧想办法补，不能以“调岗了”“忘了放哪了”为借口推活，交资料的时候所有人都要签字确认，交了什么、缺了什么都登记清楚，责任落实到个人。2.2.2整理组卷组由项目部三名专职资料员组成，负责把收上来的资料分类、排序、编号、组卷，按照规范要求整理成型，同时第一遍核对资料的完整性和正确性，发现缺漏、错误马上反馈给收集组，要求在三天内补齐改完。2.2.3审核校验组由项目技术负责人和质量负责人牵头，负责对整理好的资料进行全面审核，重点核查签字盖章是否齐全、内容是否真实合规、资料和现场实际是否对应，比如变更签证有没有甲方和监理的签字、隐蔽工程记录和竣工图纸能不能对应上这些核心问题，把好内部质量关。2.2.4移交对接组专门安排一名有多次移交经验的资料员对接业主档案部门和城建档案馆，提前沟通对方的特殊要求，提前预约预验收，有问题及时反馈整改，最后负责办理正式移交的所有手续。讲完人员分工，接下来就是整个工作的核心环节，我们按照从收集到移交的先后顺序，分步骤明确具体要求，每一步都卡好质量，避免把问题堆到最后。3竣工资料整理工作内容与实施步骤整理工作是整个移交的基础，基础打不好，后面再怎么补都费劲，我们分四个阶段推进：3.1第一阶段：全面梳理收集所有资料我们要收集的资料覆盖项目从开工到竣工的所有环节，具体分为六大类，每一类都明确了收集责任人：第一类是前期准备阶段资料，包括项目立项审批、开工报告、规划手续、施工许可、招投标文件、施工合同等，这部分由项目部行政负责收集上交；第二类是施工技术资料，包括施工组织设计、专项施工方案、技术交底、图纸会审记录、设计变更、工程洽商等，由项目技术人员负责收集，所有签字盖章完整的原件都要交，不能自留；第三类是质量保证资料，也就是所有原材料、构配件、设备的出厂合格证、检测报告、进场复试报告，各分项分部工程验收记录、隐蔽工程验收记录、试验检测记录等，这部分是最容易缺的，由质检员和分包资料员共同核对，比如钢筋进场多少批，每批都要有对应合格证和复试报告，少一份都不行；第四类是造价结算资料，包括竣工图纸、工程量清单、签证变更单、结算书等，由项目预算员负责收集；第五类是声像和电子资料，包括各个关键施工部位、隐蔽工程的照片影像，项目整体完工后的全貌照片，以及所有资料的电子版本，CAD图纸、可编辑版文档、PDF扫描件都要齐全。说句实在话，我之前在一个项目吃过亏，当时所有照片都存在老资料员的个人手机里，结果他换手机的时候没备份，照片全没了，很多隐蔽部位早就埋掉了，根本补拍不了，前前后后折腾了一个多月才搞定，所以这次要求所有声像资料必须统一导出到项目专用硬盘，不许存放在个人设备里。整个收集阶段我们给足了半个月时间，所有人必须在节点内完成，逾期没交的我们会定期通报。3.2第二阶段：按规范分类组卷整理所有资料收齐核对无误后，就开始分类组卷，我们严格按照当地城建档案馆的要求分类，先分成综合管理类、建筑土建工程类、建筑安装工程类、园林景观配套类、工程造价类、声像电子类六大类，每一大类下面再按照分部工程、分项工程细分，每一卷的厚度控制在规范要求范围内，太厚不好装订也不好存放。组卷的时候资料要按时间顺序排列，同一部位的变更资料要附在对应部位资料后面，编号连续不间断，页码统一打在右下角，每一卷最后都要附备考表，写清楚卷内资料份数、页数，整理人签字，注明有没有缺漏情况，不能敷衍了事。3.3第三阶段：三级内部审核校验整理完之后不能直接拿去移交，必须走三级内部审核，把所有问题都解决在内部：第一级是整理组自审，整理资料员核对每一份资料有没有缺页、页码对不对、签字齐不齐，发现问题马上登记，通知责任人补改；第二级是审核组专审，技术负责人和质量负责人重点核对资料的真实性合规性，比如隐蔽工程的内容和竣工图纸对不对得上、签证变更的手续齐不齐全、试验检测结果合不合格，有没有错用规范的情况；第三级是公司档案部门终审，我们整理完之后先送到公司档案管预验收，按照公司的要求修改到位后，再准备对外移交。我在这里再啰嗦一句，审核千万别嫌麻烦，现在多查一遍，出去就少返工一次，咱们大家都省时间。3.4第四阶段：统一装订成册审核全部通过后就可以装订了，我们统一使用符合归档要求的档案盒、封面纸，所有移交的原件都要装订进去，复印件要求清晰可辨，加盖原件存放单位的公章，注明原件存放处，装订要整齐牢固，页码清晰，档案盒封面和侧面都要标注清楚项目名称、卷名、卷号，一目了然，不能乱涂乱画。整理工作全部完成后，接下来就是移交环节，移交也有明确的流程要求，不能交出去就不管了。4竣工资料移交工作流程与要求4.1提前对接预验收整改正式移交之前，我们会提前对接业主和城建档案馆，邀请对方相关负责人来做预验收，或者先送一部分样本过去核对，提前了解对方有没有特殊要求，比如有些档案馆要求电子资料刻成不可改写的只读光盘，有些业主要求除了纸质资料还要提供可编辑的CAD版本，这些要求我们提前弄好，有问题提前改，别等到正式移交了才发现不符合要求，再回来折腾耽误时间。4.2分对象按要求移交我们这次一共要向三个单位移交资料，每个单位的要求不一样，我们分别准备：第一是向城建档案馆移交一套符合归档要求的完整原件资料，这部分要求最高，我们会严格按照对方的要求核对，确保没有问题；第二是向业主方移交三套完整资料，其中一套是原件，另外两套是加盖公章的复印件，同时提供全套的电子资料；第三是向公司自有档案部门移交一套完整资料归档，方便后续项目维保或者查阅使用。移交之前对接组会再核对一遍份数和要求，绝对不能拿错。4.3完善移交手续留档所有资料移交完成后，必须做正式的移交清单，写清楚移交的项目名称、资料总卷数、套数、电子资料份数，移交单位和接收单位的负责人都要签字盖章，双方各留存一份原件，这个移交清单是我们完成移交工作的凭证，绝对不能丢。我之前就听说过别的项目，移交完没办签字手续，过了好几年业主说没收到资料，不给结尾款，最后怎么说都说不清，这个亏我们绝对不能吃。5进度安排与保障措施5.1进度节点安排我们整体计划三个月内完成全部整理移交工作，具体节点：半个月完成全部资料收集，一个月完成整理组卷和内部三级审核，半个月完成预验收整改，最后半个月完成正式移交，每个节点都会提前三天提醒责任人，遇到特殊情况提前和我沟通协调，尽量不要拖后，毕竟拖得越久，人员变动越大，资料越难找，大家都麻烦。5.2保障措施5.2.1责任落实保障所有工作都是分工到人，每个节点都登记责任人签字，项目把这项工作纳入个人月度绩效考核，按时按质完成的会有专项奖励，逾期完不成的也会有对应的处罚，当然大家都是一个团队的，我也不想罚谁，就是希望大家都上点心，赶紧干完咱们都安心。5.2.2资源保障公司已经给我们批了专门的整理经费，打印纸、档案盒、装订这些费用都足够，大家加班整理资料，我们会按规定发加班补助，也可以安排调休，绝对不会让大家白干活，有什么需要设备或者其他支持的，随时找我，我来协调解决。5.2.3沟通保障大家整理过程中有任何不懂的问题，或者解决不了的困难，随时找我沟通，我也会每周和业主、档案馆对接一次，有新的要求及时通知大家，不会让大家做无用功。总体总结总的来说，竣工资料整理移交是整个项目最后一