T-CASSSP 0003-2025 高等学校重大科技基础设施项目文件归档与档案管理规范

T/CASSSP0003-2025高等学校重大科技基础设施项目文件归档与档案管理规范一、标准基础信息标准编号：T/CASSSP0003-2025标准名称：高等学校重大科技基础设施项目文件归档与档案管理规范英文名称：Specificationsfordocumentsarchivingandrecordsmanagementofmajorscientificandtechnologicalinfrastructureprojectsinuniversityandcollege发布日期：2025年07月08日实施日期：2025年12月08日标准状态：现行有效归口/发布单位：中国科学学与科技政策研究会起草单位：上海交通大学、国家档案局经济科技档案业务指导司、教育部科学技术与信息化司、北京大学、清华大学、浙江大学、华中科技大学等多所高校及科研单位ICS分类：01.110二、适用范围1.本规范规定了高等学校重大科技基础设施项目档案工作的组织职责、文件形成、收集整理、归档流程、档案保管、利用与全过程管理要求。2.核心适用对象：国家发展改革委批复立项的国家重大科技基础设施项目（高校牵头/高校依托建设）。3.参照适用对象：高校承担的各类基础设施建设项目、重大科研条件平台建设项目、科研创新载体建设项目。三、总体总则1.全生命周期管理原则：覆盖项目预研、立项、建设、试运行、正式运行、升级改造、退役全流程，实行全程同步归档、全程管控。2.三同步原则：项目建设与档案工作同步部署、同步实施、同步验收。3.四性要求：严格保障项目档案的真实性、完整性、准确性、系统性，电子档案额外保障安全性、可用性。4.谁形成、谁负责：项目参建单位、建设高校、施工、监理、设计、设备供货单位对各自形成文件的归档质量负责。四、术语与核心定义1.高校重大科技基础设施项目：由国家投资、国家发改委批复，依托高校建设，支撑国家重大战略、前沿基础研究、关键核心技术攻关的国际先进水平科研设施建设项目。2.设施升级改造项目：对已建成重大科技基础设施开展的维修、升级、改造、性能优化、系统迭代等改扩建项目。3.项目文件：项目全生命周期中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子数据、实物、合同、报告等各类载体资料。4.项目档案：经过系统整理、规范归档、永久或定期保存的全套项目文件集合，是项目验收、运维、改造、审计、追责的法定依据。五、组织架构与岗位职责5.1高校建设单位职责1.设立项目档案专项工作组，明确档案分管领导、专职档案员、项目技术负责人；2.制定项目档案管理制度、归档细则、考核机制；3.统筹各参建单位档案收集、整理、移交、审核工作；4.负责项目档案专项验收、入库保管、长期利用管理。5.2参建单位职责（设计/施工/监理/设备厂家）1.配备专职资料人员，同步收集、整理本单位全过程项目资料；2.严格按照规范格式组卷、编目、装订；3.项目完工后按期完整移交建设高校，不得截留、漏交、篡改资料。5.3档案管理部门职责负责全过程业务指导、过程检查、案卷审核、归档验收、库房保管、数字化管理、档案利用与保密管理。六、项目全生命周期归档范围（核心）6.1前期研究与立项阶段预研论证材料、可行性研究报告、立项批复、环评、安评、稳评、水土保持、用地审批、规划许可、招投标文件、合同协议、专家评审意见、请示批复文件等。6.2勘察设计阶段勘察报告、测绘资料、地质勘查、初步设计、施工图设计、设计变更、技术交底、图纸会审、答疑纪要、方案论证资料。6.3施工建设阶段施工组织设计、专项施工方案、技术交底、隐蔽工程记录、施工日志、质量检验、试验检测、材料设备报验、监理日志、监理通知单、旁站记录、工程变更、签证资料、安全管理资料。6.4设备采购与安装调试阶段重大科研设备、精密仪器、管线系统、自控系统采购合同、出厂资料、合格证、说明书、检测报告、安装记录、调试记录、试运行数据、设备标定、验收资料。6.5竣工与验收阶段竣工图、竣工报告、各专项验收报告、消防验收、档案专项验收、决算审计、项目总结、鉴定评审资料。6.6运行、改造与退役阶段设施运行日志、性能监测、维护保养、升级改造、大修技改、系统迭代、退役评估、处置审批等全过程资料。七、文件形成与质量要求7.1纸质文件要求1.字迹清晰、图样完整、签字盖章齐全，严禁涂改、补填、代签；2.原始文件留存原件，复印件需加盖出具单位鲜章并注明来源；3.去除金属装订物，破损文件修复后归档，装订平整、无压字、无掉页。7.2图纸文件要求1.竣工图必须与现场一致，变更部位精准标注，签字盖章完备；2.图纸折叠、卷装符合档案规范，图号、图名、版本清晰可辨；3.作废图纸标注作废标识，留存备查，不得随意丢弃。7.3电子文件要求1.电子文件需来源可靠、版本唯一、格式合规（PDF、DWG、DOCX等通用归档格式）；2.采用不可擦除存储载体归档，配套元数据、校验信息、归档日志齐全；3.电子文件与纸质文件内容一致，实行“双套制”归档管理。7.4声像与实物档案项目重大节点、开工、封顶、竣工、验收、重大试验留存高清照片、视频；重要奖牌、证书、模型、标志性实物统一编号、登记归档。八、整理、组卷与编目规范1.分类原则：按阶段、专业、载体、保管期限四级分类，科学组卷。2.组卷要求：一事一卷、阶段成卷、专业成卷，案卷厚薄适中，内容连贯、归类准确。3.编目规则：统一档号、卷内目录、备考表、页号、封面、脊背，目录与实体一一对应。4.保管期限划分：项目核心审批、竣工、设备、验收资料永久保存；过程管理、一般性资料定期保存。九、归档时限要求1.前期研究资料：按年度归档，项目结题/验收后3个月内完成汇总归档；2.建设施工资料：随完工随整理，分阶段同步归档；3.全套竣工档案：项目竣工验收前完成档案专项验收，竣工后1个月内完成全部移交归档；4.改造、运维资料：每年年底集中归档，退役资料完成处置后3个月内归档。十、档案验收与移交管理1.重大科技基础设施项目实行档案专项验收前置，档案验收不合格，不得开展项目整体竣工验收；2.参建单位向建设高校移交全套案卷、电子数据、目录清单，履行签字移交手续；3.建立移交台账，明确移交方、接收方、移交时间、案卷数量、载体类型，全程可追溯。十一、档案保管、数字化与安全管理1.实体档案：恒温恒湿、防光、防火、防潮、防虫、防篡改，库房专人管理；2.电子档案：入库备份、异地容灾、权限分级、日志留存，定期检测、迁移、备份；3.涉密档案严格执行保密规定，单独存放、专人专管、严控利用范围；4.全面推进档案数字化加工，实现高清扫描、挂接目录、在线查阅。十二、档案利用、保密与销毁1.档案利用实行审批登记制度，规范借阅、复制、摘抄流程；2.严禁私自外传、售卖、泄露项目涉密及核心技术档案；3.到期档案按流程鉴定、审批、登记后规范销毁，留存销毁台账。十三、监督考核与责任追究1.高校将项目档案