临床试验受试者筛选登记本

临床试验受试者筛选登记本文档定位与使用规范受试者筛选登记本不仅是数据的流水账，更是证明临床试验数据真实性与合规性的第一道防线。本登记本依据《药物临床试验质量管理规范》（2020年第57号令）及ICH-GCPE6(R2)指导原则编制，旨在为研究中心（Site）提供可落地的受试者筛选溯源工具。所有原始记录必须严格遵循ALCOA+原则：可归因、清晰可辨、同时性、原始、准确、完整、一致、持久、可获取。记录时必须使用黑色签字笔，严禁使用铅笔或可擦写笔（热敏墨水在温度变化下会褪色，导致源数据丢失）。书写出现错误时，严禁使用涂改液或修正带覆盖（破坏原始记录的物理完整性，引发数据篡改嫌疑）→必须在原错误处划单线删除，保持原字迹可辨认，在旁书写正确内容，并由修改人签名并签注当前日期。筛选前准备与人员授权筛选的成败往往取决于启动会后的授权精细度与源文件准备完备度。未经主要研究者（PI）正式授权的人员接触受试者筛选数据，将构成严重GCP违规。人员授权矩阵：PI必须在试验启动前签署《人员授权分工表》。筛选评估（包括病史询问、体格检查、入排标准核对）必须由具有执业医师资格的研究者执行；CRC（临床研究协调员）仅可协助受试者引导、证件复印、问卷填写及系统录入，严禁CRC独立做出医学判断或纳入/排除决定。源文件就绪核查：筛选前24小时内，CRC必须完成《源文件核查清单》确认。HIS（医院信息系统）访问权限已开通；生命体征测量设备（如血压计、体温计、身高体重仪）已过年度计量校验，并贴有绿色校验合格标签；实验室检查申请单已绑定方案要求的所有检查项（必须包含血常规、尿常规、血生化、凝血功能及传染病四项）。系统验证：若采用电子数据采集系统（EDC）或中央随机化系统（IWRS/IRT），CRA必须在筛选前48小时完成UAT（用户验收测试），确认系统逻辑校验规则已生效，测试账号已注销或禁用。知情同意书（ICF）签署管理知情同意过程是受试者权益保护的核心环节，其时间节点与签署规范直接决定法律有效性。知情同意书（ICF）的签署必须发生在任何方案规定的特定筛选程序之前，否则获取的数据一律视为违规数据，必须从分析集中剔除。版本控制：使用的ICF版本号与版本日期必须与伦理委员会最新批件中批准的版本完全一致。严禁使用过期版本或未获批准的修改版签署知情同意。若知情同意过程中伦理批件更新，必须立即停止筛选→使用新版本重新签署。签署时序锚定：受试者签署ICF的日期和时间是计算“知情同意至筛选检查”时间窗的起点。研究者和受试者必须同日、同步签署。严禁研究者在受试者离开后补签日期（导致知情同意过程时间线断裂，无法证明受试者在检查前已知情）→若受试者未当场签字，该次知情无效，必须重新预约受试者进行知情同意。签署规范：受试者必须逐页签署姓名缩写和全名签名。若受试者为文盲或盲人，必须由独立见证人（无利益冲突的非研究团队成员）全程在场，见证人在ICF末页与受试者同日签名签日期。代签行为定性为数据造假。时间留存：知情同意过程建议在专用的知情同意室进行，确保隐私。签署完成后，CRC需在2小时内将ICF签署日期录入受试者筛选登记本，并在受试者HIS就诊卡上标注“已入组XX临床试验”标识。入选/排除标准评估与溯源入排标准的核查不是简单的打勾，而是基于源文件的临床决策与风险阻断过程。每一条纳入和排除标准的判定，都必须有明确的原始病历记录或化验单作为支撑，严禁仅凭受试者口述判断。源数据溯源（SDV）机制：既往病史：必须溯源至受试者既往就诊的纸质病历或HIS电子病历。对于外院诊断，必须要求受试者提供外院出院小结或病理报告原件复印件并加盖就医机构公章。若受试者无法提供，该既往病史在入排评估中视为“无法证实”，按不符合纳入标准处理。实验室检查：必须在方案规定的时间窗内采集。例如方案要求“筛选期（Day-1至Day1）实验室检查”，若采血时间在Day-3，则该数据失效，必须重新采血。指标临界值的风险演化叙事：受试者筛选时ALT略微升高（如1.3×ULN，ULN为正常值上限），若未通过源文件排查是否存在脂肪肝或药物性肝损伤（DILI）→直接入组接受试验药物（若药物有肝毒性风险）→试验期间ALT进一步飙升至场景化穷尽与处理原则：场景A：受试者存在正在治疗的合并用药：优先核查该药物是否在方案禁止名单中。若在禁用名单内，不予入组；若为相对禁忌，需PI评估停药洗脱期是否满足方案要求（一般要求洗脱期大于等于5个半衰期）。场景B：筛选期检查结果有一项不符合纳入标准：该受试者直接判定为筛选失败。严禁在登记本上修改数据或跨系统重新开单重测以“碰运气”（属于严重数据造假）→必须如实记录异常指标，由PI签字确认筛选失败。分级响应机制（入排异常）：Ⅰ级（一般异常）：单项非核心指标超出正常范围但无临床意义（NCS）。CRC24小时内记录，PI签字确认NCS，继续筛选。Ⅱ级（显著异常）：核心指标（如心电图QTc间期>450ms）异常且有临床意义（CS）。CRC立即暂停后续筛选流程，1小时内通知PI复核。PI判定不符合入排标准，登记为筛选失败。Ⅲ级（危及生命异常）：发现危及生命的急性病症（如疑似急性心梗的心电图表现）。立即中止筛选，PI必须在15分钟内启动医疗急救流程，按《应急抢救预案》转诊至急诊科，并同步上报伦理委员会和申办方。筛选失败处理与脱落管理筛选失败记录的完整性，直接决定了后续稽查时人群代表性的可解释度。隐瞒筛选失败受试者是监管机构飞检中最常见的发现项之一。筛选失败定义：签署了ICF但最终未进入试验随机化阶段的受试者，均必须记为筛选失败。原因记录要求：必须在登记本中写明具体失败原因，如“纳入标准4不符合（HBsAg阳性）”、“受试者撤回知情同意”等。严禁仅填写“筛选失败”或“不符合入排标准”等模糊表述（导致无法判断是否存在系统性选择偏倚）。闭环管理流程：计划（P）：在筛选开始前，预设筛选失败的登记流程与文件归档路径。执行（D）：发生筛选失败后，CRC在24小时内填写《筛选失败登记表》，PI签字确认。已签署的ICF原件存入受试者文件夹，复印件归入筛选失败档案盒。检查（C）：CRA在每次常规监查访视（RoutineMonitoringVisit,RMV）时，核对筛选登记本总人数与ICF存档数量、IWRS系统筛选编号是否一一对应。数量不一致视作重大违规。改进（A）：若某Site筛选失败率超过40%，需在5个工作日内由PI召集团队进行根因分析（RCA），排查是否对入排标准理解存在偏差，并制定改进CAPA（纠正与预防措施）。数据留存与随访：筛选失败受试者的源数据（包括已生成的化验单、心电图等）必须保存在Site至试验结束后至少5年。对于因不良反应或异常指标失败者，PI必须按方案要求进行随访（如电话随访受试者健康状况），随访记录需体现在源文件中。隐私保护与数据安全在数据合规趋严的当下，受试者身份信息的隔离与去标识化是不可逾越的红线。根据《中华人民共和国个人信息保护法》，医疗健康信息属于敏感个人信息，必须采取最高等级的脱敏措施。去标识化编码规则：受试者一旦签署ICF，必须立即分配唯一的筛选编号。筛选编号规则一般为“中心号-顺序号”（如Site01的第3个受试者为01-003）。在登记本、EDC、化验单复印件及所有试验相关文档中，必须且只能使用筛选编号。信息隔离矩阵：严格禁止：在EDC系统、研究病历、登记本、生物样本离心管上出现受试者真实姓名、身份证号、住院号或联系电话。严禁通过微信、非加密邮箱发送包含受试者身份信息的文件。替代方案：必须使用密码加密的Excel文件建立《筛选编号-受试者真实信息对照表》，由PI指定一名授权研究者（通常为CRC或研究护士）专人保管，存放于有锁文件柜中。其他研究成员需获取真实信息时，必须经PI批准并在查阅日志中登记。生物样本流转脱敏：送往中心实验室的样本采集管上，严禁填写受试者姓名，必须粘贴由IWRS/IRT系统生成的包含筛选编号和实验室条码的标签。若发现外包装标有受试者姓名，快递必须原地销毁并重新采样。分级响应（数据泄露应急）：Ⅰ级泄露（低风险）：研究团队内部误将含真实姓名的文件发送给同中心项目组成员。处理：1小时内要求接收方永久删除文件并签署保密承诺，PI记录偏差报告。Ⅱ级泄露（中风险）：含受试者姓名的化验单遗落在公共区域（如候诊室）。处理：立即启动搜寻，若2小时内未找回，PI必须在24小时内上报伦理委员会，并评估对受试者的潜在风险，通知受试者本人加强防范。Ⅲ级泄露（高风险）：受试者全量信息（姓名、电话、身份证、疾病史）通过外网未加密传输或发生服务器入侵。处理：立即切断网络源头，2小时内上报PI和机构办，4小时内上报国家网信办及卫健委相关监管部门，启动全面的漏洞修复和受试者安抚赔偿程序。附表与执行工具标准化的表单是保证操作不走样的模具，直接打印照填即可形成闭合的稽查轨迹。以下工具表为本登记本的核心执行组件，各Site可根据方案微调，但核心字段不得删减。附表1：临床试验受试者筛选总登记表筛选编号受试者姓名拼音缩写知情同意签署日期签署ICF版本号筛选检查日期入排评估结果随机化编号筛选失败原因评估研究者签名日期01-001ZS(张三)2023-10-12V2.02023-10-12通过0102/李某某2023-10-1301-002LS(李四)2023-10-15V2.02023-10-15失败/ALT>1.5×ULN李某某2023-10-16附表2：知情同意过程与入排核查SOP检查表[]1.确认使用的ICF版本号为伦理最新批准版本（V__，日期：年月__日）。[]2.确认受试者在进行任何方案规定的检查（包括实验室采血、心电图等）前已签署ICF。[]3.确认知情同意过程在私密空间进行，无无关人员旁听。[]4.若受试者为文盲/盲人，确认独立见证人全程在场并同日签名。[]5.确认受试者及研究者在ICF末页均已全名签名并签注当日日期，日期格式为YYYY-MM-DD。[]6.确认ICF一式两份，受试者原件与研究中心复印件均已归档。[]7.确认所有纳入标准均有对应源文件