会计基本技能课件第8章会计档案整与保管技能

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第8章

会计档案整理与保管技能第8章会计档案整理与保管技能JINENG

职业描述1.工作对象

会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料。2.劳动工具

凭证、账簿及封面、封底，装订机，夹子，针线等。3.劳动场所

从事会计等经济工作的场所。4.资格和能力

持有会计专业技术资格证书，或者具有会计类专业学历（学位）或相关专业学历（学位）证书，且持续参加继续教育，具备从事会计工作所需要的专业能力。JINENG

职业领域描述第8章会计档案整理与保管技能1.工作任务简述

对编制完成的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料进行整理和归档。2.涉及的业务领域

国家机关、企事业单位、社会团体等单位的会计、出纳、稽核、审计、统计等岗位。3.其他说明

按照规定的时限，对会计资料进行整理、归档和保管，规范管理会计档案。JINENG

学习目标第8章会计档案整理与保管技能会计档案整理、装订、保管能熟练掌握会计档案的整理、装订与保管培养学生严谨认真、准确规范的职业工作素质知识目标能力目标素质目标JINENG会计档案整理8.1会计档案装订8.2会计档案保管8.3第8章会计档案整理与保管技能JINENG8.1.1纸质会计档案整理8.1.2会计电子档案整理会计档案整理8.1JINENG8.1.1纸质会计档案整理1.会计凭证整理（1）原始凭证整理

按照编号顺序折叠整齐，以便装订；需要按照记账凭证的大小进行折叠或粘贴。JINENG8.1.1纸质会计档案整理（2）记账凭证整理

首先，记账凭证应按月整理。

其次，加具封面、封底，装订成册。

再次，封面上应注明单位名称、所属年度和月份、起讫的日期、记账凭证的种类、起讫号数。

最后，封面上应有会计主管、保管人签字。JINENG8.1.1纸质会计档案整理2.会计账簿整理

启用会计账簿，应先填写在扉页上印制的账簿启用及交接表。

除订本账不另设封面以外，各种活页账都应设置封面和封底，并登记单位名称、账簿名称和所属会计年度。

年末，各种账簿在结转下年建立新账后，一般都要把旧账、总账统一整理，活页账按页码顺序统一编号，加具封面后装订成本。JINENG8.1.1纸质会计档案整理3.财务会计报告的整理财务会计报告包括会计报表、会计报表附注和财务情况说明书。

对外报送的财务会计报告应当依次编写页码，加具封面，装订成册，加盖公章。

封面上应当注明单位名称，单位地址，财务会计报告所属年度、季度、月度，送出日期，并由单位领导人、总会计师、会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章。JINENG8.1.1纸质会计档案整理4.其他会计资料的整理

包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料，与会计核算和会计监督等紧密相关，会计人员要认真收集、审查、核对，分类分别组卷归档。JINENG8.1.2会计电子档案整理1.会计电子档案的特征

会计电子档案的载体是磁盘、光盘、微缩胶片等。会计档案的电子格式主要包括TXT、Excel、PDF、JPG、ACCESS、DBF等。（1）会计电子档案对环境的依赖性强（2）会计电子档案缺乏直观可视性（3）会计电子档案具有技术性（4）会计电子档案控制的复杂性JINENG8.1.2会计电子档案整理2.做好会计电子档案管理工作的防范措施①建立科学的会计档案管理制度。②妥善维护电子档案馆的环境。③解决好会计档案电子化管理的网络安全防范问题。④提高工作人员的素质。JINENG8.2.1案卷（册）封面的填写及编号8.2.2案卷（册）的装订会计档案装订8.2JINENG8.2.1案卷（册）封面的填写及编号1.会计凭证封面的填写JINENG8.2.1案卷（册）封面的填写及编号2.会计账簿启用表的填写（1）启用订本式账簿

起止页数从第一页到最后一页已经按顺序编定页数，不得跳页、缺号。

还要填写记账人员姓名、会计主管人员姓名并加盖印章，以明确责任；加盖单位财务专用章，以示严肃；JINENG8.2.1案卷（册）封面的填写及编号

当记账人员或会计主管人员工作变动时，需办理账簿移交手续，并在启用表上明确记录交接日期、接办人员、监交人员的姓名，由交接双方签名或盖章。（2）启用活页式账簿

使用活页式账簿应当按账户顺序编号，并定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码，另加目录以便记明每个账户的名称和页次。JINENG8.2.2案卷（册）的装订1.会计凭证的装订会计凭证一般每月装订一次，装订好的凭证按年按月妥善保管归档。

按照编号顺序，外加封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签。在封面上，写明单位名称、年度、月度、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数、记账凭证张数等，并在封签处骑缝加盖会计主管的人名章。（1）会计凭证的装订前的准备工作（2）包角式装订方式的操作步骤JINENG8.2.2案卷（册）的装订第1步：组成一套凭证本并对整齐;第2步:取出包角，沿虚线裁剪撕开，

一张可以撕开2个包角;JINENG8.2.2案卷（册）的装订第3步：将边角沿虚线三角向内翻折;第4步：将包角边缘和凭证封面对齐，

打入铆管，装订成册;JINENG8.2.2案卷（册）的装订第5步：将①②向下翻折;第6步：包住凭证后，粘贴在凭证背面即

可装订完成。JINENG8.2.2案卷（册）的装订装订效果：JINENG8.2.2案卷（册）的装订2.会计账簿的装订

会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。装订账簿前基本要求:

①订本式账簿不需要装订。

②活页账簿保留已使用过的账页，去除空白页和撤掉账夹。

③多栏式、三栏式、数量金额式活页账等不得混装。

④封面上填写账目种类、卷号、会计主管人员和装订人(经办人)签章。JINENG8.2.2案卷（册）的装订3.会计报表的装订

会计报表应按月装订，小企业可按季装订成册。内部留存报表年底时，要按报表月份顺序，将全年报表装订成册，竖版装订。JINENG8.2.2案卷（册）的装订4.其他会计资料的装订

银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表及其他具有保存价值的会计资料，可分类分别装订组卷归档。

会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书等重要会计档案应单独装订立卷归档。JINENG8.3.1会计档案的保管8.3.2会计档案的撤销会计档案保管8.38.3.3会计档案的交接8.3.4单位合并、分立与解散的会计档案管理8.3.5会计档案管理的法律责任JINENG8.3.1会计档案的保管1.会计档案的保管期限

保管期限从会计年度终了后的第一天算起。

根据《会计档案管理办法》规定，会计档案保管期限一般分为永久、定期两类。

定期保管期限一般分为10年和30年。

永久即是指会计档案须永久保存，定期是指会计档案保存应达到法定的时间。

电子会计档案的保管期限与纸质会计档案保管期限一致。JINENG8.3.1会计档案的保管JINENG8.3.1会计档案的保管2.会计档案的保管职责

单位的会计机构或会计人员所属机构按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。

单位会计管理机构在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。JINENG8.3.1会计档案的保管

单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。

会计电子档案管理人员应养成数据备份的习惯，同时注明备份时间和操作员的编号，备份数据和原件数据不能存放在同一地点。

会计档案室应满足防磁、防火、防潮、防尘、防虫、避光、恒温、防变形、防磨损、防强震等要求，防止会计电子档案的毁损和丢失。JINENG8.3.2会计档案的撤销1.编制会计档案销毁清册

列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷。电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。JINENG8.3.2会计档案的撤销2.签署会计档案销毁清册单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。JINENG8.3.2会计档案的撤销

单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共

同派员监销。

监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行

清点核对；

在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位

档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。3.会计档案监销JINENG8.3.3会计档案的交接1.会计档案移交规定出纳人员不得兼管会计档案。

当年形成的会计档案，在会计

年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。JINENG8.3.3会计档案的交接2.单位之间交接会计档案

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。

交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。JINENG8.3.4单位合并、分立与解散的会计档案管理1.单位合并的会计档案管理单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计

档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。JINENG8.3.4单位合并、分立与解散的会计档案管理2.单位分立与解散的会计档案管理

单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。JINENG8.3.5会计档案管理的法律责任1.未按照规定保管会计资料，致使会计资料毁损、灭失

由县级以上人民政府财政部门责令限期改正，可以对单位并处三千元以上五万元以下的罚款；对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员，可以处二千元以上二万元以下的罚款；属于国家工作人员的，还应当由其所在单位或者有关单位依法给予行政处分。JINENG8.3.5会计档案管理的法律责任2.隐匿或者故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计帐簿、财务会计报告

构成犯罪的，依法追究刑事责任；

尚不构成犯罪的，由县级以上人民政府财政部门予以通报，可以对单位并处五千元以上十万元以下的罚款；

对其直接负责的主管人