计算基础与智能 2

文字处理软件Word大学计算机与人工智能第4章文字处理软件Word本章立足数字化办公需求，在掌握Word文字编辑与排版的基础上，探索AI与Word的协同应用，借助人工智能技术辅助文稿创作与规范排版工作。通过融合Word基础操作与智能技术，简化写作流程、提升文档质量与办公效率，培养规范的办公习惯和数字素养，更好应对学习与工作中的各类文档处理需求。目录4.1制作图文混排文档4.2长文档的编辑4.3表格的设计与制作4.4邮件合并4.1制作图文混排文档操作步骤

页面设置艺术字首字下沉

文本框

项目符号

形状SmartArt图形图片4.1.1文本格式化1．字符格式化字符格式化主要包括对文本的字体、字号、字形、颜色和字符间距等的设置，主要在“开始”→“字体”组中实现。字号大小有两种表达方式，分别用“号”和“磅”为单位。格式化特大字的方法是选定要格式化的文本，在“字号”文本框中输入需要的磅值后，按〈Enter〉键即可。Word提供了快速复制字符或段落格式的功能，当需要快速复制某些已经设定了格式的字符或段落时，可以使用“格式刷”按钮。。

。

。

。

2．段落格式化段落是Word的重要组成部分。所谓段落是指文档中两次〈Enter〉键之间的所有字符，包括段后的回车符。设置不同的段落格式，可以使文档布局合理、层次分明。段落格式主要是指段落中行距的大小、段落的缩进及对齐方式等。4.1.1文本格式化4.1.2查找和替换文本在编辑长文档时，使用查找与替换功能可以快速定位目标内容并批量替换，极大提高编辑效率。操作在“开始”→“编辑”组中完成。查找替换提示：在“查找和替换”对话框中可以使用“更多”按钮对查找或替换的内容进行格式上的设置。4.1.3图文对象在Word文档中，除了普通文字之外，我们经常需要插入各种非文本元素来丰富版面、增强表现力，这些元素统称为图文对象。常见的图文对象包括：图片、形状、艺术字、文本框、SmartArt等。艺术字：是具有特殊艺术效果的文字，常用于演示文稿、海报、文档标题和广告宣传册等场景。在文档中插入艺术字，能够美化版面、突出主题，增强视觉冲击力。文本框：是承载文字的容器，使用文本框可以将文字放置在文档的任意位置，并随意调整大小。文本框可与其他图形对象产生重叠、环绕、组合等多种效果，适合制作引述、侧边栏、标注等独立定位的文字内容。4.1.3图文对象形状：是Word内置的图形库，包括矩形、圆形、箭头、流程图符号等，多用于装饰页面、绘制图示或构建简单示意图，能够丰富文档的设计感。文本框与形状共用“绘图工具|形状格式”选项卡，格式设置方法相似。SmartArt：是用于表现结构、关系或过程的专业图表工具，能够以直观的方式呈现内容。利用SmartArt，可以快速创建组织结构图、流程图、循环图等，使文档内容更具条理性和专业性。图片：是插入到文档中的外部图像文件（如照片、截图、素材图等），用于展示真实场景、产品照片或作为背景装饰，实现图文并茂的效果。在Word中，以上图文对象的操作方式和设置选项类似，掌握这些通用技巧，可以举一反三，提高排版效率，常见技巧如下。1．选中与基本调整2．环绕方式3．排列与对齐4．组合5．叠放次序4.1.3图文对象4.1.4页面设置页面设置是文档排版的第一步，决定了文档的整体布局框架。1．页边距2．纸张方向3．纸张大小图4-25自定义页边距

图4-26自定义纸张大小4.1.5AI生成文案

AI辅助文案生成功能依托大模型对语言逻辑的精准把控与自然语言生成能力，可快速产出流畅通顺、风格适配的文本内容，满足报告撰写、宣传推广、日常写作等需求。目前常用的豆包、通义千问、文心一言、Kimi等大模型工具，均能根据用户使用场景与具体需求生成贴合度高的文案。用户只需明确写作主题与要求，即可完成文案生成，并借助模型自带的优化功能进行润色、调整与完善。【例4-1】使用大模型，生成用于宣传某高校人工智能专业的宣传文案。1）生成文案：在大模型用户输入框中，输入提示词：“请帮我写一个宣传文案，用于招生宣传，学校名称为启航未来大学，专业为人工智能专业，150字。”2）修改文案：根据学校的实际情况，对生成的文本进行修改，作为宣传文案的内容。提示：主流大模型都提供了专门的文案生成功能，可根据需求快速撰写各类文本内容，并借助模型自带的优化工具进行智能调整。不同大模型的文案生成能力略有差异，但普遍支持指定文体、控制字数、设定风格、润色修改、扩写缩写等功能，能满足写作、宣传、学习、办公等多种场景的文案创作需求。4.1.5AI生成文案

4.1.6AI生成图片AI生成图片功能依托大模型对文本语义的深度理解与强大的视觉生成能力，可快速创作高质量、风格多样的图像，满足Word文档配图、海报设计等需求。目前常用的豆包、即梦、通义千问等大模型工具，均能根据用户场景生成适配的图片。用户只需设置合理的提示词，即可完成图片生成，并借助模型自带的编辑工具进行智能优化。【例4-2】使用大模型，生成一张用于宣传某高校人工智能专业的宣传图。1）生成图片：大模型会根据提示词生成图片，输入提示词：“请帮我生成一张宣传人工智能专业的图片”。2）编辑图片：如果生成的图片不符合要求，可以再次输入提示词或使用智能编辑对图片进行修改。提示：主流大模型都自带图像生成工具，可通过提示词快速生成图片，并支持配套的智能图像编辑功能。虽然不同大模型的图像生成工具略有差异，但都能够实现如设置参考图、调整画面比例、更改风格、局部修改等常用操作。4.1.6AI生成图片4.2长文档的编辑4.2长文档的编辑操作步骤插入分节符设置样式定义多级列表并和标题相关插入题注，并设置自动编号插入交叉引用自动生成目录插入页眉页脚添加尾注4.2.1样式样式是长文档排版的基石，是系统或用户定义并保存的、可重复使用的格式集合。它规定了文档中标题、段落、正文等各类文本元素的字体、字号、行距、缩进等格式。使用样式的好处在于能够正确、迅速地统一并修改文档的格式。此外，不同级别的标题通过样式层级关系，形成文档的骨架，为自动生成目录奠定基础。1．使用内置样式2．使用自定义样式图4-46快速样式图4-47“修改”命令4.2.2目录Word的自动生成目录功能够自动提取各级标题，确保目录结构与正文逻辑的实时同步。1.创建目录项2.自动生成目录3.更新目录图4-50插入目录图4-51“目录”对话框4.2.3页眉和页脚在长文档中，页眉和页脚常用于提供章节信息、文档标题或页码，是文档规范化的重要体现。页眉和页脚与“节”紧密相关——节是文档中可独立设置页面格式的基本单元，不同节可以拥有不同的页眉页脚内容。提示：设置页码，在“页码编号”区域，还可以选择“续前节”或“起始页码”单选按钮，如果选择“续前节”，则编号会顺延前一节的编号继续编排；如果选择“起始页码”，表示本节的页码重新开始编排，并可以在其微调框中设置从第几页开始。4.2.4分隔符分隔符分为两大类：分页符和分节符。两者的核心区别在于：分页符仅实现分页效果，不影响前后内容的格式设置；而分节符将文档划分为不同的“节”，使各节可以独立设置页眉页脚、页边距、纸张方向等版面格式。分页符：用于在指定位置强制分页，将内容移至下一页。当文档页数较多或需要将某一章节单独起页时，插入分页符可以精确控制分页位置，避免因内容增减导致页码错乱。分节符：将文档划分为不同的“节”。节是文档格式化的基本单元，每个节都可以独立设置页边距、纸张方向、页眉页脚、页码格式等版面属性。通过插入分节符，可以将文档划分为多个节，从而实现在同一文档中不同部分采用不同排版格式的需求。4.2.5引用1．脚注和尾注脚注和尾注都是文档的一部分，用于文档正文的补充说明，帮助读者理解全文的内容。2．题注在长文档中，需要给插入的图形、表格和公式等对象编号，并在正文中引用.题注与交叉引用正是实现这一需求的自动化工具。3．交叉引用在文档中，交叉引用用于引用已存在的对象，其核心优势在于实现动态同步：当被引用的内容发生变化时，交叉引用的内容也会自动更新。4.2.6多级列表在长文档中，为了使标题层次清晰、编号自动更新，需要使用多级列表功能。多级列表可以为不同级别的标题设置自动编号，当章节顺序调整时，编号会自动刷新，避免手动修改的繁琐。1．设置多级列表2．将多级列表与标题样式关联设置图4-57定义多级列表对话框图4-58设置编号格式图4-59设置缩进量4.2.7论文排版在毕业论文撰写过程中，格式规范与排版效率尤为重要。以豆包、WPSAI、通义千问为代表的大模型，凭借强大的文本理解与结构识别能力，可实现智能格式规范化、模板匹配、参考文献格式化等功能，有效减少人工调整的繁琐操作，提升论文排版的规范性与美观度，为论文写作提供高效、便捷的智能支持。【例4-3】使用大模型，按照给定的格式要求，对论文“3.2长文档素材.docx”进行排版。图4-60输入的提示词4.2.7论文排版4.3表格的设计与制作在日常办公中，常使用各种各样的表格。如，工作计划表、日程安排表、履历表、产品价目表和工资单等。表格是一种简明、直观的表达方式，一个简单的表格远比一大段文字更有说服力，更能表达清楚一个问题。在Word2016中，不仅可以快速制作美观、大方、布局合理的表格，还可以进行简单的计算。我们还可以使用大模型自动生成表格，简化操作。4.3表格的设计与制作操作步骤页面设置表格标题的设置插入表格设定行数和列数调整行高绘制表格内竖线合并单元格输入文字调整列宽美化线条色块修饰标题4.3.1创建表格创建表格有很多种方法，既可以直接插入现成的表格，也可以根据实际情况手动绘制。

图4-66插入表格4.3.2编辑表格最初创建的表格是没有任何内容的，表格的编辑首先包括表格内容的编辑，其次还有行和列的插入、删除、合并、拆分以及高度/宽度的调整等，经过编辑的表格才更符合实际需要，更加美观。行、列的编辑表格高度、宽度的调整4.3.3表格内数据的处理1.表格的排序2.表格的计算图4-70“公式”对话框

图4-69“排序”对话框4.3.4AI生成表格AI表格生成依托大模型的数据逻辑解析与结构智能构建能力，可快速制作规范清晰、适配多场景的专业表格，满足Word文档数据呈现、报告统计分析等需求。目前常用的豆包、通义千问、DeepSeek等大模型工具，均能根据用户的使用场景生成匹配的表格。用户只需设置明确的指令，即可生成表格成，并借助模型自带的编辑工具进行智能调整优化。图4-74用于生成简历的提示词图4-75AI生成表格4.3.4AI生成表格4.4邮件合并日常工作中，发送信函、电子邮件或请柬时，特别是处理一信多发的