活动室管理制度

活动室管理制度活动室是面向内部全体人员开展文化学习、技能交流、休闲健身、团队凝聚活动的专属公共空间，为保障空间运行规范、资源高效利用、活动有序开展，切实发挥活动室服务人员成长、丰富文化生活的载体功能，结合场地实际配置及使用需求，制定本管理制度。一、管理权责划分1.归口管理责任。活动室由单位工会（行政综合管理部）作为归口管理部门，全面承担制度修订完善、运维经费保障、设施设备采购更新、大型活动统筹协调、运维质效考核、活动内容合规性审核等核心职责，每季度牵头开展一次运行情况调研，收集使用人员的意见建议，动态调整活动室的服务内容、设施配置和管理规则，确保空间功能匹配人员实际需求。归口管理部门设专职管理岗1名，负责对接日常运维、活动审批、设施维护等具体事务，协调解决运行过程中出现的矛盾问题。2.日常运维责任。配备专职活动室管理员1-2名，可通过内部专员兼任、员工志愿轮岗、第三方服务派驻等方式配齐，具体履行以下职责：严格按照规定时间执行开闭馆操作，每日开放前检查门禁系统、照明设施、常用设备是否处于正常可用状态，闭馆后逐一排查各区域电源、水源是否关闭，门窗是否落锁；建立设施设备管理台账，完成日常巡检、小型故障报修、耗材补充、卫生督导等日常工作，对巡检中发现的损坏设施、安全隐患第一时间设置警示标识并联系维修；按照预约流程审核场地使用申请，活动到场时核验预约信息，告知使用注意事项，活动结束后对照清单核查场地状况、设施完好情况；妥善处置活动现场出现的小纠纷、小故障，遇到突发安全事件第一时间按照应急预案开展先期处置，及时上报归口管理部门；做好失物招领登记、活动档案留存、意见建议收集等日常事务，定期向归口管理部门汇报活动室运行情况。3.使用主体责任。各部门、各内部注册兴趣社团需指定1名文体工作联络员，作为本部门、本社团使用活动室的对接责任人，负责提交预约申请、组织参与人员、维护活动现场秩序、活动结束后配合管理员核验场地，对本部门、本社团开展活动的内容合规性、人员安全、场地卫生承担直接管理责任。所有进入活动室的人员均需主动遵守管理规定，自觉维护场地秩序和环境卫生，对违反规定的行为有权监督、劝阻和举报，共同维护良好的活动环境。二、开放时间与准入管理1.分层分类设置开放时段。常规自由开放时段覆盖工作日非办公高峰及休息日：工作日开放时间为每日12:00-13:30、17:30-20:30，该时段活动室所有公共区域面向全体人员自由开放，无需提前预约，个人可凭权限进入开展阅读、轻健身、休闲交流等活动；周末及法定节假日开放时间为每日9:00-12:00、14:00-18:00，该时段零散人员可自由进入公共区域，10人以上集体活动需提前履行预约手续。专项预约开放时段面向有特殊需求的集体活动设置，若需在非开放时段开展部门活动、社团主题活动、单位大型活动，需提前提交申请经审批通过后，由管理员按需开放场地，所有预约活动的最晚结束时间不得超过22:30，避免噪音干扰周边区域办公及居民休息。固定闭馆维护时间为每月最后一个周五14:00-17:30，该时段不对外开放，由运维团队完成全面消杀、设施检修、耗材补充、图书整理、道具清点等工作；遇极端天气、公共卫生应急响应、重大活动安保要求、设施集中维修等特殊情况需临时闭馆的，管理员需提前3个工作日通过内部公告栏、工作群、预约平台发布闭馆通知，明确闭馆时长、恢复开放时间，临时闭馆期间严禁任何人员擅自进入场地。2.严格执行准入核验规则。活动室采用人脸识别+工作证核验的智能门禁系统，准入范围包含本单位在职职工、经工会审批备案的离退休人员，以上人员可通过内部系统自动开通门禁权限，刷脸或刷工作证进入场地。严禁任何人员私自转借门禁权限、复制门禁卡带无关人员进入，若因工作交流、社团联谊、亲子活动等需邀请外部人员进入场地的，需在提交预约申请时明确登记外部人员姓名、单位、身份证号、到访时间、活动内容，经审批通过后，由对接部门安排专人在活动室入口处接引，活动全程对外部人员的行为进行管理，活动结束后陪同离场，严禁外部人员无接引自行进入场地。所有准入人员进入场地时需主动配合核验工作，对拒不配合核验、强行闯入门禁的人员，管理员有权拒绝其进入，并通报所在部门按违纪规定处理。三、预约使用管理1.明确预约适用范围。符合以下情形的活动必须提前履行预约手续，未预约的不得占用专属功能区或专业设备：单次参与人数10人及以上的集体活动；需使用多功能演播厅、独立桌游室、乒乓球台、书法绘画专区、VR体验区、烘焙操作区等专属功能空间的活动；需在常规开放时间之外进入场地的活动；需借助投影、专业音响、直播设备、烘焙器具、竞技类健身器材等专业设备开展的活动。零散个人在开放时段使用公共阅览区、休闲沙发区、漫步机等无专属空间的开放式设施，无需提前预约，到场即可使用。2.规范预约办理流程。所有预约申请统一通过内部OA系统“活动室预约”模块或官方指定的微信预约小程序提交，不接受口头预约、私人托请等非正规渠道预约。根据活动规模设置差异化的提前申请时限：10-30人的部门常规活动、兴趣社团日常活动，需提前3个工作日提交申请；30人以上的中型活动、邀请外部人员参与的交流活动、需使用专业电子设备的活动，需提前5个工作日提交申请；50人以上的大型主题活动、全单位性的庆典或培训活动，需提前7个工作日提交申请。申请内容需如实填写使用主体、活动负责人联系方式、活动主题、参与人数、具体使用时段、需使用的功能区及设备清单、是否有外部人员参与、是否需要特殊场地布置等信息，不得虚报活动人数、活动内容骗取场地使用权限。预约申请提交后，10-30人的常规活动由管理员在1个工作日内核查场地空闲情况、确认活动内容合规后予以审批；30人以上、涉及外部人员、需使用专业设备的活动，由管理员初审后报归口管理部门负责人审批，审批通过后系统自动向申请人发送预约成功通知，同时同步信息至运维岗，提前做好设备调试、场地预留等准备工作。预约成功后若需调整使用时间、变更使用区域、增加设备需求，需至少提前24小时在系统提交变更申请，重新履行审批手续；若需取消预约，需至少提前12小时在系统操作取消，释放场地资源供其他有需求的人员使用。3.建立预约优先级与爽约约束机制。为避免场地使用冲突，按照“优先保障公共需求、统筹兼顾多样需求”的原则设置使用优先级，从高到低依次为：单位层面统一组织的重大会议、庆典、主题培训、全员性文体活动，该类活动优先级最高，若已预约的场地与单位级重大活动安排冲突，管理员需提前24小时与已预约的使用方沟通，协调调整场地或使用时间，优先保障重大活动开展；其次为工会、团委牵头组织的节日庆祝、趣味运动会、读书分享会等面向多数职工的公共活动；再次为各部门组织的业务交流、团队建设活动；之后为单位内部注册兴趣社团开展的常规主题活动；最后为职工个人自发组织的小型休闲活动。优先级较低的活动需主动避让优先级较高的活动，不得因场地使用产生争执、扰乱正常秩序。针对预约爽约行为建立约束机制：一个自然月内累计出现2次无故爽约（即预约成功后未到场使用且未按规定提前取消）的，暂停对应申请主体1个月的预约权限；累计出现3次及以上无故爽约的，暂停3个月预约权限，并将爽约记录纳入年度部门文体工作考核扣分事项。4.严格现场使用核验。预约使用人员到场后，需主动向管理员出示预约成功凭证，核对使用区域、设备清单后签字确认，方可进入对应区域开展活动，严禁私自占用未预约的功能区、擅自动用未申请使用的专业设备。使用方需严格按照预约时段开展活动，到约定结束时间后需在15分钟内完成场地整理、人员离场，若确需延长使用时间，需至少提前30分钟向管理员提出申请，在后续无其他预约安排的情况下可办理延时手续，单次延时最长不超过1小时，不得影响后续预约场次的正常开展。所有在活动室开展的活动必须严格遵守法律法规和公序良俗，内容积极健康，严禁利用场地开展盈利性经营、封建迷信传播、宗教传教、低俗娱乐、商业广告推广、赌博等违规违法活动，管理员对活动内容负有监督责任，发现活动内容存在违规情形的，有权立即终止场地使用，情节严重的上报单位纪检或安保部门处理。四、场地与设施设备管理1.分功能区明确使用规范。活动室根据功能定位划分为若干专属区域，各区域使用需遵守对应规则：一是图书阅览区，区域内配备的图书、期刊、报纸供全体人员现场免费阅读，需外借图书的需按照图书借阅规定履行登记手续，不得私自将未办理借阅手续的图书带出活动室；阅读时需保持安静，接打长时间电话需移步至区域外走廊，不得大声交谈、影响他人阅读；不得在图书上涂画、折页、撕毁，阅读完毕后将图书放回原位或放置于指定还书筐内，不得随意堆放。二是健身运动区，区域内配备跑步机、椭圆机、力量训练器材、乒乓球台、瑜伽垫等健身设施，使用前需先检查器材连接是否牢固、运行是否正常，严格按照器材操作规范使用，不得违规操作引发安全风险；运动时需穿着合适的运动服、运动鞋，严禁穿皮鞋、高跟鞋进入健身区，避免划伤地面、损坏器材；14周岁以下未成年人不得使用跑步机、力量训练器材等存在安全风险的设备，使用其他轻量健身器材时需有成人全程陪同；使用完毕后需及时擦拭器材表面的汗水，将器材归位，瑜伽垫经擦拭消毒后放回收纳架；健身过程中需根据自身身体状况选择合适的运动强度，患有高血压、心脏病、关节损伤等基础疾病的人员需在同伴陪同下适度运动，避免出现运动损伤。三是文化创意区，区域内配备书法绘画用具、手工操作台、烘焙器具等创意活动设施，使用时需爱护各类工具、颜料、食材，使用完毕后将工具清洗干净、剩余材料分类放回指定收纳位置，及时擦拭清理台面污渍；使用书法、绘画工具时需注意避免墨汁、颜料沾染墙面、地面及其他公共设施，若不慎造成污染需第一时间清理并告知管理员；烘焙设备使用完毕后需及时关闭电源，待设备冷却后清洁表面污渍，不得将未清洗的餐具、食材残渣遗留在操作台上。四是多功能活动区，区域内配备高清投影、专业音响、可移动桌椅、小型舞台等设施，主要用于开展观影、分享会、小型演出、业务培训等活动；使用电子设备时需严格按照操作规程开关机，不得私自插拔设备线路、修改系统参数，若设备出现故障需及时联系管理员处理，不得擅自拆修；移动桌椅时需轻抬轻放，严禁在地面拖拽桌椅划伤地板；活动结束后需将桌椅摆回原位，关闭投影、音响、灯光、空调等设备电源。五是休闲娱乐区，区域内配备棋牌、桌游道具、沙发、茶几、饮水设备等休闲设施，使用棋牌、桌游道具时需爱护卡牌、棋子，避免丢失、损坏，使用完毕后清点数量放回原包装盒，交由管理员统一收纳，不得将棋牌、桌游道具带出活动室；开展棋牌、桌游活动时需控制交流音量，保持友好氛围，不得因输赢争吵叫嚷、影响其他区域人员；饮水设备提供的饮用水、咖啡、茶饮需按需取用，杜绝浪费，一次性水杯使用后需投入对应垃圾桶，不得随意丢弃。2.健全设施运维与损坏赔偿机制。管理员需建立全量设施设备管理台账，对所有家具、器材、电子设备、图书道具逐一编号登记，清晰记录采购时间、保修期限、维护记录、损坏情况等信息，做到账实相符。落实日常巡检维护机制，每日开馆、闭馆时逐一检查各区域设施是否完好、电子设备是否正常运行、健身器材是否存在松动开裂风险、消防设施是否在有效期限内，发现小型故障及时维修处理，发现较大故障第一时间联系售后或专业维修人员上门处置，同时在故障设施周边放置“正在维修、暂停使用”的警示标识，避免人员误用受伤；每月开展一次集中维护，对所有电子设备进行除尘、系统升级，对健身器材进行螺丝紧固、部件润滑，对图书、桌游道具进行清点整理，对消耗类耗材进行补充；每季度联合安保部门开展一次电路、消防设施全面排查，及时更换老化线路、过期消防器材；每年对场地墙面、地面、老旧家具进行一次翻新维护，确保所有设施始终处于安全可用状态。建立明确的损坏赔偿规则，使用过程中因故意破坏、违规操作导致设施设备损坏、丢失的，由责任人按照设施采购原价扣除折旧后予以赔偿，情节严重、故意损坏公共财物的，除照价赔偿外，还需通报所在部门，按照单位员工奖惩规定给予相应纪律处分；属于正常使用过程中出现的自然损耗、设备质量问题导致的故障，使用人无需承担责任，及时告知管理员维修即可。五、秩序与环境卫生管理1.严格公共秩序维护。所有进入活动室的人员需着装整洁、举止文明，不得穿着背心、居家露肤拖鞋等过于随意的服装进入场地；严禁携带宠物、易燃易爆危险品、管制器具、有毒有害物品进入场地，不得携带带有强烈刺激性气味、易污染场地的食品（如带汤外卖、榴莲、带壳坚果等）进入公共活动区域，食品食用需在指定茶歇区进行。进入场地后需自觉保持公共秩序，不大声喧哗、不追逐打闹，使用手机、平板等电子设备时需佩戴耳机，公共区域外放音量不得超过40分贝，避免干扰他人正常活动。严禁在活动室全域吸烟（含电子烟）、随地吐痰、乱扔垃圾，不得在墙面、桌面、器材表面乱涂乱画、随意张贴海报或钉挂物品，确需张贴活动海报、布置场地的，需提前征得管理员同意，使用无痕胶进行固定，活动结束后及时清理张贴痕迹，不得残留胶痕。严禁私自挪动消防器材、堵塞消防通道、遮挡安全出口和应急疏散标识，不得在疏散通道内堆放活动道具、闲置家具、个人物品，确保应急通道时刻畅通。自觉践行勤俭节约理念，按需开启灯光、空调、水源，做到人走灯灭、人走关电、人走停水，夏季空调温度设置不低于26摄氏度，冬季空调温度设置不高于20摄氏度，杜绝长明灯、长流水、空调空转等资源浪费现象。个人物品需自行妥善保管，不得随意放置在公共区域占据活动空间，确需长期存放个人运动器材、活动道具的，需到管理员处办理寄存登记，放置在指定的个人物品寄存柜内，未登记的无主物品在闭馆清理时将统一归集处置，留存3个月后无人认领的上交单位统一处理。2.落实环境卫生管护责任。建立分层分类的卫生保洁机制，日常公共区域保洁由专职保洁人员负责，每日闭馆后对地面进行全面清扫拖拭，对桌面、台面、器材接触面使用消毒试剂擦拭，清空更换所有垃圾桶垃圾袋，对公共卫生间进行清洁消毒，确保场地无卫生死角。集体活动期间的场地卫生由活动组织方负责，活动组织者需安排专人随时清理活动产生的垃圾、杂物，保持活动过程中场地整洁，不得将食物残渣、饮料泼洒在地面或沙发上。每周开展一次深度保洁，对沙发套、窗帘、瑜伽垫、健身器材接触面进行深度清洁消毒，对窗户缝隙、书架顶层、墙角等容易积灰的卫生死角进行全面清理，定期通风换气，保持室内空气清新。所有进入活动室的人员均有维护环境卫生的义务，看到地面散落垃圾主动捡拾，发现卫生隐患及时告知管理员，共同维护干净、整洁、舒适的活动环境。六、安全应急管理1.筑牢消防安全防线。严格按照消防规范在活动室各区域配备足够数量的干粉灭火器、灭火毯、消防应急照明设备、疏散指示标志，放置在显眼、易取用的位置，严禁任何人员遮挡、挪动、损坏消防设施。规范用电管理，活动室电路改造、设备接线必须由持资质的专业电工操作，严禁任何人员私拉乱接电线，严禁在场地内使用热得快、电暖器、电火锅等大功率违规电器，除场地标配的专用烘焙设备、饮水设备外，不得私自接电使用其他电器设备，避免电路过载引发火灾。管理员需熟练掌握消防器材使用方法和人员疏散流程，每半年参加一次消防技能培训，定期检查消防器材有效期，确保关键时刻拿得出、用得上。若场地内出现火情，现场人员需第一时间按下消防警铃、切断总电源，使用就近的消防器材开展初期火灾扑救，同时有序引导在场人员从安全出口弯腰低姿疏散，严禁乘坐电梯，疏散完成后及时清点人数，拨打119火警电话报警，不得贪恋财物重返火场。2.强化活动安全管控。严格控制各功能区的人员承载量，整个活动室最高承载人数为150人，多功能演播厅最高承载人数为80人，健身区最高承载人数为30人，所有活动不得超过额定承载人数，避免人员拥挤引发踩踏风险。集体活动的组织者为活动安全第一责任人，活动开展前需提前排查环节中的安全隐患，对可能存在风险的环节做好防护提示；开展竞技类运动、健身活动时，组织者需提前提醒参与者做好热身准备，遵守活动规则，避免因动作幅度过大、违规竞技导致受伤；活动过程中若出现人员受伤、突发疾病等情况，需第一时间联系单位医务室医护人员到场处置，情况严重的及时拨打120送医，同时告知管理员和归口管理部门，做好后续对接。开展亲子类活动时，陪同家长是未成年人的安全第一责任人，需全程看管好自家孩子，不得让未成年人攀爬器材、触碰电源插座、拆动电子设备，避免发生磕碰、触电、坠落等意外。3.健全应急处置机制。针对活动室可能出现的火灾、地震、人员突发疾病、设备漏电、极端天气等突发情况，制定专项应急预案，明确不同场景下的处置流程、疏散路线、责任分工，管理员每半年组织一次应急疏散演练，让常参与活动的人员熟悉应急流程和疏散路线。遇到地震、极端天气等紧急情况时，所有在场人员需听从管理员和现场工作人员的指挥，快速躲避到坚固家具下方、墙角等安全位置，待震感减弱或风险降低后，按照疏散指示标志有序撤离到室外安全区域，撤离过程中保持秩序，不拥挤、不抢行，避免发生踩踏事故。撤离到安全区域后，由各部门、各社团的联络员清点本单位参与活动的人数，上报现场指挥人员，发现人员缺失第一时间告知消防救援人员，严禁擅自返回危险区域寻人。七、监督考核与激励约束1.常态化开展监督检查。归口管理部门每月组织一次活动室运行情况专项检查，邀请3-5名员工代表参与，重点检查制度落实情况、设施完好率、卫生达标情况、预约履约情况、安全隐患排查情况等，检查结果在内部工作平台进行公示，对发现的问题建立整改台账，明确整改时限，跟踪督促管理员落实整改。在活动室入口处设置实体意见箱，在预约平台设置线上意见反馈二维码，