文艺展演组织执行方案

文艺展演组织执行方案我从事群众文化活动策划快六年了，大大小小的文艺展演办过不下二十场，之前不少展演都是循着“请专业团、走流程、完任务”的路子走，结束之后别说观众记不住，连我们策划的人都没什么太深的印象。这次我们筹备的“百姓风采”群众性文艺展演，从一开始就定了调子：要做一场真正属于普通文艺爱好者的展演，让每一个喜欢唱歌跳舞、热爱文艺的普通人都能站上舞台被看见。结合我这么多年的实操经验，整理出这套完整的组织执行方案，从前期筹备到现场执行再到收尾复盘，每一个环节都实打实，兼顾专业要求和人性化温度，确保展演能顺利落地，办出大家都满意的效果。1前期筹备阶段前期筹备是整个展演成功的基础，所有细节都要提前想到，不能临上场了才慌慌张张补漏洞，我一直跟团队说，筹备多花十分力，现场就能少出十分乱。1.1项目核心定位与目标1.1.1项目定位我们这次的文艺展演，定位为非专业群众性综合文艺展演，不设年龄门槛、不要求专业功底，只要内容积极向上，愿意展示自己，不管是社区的退休叔叔阿姨，还是高校的学生社团，甚至是just喜欢哼歌、排小品的普通上班族，都可以参与。和那种纯专业院团的展演、商业性质的演出不一样，我们核心就是“以文会友、草根展示”，舞台是给普通人的，观众也是身边的普通百姓，不用买票，随时可以来看，就是要热热闹闹的，充满生活气。1.1.2核心目标第一是发掘本土的草根文艺达人，给他们提供正式的展示平台，很多人喜欢文艺一辈子，可能都没机会站上像样的舞台，我们就是要补这个缺口；第二是丰富本地群众的业余文化生活，给大家茶余饭后提供一个有质量的线下活动，总比蹲在家里刷手机有温度；第三是搭建不同年龄群体交流的平台，社区的长辈可以看看年轻人喜欢的新东西，年轻人也能感受长辈们那辈人的文艺情怀，互相增进理解。说句实在话，我就想办一场结束之后半年还有人念叨的展演，不是办完就没影了。1.2节目征集与筛选1.2.1报名渠道我们一共开了三个报名通道，第一个是线下通道，联合了城区所有街道社区的居委会，在社区活动中心设报名点，方便不会用智能手机的中老年人报名，有什么问题当场就能问清楚；第二个是线上通道，在本地文旅部门的官方公众号开了报名端口，直接填表就能报，还能上传排练的小样，方便年轻人报名；第三个是团体对接通道，联系了本地三所高校的所有文艺社团，还有城区的中老年文艺团体，由负责人统一对接报名，省得大家一个个跑。我那阵半个月时间，每天下班都要翻一遍报名信息，看到有叔叔阿姨留的手机号，我都主动打过去确认信息，怕他们填错了联系方式，错过了通知，好多阿姨都说我比自家孩子还细心，其实这就是我们该做的。1.2.2筛选标准我们筛选从来不只看你专业功底够不够，就看三个点：第一是内容积极正向，不能有负面消极的内容；第二是要有真情实感，哪怕你动作不标准、唱得不是那么完美，只要你是带着感情演的，我们就愿意给你机会；第三是控制时长，单个节目不超过8分钟，团体节目不超过10分钟，避免整体展演时间太长，观众坐不住熬不住。我印象特别深，初选的时候有个快六十岁的阿姨，自己编了一支广场舞，讲的是她女儿当社区志愿者的故事，动作确实不是那么整齐到位，但是跳完之后在场筛选题的所有人都红了眼睛，我们直接把她留到了最后展演，比很多动作标准但是没内容的节目都优先，这就是我们的标准，情感永远比技巧重要。1.2.3筛选后续安排我们分初选和复选，初选看报名资料和小样，复选让大家来现场走一遍，复选完之后确定最终30个节目进入最终展演。有意思的是，所有参加报名的人，不管进没进最终展演，我们都发了一份定制的纪念书签，上面印了我们这次展演的logo，也算给大家一个纪念，不能让人白跑一趟，寒了人家的心。1.3场地与物料筹备1.3.1场地选择我们最终选了市中心的开放式市民广场，为啥选这？第一是交通方便，不管是哪个社区的人过来都近，地铁公交都能到；第二是开放式，不用检票进场，路过的人想停下来看就看，门槛低；第三是场地够大，能留出足够的观众区，还能预留出无障碍通道和轮椅停放区，方便行动不便的朋友来看。选场地的时候我前前后后跑了五趟，量舞台尺寸，看太阳落下去的方向，怕晚场演出阳光晃演员眼睛，还测了周边的噪音，确定离大马路有一段距离，不会影响音响效果，才最终定下来。1.3.2物料与设备准备硬件上，舞台、音响、灯光、大屏幕这些都提前找靠谱的供应商定好，要求提前三天到位调试，我们还额外备了一套无线话筒和一把备用吉他，就怕现场出问题掉链子。软件物料上，背景板我们没做全是赞助商标语的，特意留了一大块地方，把所有报名参演的一百多个人的名字都印上去了，不管进没进展演，都榜上有名，这是对人家参与的最基本的尊重。然后现场我们给观众准备了免费的饮用水、小扇子，天热的时候用，降温又方便；给演员准备了候场的帐篷、公用化妆镜、补妆的基本用品，还有常备急救包，提前联系了附近社区医院的医生，演出当天全天待命，就怕有人身体不舒服出意外。1.4人员分工1.4.1核心统筹组一共四个人，我牵头负责整体协调，另外三个人分别管对接演员、对接供应商、对接场地物业，每天晚上碰半小时会，当天的问题当天解决，绝不拖到第二天，问题攒多了到现场肯定出乱子。1.4.2专项执行组分了四个小组：第一是后台道具组，三个人，负责给演员看管个人道具、引导上场下场，提前帮演员把道具摆到台口，不用演员自己操心；第二是前台接待组，五个经过培训的志愿者，负责引导观众就坐，解答问题，发放节目单和饮用水；第三是宣传记录组，两个人，一个负责拍照片一个负责拍视频，全程记录，还要负责线上的直播互动，让不能到现场的人也能看；第四是安保后勤组，四个人加四个社区志愿者，负责维持现场秩序，处理突发情况。每个人我们都印了带照片的工作牌，还有口袋大小的联系卡，怕手机没电找不到人，哪个环节出问题，直接找对应的负责人，不会乱成一锅粥。前期所有的筹备工作都做细做实，就是为了现场执行能顺顺利利，不会出乱子，接下来就是展演当天的现场执行安排，这是整个方案的核心环节。2展演现场组织与执行管控2.1开场前的准备工作2.1.1演员走台与设备调试演出当天提前八个小时我们所有工作人员就进场了，要求两个小时之内搭好舞台架好设备，然后按照节目顺序挨个给演员走台，每个演员不管是单人节目还是团体节目，都给至少五分钟的时间，站在舞台上找找位置，试试话筒，找找感觉，有什么要求都尽量满足。那个跳志愿者舞蹈的阿姨，说想站在偏中间的位置，方便她下台的时候能看到台下的女儿，我们特意给她在舞台地面贴了隐形的标记，满足她的要求。中午十二点之前所有设备都调试完，中午吃饭的时候我们也留了两个人看着设备，怕丢东西或者被碰坏。2.1.2观众区开放准备演出开始前两个小时开放观众区，志愿者提前把椅子摆好，预留的无障碍位置提前清出来，带小孩的观众过来，我们引导到靠前一点不挡别人视线的位置，坐轮椅的朋友直接推到靠近出口的平坦位置，方便进出有特殊情况也能马上走。节目单我们也不是只印节目名称，每个节目下面都印了一小段演员自己写的心里话，比如那个阿姨的节目下面就写着“我女儿说帮别人是很开心的事，我跳这支舞，就是想告诉她，妈妈为她骄傲”，拿到节目单的观众都愿意仔细看，还没开场就拉着身边的人说这个故事，氛围一下子就暖起来了。2.2展演流程管控2.2.1暖场与开场正式开始前半小时我们放暖场花絮，都是我们前期走访拍的演员们排练的片段，有叔叔阿姨在公园树荫下排合唱，有学生在宿舍楼道排小品，还有一家三口排亲子朗诵的日常，好多观众看到认识的人就开始欢呼，比放那种高大上的宣传片有意思多了。开场我们也没请有名的专业主持人，找了一个社区文化站的资深老师和一个高校播音专业的学生主持人，两个人风格都特别亲民，一上台就说“今天这个舞台，没有大明星，都是咱们身边的普通人，你看得高兴就鼓鼓掌，喊一声好，不用拘束”，一下子就把台上台下的距离拉没了。2.2.2节目展演与互动我们把节目按照类型穿插排，中老年的节目和年轻人的节目放在一起，唱歌跳舞和小品魔术穿插，不会让观众觉得审美疲劳，坐久了也不闷。每三个节目结束我们安排一次十分钟的互动抽奖，奖品都是不贵但有意义的东西，比如定制的帆布包、文艺笔记本、小口琴、纪念书签，都是现场观众扫码抽奖，谁都能参与，一下子就把现场氛围调动起来了，哪怕是坐在后排的观众也能参与进来。后台这边，我们道具组每一个节目开场前五分钟就提醒演员候场，帮着拿道具，演员下场之后主动递水，引导到休息区，有什么需求都马上满足。我自己就在后台和前台之间来回跑，哪有问题随时解决，有一次一个学生弹吉他，上台前弦断了，我们提前备的备用吉他两分钟就递上去了，一点都没耽误演出，那个学生下来还一个劲谢我们，其实这就是我们该提前想到的。2.2.3收尾与颁奖我们不搞那种一二三等奖的排名，很多演员都是第一次上台，排排名太伤普通人的自尊心了，我们设了四个大众奖项：最具真情奖、最受欢迎奖、最佳创意奖、活力风采奖，都是现场观众扫码投票选出来的，不管谁选上都是大家认可的。最重要的是，所有上台展演的演员，每人都有一份定制的纪念证书，还有一张我们提前洗出来的他们走台或者演出的照片，每个人都有收获，没有人空手回去。最后所有演员一起上台大合唱，唱的都是大家都会的那首经典老歌，大合影的时候好多人都哭了，有个阿姨拉着我的手说，活了大半辈子，第一次上这么大的舞台，还留了清晰的照片，回去要挂在客厅最显眼的地方，我那阵鼻子也酸，觉得之前几个月熬的夜、跑的路都值了。2.3突发情况应对预案2.3.1天气类突发我们选的是露天广场，最怕下雨，所以提前就准备了预案，提前三天看天气预报，如果预报有大雨就改期，提前通知所有演员和关注活动的观众，如果是小雨，我们给每个观众准备了免费的一次性雨衣，舞台搭了防雨棚，不影响正常演出。2.3.2设备与安全类突发我们提前备了移动发电机，不怕临时停电，备了两套无线话筒，不怕话筒坏了没人顶，现场有社区医院的医生待命，谁要是头晕或者不舒服，马上就能处理，之前试活动的时候就有个大爷上台激动有点晕，扶下来喝了糖水歇了十分钟就好了，处理得特别快。秩序上我们的安保都是社区志愿者，不会凶巴巴的赶人，就是耐心引导，整个现场一直都很有序，没出过什么乱子。一场好的展演，不是结束在谢幕那一刻，收尾工作和后续的延伸，同样影响着大家对这场展演的感受，接下来就是收尾阶段的执行安排。3展演结束后的收尾与成果转化3.1现场清场与物料整理3.1.1现场清理谢幕大合影结束之后，我们组织所有工作人员立刻开始清场，垃圾全部装袋带走，椅子全部归位，广场恢复成原来的样子，不给物业和周边的居民留烂摊子，我一直说，做活动要有公德心，不能用完人家地方就不管了，留下一地垃圾让人收拾，太不地道了。演员落下的个人物品我们都收集起来，登记好信息，后续联系还给人家，有什么没拿走的道具我们也帮着存半个月，让人随时来取。3.1.2供应商对接所有设备我们挨个清点，检查有没有损坏，然后送还给供应商，费用当天就对好账，该结的款三天之内就结清楚，我做这么多年活动，从来不拖欠供应商的钱，这样下次合作人家才愿意给你好好干活，这是最基本的诚信。3.2宣传与内部复盘3.2.1宣传输出演出当天我们就剪了一条15秒的精彩花絮，散场的时候就发出去了，第二天出完整的图文推送，里面所有参演的演员都提到了，每个节目都有对应的照片，不会只放几个获奖的，好多人转发，说终于找到自己的镜头了，特别开心。我们还把大合影打印出来，给每个演员都寄了一张，留作永久纪念。3.2.2内部复盘演出结束之后三天我们开复盘会，每个人都要说这次哪里做得好，哪里做得不好，比如这次我们候场区留小了，晚出场的演员挤得慌，我们就记下来，下次做活动一定留够两倍的候场空间，还有这次互动环节大家特别喜欢，下次就多设计几个互动小游戏，把经验攒下来，下次才能办得更好。3.3成果延伸3.3.1公益巡演我们把现场票选出来的优秀节目，组织成公益巡演队，去周边的养老院、社区养老中心、乡村学校演出，让这些演员能继续上台展示，也给那些不方便出来看演出的人带去欢乐，好多演员都主动报名，说原来自己的演出还能帮到别人，特别有意义。3.3.2搭建长效交流平台我们建了一个文艺爱好者交流群，所有报名的人都可以进群，平时大家在里面约排练，交流经验，有什么好的活动我们也第一时间在群里说，相当于把这次展演的成果留下来