阶段性综合管理履职回顾

阶段性综合管理履职回顾近三年来，我任职企业综合管理部门主管，全面负责公司内部行政制度梳理、后勤保障、跨部门协调、员工服务等综合性管理工作，这是我从业务岗转向综合管理岗后的第一个完整履职周期，一路走来有压力也有成长，有收获也有遗憾，现将这段时间的履职情况整体回顾如下。1本阶段核心履职工作推进情况刚接手这份工作的时候，我最大的感受就是综合管理工作面广、细碎，看似都是小事，但哪一件没做好都会影响大家的工作情绪和公司的正常运转，所以我从基础到服务一步步梳理推进，先把核心框架搭了起来。1.1基础管理体系的梳理优化我们公司成立多年，之前的管理制度都是各个部门根据需求零散出台的，时间久了就出现了很多历史遗留问题：要么是旧制度跟不上新业务变化，要么是不同部门的制度互相矛盾，还有很多事项没人管、很多事项重复管，出了问题就互相推责。我刚上岗的时候，光是收集整理各个部门的存量制度就花了近一个月，最后统计下来，全公司有效制度近百项，其中超过十年没更新的占了三分之一，完全和当前业务脱节的就有近二十项。发现这个问题之后，我牵头申请了公司制度梳理的专项工作，拉了每个部门的内勤对接人组成梳理小组，前前后后开了八次对接会，每次开会大家都有不同的想法，毕竟涉及到权责调整，没人愿意轻易改动。印象最深的是生产部的一位老主管，一开始特别抵触，说干了几十年都是这么过来的，改来改去就是瞎折腾，还耽误生产进度。我那时候也没跟他争，每天吃完饭都去他办公室坐十来分钟，像唠家常一样说问题，我给他举了上个月他自己碰到的例子：说你上个月是不是有三张采购报销单因为流程不对退回来重签，你那时候还跟我抱怨耽误事，改完制度之后，部门内部核对完你只需要签一次字，剩下的流转都走线上，不用你挨个跑去找领导签，这不就给你省时间了吗？就这么沟通了三次，老主管最后松口说，行，你们先试，不行我再找你。结果改完流程两个多月，他碰见我还跟我说，别说，现在真的少了好多麻烦，省出不少时间盯生产。最后我们一共废止了19项完全过时的制度，合并了12项内容重复的制度，新增了17项适配新业务的制度，比如针对现在常见的居家办公场景新增了管理规范，针对固定资产不清、盘查困难的问题新增了全生命周期管理制度，从根源上解决了很多老问题。梳理完成后，我们把所有制度汇编成册，还做成了可检索的电子版本放在公司内网，大家随时可以查，再也不会出现“不知道找谁办、不知道怎么办”的情况了。1.1.2审批流程的效率升级制度梳理完之后，我们紧接着对所有审批流程做了优化，原来很多流程都是层层审批，一件小事要签五六个名字，耽误时间不说，有时候领导出差整个流程就卡住了。我们重新梳理了审批权限，按照事项金额和重要程度分级授权，比如一千块以下的日常采购，部门负责人签字就能审批，不用再往上找副总、总经理签字，一下子就把流程时长缩短了一半还多。原来平均一个审批要走3天多，优化之后平均只要1天多，大大提高了办事效率，尤其是一线业务部门，都反映现在办事快多了，不会因为审批耽误项目进度。1.2后勤保障服务的升级落地综合管理说到底就是给全体员工做服务的，后勤就是最贴近员工的部分，这几年我把主要精力都放在解决大家反映强烈的老问题上了。1.2.1办公生活环境的改造优化我刚上岗的时候做了一次匿名的员工满意度调研，行政后勤类的满意度只有63%，大家提得最多的几个问题，我都记在了本子上，一个个推进解决。第一个问题是办公楼空调老化，夏天好多靠南边的办公室下午温度降不下来，三十多度闷得慌，大家根本没法好好干活；第二个是原来的开水器用了快十年，水垢特别厚，烧出来的水都有味道，好多人天天自己扛大桶水上楼，麻烦得很；第三个是员工食堂菜品种类少、口味固定，加班晚了根本没饭吃。针对这几个问题，我先牵头做了空调改造，找了三家维保公司比价，最后申请预算把整个办公楼的空调都做了深度清洗维保，老化严重的十几台都换成了新的，改造完之后再测温度，所有办公室都能稳定降到26度以下，大家再也不用自己搬小风扇来上班了。接着我们把所有楼层的开水器都换成了带多级过滤的直饮机，有温水、热水、冷水可以选，大家随时都能喝到干净的水，好多同事都说这个改造改到了大家心坎里。食堂这边我们调整了运营方式，还成立了伙食委员会，每个月从各个部门抽两个同事当代表，收集大家的意见，每个月调整一次菜单，还专门加了夜班窗口，只要是加班的同事，不管多晚都能打到热饭，后来我们还重新装修了食堂，新增了不少四人散座，原来大家吃饭挤得慌，现在宽松多了。还有大家反映了很久的停车位问题，原来公司停车场一共只有120多个车位，内部员工开车上班的就有150多人，每天早来的占了车位，晚来的、需要加班的反而没地方停，只能停到外面路边，还容易被贴条。我重新规划了停车场的动线，划出了20个专门的访客车位，剩下的车位留给内部员工，还弄了线上预约登记机制，长期不开车的可以让出车位，出差的同事也可以把车位共享给需要的人，调整之后基本上解决了停车难的问题，很少再有同事因为停车的事来找我沟通了。1.2.2应急保障体系的完善综合管理还要负责突发情况的应对，原来我们的应急预案都是很多年前制定的，也没人组织演练，真出事了大家都不知道怎么办。这几年我重新修订了消防、停水停电、极端天气等一共8项应急预案，给每个楼层都指定了应急负责人，每半年组织一次消防演练，让大家真的清楚逃生路线在哪里、灭火器怎么用。我们还给每个楼层的前台都配了应急药箱，我每个季度都检查一次，更新过期药品，夏天加藿香正气水、清凉油，冬天加冻伤膏、感冒药，还有创可贴、肠胃药这些常用药，同事哪里碰着了、不舒服，随时就能拿。有一次冬天的后半夜，我接到保安师傅电话说三楼主水管爆了，水已经漫了半个走廊，再流就要淹到旁边的机房了。我挂了电话套上衣服就往公司跑，二十多分钟的路程，那时候路上没车，我开得飞快，到了之后水已经流到楼梯口了，我一边联系抢修队，一边跟值班的保安师傅一起拿沙袋堵水口，拿盆舀水，不让水往机房流，那时候水管裂了喷得我一裤子都是水，冬天的冷风一吹，冻得我牙齿都打颤。抢修从两点多弄到快六点，终于把水管修好，水也清干净了，我就在门口保安室买了个热包子坐着休息，看着大家陆陆续续来上班，都没受什么影响，该干嘛干嘛，那时候一下子就觉得，这大半夜冻得值，也不困也不冷了，心里踏踏实实的。1.3跨部门协调与企业文化建设综合管理不光要管物、管制度，还要协调人、做文化建设，让整个公司更有凝聚力。1.3.1跨部门协调机制搭建原来公司跨部门办事经常踢皮球，比如说新员工入职，人事管招人，行政管工位，IT管电脑，经常出现新人来了坐了一上午，工位没收拾、电脑没装系统，只能干坐着等，新人不舒服，我们也不好看。我针对这些常见的跨部门事项，搭建了一站式对接机制，比如说新员工入职，提前三天人事把信息给到我们综合部，我们统一协调行政收拾工位、IT安装调试电脑、准备门禁和入职用品，新人来了直接就能上岗，所有手续一次办完，不用跑好几个部门。还有任何跨部门的项目，我们都提前定好一个总对接人，所有需求都找对接人，不用大家挨个部门去问，大大减少了沟通成本，提高了办事效率。1.3.2员工文化活动优化这几年我们也组织了不少大家真正喜欢的活动，原来的活动都是我们自己拍板定，大家不爱参加，现在我们每次组织活动之前都发问卷，问大家想玩什么，不搞强制参加的项目，就搞大家自愿参与的。这一个阶段我们一共组织了四次季度团建、一次全员运动会，还办了两次亲子开放日，让员工带小朋友来公司参观，做小手工、玩游戏，好多同事都说，平时天天加班陪孩子少，这个活动让孩子知道爸爸妈妈每天在这里干什么，挺有意义的。还有员工生日福利，原来都是统一发购物卡，现在我们改成了三选一，可以选购物卡，可以选图书卡，还可以选免费增加一个体检项目，满足不同同事的需求，年轻同事喜欢要书卡，年纪大的同事喜欢加体检项，大家都挺满意的。说完了这段时间推进的核心工作，我也一直在复盘反思，综合管理这块没有尽头，总是会有考虑不到的地方，我也踩过不少坑，接下来谈谈本阶段履职暴露出来的问题和我的改进思考。2本阶段履职存在的问题与反思改进2.1工作推进中暴露的主要不足2.1.1部分举措前期调研不充分，落地不够接地气我刚干这个岗位的时候，总觉得新的就是好的，看见别的公司用什么新东西就想往我们这搬，比如一开始推人脸识别打卡，原来我们都是指纹打卡，我觉得人脸识别更先进，就直接换成了人脸识别，结果推了一周大家意见特别大，尤其是年纪大的同事，好多因为皮肤干燥或者戴口罩，识别半天识别不出来，早上上班赶时间，一堆人堵在打卡机那里，怨声载道。后来我才想明白，我做这个决定之前根本没找不同年龄段的同事问问意见，也没做小范围测试，就想当然觉得先进的就是好的，其实根本不符合我们公司的实际情况。2.1.2有时候工作节奏把控不好，过于急于求成比如一开始做制度梳理的时候，我一开始想一个月就做完，好早点出成果，就给各个部门催得特别紧，结果那段时间正好是业务旺季，各个部门都忙得脚不沾地，根本抽不出人配合，进度反而拖了，我还跟几个部门负责人闹得有点不愉快，现在想想真的挺不合适的，没有站在业务部门的角度考虑问题，只想着自己的工作进度，太急于求成了。2.2针对性的改进措施总结2.2.1建立了前置调研和小范围测试机制经过打卡那个事之后，我现在做任何新举措，都会先找不同层级、不同岗位的员工代表开小会，听听大家的想法，然后做小范围测试，没问题了再全公司推广，还是刚才那个打卡的事，后来我改成了人脸和指纹自选，想用哪个用哪个，大家就没意见了。这个事给我的教训真的挺深的：做综合管理，不是你觉得好就行，是用的人觉得好才行。2.2.2调整工作方法，预留缓冲空间现在我排工作计划的时候，都会多留三分之一的缓冲时间，不会把节点卡得太死，也会提前跟各个部门沟通，了解他们的业务忙闲时间，错峰推进，不会硬催，这样大家配合起来也愉快，进度反而更顺利。这段时间的履职，不管是做成的事还是踩过的坑，对我来说都是非常宝贵的经验，也让我对综合管理这个岗位有了完全不一样的认知，接下来我也对下一阶段的工作做了初步的规划。3履职收获与下一阶段工作规划3.1本阶段履职的个人收获3.1.1对岗位价值的认知更加深刻我原来干业务岗的时候，总觉得综合管理就是打杂的，就是管管卫生修修东西，没什么技术含量，干了这几年才明白，综合管理是公司整个运转体系的润滑剂，我们把每件小事做好，大家才能安心干业务，公司才能顺顺当当转起来。就拿员工满意度来说，我刚上岗的时候才63%，现在已经升到了84%，这两年公司整体的员工离职率也降了三个百分点，这里面虽然有很多原因，但我相信后勤服务做好了，大家待着舒服了，也是重要的一部分原因，一想到这个我就觉得这个岗位干得有价值。3.1.2沟通和解决问题的能力得到了很大提升原来我性格有点直，遇到不同意见就容易急，干了这几年综合管理，磨得脾气也平和了，也学会站在对方的角度想问题了，你跟人讲大道理没用，你得告诉他这件事对他有什么好处，他才会配合你，这个道理我是干这几年才真的悟透的。3.2下一阶段的主要工作规划3.2.1继续推进综合管理数字化升级现在我们还有部分流程需要纸质签字，尤其是经常出差的同事，回来还要补签字，挺麻烦的，接下来我准备把所有行政类审批都搬到线上，实现全程线上办理，不管你在什么地方，掏出手机就能批，方便大家。还有固定资产管理，我们也准备换成数字化扫码管理，每台固定资产都贴二维码，什么时候买的，谁在用，什么时候修的，一扫就知道，盘点的时候也不用到处找了。3.2.2继续优化后勤服务，补齐细节短板现在我们公司怀孕的女员工越来越多，一直没有专门的母婴室，接下来我们准备腾出一间小办公室改造成舒适的母婴室，给背奶的女员工提供方便。还有经常加班的同事，我们准备弄一个小小的休息区，放几个沙发，备上毯子和枕头，加班晚了可以躺一会休息一下。还有大家提了很久的共享书角，我们也准备安排上，大家把自己闲置的书拿过来换着看，丰富一下工作之余的生活。3.2.3持续提升个人专业能力我知道我还有很多不足，接下来我会多走出去看看同类型企业好的做法，每个季度做一次匿名满意度调研，大家有什么需求随时提，我随时调整，争取把工作做得更贴心、更到位。总的来说，这一阶段的综合管理履职，本质上就是一场围着大家需求转的修行，我始终记得刚接这个岗位的时候领导跟我说，综合管理没有什么惊天动地的大事，