建设工程安全规章制度-文件档案管理制度

建设工程安全规章制度-文件档案管理制度1总则1.1制定依据为规范建设工程安全文件档案管理工作，保障安全管理可追溯、责任可界定、风险可防控，依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国档案法》《建设工程安全生产管理条例》《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014，2019年版）《建筑施工安全检查标准》（JGJ59-2011）《危险性较大的分部分项工程安全管理规定》（住建部令第37号）等法律法规、规范标准制定本制度。1.2适用范围本制度适用于全国范围内各类新建、改建、扩建的房屋建筑工程、市政基础设施工程、交通工程、水利工程、能源工程等建设项目全生命周期的安全文件档案收集、整理、归档、保管、借阅、移交、销毁全流程管理。参与项目建设的建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位、监测单位、检测单位、特种设备安拆单位等所有参建主体，均须严格遵守本制度要求。1.3基本原则建设工程安全文件档案管理遵循“同步生成、真实有效、闭环管理、可追溯可核查”的基本原则，所有安全文件档案须与工程进度同步形成，不得事后补造、伪造篡改，确保全面反映项目安全管理实际情况。2各方主体职责划分2.1建设单位职责2.1.1牵头统筹项目全周期安全文件档案管理工作，明确各参建单位安全档案归档责任、归档标准、移交时限，设立专职或兼职安全档案管理员，建立项目安全档案管理协调机制。2.1.2负责收集、整理本单位履职过程中形成的所有安全管理文件，督促各参建单位按要求同步归集安全档案，每季度至少组织1次全项目安全档案管理专项检查，对归档滞后、内容失真的单位督促整改。2.1.3负责审核各参建单位提交的安全档案完整性、合规性，在工程竣工验收后3个月内，将全套项目安全档案移交属地城建档案管理部门，并取得档案移交接收凭证。2.1.4保障安全档案管理所需的场地、设备、人员经费，严禁要求参建单位伪造、篡改安全档案。2.2勘察设计单位职责2.2.1负责收集、整理勘察设计阶段及现场服务过程中形成的所有安全相关文件，配备专职档案管理人员负责安全档案归集工作。2.2.2勘察单位须在勘察报告中明确地质灾害风险、不良地质情况对工程施工安全的影响及防控建议，留存勘察现场作业安全管理记录、勘察安全交底记录。2.2.3设计单位须在设计文件中明确涉及施工安全的重点部位、关键环节及危大工程设计要求，留存设计交底安全相关记录、危大工程施工指导意见、涉及安全内容的设计变更文件。2.2.4按要求在工程竣工验收后15日内将本单位安全档案移交建设单位。2.3监理单位职责2.3.1负责本单位安全监理档案的收集、整理、归档工作，配备专职安全监理人员及档案管理员，将安全档案管理纳入日常监理工作范畴。2.3.2负责核查施工单位安全档案的同步性、真实性、完整性，每周对施工单位安全档案归集情况进行检查，发现档案滞后、签字不全、内容造假的，及时下发监理通知单要求整改，整改未完成的不得批准对应分部分项工程验收。2.3.3留存安全监理规划、危大工程安全监理细则、巡视旁站记录、隐患整改及复查记录、安全监理日志、危大工程验收签字文件等所有安全监理履职记录。2.3.4按要求在工程竣工验收后15日内将本单位安全档案移交建设单位。2.4施工单位职责2.4.1是施工阶段安全档案管理的责任主体，总承包单位负责统筹汇总各分包单位的安全档案，分包单位负责自身分包范围内安全档案的收集、整理，对档案真实性、完整性负责。2.4.2项目部须设立专职安全档案管理员，要求持档案管理培训合格证及安全管理人员考核合格证上岗，负责每日归集项目安全管理文件，严禁安全档案由安全员兼职代管、事后补录。2.4.3严格落实安全档案与施工进度同步要求，分部分项工程验收前须完成对应安全档案的归集归档，未完成安全档案归集的不得申请验收。2.4.4工程竣工验收前完成全套施工安全档案的组卷装订，经监理单位核查合格后，于竣工验收后30日内移交建设单位，同时自行留存不少于2套档案备查，留存期限不得低于工程设计使用年限。2.5监测检测单位职责2.5.1负责收集、整理监测检测过程中形成的所有安全相关文件，留存监测方案、检测方案、原始记录、预警通知、处置跟踪记录、监测检测报告等文件。2.5.2对出具的监测检测报告真实性负责，发现安全风险隐患第一时间报送建设、监理及施工单位，留存报送记录。2.5.3按要求在工程竣工验收后15日内将本单位安全档案移交建设单位。2.6档案管理员岗位职责2.6.1熟悉国家及行业关于建设工程安全管理、档案管理的法律法规、规范标准，熟练掌握安全档案分类、组卷、归档要求。2.6.2每日收集本单位各部门产生的安全文件，检查文件签字盖章是否齐全、内容是否真实、时间逻辑是否符合工程进度，对不符合要求的文件及时退回补正。2.6.3定期对已归档档案进行盘点、检查，做好防火、防潮、防盗、防损工作，按要求办理档案借阅、移交手续，建立档案管理台账。2.6.4岗位变动时须办理档案移交手续，由单位分管安全负责人监交，移交清单经三方签字后方可离岗，严禁擅自带走、销毁任职期间保管的安全档案。3安全文件档案归档范围及质量要求3.1归档范围3.1.1建设单位安全管理文件（1）前期决策阶段：安全预评价报告及审批意见、项目立项阶段安全审查文件、安全生产条件论证报告、安全设施“三同时”相关审批文件。（2）招投标阶段：招标文件中安全文明施工要求条款、投标单位安全资质核查记录、中标通知书安全相关约定、安全文明施工费计价文件、与各参建单位签订的安全生产管理协议。（3）现场管理阶段：建设单位安全管理机构设置及人员任命文件、安全文明施工费拨付凭证、定期安全检查记录、安全专题会议纪要、危大工程巡查记录、向属地住建部门报送的安全隐患排查治理台账、安全事故报告及处理文件、消防/防雷/特种设备等专项安全验收文件、工程竣工验收安全相关资料。3.1.2勘察设计单位安全文件（1）勘察单位：地质勘察报告、勘察文件中安全风险提示内容、勘察现场作业安全管理记录、勘察安全交底记录、针对不良地质条件的安全防控建议文件。（2）设计单位：设计说明中安全技术措施要求、危大工程专项设计文件、涉及安全内容的设计变更文件、设计交底安全相关记录、危大工程施工过程设计指导意见、针对现场安全隐患的设计优化文件。3.1.3监理单位安全文件（1）监理体系文件：监理单位安全生产责任制、项目监理机构安全监理人员任命文件、安全监理工作制度。（2）监理履职文件：监理规划安全监理章节、危大工程安全监理细则、安全监理日志、日常安全巡视记录、危大工程旁站监理记录、安全隐患整改通知单及复查记录、工程暂停令及复工审批记录、安全监理月报、安全专题会议纪要、施工单位安全资质及安全文件核查记录、危大工程验收监理签字文件、安全监理工作总结。3.1.4施工单位安全文件（核心归档内容）（1）安全管理体系文件：企业安全生产许可证、企业安全管理体系认证文件、企业与项目部签订的安全生产责任书、项目部安全生产责任制、安全管理机构设置文件、项目经理及专职安全员安全生产考核合格证书、特种作业人员操作资格证书、分包单位资质及安全生产许可证、总分包安全生产管理协议、分包单位人员资格报审文件。（2）安全管理制度文件：项目部安全教育培训制度、安全检查制度、安全技术交底制度、危大工程管理制度、特种作业人员管理制度、特种设备管理制度、消防安全管理制度、应急管理制度、安全文明施工费使用管理制度、安全生产奖惩制度，以及各项制度的宣贯、落实记录。（3）安全教育培训文件：三级安全教育记录（公司级不少于15学时、项目部级不少于15学时、班组级不少于20学时，含培训签到表、培训课件、考核试卷及成绩）、特种作业人员专项培训考核记录、危大工程施工前专项培训记录、新设备新工艺安全操作培训记录、班前安全教育活动记录（每日班前会签到、安全教育内容记录）、农民工安全培训实名制记录。（4）安全技术管理文件：施工组织设计安全技术措施、专项施工方案（含一般专项方案、危大工程专项方案、超危大工程专家论证报告及修改后方案审批记录）、安全技术交底记录（分部分项工程全员交底、签字齐全，交底内容涵盖风险点、防控措施、应急处置要求）、安全技术措施变更审批记录。（5）安全检查及隐患整改文件：日常安全巡查记录、每周安全检查记录、每月安全综合检查记录、基坑/高支模/起重机械/临时用电/消防等专项安全检查记录、上级主管部门/建设/监理单位安全检查整改通知书、整改方案、整改回复及复查记录、安全隐患排查治理台账（明确隐患等级、整改责任人、整改时限、整改完成情况）。（6）特种设备及安全防护用具文件：塔式起重机、施工电梯、物料提升机、汽车吊等特种设备出厂合格证、监督检验证明、安装拆卸专项方案、安装验收记录、第三方检测报告、使用登记证、日常维护保养记录、拆卸记录；临时用电施工组织设计、临电设施验收记录、接地电阻测试记录；安全帽、安全带、安全网、临边防护设施、消防器材等安全防护用具出厂合格证、第三方检测报告、进场验收记录、定期检查记录。（7）危大工程管理文件：项目危大工程及超危大工程清单、危大工程专项方案审批及专家论证记录、危大工程施工前现场公示记录、危大工程施工监测记录、危大工程各工序验收记录、危大工程现场管理人员旁站记录、超危大工程施工全过程影像资料。（8）安全费用管理文件：安全文明施工费年度/月度使用计划、安全费用使用台账（明确使用范围：环境保护费、文明施工费、安全施工费、临时设施费，其中房屋建筑工程安全文明施工费不得低于工程造价的2.0%、市政工程不得低于1.5%）、费用支付凭证、采购票据、安全费用投入核算记录。（9）应急管理文件：综合应急预案、专项应急预案、现场处置方案、应急演练计划、演练记录、演练总结报告、应急物资台账、应急物资定期检查维护记录、应急救援队伍组建及培训记录。（10）安全事故管理文件：安全事故登记台账、事故快报、事故调查记录、事故处理决定、整改落实记录、事故警示教育记录。（11）其他文件：专职安全员每日安全日志、文明施工管理记录（扬尘治理、临建设施验收、食堂卫生防疫记录）、安全生产奖惩记录、安全管理工作总结。3.1.5监测检测单位安全文件（1）监测文件：基坑监测、高支模监测、隧道监测等专项监测方案及审批记录、监测日报/周报/月报、监测预警通知及处置跟踪记录、监测总结报告、监测原始数据记录。（2）检测文件：特种设备检测报告、安全防护用具检测报告、防雷检测报告、消防设施检测报告、结构安全检测报告、检测原始记录。3.2归档质量要求3.2.1真实性要求：所有归档文件须真实反映项目安全管理实际情况，签字盖章齐全，严禁伪造、篡改、代签，文件签署日期须符合工程进度时间逻辑，不得出现时间倒签、逻辑矛盾情况。3.2.2原件要求：归档文件原则上须提交原件，确实无法取得原件的，须在复印件上注明原件存放单位、加盖存放单位公章、经办人签字并注明日期，标注“与原件一致”字样。3.2.3格式要求：纸质文件统一采用A4幅面纸张，字迹清晰，签字须使用黑色签字笔，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水笔；电子文件须采用PDF/A不可修改格式，分辨率不低于300dpi，电子文件命名须包含档号、文件名称两部分内容。3.2.4份数要求：施工单位自行留存不少于2套，提交建设单位不少于1套；监理、勘察设计、监测检测单位自行留存不少于1套，提交建设单位不少于1套；建设单位向属地城建档案馆移交的档案份数按当地档案管理部门要求执行。4安全文件档案整理及编号规则4.1分类编号规则采用“大类代码-属类代码-小类代码-案卷流水号”四级编号规则：4.1.1大类代码用大写英文字母表示：A代表建设单位安全文件、B代表勘察设计单位安全文件、C代表监理单位安全文件、D代表施工单位安全文件、E代表监测检测单位安全文件。4.1.2属类代码用2位阿拉伯数字表示：例如D类施工单位安全文件下，D01代表安全管理体系文件、D02代表安全管理制度文件、D03代表安全教育培训文件、D04代表安全技术管理文件，以此类推。4.1.3小类代码用2位阿拉伯数字表示：例如D01安全管理体系文件下，D0101代表企业层面安全体系文件、D0102代表项目部层面安全体系文件。4.1.4案卷流水号用3位阿拉伯数字表示，为同一小类下案卷的顺序编号，例如D0102-001代表项目部层面安全管理体系文件下的第一份案卷。4.2整理组卷要求4.2.1收集：各单位档案管理员每周对本单位产生的安全文件进行一次集中收集，检查文件完整性、签字盖章情况，对不符合要求的文件2个工作日内退回责任部门补正。4.2.2分类：按照本制度规定的分类规则对文件进行分类，同一文件涉及多个分类的，归入文件主要内容对应的分类中，不得重复归档。4.2.3组卷：同一小类的文件按时间顺序或重要程度组卷，每卷厚度不超过50mm，不同保管期限、不同密级的文件不得混合组卷。4.2.4编页：每卷文件从正文开始编写页码，正面页码标注在右下角，反面页码标注在左下角，空白页不编页码。4.2.5卷内目录编制：每卷须编制卷内目录，内容包括序号、文件编号、文件名称、形成日期、起始页码、备注，目录放置在案卷首页。4.2.6案卷封面编制：案卷封面内容包括项目名称、案卷题名、档号、编制单位、编制日期、保管期限、密级，封面字体采用宋体二号字，清晰可辨。4.2.7装订：纸质档案采用线装或无酸纸档案盒装订，不得使用金属订书钉、回形针等易生锈的装订材料，防止档案氧化损坏。4.3电子档案整理要求4.3.1电子档案须按照与纸质档案一致的分类规则建立文件夹，文件夹命名与档号一致，每份电子文件命名格式为“档号+文件名称”，例如“3月班组级安全教育记录.pdf”。4.3.2电子档案须同步存储在单位本地服务器、云端存储介质两个位置，每年进行一次离线备份，备份采用一次写入型光盘或专用档案级移动硬盘，备份介质标注项目名称、备份日期、保管期限，存放在防火、防磁的专用柜中。4.3.3电子档案须同步编制电子档案目录，包含档号、文件名称、形成日期、存储路径、哈希校验值，防止电子文件被篡改。5安全文件档案保管5.1保管场所要求各参建单位须设立专门的安全档案保管场所，独立项目须配备专用档案柜，建筑面积5万㎡以上的房建项目、总投资1亿元以上的基础设施项目须设立专用档案库房，库房符合“七防”要求：5.1.1防火：配备二氧化碳灭火器，严禁在库房内吸烟、使用明火，库房周边10m范围内不得存放易燃易爆物品。5.1.2防潮：配备除湿机，库房温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%，每年雨季前对库房防水情况进行检查。5.1.3防盗：库房安装防盗门窗、监控摄像头，监控记录留存不少于90天。5.1.4防虫：库房内定期放置防虫药，每年春秋两季进行一次防虫消杀。5.1.5防光：库房窗户配备遮光窗帘，避免阳光直射档案。5.1.6防尘：库房配备防尘罩，定期清扫，保持地面、档案柜表面无积尘。5.1.7防高温：库房配备空调，夏季温度不得超过24℃。5.2保管期限划分安全档案保管期限分为永久、30年、10年三类：5.2.1永久保管：超危大工程全套管理文件、安全事故处理全套文件、涉及主体结构安全的监测检测文件、工程竣工验收安全相关文件、安全预评价及安全设施“三同时”文件。5.2.230年保管：一般危大工程全套管理文件、安全管理体系文件、专项施工方案、特种设备全套管理文件、安全技术交底文件、应急管理文件。5.2.310年保管：日常安全检查记录、安全教育培训记录、班前会记录、安全监理日志、安全文明施工费使用凭证、安全生产奖惩记录。5.3日常保管要求5.3.1纸质档案按档号顺序排列存放，档案柜外侧张贴档案分类索引表，便于查找，每年12月对所有档案进行一次全面盘点，核对档案台账与实际库存是否一致，发现破损、霉变的档案及时进行修复或复制。5.3.2电子档案每半年进行一次读取检查，确认存储介质完好、文件可正常读取，发现损坏的及时从备份介质中恢复，每年对电子档案进行一次哈希校验，确认文件未被篡改。5.3.3涉密安全文件按国家保密规定保管，存储涉密文件的电脑不得连接互联网，涉密档案不得随意借阅、复制。5.3.4保管期限从工程竣工验收合格之日起计算，永久保管的档案不得销毁，须随项目产权一并移交。6安全文件档案借阅利用6.1借阅范围6.1.1本单位内部人员因安全管理、隐患排查、事故调查等工作需要可借阅本单位保管的安全档案。6.1.2外单位人员借阅安全档案须出具单位介绍信，注明借阅用途，经本单位分管安全负责人批准后方可借阅，属地住建部门、应急管理部门等监管部门依法查阅档案的，须予以配合。6.2借阅程序6.2.1借阅人填写《安全档案借阅申请表》，注明借阅档案的档号、名称、借阅用途、借阅时间。6.2.2本单位人员借阅一般保管期限档案的，由档案管理员审批；借阅永久保管档案、涉密档案的，须经部门负责人审批。6.2.3外单位人员借阅档案的，须经单位分管安全负责人批准，档案管理员留存借阅人身份证复印件、单位介绍信备案。6.3借阅要求6.3.1借阅人须妥善保管档案，不得涂改、勾画、撕毁、转借档案，不得擅自复制档案内容。6.3.2借阅期限一般不超过7天，到期需继续使用的须办理续借手续，续借期限不得超过7天。6.3.3确需复制档案的，须经档案管理员同意，复制永久保管档案、涉密档案的须经单位分管领导批准，复制件加盖档案管理专用章，注明“仅限用于XX用途”，不得挪作他用。6.3.4档案归还时，档案管理员当面检查档案完好情况，确认无损坏、无缺页后办理归还注销手续。6.4档案利用各单位须建立安全档案分析利用机制，每季度对归档的安全档案进行梳理分析，总结安全隐患发生规律，优化安全管理措施，将安全档案作为安全责任认定、事故调查处理、安全隐患溯源的核心依据，充分发挥安全档案的管理价值。7安全文件档案移交7.1移交时限7.1.1分包单位在分包工程完工验收合格后15日内，将分包范围内的全套安全档案整理组卷后移交总承包单位，双方办理移交签字手续。7.1.2施工单位在工程竣工验收前完成全套施工安全档案组卷，提交监理单位核查，核查合格后在竣工验收后30日内移交建设单位。7.1.3勘察、设计、监理、监测、检测单位在工程竣工验收后15日内，将本单位全套安全档案移交建设单位。7.1.4建设单位在工程竣工验收后3个月内，将全套项目安全档案移交属地城建档案管理部门，取得档案移交接收凭证。7.2移交要求7.2.1移交方编制《安全档案移交清单》，内容包括档号、案卷题名、份数、页数、保管期限、密级，清单一式三份，移交方、接收方各留存一份，一份存档。7.2.2接收方按照移交清单逐一核对档案，核对无误后双方签字盖章，移交手续完成后，移交方不再承担档案保管责任。7.2.3电子档案移交时，同步移交电子档案存储介质及归档说明，注明电子档案的存储格式、读取环境、哈希校验值，接收方现场读取验证，确认文件完整可读取后方可签收。7.2.4项目产权发生转移的，建设单位须将全套永久保管的安全档案一并移交产权单位，办理移交签字手续。8安全文件档案销毁8.1销毁条件安全档案达到保管期限后，经鉴定确无保存价值的可按程序销毁，永久保管的档案不得销毁。8.2鉴定程序8.2.1各单位成立安全档案鉴定小组，由分管安全负责人、安全管理部门负责人、档案管理员组成，负责对到期档案进行鉴定。8.2.2鉴定小组逐卷审查到期档案，对仍有保存价值的档案延长保管期限，对确无保存价值的档案编制《安全档案销毁清单》，注明档案名称、档号、数量、保管期限、销毁原因。8.2.3销毁清单经单位主要负责人签字批准后方可实施销毁。8.3销毁要求8.3.1销毁工作由2名以上监销人员全程监督，销毁前监销人员