同城餐饮食材配送损耗管控方案

同城餐饮食材配送损耗管控方案我做同城餐饮食材配送快十年了，大大小小的坑踩过无数，其中最让人头疼的就是食材损耗。我见过不少同行，单量做得漂亮，每个月流水看着高，一算账除去损耗没剩几个钱，做得不好的甚至因为损耗控不住直接关门。就在一年多前，我们团队也遇到了同样的问题，整体损耗占到营收的将近8%，叶菜这类高损耗品类甚至到了15%，本来我们配送的毛利也就15个点左右，一半的利润都被白白耗掉了，扔在垃圾桶里的不光是食材，都是我们大伙的血汗钱。那段时间我天天蹲在仓库和配送线上转，把每个环节的损耗都摸了一遍，拉着团队所有人一起总结经验教训，整理出了这套完整的损耗管控方案，跑了几个月效果特别好，现在整理出来正式落地推行。1方案编制背景与管控目标1.1编制背景同城餐饮食材配送本身就有小批量、多频次、当日鲜配的特点，和大的农产品批发不一样，我们对接的大多是本地的中小餐饮商家、单位食堂，客户对食材新鲜度要求高，很少大批量囤货，基本都是当天要货当天配，这就意味着我们不能靠大批量走货摊低损耗，每个环节的一点点浪费积累起来就是大数目。一年多前我们盘点的时候，算出来一个月光扔的可食用食材就价值将近一万二，当时我们整个团队都惊呆了，很多扔了的食材其实本来都是可以避免浪费的，要么是收货没验好，要么是堆货压坏了，要么是配送绕路坏了，说白了都是管理不到位造成的，不是什么不可避免的必然损耗。除了亏钱，看着好好的食材扔了也心疼，都是农民风里来雨里去种出来的，我们运过来一路折腾，最后坏了扔了，既浪费资源又对不起所有人的劳动，所以我们下决心要做一套完整的管控方案，把不必要的损耗实实在在降下来。1.2总体管控目标我们的目标分短期和长期两个层面，短期目标就是用三个月时间，把整体食材损耗从原来的8%降到3%以内，其中叶菜、菌菇这类高损耗品类从15%降到5%以内，冻品、豆制品这类易坏品类损耗控制在2%以内。长期目标就是建立一套可以持续稳定运行的全链路损耗管控标准化体系，不光降损耗，还要同步提升交付给客户的食材品质，降低客户投诉率，让我们的配送口碑越来越好，同时把省下来的损耗成本拿出一部分给大伙涨奖金，实现公司、员工、客户三方都受益的良性循环。要做管控首先得搞清楚损耗到底出在哪个环节，为什么会产生，我们对着全流程复盘了一个月，把所有可能产生损耗的节点都梳理了出来，方便后续针对性解决问题。2全链路损耗产生原因梳理2.1源头收货环节的损耗这部分损耗其实是很多同行容易忽略的，很多损耗其实从我们收货的时候就已经埋下隐患了。比如我们之前收货不严格，供应商送来的叶菜本身就带了不少烂叶，还泡了水增加重量，我们直接收进来，烂叶要摘掉，水还要控掉，这部分重量都要我们自己承担；还有冻品供应商运输不到位，送来的时候已经半化了，我们收货没检查，送出去到客户手里已经完全化了，只能退回来扔掉；再有就是我们之前收货不扣损耗预留，带泥的胡萝卜、土豆直接按毛重算钱，我们给客户是按净菜算价格，光泥就能占到5%左右的重量，这部分损耗完全是平白无故亏掉的。我之前就遇到过收货的老员工和供应商熟，不好意思拒收不合格的货，结果一个月下来光他负责的品类就多出两千多块损耗，这个教训我们到现在都记着。2.2仓储周转环节的损耗同城配送大多用的是城市前置仓，面积不大，周转快，很容易因为存放不当产生损耗。我们之前就是堆货乱，重的土豆大米压在叶菜上面，一路过蹭一蹭，叶菜全被压烂了；还有冷藏温度不对，叶菜需要低温保湿，我们之前经常开门拿货忘了关，温度升上去大半天叶子就黄了；冻库温度不够，或者临时停电了没人及时发现，冻品化了再冻上，口感变了客户不收，只能我们自己认；还有更亏的，把重口味的食材和鸡蛋、豆腐放在一起，串了味，客户退回来全扔了，这些都是完全可以避免的损耗。2.3分拣配货环节的损耗分拣是人为损耗最多的环节，尤其是早高峰出单忙的时候，分拣员为了赶速度，操作就粗了不少。比如剪叶菜，不管好的坏的，整边整边的剪，好多好叶子都跟着剪下来扔了；称重量的时候把握不准，怕不够秤挨客户说，就使劲多称，客户要五斤，一称称了六斤，多出来的一斤没法退给供应商，也没法再卖给别人，就只能扔了；还有拿放食材不注意，西红柿、鸡蛋往框里一扔，磕破碰坏的比比皆是，这些坏了的都算损耗。之前我们有个新分拣员，刚上手的时候一天能多出三十多斤的分拣损耗，相当于我们白跑十几单，想想都心疼。2.4终端配送环节的损耗这是同城配送最容易出损耗的最后一环，因为同城配送要跑大街小巷，不确定性特别多。比如路线规划不合理，绕来绕去，本来一个小时能送到的，走了三个小时，天热的时候叶菜在保温箱里闷三个小时，到了已经烂了；装车不规范，硬的带尖的骨头放在软的豆制品上面，把袋子划破，水流出来豆腐全坏了；还有提前到了客户还没开门，随便放在门口，晒半天坏了客户不收，我们只能拉回去扔；路上颠簸，鸡蛋碰碎，玻璃瓶调料碰裂，这些都是常见的损耗。把每个环节的损耗原因摸得清清楚楚之后，我们就能针对性制定管控措施，从源头到末端把损耗一点点掐掉，具体内容如下：3分环节损耗管控具体措施3.1源头收货环节管控：把不合格损耗挡在仓库门外3.1.1建立明确的分级验货标准我们把所有常送的食材都做了可落地的验货规范，每个品类都有明确的合格线，比如叶菜要求整体烂叶率不能超过2%，带水出货的必须在供应商场地控水半小时之后再称重，根茎类带泥的统一扣5%的泥重再算总价，冻品必须用测温枪测中心温度，高于零下12度的直接整批拒收，水果要检查磕伤碰伤，坏果率超过3%就拒收。每次验货都要求验货人签字确认，谁收的货谁负责，出了问题能直接找到责任人，不会像之前那样出了问题没人认。3.1.2落实损耗追责和奖励机制我们定了规矩，如果验货人员放行不合格的食材，产生的损耗由个人承担10%，从当月绩效里扣除，反过来如果能拦下不合格的批次，避免了大额损耗，我们会给拦下的人发相当于损耗金额5%的奖励。这个制度出来之后，大家验货都上心了，之前那个不好意思拒收获的老员工，现在验货比谁都严，上个月他拦下了一车泡水的青菜，避免了八百多块的损失，拿了四十块的奖励，他自己都说，这样比被扣钱舒服多了，大家也都服气。3.1.3优化采购下单量，避免盲目囤货我们现在会结合过去七天同时间段的单量，加上当天所有客户的预订单，再结合天气和节假日情况调整采购量，比如下雨天人出去吃饭少，堂食单量降三分之一，我们就少进三分之一的叶菜，周末节假日堂食旺，就适当多进一点，但是也不会多进超过10%，保证当天进的货当天基本能送完，不会剩一大堆放坏了。之前我们就是怕不够卖，每次都多进三分之一，结果卖不掉烂了，现在按单采购，剩货比之前少了八成。3.2仓储周转环节管控：减少存储过程中的不必要损耗3.2.1按品类分区存储，严格控制温湿度我们把仓库分成了四个区，分别是冻品区、恒温鲜菜区、干料根茎区、隔离存储区，冻品区温度稳定在零下18度，平时没事不许开门，只有拿货的时候才开，拿完马上关上；恒温鲜菜区温度控制在2到4度，每天喷一次少量清水保持湿度，避免叶子发干变黄；干料根茎区放在通风干燥的地方，不怕压也不容易坏；隔离存储区专门放重口味的食材，比如榴莲、葱蒜、腌制品，和鸡蛋、豆腐这些容易串味的分开，绝对不会再出现串味浪费的情况。我们还安排了仓管每天早晚各查一次温度湿度，记在台账上，发现不对马上调整，之前有一次仓管早上查库发现冻库门没关严，温度升了两度，及时关上处理，只坏了两袋货，要是放在之前，一天下来半库冻品都废了，损失至少几千块。3.2.2规范堆货原则，避免压坏和过期我们要求所有堆货都遵循“上轻下重、先进先出”的原则，重的米面、根茎类放在仓库下层，轻的叶菜、豆制品放在上层，绝对不许重货压轻货；先进的货放在靠近门口的位置，优先配送，后进的货放在里面，避免放的时间长了坏了。堆货的时候也不能挤得满满当当，要留出行走和通风的通道，既方便拿货，也不容易闷坏食材。3.2.3建立临期剩货预警机制当天进货当天送不完的，仓管必须在下班前列出剩货清单，通知所有业务人员，问一下合作的商家有没有需要的，我们按成本价出给商家，比我们扔了强，双方都划算。要是实在卖不掉的可食用食材，我们也会联系附近的养殖户拉走，多少能回一点成本，不会直接全扔了，既浪费还增加垃圾处理压力。3.3分拣配货环节管控：降低人为操作产生的损耗3.3.1做标准化操作培训，养成节约的习惯我们对所有分拣员都做了统一的培训，比如剪叶菜，只剪已经烂掉的部分，好的叶子哪怕小一点都要留住，称重量误差必须控制在50克以内，不许刻意多称，拿放所有食材都要求轻拿轻放，不许扔不许摔。我每次开早会都会跟大伙算一笔账，咱们扔一块钱的食材，就得送五单才能赚回这一块钱，今天多扔十斤菜，咱们整个团队这个月的奖金就少一块，大家都是出来赚钱的，没必要把自己的奖金扔垃圾桶里，大伙都听得懂，现在操作都自觉多了。3.3.2采用固定单预分拣、散单现称的模式我们对长期合作的固定客户，提前一天晚上就把第二天的货分好，装在对应的保温盒里，放进冷藏区保存，第二天早上直接装车，不用早上忙的时候慌慌张张乱分拣，减少出错和损耗，散单当天接单当天称，严格控制重量，现在我们一天下来多称出来的剩货不到五斤，比之前少了九成还多。3.3.3每日统计分拣损耗，和绩效挂钩每个分拣台每天下班都要称一下自己产生了多少损耗，登记在台账上，月底算总账，损耗低于标准的，给额外的奖励，超出标准的，扣一点点绩效，这样大家都有动力控制损耗。之前那个一天出三十多斤损耗的新分拣员，现在对重量拿捏得特别准，损耗比很多老员工都低，上个月还拿了一百多块的损耗管控奖，自己也开心。3.4终端配送环节管控：守住最后一道损耗关口3.4.1优化配送路线，优先配送高要求食材我们现在用路线规划工具，把同一片区的商家排在一起，不走冤枉路，而且排序的时候优先送对温度新鲜度要求高的叶菜、冻品、豆制品，最后送耐放的干料、根茎类，原来一天跑完全部订单要四个多小时，现在三个小时就能跑完，大大减少了食材在路上的时间。天热的时候我们还给每个保温箱加了可重复使用的冰袋，叶菜冻品都放冰袋，四个小时以内温度都能达标，不会闷坏。3.4.2规范装车操作，避免磕碰压坏我们要求配送员装车的时候，耐摔的重货放下面，怕压怕碰的轻货放上面，带尖带硬的货物单独用气泡袋包好，不会划破其他食材的包装，液体调料单独放在侧边的隔层里，避免漏出来污染其他食材。我们还给每个配送员的保温箱都加了隔层，不同品类分开放，整齐有序，现在压坏划破的情况比之前少了九成。3.4.3提前沟通配送，及时转卖退单食材我们要求配送员出门前提前给客户发消息，问大概什么时候能收货，要是客户没法及时接货，就问清楚是改时间送还是放在哪里，需要冷藏的我们要么带回去下一趟送，要么放在附近合作的冷藏柜里，不会随便放在太阳底下晒着。真的遇到客户退回来的没问题的食材，我们马上在合作商家群里问有没有其他客户需要，便宜点转卖，能挽回一点是一点，不会直接拉回去扔了。有了具体的管控措施，还要有落地的保障，不然很容易变成一阵风，执行几天就没人管了，所以我们也制定了对应的保障机制。4方案落地保障措施4.1建立责任到人管控机制我们把每个环节的管控责任落实到具体的人，收货环节由收货主管负责，仓储环节由仓管主管负责，分拣环节由分拣组长负责，配送环节由配送组长负责，每个月算整个团队的损耗率，达标了整个团队拿额外奖金，不达标就扣管理绩效，层层落实，不会出现没人管的空白地带。4.2定期复盘培训，持续优化我们每个月开一次损耗分析会，把这个月所有的大额损耗都拿出来复盘，看看哪个环节出的问题最多，是什么原因，一起想办法改进，遇到新的食材品类，也及时更新验货和存储标准。新员工入职第一天，除了安全培训，第一个培训内容就是损耗管控，把我们总结的经验传下去，让新人一开始就养成控损耗的习惯。4.3投入必要的设备升级之前我们很多保温箱都用了好几年，破了洞，保温效果差，我们今年全部换成了新的高密度保温箱，冻库也换了带手机报警的智能温控器，温度不对了马上给仓管发消息，能及时处理。这些投入看起来花了几万块，其实不到三个月我们就靠降损耗赚回来了，非常划算。方案总结这套管控方案我们已经实际运行三个多月了，目前整体损耗已经降到了2.7%，比我们原来的目标还要好，每个月算下来能多赚将近两万块，我们把省下来的钱拿出一半给大伙发奖金，每个人每个月都多拿两三百到四五百不等，大家的