业余活动开展准则

业余活动开展准则我做了快十年的基层文体活动策划，前前后后组织过大大小小上百场面向职工、社区居民的业余活动，踩过的坑比组织过的成功活动还多。最刚入行的时候我总觉得，业余活动不就是凑个时间大家聚在一起乐呵，哪需要什么准则？直到好几次我满心欢喜办活动，本来想给大家送福利，结果办完一堆人私下吐槽：要么是占用了陪家人的假期，要么是强制参加逼得社恐坐一下午如坐针毡，还有一次因为没提前排查安全隐患，有老同志爬山扭了脚，大家都不痛快。后来我慢慢琢磨出来，业余活动看似轻松，其实处处要照顾到不同人的感受，要守住核心底线，才能真的实现“丰富业余生活、放松身心”的目的。今天整理的这套开展准则，都是我踩坑摸出来的经验，适用于所有非职业、非盈利的业余文体活动，不管是单位工会、社区邻里还是兴趣社团办活动，都能参考。1总则1.1制定准则的核心目的很多人对业余活动有误解，觉得就是搞形式、走流程，甚至把业余活动做成了“政绩任务”，最后累了组织者，苦了参与者，完全违背了办活动的初衷。制定这套准则的核心目的，就是回归业余活动的本质：它是给大家的空闲时间添彩的，不是给大家增加负担的；它是用来放松身心、拉近人际关系的，不是用来比拼成绩、搞层级区分的。所有准则的设定，都围绕“让参与者舒服”这个核心，绝对不搞形式主义。1.2适用范围本准则适用于所有非盈利、非职业专业性的各类业余活动，包括但不限于企业事业单位工会组织的职工业余活动、社区居委会组织的居民邻里业余活动、学校学生社团组织的课余活动、民间自发兴趣小组组织的休闲活动，凡是以休闲放松为核心目的的集体活动，都可以参照本准则执行。1.3核心基本原则所有业余活动不管形式是什么，都必须遵守四个核心原则：第一是自愿参与原则，绝对不强制任何人参办，更不能用“不参加就是不支持集体”这种话道德绑架，不想参加的人有安安稳稳不参与的权利；第二是适度适量原则，业余活动绝对不能占用参与者太多本职工作或者陪伴家人的时间，频率不能太高，强度不能太大，不能让大家把业余活动当成第二个工作完成；第三是安全优先原则，不管玩得有多开心，人的安全永远是第一位的，所有流程设计都要把安全放在最前面；第四是普惠包容原则，要照顾到不同年龄、不同身体条件、不同性格的参与者，不能只满足一小部分人的喜好，让大多数人变成旁观者。我刚入行的时候办活动，只跟着自己的喜好组织篮球比赛，结果四十岁以上的同事几乎没人报名，后来调整加了钓鱼、健步走、茶艺体验好几个项目，一下子参与率翻了三倍，那时候我才明白，普惠包容真的不是说说而已。讲完了最核心的总要求，接下来我们按照活动从筹备到收尾的完整流程，梳理每个阶段的具体开展准则。2前期筹备阶段开展准则业余活动办得好不好，筹备阶段至少决定了七成，很多问题其实都是筹备阶段没考虑到留下的隐患。2.1需求调研准则办活动的第一步绝对不是拍脑袋定内容，而是先问参与者想玩什么。2.1.1调研范围必须全覆盖不能只问几个经常一起玩的核心成员就定方案，要覆盖所有潜在的参与者，比如单位办活动，哪怕是平时不怎么参加活动的老同志、刚入职的新员工，都要把调研信息发到，不能漏掉任何一个群体的需求。2.1.2调研内容要具体详实不要只问一句“你想参加活动吗”，要问清楚几个核心问题：你更喜欢什么类型的活动（运动类/休闲类/文化类）？你能接受的活动时间是周中晚上还是周末半天？你能接受的活动强度和费用大概是多少？有没有什么特殊需求或者禁忌（比如过敏、腰伤不能剧烈运动、饮食禁忌等），把这些问题问清楚，才能避开大多数坑。2.1.3调研结果要公开透明最终确定活动内容的时候，要告诉大家选这个活动的原因，比如“这次一共收到一百二十份反馈，七十八份选了近郊露营，所以我们最终定了露营活动”，不要暗箱操作，明明大多数人选了露营，组织者非要定自己喜欢的爬山，时间久了大家就不愿意再参与了。2.2活动方案制定准则调研完了就可以做具体方案了，方案要兼顾大多数人的需求，不能只考虑组织者方便。2.2.1时间安排要适配大众作息针对上班族的业余活动，尽量不要安排在周一到周五的工作日晚上，大家本来上班就累，还要赶过来参加活动，玩也玩不好，第二天上班还没精神；更不要安排在法定长假里，大家大多要陪家人出游或者探亲，占用私人时间很容易引起反感。最舒服的安排一般是周六的半天，比如上午九点到十二点，或者下午两点到五点，结束了大家还能回去休息，不影响后续安排。2.2.2费用安排要公开透明不管是公费支出还是大家AA制，都要提前把费用说清楚，每一笔钱大概用在什么地方，每个人需要承担多少，都明明白白讲在前。如果是AA制，不要强制摊派，比如有人只参加活动不跟着聚餐，就只收活动的费用，不能硬塞餐费给人家；如果是公费，也不能铺张浪费，更不能把经费用在无关的地方，所有开销都要留底可查。2.2.3内容设置要分层可选不要要求所有参与者都做一样的事情，比如办户外休闲日，喜欢运动的可以安排骑行路线，喜欢安静的可以预留草坪野餐区，喜欢拍照的可以指引大家去周边的景观点，让大家自己选喜欢的内容，怎么舒服怎么来，不用统一行动。2.3报名与准备准则2.3.1宣传要真实不绑架宣传的时候不要说什么“不来一定会后悔”“大家都报名了你不来吗”这种绑架的话，就老老实实把活动时间、地点、内容、费用、适合人群说清楚，感兴趣的人自然会报名。2.3.2报名要灵活可退绝对不能规定“报了名就必须来”，谁还没个突发情况，家里有事、临时加班都很正常，允许随时退报，不会扣钱也不会公开批评，给大家足够的安全感。2.3.3提前对接特殊需求报名的时候要再收集一遍特殊需求，比如有人需要轮椅通道、有人晕车要坐前排、有人吃素，都提前记下来，提前跟场地对接好，让每个有特殊需求的人都觉得被照顾到，不会觉得自己添麻烦。筹备工作全部到位之后，就到了活动正式开展的阶段，这个阶段的核心是“放松”，不要把现场搞成严肃的工作现场。3活动开展过程中的实施准则3.1现场组织基本准则3.1.1不过度管控业余活动本来就是来放松的，不要像搞集体训练一样整队点名，要求所有人必须跟着流程走。比如有人中途觉得累了想提前走，有人不想跟着大队伍逛想自己找地方歇着，完全可以，不用拦着也不用指责，让大家按照自己的节奏来就好。3.1.2做好基础服务保障矿泉水要备足，休息的座椅要留够，急救包要放在显眼好找的地方，路标、指示牌要清楚，工作人员要在现场随时待命，有人问问题马上能回应，不要组织者自己聚在一起聊天，把参与者晾在一边。3.1.3主动照顾边缘参与者很多内向的人、第一次参加活动的人，往往会一个人待在角落不好意思融入，组织者要多留意这样的参与者，主动过去打个招呼，根据人家的兴趣介绍几个朋友认识，不要让人家落单。我之前遇到过一个刚入职的小姑娘，第一次参加活动，一个人坐在草坪边刷了一个小时手机，我过去聊了两句发现她也喜欢养猫，就把她领到几个同样喜欢养猫的同事那边，后来她每次活动都主动报名，现在还成了我们活动的志愿者，这件事我印象特别深，其实就是多留心一句话的事，就能让人家暖很久。3.2竞技类业余活动的特殊准则很多业余活动是带比赛性质的，比如篮球赛、象棋赛、乒乓球赛，这类活动要额外注意三点：3.2.1淡化输赢，不搞功利性比拼本来就是业余玩玩，不要把输赢看得太重，更不要搞什么“输了的队请全队吃饭”这种规矩，给参与者太大压力。奖品可以有，但不要给冠军搞什么特殊的荣誉宣传，让大家享受过程就好。3.2.2禁止恶性竞争提前跟大家说好规矩，打球不能故意犯规，下棋不能作弊，口角矛盾要停下来好好说，不能斗气打架，破坏大家的好心情，违反规则直接取消资格，不要和稀泥。3.2.3奖品设置重参与不重等级不要只有前几名有奖品，大部分人空手回去，最好每个参与的人都有一份小小的参与奖，奖品不用贵，实用就好，比如一个运动毛巾、一个保温杯、一盒茶叶，大家拿回去能用，也开心。冠军的奖品不用拉开太大差距，不然就变味了。3.3现场安全保障准则安全是底线，任何时候都不能松：3.3.1提前排查好隐患户外活动要提前看路线有没有陡坡、湿滑路段，有没有毒蚊虫，食材是不是新鲜；室内活动要看看消防通道通不通，电源线路有没有安全问题，容不容量超载，提前排查一遍，把能避免的隐患都排除掉。3.3.2反复做好安全提醒提前告诉大家要注意什么，比如户外活动要穿防滑鞋、带防晒，有心脑血管疾病的不要参加剧烈运动，不要单独去偏僻的地方，喝酒了绝对不能开车，这些话多念几遍没坏处。3.3.3提前安排好应急人员每个活动都要指定专门负责应急的人，留下联系方式，万一有人受伤或者身体不舒服，能第一时间联系到人送医，不要出了事大家都找不到负责人，慌成一团。热热闹闹的活动结束，不代表整个流程就完了，收尾工作做好，才能给这次活动画个圆满的句号，也能给下次活动攒经验。4活动结束后的收尾复盘准则4.1现场收尾基本准则4.1.1做好场地清理不管是在户外还是室内，活动结束之后一定要把垃圾带走，把场地恢复成原来的样子，不能我们玩完了留下一堆垃圾给清洁工或者场地管理员收拾，这是最基本的素质。我每次组织露营活动，结束之后我都会带着组织者绕场地走一圈捡垃圾，慢慢的很多参与者也会跟着一起捡，现在已经成了我们活动的固定习惯了。4.1.2做好人员疏散提醒活动结束要提醒大家回去的时候注意安全，尤其是喝了酒的朋友，一定要帮忙联系代驾，或者安排就近的住处，不能让喝了酒的人自己开车走，太危险了。4.1.3妥善保管遗留物品大家落下的手机、外套、钥匙这些东西，要收拾好，发通知找失主，保管到有人来领，不要随便乱扔，人家丢了东西多着急呀。4.2财务公开准则不管是公费还是AA，活动结束之后一定要把账目公开，每一笔钱花在了哪里，花了多少，剩下多少，都明明白白告诉所有人。AA剩下的钱哪怕只有几十块，要么平分给大家，要么留到下次活动用，不能就这么不明不白的没了，账目清楚才能获得大家的信任，下次人家才愿意再来。4.3复盘优化准则4.3.1收集大家的真实反馈活动结束之后可以发一个简单的匿名问卷，问问大家这次活动哪里做得好，哪里不满意，有什么改进的建议，不要怕听坏话，只有听到真实的反馈，下次才能办得更好。4.3.2整理经验教训把这次活动遇到的问题记下来，比如这次没提前看预报，突然下雨淋了大家，下次就一定要预留室内备选方案；这次报名的人太多，场地不够挤得慌，下次就提前控制人数或者换大一点的场地，慢慢攒经验，活动就会越办越好。4.3.3妥善留存活动内容活动拍的照片视频，打码之后再发到群里，让大家自己拿，不要随便把别人的照片发到公开平台，更不要发别人的丑图开玩笑，尊重每个人的隐私和形象，这点小事最见贴心。办活动不可能一帆风顺，总会遇到各种各样的突发情况，遇到特殊情况的时候，也有对应的处理准则。5特殊情况应对准则5.1参与人数远低于预期的应对如果报名人数比预期少太多，不要硬撑着办，也不要指责大家“不支持工作”，更不要道德绑架大家报名，直接调整就好：要么改成小规模的小聚，符合报名人数的规模，要么直接取消活动，把提前收的费用退给大家，没人会怪你，硬撑着办一个冷冷清清的活动，大家都不开心。过后再复盘为什么没人来，是时间不对还是内容大家不喜欢，改了下次再来就好。5.2突发意外事件的应对第一时间先保障人员安全，不管出了什么事，先救人，再处理其他的事，比如有人受伤了，先打急救电话，安排人陪着去医院，其他的后续问题事后再说。然后及时通知所有参与者，不要隐瞒，比如突然变天要取消活动，提前几个小时通知大家，不要让人家白跑一趟。事后要做好安抚，比如有人受伤了，组织者一定要跟进看望，该走保险走保险，不要出了事就不管了。5.3活动中发生矛盾纠纷的应对第一时间上前调解，不要让矛盾升级，先把双方分开冷静一下，问清楚原因，公平调解，不要偏向任何一方。如果是触碰底线的矛盾，比如打架斗殴、骚扰其他参与者，直接请当事人离开，必要的时候报警处理，绝对不能和稀泥，要保护好大多数参与者的安全和体验