大学档案管理信息化模式改革

大学档案管理信息化模式改革

一、正确理解档案信息化建设的科学内涵

（一）在高校档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原

则、理论与方法

由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方

法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新

问题。如高校档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案

管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理

问题、数字档案馆（室）建设问题、档案工作参与信息高速公路建设

的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论

问题，高校档案界都必须做出理性与科学的回答。

（二）高校档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服

务的水平

人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施

的前提下，实现信息的公开与信息利用的社会公平。对高校档案信息

化建设而言，这一目标也具有非常重要的指导意义。档案信息化建设

是一个过程，在这一过程中，伴随着信息技术水平的提高及其在档案

管理中应用程度的变化，高校档案信息化建设的阶段性目标也要及时

做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一

定差异。因此，在档案信息化建设中必须认识长远并立足当前，认真

解决档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。

二、新时期推进高校档案信息化建设的主要任务

（一）加强电子文件的归档和管理

电子文件归档和管理是档案信息化建设的重中之重，是当前迫切

需要解决的问题。档案部门要以国家的《电子文件归档与管理规范》

为依据，加强档案网络建设，实现网络环境下的电子文件的实时接受、

归档、管理和利用，确保有价值的电子文件及时、完整、真实、有效

的保存在档案部门，为“电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有

效利用”奠定基础。

（二）加快馆藏档案的全文数据库建设

高校档案管理要从提高档案管理现代化水平、方便利用这出发,

不能仅仅满足于目录及的检索和下载一个表格等，而应当提到新的高

度，要适应信息化的需要、现代化管理的需要、提高利用效率的需要，

保证查得快、准、全。要在建立科学的检索体系上下工夫，做好原有

馆藏档案文件级目录数据库建设工作的同时，加强机读目录数据库的

建设，加快实现手工检索向计算机全文检索的全面过渡，为档案利用

提供最大方便。作为实施的领导要充分意识到数字信息资源是根本而

硬件是手段，要把有限的资金重点用在信息资源的数字化转换、全文

录入、系统设计等环节上，特别要优先对一些重要的、珍贵的、容易

受损的、利用频率高的档案进行数字化加工。

（三）建立档案信息安全保障体系

在档案信息化建设中，安全保障包括两方面：一是档案信息存储

安全，一是档案信息利用安全。在信息存储安全方面，要增强档案信

息安全和网络安全意识，采取切实有效的技术手段和管理措施，做好

身份认证和密钥管理，加强计算机网络管理系统的监控，存储档案信

息的设备要加装有效的防毒软件，内部局域网要与一切外部网实行物

理隔离，各种数据库要及时进行备份，保存到符合保管要求的脱机载

体上，确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。在利用安全上

既不能只强调利用而忽视保密，将不该上网公开的内容公开或未设置

访问权限，又不能只强调保密而限制利用，使可利用的档案信息过少,

应坚持利用和保密并重的原则。

三、有效推进高校档案信息化顺利实施的必要条件

（一）基础设施建设

档案信息化基础设施建设是一项十分重要的工作，关系到档案信

息化建设的成败和整体水平。基础设施主要包括计算机、交换机、路

由器、服务器、存储器、操作系统、数据库管理系统、信息安全系统

等。档案信息化基砧设施建设的整体规划包括了档案信息化的整个硬

件平台和网络，信息化建设的基础在网络，关键在软件。

计算机软件分为系统软件和应用软件。系统软件是利用计算机本

身的逻辑功能，管理计算机系统的各种资源，便于用户使用和管理。

包括：计算机的监控管理程序、调试程序、语言翻译程序、数据库管

理系统、存储和安全管理系统以及操作系统。应用软件是解决某些具

体应用问题的程序，如：档案信息管理软件、电子文件管理系统软件

等。在基础设施建设中，要注意平衡好硬件建设和软件建设的关系,

应用软件的设计和开发，务必精益求精，追求完美。只有做好基础建

设，才能稳步、健康、高效地推进档案信息化建设。

（二）高校档案馆的经费投入

经费不足是影响档案馆走向网络化的最大障碍。加大投入取决于

学校领导对现代化档案馆地位和作用的认识程度。通过Internet、

CERnet网可以看到，网络化的优越性和作用是巨大的，作为学校信

息服务中心的档案馆，其地位和作用更加突出，学校领导和有关部门

要充分认识到档案馆信息化建设的重要性和紧迫性。领导的重视，预

示着经费的加大投入。档案馆自身也要通过多种创收渠道增加收入，

增强造血功能。近年来，许多高校拨专款给档案馆购置了性能较好的

计算机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机等设备，基础设施建设得

到了极大改观，大大提高了工作效率。

（三）加强档案信息化人才建设

档案工作人员整体素质如何，关系到高校档案信息化建设的进程。

档案人员是档案信息资源与用户之间相互联结的桥梁和纽带，档案的

信息化、网络化管理需要一大批具有高素质的人才。档案人员必须掌

握现代信息技术，熟练地应用计算机进行档案信息现代化的管理和应

用，否则就无法适应档案信息化管理的要求，也根木无法介入到电子

文件的收集和管理中去，更不可能高质量地实现档案信息化