通知传达管理制度方案

通知传达管理制度方案我作为公司行政部负责内部信息流转的专员，在这个岗位上干了快五年，踩过不少通知传达的坑：小到部门开会一半人没收到通知空等，大到错传薪资调整规则害得好几个员工算错工资找上门，甚至有一次年度消防演练，生产部一个车间因为对接人忘了传通知，三十多个人没参加，最后被消防检查组要求整改还罚了款，那段时间我天天跟着跑手续改材料，真的焦头烂额。那时候我就明白，通知传达看起来是不起眼的小事，其实是公司内部运转的生命线，牵扯到每个员工的切身利益，一点都马虎不得。这个方案的所有条款，都是从过往踩过的坑里总结出来的，目的就是理顺流程、明确责任，既保证信息传得到位，也照顾到不同员工的实际情况，下面就是具体的制度内容。1总则1.1方案制定目的制定本方案，核心要解决三个问题：第一是解决“传不到”的问题，避免出现通知发了大群就没人管，部分员工因为各种原因收不到信息的情况；第二是解决“传不对”的问题，避免层层传话变了意思，引发不必要的误会和矛盾；第三是解决“没人担责”的问题，出了问题能快速找到原因，不会各部门互相推锅。最终目的就是保障公司内部信息流转顺畅，不让员工因为漏信息、错信息误事，也减少不必要的内耗。1.2适用范围本方案适用于公司所有部门、所有岗位的通知传达管理，不管是公司级的全公司通知，还是部门内部、小组内部的通知，都要按照这个方案的要求执行，没有例外。1.3基本原则我们定制度不是为了卡人，所以四个基本原则要守住：第一是准确无误原则，所有通知必须原文传达，不能随意改内容，有不清楚的地方提前问发起部门，绝对不能自己脑补；第二是全员覆盖原则，只要是通知涉及到的人员，一个都不能落，不管是在职的、出差的、休假的，都要传达到位；第三是责任到人原则，每一级每一环都有明确的负责人，出了问题能直接找到对接人；第四是人性化原则，非紧急通知绝对不打扰员工的私人休息时间，不搞“随时待命”那一套，照顾不同岗位、不同年龄员工的实际情况，不搞一刀切。2通知分类与分级责任划分不同类型的通知要求不一样，不能用一个标准要求所有通知，所以我们先分好类、定好责任，避免乱传。2.1通知类别划分标准我们按照紧急程度和重要性，把通知分成三个等级：第一级是紧急通知，主要是涉及安全生产、疫情防控、突发公共事件、员工人身财产安全的通知，比如厂区水管爆裂临时停产、周边疫情要求全员核酸、办公区临时停电关设备这类，要求从通知审核通过开始，1小时内必须传达到所有涉及人员。第二级是重要常规通知，就是和员工切身利益相关的常规通知，比如人事调整、制度变更、节假日放假安排、年度体检、团建安排、薪资调整这类，要求24小时内必须传达到所有涉及人员。第三级是一般告知通知，就是不涉及核心利益、晚知道一两天也不影响工作的通知，比如工会活动报名、会议室临时调整、停车场改造、公益捐款倡议这类，要求3个工作日内传达到位就可以。2.2各层级传达责任划分我们采用逐级负责的制度，每一级对自己的下一级负责，不会出现责任真空：第一层级，公司级通知由发起部门负责内容审核，行政部负责统筹分发，行政部我这边专门对接全公司的通知流转，会把审核好的通知发给每个部门指定的专职对接人；第二层级，每个部门必须指定一个固定的专职对接人，专门负责本部门的通知传达，不能随便换人，换人必须提前3天告知行政部备案，部门对接人负责把通知分给本部门各个小组的组长，或者直接通知到涉及的员工；第三层级，各小组组长负责把通知传达到组里每一个员工，确认每个人都收到。这样不管哪一步出了问题，我们一下子就能找到原因，不会出现大家都不管的情况。我之前就吃过没固定对接人的亏，部门换了对接人也不说，通知发出去没人接，最后就漏了，所以固定对接人这个要求必须卡死。3通知传达标准流程规范流程是保障结果的核心，每一步都有明确要求，大家照着做就不会出大错。3.1通知发起与审核环节所有通知发出来之前，必须走审核流程，哪怕是部门内部的一般通知，也要部门负责人审核，不能随便发。审核主要看两个点：第一是内容有没有问题，有没有表述模糊、错漏的地方，会不会引发员工误解，之前就有部门把讨论中的人事调整发出去，害得大家瞎猜了半个月，人心惶惶，所以未定稿的内容绝对不能发；第二是通知内容有没有和公司现有制度冲突，如果涉及到规则调整，必须提前和相关部门确认一致，才能往外发。重要通知也就是二级以上的通知，必须经过分管领导审核签字才能发，审核通过之后，发起部门必须在通知开头标注清楚通知等级、传达截止时间、是否需要反馈、反馈截止时间、对接联系人及联系方式，避免传达的时候摸不着头脑。3.2逐级传达与确认环节现在我们主要用线上办公工具传达，但也要兼顾线下的情况，不同情况用不同的方式：如果是线上传达，发到对应群或者点对点发送之后，对接人必须确认收件人已读，发出2个小时之后要检查已读状态，没读的先私发消息提醒，再过4个小时还没读的，必须打电话通知，亲口确认对方收到了，绝对不能觉得发群里就完事了——我太清楚了，现在大家群消息都开免打扰，好多人几天都不看一次，发群里就等于没发。如果是线下传达，针对生产一线上班不能带手机的员工、不会用线上办公软件的老员工，必须当面传达，还要让员工签字确认，重要通知还要贴在车间公告栏、员工宿舍公告栏，贴完拍照片留档，确保没看到当面通知的员工也能通过公告看到。另外，如果通知只涉及部分员工，必须点对点通知到本人，不能往大群一扔就不管，不然很容易被淹没，当事人根本看不到。3.3传达反馈与留存归档环节如果通知要求员工反馈，比如报名活动、确认参会，对接人要在反馈截止时间前一天，提醒还没反馈的员工，收齐所有反馈之后，按时交给发起部门，不能落下任何人的反馈。所有的传达记录，不管是线上的已读截图、通话记录，还是线下的签字表、贴公告的照片，都要整理好交给行政部存档，存档期限至少一年，万一之后有争议，我们能拿出来说明情况，之前就有员工说自己没收到涨薪通知，最后我们调出当年的签字记录，一下子就把问题说清了，避免了不必要的矛盾，所以存档看着麻烦，其实很有用。4监督考核与异常处置机制有流程就要有监督，不然制度就成了一纸空文，但是我们也不会乱罚人，一切按实际情况来。4.1日常监督检查机制行政部每个月会做一次随机抽查，每个月抽3个部门，每个部门抽5到10个员工，询问近期重要通知的内容，再检查部门的传达记录，看看有没有漏传错传的情况。每季度会出一份检查通报，表扬做得好的部门，点出存在问题的部门，我抽查的时候也会顺便问大家对通知传达有什么意见，比如觉得通知发的时间不合适、或者有什么其他需求，我都会记下来，后续调整制度的时候用。其实抽查也不是为了找事，就是提醒大家重视，避免时间长了大家又松懈了。4.2奖惩考核细则我们奖惩分明，做得好的有奖励，出了错的按情况处理：每年年底评优秀部门的时候，全年没有出现漏传错传情况的部门，会给部门绩效考核加5分，部门对接人个人也会给500块的通讯补贴作为奖励，就是一点小鼓励。如果出现漏传错传，第一次漏传而且没有造成不良影响的，就是口头提醒对接人，不做处罚；第二次出现同样问题，给书面警告，扣对接人当月5%的绩效；如果造成了严重后果，比如影响生产、被外部检查处罚、给员工造成损失的，扣对接人当月20%的绩效，还要写书面检讨。但是话说在前面，如果对接人已经按照流程做完了所有该做的工作，比如发了消息、打了电话，是员工自己不看、不接，那这个责任绝对不算对接人的，我们不会让干活的人背锅，制度是死的，人是活的，这一点大家可以放心。4.3异常漏错传处置流程万一真的出了漏传错传的问题，第一件事不是追责，是补正：第一时间把正确的通知重新传达给所有没收到的人，发起部门要给相关员工道歉，如果因为漏传错传给员工造成了实际损失，比如员工因为错传放假时间买了机票产生退票费，公司会承担对应的损失，绝对不让员工个人埋单。处理完问题之后，我们会开个小型复盘会，找清楚问题出在哪，是对接人疏忽了，还是流程本身有漏洞，找到原因之后马上调整，避免下次再犯同样的错。5特殊群体与特殊场景的传达保障我们做制度一定要有人情味，不能不管实际情况一刀切，所以针对特殊群体和特殊场景，我们有专门的保障条款。5.1非在岗员工的传达安排针对出差在外的员工，因为很多时候信号不好、或者在跑客户没时间看消息，所以除了线上发通知，必须打一个电话确认对方收到，确保信息到位。针对休年假、病假的员工，非紧急通知一律等员工回到岗位之后再补传达，绝对不打扰员工休息，人家休假就是用来调整状态、陪家人的，我们不能非急事就去打扰，只有涉及到员工本人切身利益的紧急通知，才会联系，联系之前也一定会先说一句“不好意思打扰你休息”，能少说就不多说，不占用人家太多时间。5.2一线与外勤员工的传达优化生产一线的员工上班不能带手机，所以部门对接人要每天下班后花10分钟时间，把当天的通知集中传达，重要通知打印出来贴在宿舍公告栏，保证每个人下班之后都能看到。外勤员工大多白天在外跑客户，没时间看消息，所以非紧急通知我们统一安排在晚上七点到八点之间发，这个时候他们基本都收工回酒店了，有空看消息，不会白天打扰他们跑业务。5.3不熟悉数字化工具员工的帮扶很多在公司干了十几二十年的老员工，确实不太会用现在的线上办公软件，打字都费劲，更别说找已读功能了，对于这些老员工，部门对接人每次有通知都要当面说一遍，把要求讲清楚，绝对不能嫌麻烦。这些老员工当年为公司打江山，付出了一辈子，我们现在这点服务都做不好，说不过去。我们也会每季度组织一次免费的数字化工具培训，愿意学的我们一对一教，不愿意学的我们就一直保持当面传达，绝对不强求。6方案的落地与动态调整本方案从下个月开始试运行，试运行三个月，试运行期间我会每周收集一次大家的意见，不管是觉得哪条不合理，还是有什么新的需求，都可以随时找我提，我们会每个月调整一次条款，三个月试运行结束之后，再正式推行。正式推行之后，我们每半年会复盘一次，根据公司的发展情况、大家的实际