2026年电子病历查询告知书

2026年电子病历查询告知书一、目的与依据【定向句】本告知书的核心使命只有一条：在不降低病历保密等级的前提下，把患者本人及其近亲属查询、复印、调取电子病历的通道变得透明、可预期、可追溯——查询规则由法规锁定，本告知书只负责把法规语言翻译成操作流程。1.1制定目的电子病历是患者就医全过程最完整的信息记录，同时属于《中华人民共和国个人信息保护法》界定的敏感个人信息。制定本告知书的目的有三：1.明确患者及家属查询电子病历的权利边界，回答"能查什么、不能查什么、找谁办、多久办完"四个问题；2.统一全院查询办理流程、时限、收费与责任主体，杜绝各科室口径不一、久拖不办；3.落实病历信息安全责任，防范越权调阅、违规复制与数据泄露。1.2制定依据本告知书依据下列法律法规及规范性文件制定，凡正文条款与上位法规不一致的，一律以上位法规为准：1.《中华人民共和国民法典》（人格权编关于个人信息与隐私权的规定）；2.《中华人民共和国个人信息保护法》；3.《中华人民共和国数据安全法》；4.《中华人民共和国网络安全法》；5.《医疗机构病历管理规定（2013年版）》；6.《电子病历应用管理规范（试行）》。二、适用范围与查询对象【定向句】电子病历查询不是"谁都能查"，也不是"什么都能查"——适用对象与查询边界由医疗关系和法律关系双重锁定，本部分先划清"谁、查什么"的底盘。2.1适用范围本告知书适用于本院门诊、住院、急诊留观、体检及互联网诊疗等各类医疗场景产生的电子病历的查询、复制与调取服务，覆盖门诊病历、住院病历、急诊留观病历、检查检验报告、手术记录、护理记录、医嘱、体温单等资料。2.2有权查询的人员类型与条件查询人条件可查询范围患者本人年满18周岁且具有完全民事行为能力本人全部电子病历未成年患者的监护人持有效监护关系证明被监护人全部电子病历患者近亲属（配偶、父母、子女）患者本人书面授权授权范围内的病历受委托人患者书面授权委托书+双方身份证件授权范围内的病历司法机关持有效法律文书（立案证明、调查令、调取函）法律文书载明范围的病历死亡患者近亲属死亡医学证明+亲属关系证明与死亡原因相关的病历资料2.3查询权利边界•严禁查询与本人（或授权范围）无关的病历——包含未获授权情况下家属之间互查。确需了解的，应当先取得患者本人书面授权，再按流程办理；违规查询一经查实，按本告知书第十条追责。•严禁复印包含第三方患者信息的混合记录（如同一护理单元的护理记录、交叉配血记录单等）。此类记录由病案室在复印前对第三方信息作遮盖处理，遮盖处加盖病案室公章后再提供。•严禁以手机拍照、翻拍代替正规复印流程。拍照件不具备证明效力，且无法控制二次传播；确需复印的，统一由病案室加盖"病历复印专用章"后方具证明力。三、患者及家属查询流程【定向句】查询流程的设计原则是"一次告知、两次以内办成"——身份材料齐全的申请人原则上当天拿到结果，材料不全的当场出具书面补正清单，杜绝让患者白跑腿。3.1查询渠道总览1.线下渠道：门诊楼一层病案室服务窗口（工作时间：周一至周五8:00—12:00、13:30—17:00，法定节假日安排另行公示），设5个窗口，高峰期（9:00—11:00、14:00—16:00）全部开放；2.线上渠道：本院官方微信公众号"病历查询"模块、医院APP"电子病历"栏目，线上提交申请后24小时内进入审核流程（自系统收到全部完整材料起算）。3.2线下窗口查询五步流程1.取号排队：在病案室窗口取号机取号，等候叫号；平均等候时间不超过15分钟，超时可直接向值班组长反映，安排优先办理；2.材料核验：窗口人员将身份证原件放入身份证阅读器读取芯片信息并与权威数据库在线比对，同时现场目测申请人样貌与证件照片的一致性——这一步骤的物理意义是确保"身份证真实"与"持证人是本人"两个条件同时成立，仅凭复印件无法完成核验，因此严禁仅凭复印件办理查询业务；3.填写申请表：填写《电子病历查询申请表》（样表见附件一），明确查询范围、用途与交付方式，经办人当面指导，不收取任何填表费用；4.审核与调取：病案室审核通过后，由专职调档员从电子病历系统调取记录，按申请范围导出并打印，相关操作全程留痕；5.交付与签收：核对页数与完整度后，申请人签收，窗口留存签收记录备查。各环节时限标准：人证比对单件不超过10分钟；住院病历调取打印不超过2小时；病案尚未归档完毕的，最迟3个工作日内补齐并电话通知领取。3.3材料要求与补正规则查询情形需准备材料核验要点患者本人（成年）身份证原件及复印件1份原件当场核验后退回，复印件注明"仅限本次病历查询使用"委托代理人患者身份证原件或复印件+代理人身份证原件及复印件+授权委托书原件委托书载明授权范围与有效期限，期限最长不超过3个月未成年人监护人监护人身份证原件+户口簿（含监护关系页）监护关系页与户籍登记一致死亡患者近亲属查询人身份证原件+患者死亡医学证明复印件+亲属关系证明（户口簿、结婚证、公证文书等）亲属关系链条完整可查司法机关法律文书原件+经办人工作证+单位介绍信法律文书在有效期内，载明调取事项【补正规则】材料不齐全的，窗口经办人应当在5分钟内逐项列明全部缺项，出具《材料补正告知单》，确保一次告知到位；申请人按告知单补齐材料后，第2个工作日重新受理，不再另行取号排队。3.4线上查询流程1.登录认证：通过人脸识别+身份证号+手机验证码三重校验完成实名认证；2.选择范围：勾选所需病历类型与时间范围，单次申请原则上不超过3个自然年，超出部分分次申请；3.提交审核：系统生成唯一申请编号，24小时内完成人工复核，结果以短信通知；4.交付方式：优先推送加密PDF至实名认证的本人账号，文件打开密码以短信单独发送，下载后72小时自动失效；若需纸质版，持身份证原件至窗口自取或申请快递到付；严禁向非本人手机号发送病历文件或下载链接，严禁通过微信、QQ等外部渠道传输病历。3.5特殊情形1.患者无民事行为能力或限制民事行为能力（如昏迷、认知障碍等）：由法定监护人持法院宣告文书或相应诊断证明+监护关系证明办理；2.患者住院期间主诊医师当面讲解病情、播放影像胶片，属于日常医患沟通，不属于病历复制范畴，不适用本流程，不收取费用；3.患者已出院但病案未完成归档（出院后48小时内为归档高峰）：可先办理"病案复印件预告登记"，归档完成后3个工作日内电话通知领取。四、查询内容范围与形式【定向句】能否查询与能否复制是两回事——医嘱、检验报告等可以查询复制，部分主观性记录仅限查询，本部分把可复制、可查阅的边界一次说透，避免申请人白跑。4.1可查询的内容1.门诊病历：主诉、现病史、既往史、体格检查、诊断、治疗意见、处方；2.住院病历中的客观性记录（常规可复制）：体温单、医嘱单、检验报告单、医学影像检查资料、手术同意书、麻醉同意书、输血治疗知情同意书、特殊检查（特殊治疗）同意书、病危（重）通知单、病理报告、出院记录等；3.住院病历中的主观性记录（可申请查阅）：病程记录、上级医师查房记录、会诊意见、疑难病例讨论记录、死亡病例讨论记录——此类记录患者可以申请当场查阅，复制申请由病案室结合法规规定个案审核，并在3个工作日内书面答复。4.2不予查询或复制的情形及替代方案情形处理方式替代方案超出授权委托书载明的范围拒绝办理，并书面说明理由重新取得患者书面授权或由患者本人办理涉及第三方信息且无法遮盖的原始记录拒绝提供原件由病案室遮盖第三方信息后提供复印件尚未生成完毕的记录暂缓提供先提供已完成部分，记录完成后再次申请依法被查封、调取中的病历暂缓办理指引申请人向查封机关了解调取时间非本院生成的记录拒绝办理指引申请人向原就诊机构咨询4.3病历内容异议处理患者对病历记载内容有异议的，可向病案室提交书面核实申请，在病案室工作人员见证下通过电子病历系统调阅原始记录核验，操作全程留痕。涉及书写缺陷的，按《病历书写基本规范》启动更正流程；涉及医疗争议的，转入医疗纠纷处理程序。严禁任何人未经申请擅自涂改、补充或删除电子病历内容。电子病历一旦归档即不可无条件修改，仅可按规定流程作文字性更正，系统自动保留修改痕迹与操作者身份信息，做到全程可追溯。五、查询时限与交付方式【定向句】时限是查询服务最容易被诟病的环节——本部分把各环节时限压到小时级，并配套超时问责机制，做到承诺即兑现、超时就担责。5.1服务时限标准服务事项承诺时限责任岗位超时补救窗口取号至材料受理15分钟内窗口引导员超时直接安排当日优先办理人证比对与资格审核10分钟/件窗口经办人超时由值班组长加开窗口住院病历打印/复制受理后2小时内病案室调档员超2小时不满4小时的，减收复印费50%未归档病历补齐3个工作日内临床科室病历管理员超期由医务科督办并通报线上申请审核24小时内病案室审核岗超时自动升级至病案室主任处理急诊抢救加急调取2小时内值班调档员全程电话跟踪，超时逐级上报5.2交付方式1.现场领取纸质版：逐页加盖"病历复印专用章"，每页带防伪水印（含病案号后四位与打印时间戳），防止复印件被篡改后二次使用。打印作业在病案室专用工位完成，与等候区物理隔离，申请人不得进入操作区域——这是为了防止申请人在打印过程中接触到其他患者的记录；系统同步记录打印页数，与申请范围不符的自动告警；2.线上获取电子版：加密PDF推送至实名认证本人账号，文件打开密码经短信单独发送至本人手机号，下载后72小时过期销毁；3.快递寄送（限纸质版）：采用保价快递到付，由申请人选择具备寄递资质的快递企业。快递面单备注栏仅填写"资料"字样，不得标注"病历"等敏感字眼；收件时须收件人本人出示身份证签收，严禁代收；4.签订规则：纸质版由本人或授权代理人签字确认；电子版以系统记录的下载行为视为签收。复制病历优先由病案室统一打印出件；若批量打印队列积压超过30分钟，可转由窗口单机打印；严禁由申请人在操作区自行操作打印设备。5.3超时问责与救济1.超出承诺时限未办结的，申请人可当面向病案室主任反映，或拨打投诉电话（见附件四）；2.查实的超时事件，对责任岗位按医院绩效考核办法扣减当月绩效200元/次，并纳入科室年度考核；3.因超时给申请人造成实际损失（如延误司法诉讼材料提交）的，由医院医患办与申请人依法协商处理。六、医务人员与院内部门查询权限【定向句】院内查询权限遵循"最小够用"原则——每个岗位能看到的病历范围由职责任务决定，而不是由系统默认权限决定；权限给得过大，是比外部攻击更常见的数据泄露源头。6.1岗位权限分级岗位/角色默认权限范围超范围申请路径主诊（经治）医师本人负责收治或门诊的患者全部病历科室主任+病案室主任双审批责任护士所负责护理单元内患者的护理记录、医嘱、检验结果护士长审批会诊医师仅被会诊患者的会诊相关记录会诊申请单即视为授权凭证医技科室人员仅本科室出具的检查检验结果科室主任审批病案室管理人员全部病历目录级信息（用于管理），不开放全文需调阅全文的逐例登记并报信息科备案信息科运维人员系统日志、备份文件，不开放业务数据数据恢复等场景须医务科+分管副院长双签6.2跨权限调阅流程1.申请人通过院内办公系统提交《院内病历调阅申请》，注明患者病案号、调阅原因、涉及时间范围；2.审批链：科室负责人（1个工作日内）→病案室主任（1个工作日内）→涉及科研用途的加批科研伦理审核；3.审批通过后，系统自动开通临时访问权限，有效期最长72小时，到期自动回收；4.严禁借用他人账号登录、截图外传或将调阅权限用于申请事项以外的用途。6.3权限审计与异常处置典型风险路径：医务人员账号未启用动态口令→密码在钓鱼邮件中泄露→外部人员冒充医师在非工作时间登录系统→批量检索高敏患者病历→病历信息被用于精准电信诈骗→患者向医院索赔并投诉至卫生健康行政部门→医院被行政处罚、当事医师被暂停执业。针对该路径设置三道阻断点：强制启用动态口令（技术层）、非工作时间访问自动标记待审（流程层）、单日导出超限自动告警（监测层）。病案室每月抽查访问日志不少于200条，重点核查工作日18:00至次日8:00的访问记录；每季度开展一次全员账号权限复核，人员在离职、转岗后24小时内完成账号冻结；发现单日调阅超过50份病历且与诊疗无关等异常情况，24小时内启动核查，确认违规的按第十条追责。七、信息安全与隐私保护措施【定向句】隐私保护由技术控制、流程控制、人的控制三层防线构成——任何一层失效，另外两层必须能兜底，这是本部分设计的底线逻辑。7.1技术防护措施1.身份认证：全院信息系统实行"账号+强密码+动态口令"三重认证，密码每90天强制更换一次，严禁使用初始密码或与姓名、生日相关的弱口令；2.传输加密：线上查询与院内调阅全程使用经国家密码管理部门认可的算法加密传输；3.数据脱敏：线上预览模式对身份证号中间8位、过敏史、性病诊疗信息等高度敏感字段默认打码；4.防批量导出：单账号单日导出或打印病历超过20份的，系统自动告警并暂停该账号权限30分钟，由信息科人工复核后恢复；5.备份容灾：电子病历系统每日全量备份1次、每小时增量备份1次，异地容灾备份点与主中心直线距离按行业容灾建设惯例推算不少于30公里，确保本地机房故障时可快速恢复查询服务。7.2数据安全红线•严禁通过个人微信、QQ、网盘等外部渠道传输电子病历文件。病历传输必须走院内加密邮件或专用文件交换平台；违规一次即取消当年评优资格并按绩效考核扣分。•严禁将病历截图、照片上传至互联网公开平台。确有公示展示需求的，经宣传科审核后统一发布脱敏版本。•严禁私自保存、复制患者病历副本用于非工作用途。情节严重者，按《中华人民共和国个人信息保护法》有关规定，可能面临最高五千万元或上一年度营业额百分之五的罚款，并依法承担民事赔偿责任。7.3敏感信息分级管控敏感等级示例无授权访问后果管控措施高精神科病历、HIV检测结果、吸毒戒毒史、性病诊疗信息社会歧视、心理伤害、法律索赔独立权限域，调阅须病案室主任+医务科双审批中一般化验结果、诊断、用药信息隐私泄露、保险拒保风险常规岗位权限可调阅，全程留痕低挂号记录、一般体格检查数据骚扰营销风险仅客服、导诊岗位可查，禁止调阅病历全文流程控制示例：窗口经办人收取的身份证复印件若随意堆放，下一名申请人即可拍照窃取，进而用于冒名网贷。为此明确：申请人身份证复印件统一在办理完成后当班投入碎纸机销毁，不留存、不归档；对确需留存的授权委托书原件，单独存放于带锁文件柜，由病案室专人保管，保存期限不少于2年。八、收费与免费范围【定向句】收费是防止资源滥用的调节阀，不是创收手段——本部分把收费项目、免费情形全部列明，杜绝"随口报价"与"变相加价"。8.1收费项目与标准1.病历复印/打印费：按当地价格主管部门核定的标准执行（据行业了解，多数地区按A4每页0.5—1.0元区间核定），实际价格以本院收费窗口公示牌为准；2.快递费：由申请人承担，按快递企业公示价格到付；3.线上电子版首次下载免费；重复下载的平台服务费按医院公示标准执行（据行业同类平台测算，目前为2元/次）；4.窗口现场查阅病历目录、阅读已打印病历（不打印、不复制、不拍照）免费。•严禁收取任何形式的加急费、通道费、好处费。确有急诊抢救、司法诉讼等加急需求的，免费走绿色通道；查实收受费用的个人，按《医疗机构工作人员廉洁从业九项准则》及医院行风管理规定严肃处理，涉嫌违法犯罪的移送司法机关。8.2免费范围1.司法机关依法调取病历的首次复印服务；2.医保审核、司法鉴定等法定事项且由机构正式发函调取的；3.建档立卡贫困人口查询本人病历（凭有效证明）；4.低保、特困、优抚对象查询本人病历（凭相关证件）。8.3费用异议处理对收费有异议的：1.当场向窗口值班组长反映，10分钟内给予答复；2.对答复不满意的，向财务科物价岗位反映（电话见附件四），3个工作日内出具书面核查结果；3.查实多收费的，双倍退还差额并当面致歉；未多收的，出具书面说明。九、投诉与权利救济【定向句】投诉是服务改进的机会，不是对立——本部分将投诉按严重程度分为三级，每级都有判定标准、响应时限与处置权限，确保小事不过夜、大事有人管。9.1投诉分级响应机制等级判定标准响应时限启动权限处置原则三级（一般）服务态度不佳、超时未办结、收费标准解释不清1小时内响应，3个工作日内办结窗口值班组长现场致歉+立即整改+办结后电话回访二级（较重）病历内容错漏、查错病案号、重复收费、复印件质量不合格30分钟内响应，5个工作日内办结病案室主任核实原因+免费重办+对责任人按规定处理一级（重大）病历信息泄露、越权调阅查实、伪造材料骗取病历10分钟内响应，立即启动应急分管副院长停止相关操作+保护现场+48小时内报告卫生健康行政部门+对接司法程序9.2投诉渠道1.现场：病案室服务窗口"投诉直通车"柜台、门诊一楼导医台；2.电话：医院24小时投诉热线（见附件四）；3.线上：医院官网"投诉建议"栏目、微信公众号"服务评价"入口；4.信箱：门诊楼一楼、住院楼各设置实体意见箱，每日17:00开箱1次。9.3处理流程1.受理登记：投诉信息30分钟内录入投诉管理系统，生成受理编号并通过短信告知投诉人；2.调查核实：承办部门1个工作日内完成事实核查，形成书面调查报告；3.处理答复：按分级时限向投诉人书面答复处理结果与依据；4.改进复盘：每月汇总投诉数据报院务会；同一问题当月重复出现3次以上的，启动专项整改，整改方案纳入科室绩效考核；5.回访评价：办结后3个工作日内电话回访，满意度评价计入承办人员绩效。9.4外部申诉与法律途径1.对医院处理结果不满意的，可向属地卫生健康行政部门投诉举报；2.涉及病历内容认定的医疗争议，按《医疗纠纷预防和处理条例》申请人民调解或行政调解；3.涉及隐私侵权、信息泄露的，可依法向人民法院提起民事诉讼；涉嫌犯罪的，由司法机关依法处理。十、责任划分与追责条款【定向句】责任划分不是"找谁背锅"，而是把流程中每个节点的义务写清楚——四方各负其责，追责就追到具体经办人和审批人。10.1医疗机构的义务1.依法保障患者查询、复制病历的权利，不得以任何理由推诿、拖延，急诊抢救等紧急情况除外；2.妥善保存电子病历原始数据，保证病历的真实性、完整性与可追溯性；3.对工作人员开展病历信息安全培训，每人每年不少于2次，新入职人员上岗前必须完成1次培训并考核合格；4.按本告知书承诺时限提供服务，超时承担相应补救责任。10.2申请人（患者或代理人）的义务1.如实提供身份证明材料。伪造、变造证件或委托书骗取病历的，医院有权拒绝办理并移送公安机关处理，由行为人依法承担法律责任；材料真实但不会填写的，由窗口工作人员免费指导；2.妥善保管取得的病历资料，仅限用于申请表载明的用途，不得擅自传播；3.申请人对委托代理行为负责，受托人在授权范围内的行为视同申请人本人行为。10.3违规追责情形违规行为责任主体处理措施超时限未办结且无正当理由经办人员/科室绩效扣减、通报批评越权调阅、私自复制病历医务人员/员工暂停系统权限3—6个月、行政处分泄露患者隐私并造成不良影响当事个人依法承担法律责任，移送相关部门处理收受好处费、加急费等当事个人按廉洁从业规定从严处理，涉嫌违法犯罪的移送司法机关系统安全漏洞未及时修复信息科限期整改；造成数据泄露的，追究直接责任人与分管领导责任伪造材料骗取病历申请人拒绝办理、报警处理，依法追究法律责任十一、附则【定向句】附则部分解决"什么时候生效、谁说了算、怎么修订"三个落地问题——没有附则的告知书，发布之日就是争议开始之日。11.1生效时间本告知书自2026年1月1日起施行，原病历复印与查询相关须知同时废止。11.2解释权本告知书由医务科会同病案室负责解释。条款理解存在争议的，以卫生健康行政部门的意见为准。11.3修订机制本告知书每两年至少修订1次；期间遇法律法规调整的，自新法规施行之日起自动以上位法规为准。修订稿通过线上、现场两种渠道公开征求意见不少于7个工作日，采纳情况在修订说明中逐条反馈。11.4公示与告知义务1.本告知书全文在门诊大厅、病案室窗口、医院官网与微信公众号同步公示，修订后24小时内完成各渠道更新；2.住院患者入院时，责任护士在入院宣教中告知病历查询权利与本告知书的获取方式；3.患者或家属要求获取纸质版的，病案室窗口应当场提供，不收取费用。附件一：电子病历查询申请表（样表）字段填写内容申请编号（由窗口统一填写）患者姓名________患者身份证号________病案号________（住院患者必填）就诊时间范围从__年月日至年月__日查询病历类型□门诊□住院□急诊留观□体检□其他：______用途（勾选一项）□办理保险□司法诉讼□转诊会诊□个人留存□伤残鉴定□其他：______交付方式□现场纸质□线上电子版□快递纸质（到付）申请人姓名________与患者关系□本人□配偶□子女□父母□委托代理人□其他：______申请人身份证号________申请人联系电话138******声明本人承诺所填信息真实有效，仅将取得的病历资料用于上述用途，不用于其他目的，不擅自传播。（虚假申报须承担法律责任）申请人签字______日期：年月__日窗口审核意见□材料齐全，同意受理□需补正：____审核人：日期：年月__日调取记录调取内容：__共页调取人：复核人：__交付签收申请人签收：__交付方式：日期：年月__日附件二：授权委托书（样表）授权委托书•委托人姓名：________•身份证号：________•与患者关系：本人•受托人姓名：________•身份证号：________•联系电话：138******本人现授权受托人代为办理本人在XX医院电子病历的查询与复制事宜。授权查询范围（勾选）：•□全部病历资料•□仅限以下项目：__________________________•□仅限以下时间范围：从__年月日至年月__日授权期限：自__年月日至年月__日本人声明：受托人在上述授权范围内所实施的行为，均视为本人行为，本人承担由此产生的一切法律后果。•委托人签字（按手印）：________•受托人签字：________•日期：__年月__日附件三：查询服务事项一览表事项办理地点/渠道材料要求承诺时限收费门诊病历复印病案室窗口/线上身份证原件窗口2小时/线上24小时审核按公示标准住院病历复印病案室窗口身份证原件+病案号2小时