出勤管理执行标准

出勤管理执行标准我做人事行政相关工作快十年了，天天和出勤考勤打交道，见过太多因为标准模糊、执行随意闹出来的矛盾：员工觉得公司故意卡时间扣工资，公司觉得员工不遵守规则散漫偷懒，最后闹得双方都不痛快。其实好的出勤管理从来不是为了刁难谁，本质是给所有员工一个公平的工作环境，干多少活、守多少规矩，都有清晰的标准可依，不偏不倚，也留足人情味。接下来我就把我们经过多次打磨调整出来的出勤管理执行标准完整梳理清楚，无论是管理者还是普通员工，都能按这个标准执行，减少没必要的误会。1基础定义与适用范围讲执行标准之前，得先把最基础的概念说清楚，不然各说各话，标准就没法落地，这是所有规则的基础。1.1核心术语定义我们对所有出勤相关的行为都做了明确界定，避免模糊空间：第一，正常出勤，就是员工在规定的工作时间内，按要求到岗完成工作，符合流程要求的出勤记录；第二，迟到，指规定上班时间之后到岗，时间不超过30分钟的情况；第三，早退，指规定下班时间之前提前离岗，时间不超过30分钟的情况；第四，旷工，指未按规定请假或请假未获批，擅自不到岗，或者到岗后离岗超过4小时，又或者迟到、早退超过30分钟未提前说明的情况；第五，外勤，指员工因工作需要，在工作时间内离开公司办公场所办理公务的情况；第六，代打卡，指非本人完成打卡操作，委托或代替他人记录出勤的情况，不管什么理由，只要不是本人打卡都算违规。1.2适用范围本执行标准适用于公司所有全职正式员工、试用期员工、实习员工，所有执行标准工时制的岗位都必须严格按本标准执行。对于经劳动部门备案、公司提前约定的不定时工作制岗位（比如长期外勤的项目拓展岗位），可由部门负责人结合工作要求另行制定细化规则，报人事部备案后执行，核心要求不与本标准的基本原则冲突就行。讲完基础的范围和定义，接下来就是大家日常最常用到的正常出勤场景，这部分是标准的核心，每一个环节都有明确的要求，对所有人都一视同仁。2正常出勤场景的执行标准日常出勤的规则看似简单，很多矛盾就是细节没说清导致的，所以我们把每一步的要求都落得很实。2.1工作时间与打卡要求公司固定工时制的标准工作时间为工作日的上午九点到十二点，下午一点半到六点，午休一个半小时，周末双休，法定节假日按规定放假。所有员工每天需要完成两次打卡，分别是上班到达公司后打一次，下班离开公司前打一次，之所以要求两次打卡，其实不止是查有没有来，更是为了后续核算加班、调休的时候有准确记录，我见过太多员工因为只打一次卡，最后说不清自己加了多久班，白白吃亏，所以这个要求本质是保护员工的权益。打卡的方式目前支持人脸打卡、手机定位打卡两种，不管选哪种，都必须本人操作，严禁代打。这里我多说一句，好多熟人抹不开面子，帮同事代打，最后两个人都受罚，真的没必要，真的起不来或者赶不上，提前打个招呼按流程请假，比什么都强，别因为这点小事影响自己的考核。另外如果碰到设备故障、系统识别不出的情况，要第一时间告诉行政岗登记，不要不管不问，不然最后算成漏打卡就说不清楚了。2.2出勤记录的核对要求每个月月初的五个工作日内，人事部会把上个月所有员工的出勤记录整理好，发到每个部门的工作群里，同时也会一对一发到员工的企业微信上。员工收到之后，一定要自己核对一遍，有任何和实际情况不符的地方，要在三个工作日内向人事部提出修正申请，提供对应的证明材料，比如监控截图、领导的审批记录之类的，我们会在一个工作日内重新核实修改。如果超过三个工作日没有提出异议，就默认员工本人认可这份出勤记录，后续算工资、算考核都按这个来，主要是因为我们的记录只保留三个月，过了时间再找原始记录真的找不到，还请大家多理解，毕竟工资要按时核算发放，流程上总得有个明确的期限。日常情况的规则说清楚了，工作中总免不了各种突发的、特殊的情况，这部分最容易出问题，所以我们也制定了清晰的处理标准，既不影响工作，也不让员工为难。3特殊出勤场景的处理执行标准谁家里没点事，谁工作中没个突发安排，特殊情况不是违规的借口，但也不能不分情况一律处罚，所以分情况定了不同的处理标准。3.1外勤与出差出勤员工因为工作需要外出办公，必须提前一个小时在考勤系统里提交外勤申请，写清楚外出的目的地、办理的事项、对接人信息，经部门负责人审批通过之后才算有效外勤，正常核算出勤，不会算成旷工或者请假。如果是临时突发的外勤，比如领导临时安排你送材料去合作方，或者去处理突发故障，没办法提前申请，也要在出门前给部门负责人说一声，当天之内补完外勤申请，不能一声不吭就走。我之前就碰到过一个新员工，出去帮领导办事没说也没补申请，人事部算成旷工，最后员工觉得委屈，领导也尴尬，其实就是忘了走流程，所以这点一定要注意，走流程不是走形式，是避免误会最好的方法。出差的话，要求出发当天和返回当天都按正常出勤核算，途中的休息日按规定算出差补助，不会扣出勤工资，前提也是要提前提交出差审批单，注明出差时间和行程，回来之后及时销差，就不会有问题。3.2各类请假的出勤标准请假分不同类型，要求也不一样：事假是因个人私事需要请假，一般要求提前1天申请，请假1天以内由部门负责人审批，3天以内需要部门总监审批，超过3天需要副总审批，事假按实际请假天数扣除当日基本工资，这个提前说清楚，大家心里有数。病假的话，谁都免不了头疼脑热，要求一般是提供正规医疗机构开具的病假证明，急诊没办法提前开证明的，可以在生病之后3天之内补，不会卡着说没提前开就算旷工，我之前有个员工半夜急性阑尾炎发作，凌晨给领导发了消息，出院之后才补的假条和证明，我们完全按病假算，薪资也按规定给，不可能因为这种事为难人。年假、婚假、产假、丧假这些法定假期，只要提前按流程申请，提供对应的证明材料，我们都按规定给假，不会以工作忙为借口不批，这个是员工应有的权益，我们肯定会保障。3.3调班调休的出勤标准很多员工会因为个人事情需要调班，比如把下周的休息日和今天调换，或者用之前攒的加班存休调休，这个我们是支持的，要求就是提前1天提交调班申请，写清楚调班的时间，要有对应的存休工时或者对等的换班时间，不能调休时间比存休多，也不能先调休后补，必须经部门负责人审批，确保部门工作没人手缺口，同一个部门同一天调休的人数不能超过总人数的五分之一，避免没人干活拖慢项目进度，这个要求也是为了大家都能顺利准点下班，要是都凑在一起调休，留下的人就得扛所有人的活，对留下的人也不公平。有规则就会有违规，违规了怎么处理，不能管理者说罚就罚，必须有清晰的标准，同时也要给员工申诉的渠道，不能错怪任何人。4违规出勤的判定与申诉执行标准这部分我们的原则是，违规就按标准处理，有误会就按流程澄清，公平公开，不偏不倚。4.1违规行为的判定标准我们对不同程度的违规做了明确判定：迟到或早退1分钟到30分钟，判定为一般违规，记迟到/早退一次；迟到或早退超过30分钟，不到4小时，判定为较重违规，记旷工半天；迟到或早退超过4小时，没有请假审批，判定为严重违规，记旷工一整天；无故漏打卡，也没有及时说明情况补登，按迟到或早退对应时间判定；代打卡，委托方和受托方都判定为一般违规，各记一次；未请假或请假未批擅自不到岗，直接判定为旷工。4.2违规处罚执行标准处罚我们也分梯度，不会一次违规就重罚，给大家改正的机会：一个月内第一次迟到或早退，做口头提醒，不扣工资不记过，就是提醒你注意；一个月内累计三次及以上迟到早退，记书面警告一次，扣除对应迟到早退时长的工资，比如迟到十分钟，就扣十分钟的工资，不会说一次迟到扣半天工资，那种不合理的处罚我们不会做；旷工半天，扣除当日一倍工资，记书面警告；旷工一天，扣除当日两倍工资，记大过一次；一个月内累计旷工三天，或者一年内累计旷工十天，就符合劳动合同解除的条件，人事部会按规定办理解除手续，这个也是符合劳动法规的，不是我们随便定的。代打卡第一次，双方都记书面警告，第二次代打卡，双方都按旷工半天算，主要是代打卡破坏了公平性，对按时到岗的员工不公平，所以必须严管。4.3违规申诉的执行标准如果你对人事部的出勤判定有异议，完全可以申诉，这是每个员工的权利，要求就是在判定结果出来之后三个工作日内，向人事部提交书面申诉，写清楚你认为判定错误的原因，附上对应的证据，比如你打卡了系统没记录，可以提供你当时在公司工位的照片，或者领导的聊天记录，我们会重新调监控、查审批记录，三个工作日之内给你明确的答复，核实确实判定错误的，会立刻修正记录，撤销处罚，绝对不会错怪任何一个守规矩的员工。我做这么多年考勤，碰到过不少系统故障、记录错位的情况，只要员工及时提出来，我们都改了，所以大家有问题别憋着，按流程提就行。最后我也要说，所有的标准都是死的，执行的人是活的，我们定标准的目的是为了保障工作有序，不是为了约束员工的合理需求，所以执行的时候也要把握人性化的原则，而且标准本身也会跟着大家的需求不断调整。5执行标准的人性化调整原则5.1特殊场景的弹性放宽我们允许碰到极端特殊情况的时候放宽要求，比如上班路上碰到地铁故障、大面积堵车，或者家里突然有急事，比如老人摔倒、孩子发烧要送医院，这种没办法提前请假的情况，只要你出发前给部门负责人说一声，事后一天之内补完假条，我们都不算违规，不会卡着必须提前申请的要求，毕竟谁也不知道意外什么时候来，能理解的我们肯定理解。还有一些特殊群体，比如怀孕七个月以上的女员工，家里有重病老人需要日常照顾的员工，只要不影响本职工作，都可以申请每天半小时到一小时的弹性上下班，不用算请假扣工资，这是公司给的人性化关怀，本来就是应该的。5.2标准的定期优化机制这个执行标准不是定下来就永远不变的，我们每年都会组织一次员工意见征集，找各个部门的员工代表聊天，问问大家觉得哪里不合理，哪里需要调整，比如之前大家说早上打卡排队，我们立刻加了两台打卡设备，还开通了手机打卡的备选；之前要求请假必须纸质签字，大家都说线上审批方便，我们就改成了全流程线上审批，只要调整之后对大家都好，不破坏公平性，我们就会改，标准永远是服务于人的，不是反过来捆住人的。总的来说，这套出勤管理执行标准，核心就是十二个字：规则清晰、处罚公平、留足温度。我们从来没把出勤管理当成管着员工的工具，反而是希望通过清晰的标准，让大家都不用猜来猜去，