场地使用管理办法

场地使用管理办法我干园区行政后勤工作快六年了，经手最多也最让人头疼的事，就是园区内大大小小公共场地的使用协调。前两年没定下明确统一的规矩时，几乎每个月都能遇上两三起矛盾：要么是部门临时办团建占了多功能厅，别家早就预约好了客户发布会撞了场，两边闹得都不愉快；要么是活动办完大家一走了之，吃喝剩下的垃圾、布置剩的物料堆一地，保洁阿姨要打扫一两个小时，设备坏了也找不到责任人；还有人提前半个月占了场地，到日子不来也不吭声，白白浪费资源让真正急用的人用不上。一来二去，不少人明明想用园区的场地办活动，又怕闹心不敢约。为了把这块公共资源用好，保障所有人的公平使用权，我们行政部拉着物业、各部门员工代表开了三次座谈会，结合这几年踩过的坑、大家提的各类意见，整理出了这套场地使用管理办法，既定规矩也留余地，最终目的就是让大家能用得顺心、舒心。1总则明确整体规则框架和权责划分，是管好场地的基础，这部分先把大方向说清楚。1.1制定目的本办法的核心目的不是为了约束大家、卡大家的使用申请，而是三个：第一是保障所有符合条件的使用主体都能公平享有场地使用权，避免恶意占坑、不公平插队的情况；第二是维护场地公共环境和配套设施的完好，让这块场地能更长久地给大家提供服务；第三是明确各方责任，避免出了问题互相推诿，真遇上事能快速解决。简单说就是，定好规矩大家都方便，不然乱哄哄的谁都用不好。1.2适用范围本办法适用于园区内所有公共共享场地，包括一楼的多功能活动大厅、主楼各层的公共会议室、北门的户外共享草坪、天台休闲活动区，所有对内对外活动都要遵守这套规则。如果是各部门自己内部管辖的专用会议室，可以参照本办法调整制定自己的管理细则，有冲突的时候以本办法为准。1.3管理责任划分目前场地管理分三级负责：第一级是行政部，作为牵头管理部门，我本人作为专职的场地对接专员，负责日常预约登记、审批协调、使用巡查，大家有任何问题都可以直接找我；第二级是物业部，负责场地的日常保洁、公共设施的定期保养维修，以及突发情况的后勤支援；第三级是场地使用人，也就是申请使用场地的主办方，对使用期间的所有行为、安全、卫生负直接责任。三方分工明确，谁的事谁负责，不会出了问题找不到人。明确了整体的规则框架和责任分工后，大家最关心的无疑是怎么才能预约用到场地，接下来就对申请审批的全流程做明确规定。2场地预约申请与审批流程所有共享场地全部实行预约制，不接受不预约直接使用，这是最基本的前提，不然根本没法协调。2.1预约申请的基本要求预约分不同规模提前申请：如果是30人以下的小型活动，比如部门小会、小型分享会，至少提前1个工作日预约；如果是30人以上100人以下的中型活动，至少提前3个工作日预约；100人以上的大型活动，至少提前1周预约。最多可以提前1个月预约，不接受提前超过1个月的占坑预约，避免长期占着资源不用，其他人想用用不了。申请的时候需要说清楚这些信息：主办方是谁、联系人是谁、活动的基本内容、预计参与人数、需要使用哪些配套设施、有没有特殊布置要求，比如要不要搭台、要不要接额外电源。如果是园区外部单位来申请，或者是园区内部做盈利性质的商业活动，需要额外说明，我们会收取少量的场地成本费，这笔钱全部用来做场地维护和设备更新，绝对不会挪作他用，大家也都能理解。另外，违法违规、违反公序良俗的活动，一律不接受申请，这个是底线。2.2分级审批规则现在所有预约都走线上办公系统申请，填完信息提交就行，不用跑来找我签字。小型活动我会在1个工作日内给出回复，中型和大型活动需要走行政经理审批，最晚2个工作日也会给准信。审批通过后会给你发确认通知，活动开始前一天你再来我这里拿开门权限或者钥匙就行。如果多个申请者撞了同一时间段，我们按这个优先级排序：第一优先是园区内部的公益活动、员工集体活动，比如员工亲子日、爱心义卖这种；第二优先是园区企业的业务活动，比如招聘会、产品推介会、内部年会；第三优先是外部合作活动和商业活动。同一优先级的，按提交申请的先后顺序排，绝对不会走后门插队，规则透明大家都放心。2.3预约变更与取消规则如果预约之后要改时间，或者不用了，一定要提前至少1个工作日告知我取消，这样我还能把场地放出来给别人用。要是临时有事当天才取消，也麻烦你尽量早点说，别等到快开始了才说，白白浪费位置。要是遇上真的急事，临时要加场，只要场地没人用，我肯定会给大家协调，规矩是死的人是活的，特殊情况特殊处理。申请流程说清楚了，成功预约拿到场地使用权后，使用过程中需要遵守哪些行为规范，才能不影响他人、保障场地完好，这部分是管理的核心细节，我也结合之前踩过的坑跟大家说清楚。3场地使用行为规范3.1场地布置管理要求大家布置场地的时候，绝对不能在墙面、地面、天花板上乱钉钉子、打洞，也不能用普通强力胶贴东西，要是需要挂海报、挂横幅，我们行政部免费提供无痕胶和挂钩，用完之后一定要把自己贴的东西全部拆掉，恢复场地原来的样子，不能留下胶印或者破损。如果需要对场地做临时调整，比如移动一下桌椅，用完之后一定要移回原来的位置摆好。要是真的需要改动原有线路或者固定设施，一定要提前跟我说，我安排专业的物业师傅来弄，绝对不能自己动手乱扯电线、乱改结构，之前就有团队自己扯线把墙里的主线弄短路，害得整层楼停了半天电，影响了好多公司办公，这个教训真的要记。3.2公共秩序与环境卫生要求活动进行的时候，一定要控制噪音，工作日下午六点之后、周末晚上八点之后，就不要搞太吵的活动了，不然影响楼上加班的同事或者周边的住户，容易被投诉。抽烟必须到指定的室外吸烟区，绝对不能在封闭的场地里面抽烟，这个是硬性要求。活动产生的所有垃圾，一定要自己收拾干净，可回收和不可回收分类扔到园区指定的垃圾桶，吃剩的食物、奶茶这些绝对不能倒进洗手池或者地漏，之前有办茶会的团队把半桶奶茶倒进去，堵了下水道，疏通花了整整两天，还弄得整个楼层臭烘烘的，真的太折腾人。如果活动需要延长使用时间，一定要提前至少1个小时跟我说，我确认后面没人预约之后会给你延期，要是后面已经有别人预约了，麻烦你准时退场，别耽误下一家的活动，互相体谅一下。3.3配套设施使用要求场地里的音响、投影、话筒、桌椅这些配套设施，用完之后一定要关好电源、放回原来的位置，空调不用了随手关掉，别人走了还开一整天，浪费电不说，也加速设备老化。我之前就遇上过活动结束所有人走了，空调、投影开了整整一个周末，太浪费公共资源了。要是用的时候发现设备有问题，比如投影不出图像、话筒没声音，赶紧跟我说，我安排师傅过来修，别自己凑合用，小问题拖成大故障，最后还要赔偿，大家都不划算。行为规范说清楚了，除了日常行为约束，安全和维护是场地管理里不能松的底线，接下来明确这部分的要求。4安全管理与维护责任安全永远是第一位的，不管办什么活动，平平安安开始平平安安结束才是最重要的。4.1使用期间安全管理要求每个场地都有核定的最大承载量，比如一楼多功能厅最多容纳120人，绝对不能超员，挤得满满当当万一出点突发情况，大家疏散都不方便，太危险了。易燃易爆物品、有毒有害物品绝对不能带进场地，想搞氛围比如点蜡烛，全部用电子蜡烛，绝对不能用明火，之前有公司搞年会点真蜡烛，把桌布烧了个大洞，幸好发现及时没出大事，想想都后怕。活动结束所有人离开之前，一定要检查一遍，关好所有电器电源、关好门窗，确认没有遗留的安全隐患，我们行政每天下班也会巡查，但还是麻烦主办方自己多留心，毕竟你用了一天，最清楚情况。4.2维护责任划分责任划分说简单点就是：你用的时候弄坏的，你负责赔偿维修；正常用坏的，自然损耗的，我们负责。就是说正常开开灯用用投影，灯泡自然烧坏了，你不用管，我们自己换。要是你不小心把屏幕砸了，把墙面撞坏了，就按成本价赔偿，我们不会多要一分钱，就是换哪里修哪里的成本钱。日常的保洁我们物业会做，但要是你的活动弄得特别脏，比如户外办活动弄了好多酒水污渍、留下一大堆搭建废料，麻烦你自己清理干净，要是你没时间清理，我们可以帮你找保洁，收点工本费就行，这个提前说清楚，不会乱收钱。4.3突发情况处置要求要是使用过程中突然停电、设备故障或者水管漏了，别慌，场地门口就贴了我和物业值班的电话，打个电话我们十分钟之内肯定到，会尽快帮你解决问题。要是活动中出现人员受伤之类的意外，主办方先做紧急处理，打急救电话，我们会帮你协调园区的资源，开门引路送下去，大家一起把事情处理好。没有对应的违规处理机制，再好的规则也落不了地，不过我们的处理原则是教育优先、处罚为辅，充分给大家改错的机会，具体规定如下。5违规处理机制5.1一般违规的处置方式要是第一次违规，比如忘了收拾垃圾、超时十几分钟没提前说、不小心碰坏了小物件主动上报，我们就是口头提醒，不会处罚，谁都有忙昏头的时候，大家改了就行。第二次再犯相同的问题，我们会发书面警告，通报给主办方所在的单位。第三次再犯，我们会暂停你方一个月的预约资格，让大家好好记记规矩，毕竟给了两次机会了，也要对其他使用者负责。5.2严重违规的处置方式要是故意损坏设施拒不赔偿、用场地做违法违规的活动、三次以上预约了不来也不取消浪费资源、超员用火不听劝阻，这些都属于严重违规，我们会直接暂停你方半年以上甚至永久的预约资格，损坏财物的必须照价赔偿，出了安全问题全部由主办方负全部责任，这个没有商量的余地，丑话说在前头，真到这一步对谁都不好。以上就是这套场地使用管理办法的全部内容，说一千道一万，这套规矩本质上不是为了管着大家，反而是为了让更多人能公平顺畅