2026年慈善捐赠物资使用告知书

2026年慈善捐赠物资使用告知书××慈〔2026〕×号各捐赠人、受益人及社会公众：为保障捐赠人知情权、受益人受助权益和社会公众监督权，依据《中华人民共和国慈善法》《中华人民共和国公益事业捐赠法》《慈善组织信息公开办法》及本会章程，××慈善总会（以下简称"本会"）现将2026年度慈善捐赠物资的接收、保管、分配、使用、处置及公开监督等事项告知如下，请社会各界对照监督。一、总则慈善捐赠物资的每一笔流转都必须经得起法律检验、账目核对和公众追问。本章明确本告知书的依据、适用范围和本会必须履行的核心义务，是捐赠人行使知情权、监督权的直接凭据。1.1制定目的与依据本告知书用于规范本会及各分支、代表机构在2026年度接收的捐赠物资（含食品、衣物、被褥、生活用品、文具、家电、药品、医疗器械、应急救灾物资等实物资产）全流程管理。法律依据为：•《中华人民共和国慈善法》•《中华人民共和国公益事业捐赠法》•《慈善组织信息公开办法》•本会章程及物资管理相关内部制度1.2适用范围本告知书适用于以下主体和行为：•直接向本会捐赠实物的自然人、法人和其他组织；•本会委托执行公益项目的合作机构；•参与物资接收、仓储、分配、发放、审计的全部工作人员和志愿者；•受益人和潜在受益人。1.3工作原则与核心承诺本会2026年度物资管理工作执行四项原则，并向社会作如下承诺：•合法合规：所有物资的接收、使用均严格执行国家法律法规，主动接受民政部门和其他监管部门的监督检查。•尊重意愿：定向捐赠物资严格按照捐赠人约定的用途、地区和受益对象使用；确需改变用途的，必须事先征得捐赠人书面同意。•专物专用：每一批物资从接收到送达受益人的全过程专账管理，任何单位和个人不得截留、挪用、私分。•公开透明：物资接收和发放信息按规定时限在本会官网、公众号和全国慈善信息公开平台（慈善中国）公布，捐赠人可随时查询本人物资去向。二、捐赠物资的接收与登记物资在进入本会大门的那一刻即产生法律责任。本会以"先验收、后入库、再开票"的刚性流程锁定每一批物资的来源、品质与数量，杜绝来源不明、品质不合格的物资流入救助环节。2.1捐赠意向受理捐赠人可通过以下渠道提出捐赠意向（联系方式详见本告知书第九章）：•本会官网"我要捐赠"专栏；•捐赠热线：0531-******；•直接到本会办公室（地址见第九章）现场捐赠。工作人员应当在接到捐赠意向的当日完成初步登记，登记内容包括：捐赠人姓名或名称、联系方式、物资品名、数量、来源、新旧程度、预计送达时间。对明显不符合接收标准的物资（如过期食品、散装药品、来源不明的二手衣物），应当当日明确告知捐赠人不予接收并说明原因。2.2接收标准与验收要求实物验收由办公室、仓储部门共同执行，按以下标准逐项查验。验收不合格的物资一律不得入库：物资类别接收标准查验要点预包装食品标签完整，剩余保质期不少于30天生产日期、保质期、生产许可证编号、包装密封性新鲜果蔬等生鲜食品当日或次日可完成发放的方可接收外观新鲜、无腐烂变质、运输冷链情况衣物、被褥全新或九成新以上，已清洗消毒无明显污渍、破损、异味，无传染病源接触史家用电器、电子产品通电测试功能正常插电试机、配件齐全、无明显安全缺陷书籍、文具内容健康、完整可用无缺页、无涉非法内容、无严重涂写药品、医疗器械仅接收合法药品生产、经营企业捐赠的整批合格产品批号、批准文号、注册证、有效期不少于6个月应急救灾物资帐篷、睡袋、照明设备、保暖物资等，须功能完好现场开箱测试，配套件齐全预包装食品剩余保质期设定为不少于30天，是因为物资从入库、分配、运输到送达受益人仍需时间，若入库时即临期，极易在发放前过期报废。低于30天的食品，除非捐赠人已对接好明确的受助对象且能保证在保质期内送达，本会不予接收。2.3价值确认与票据开具•捐赠人能提供购买发票或市场价格证明的，按凭证金额确认价值；•无法提供凭证的，由本会办公室、财务部、监事会各派1人组成价值评估小组，按同类物资公允价值确认；价值难以确定的，委托有资质的第三方专业机构评估。•本会自物资验收入库之日起10个工作日内，向捐赠人开具合法、有效的捐赠票据（电子或纸质），作为捐赠人依法享受公益性捐赠税前扣除政策的凭证。捐赠人未提供联系方式的，票据由本会妥善保管，待捐赠人联系后补领。2.4入库登记与台账管理验收合格的物资，由库管员当日逐笔登记入《捐赠物资接收登记表》（样表见附件A），登记信息包括：捐赠人、物资名称、规格、数量、生产日期、保质期、接收日期、经办人。登记信息当日同步录入物资管理电子台账。财务部应当在物资入库后5个工作日内完成账务处理，做到财务账、实物账、实物三者一致。物资因故退回捐赠人或转由其他机构接收的，必须经办公室书面批准并保留完整流转记录。2.5特殊物资的接收约定•大额或特殊物资：单批物资估值超过人民币5万元的，或属于药品、医疗器械等特殊品类的，本会与捐赠人协商签订书面捐赠协议，明确品种、数量、价值、用途、交付时间、使用情况和反馈方式。协议文本按档案管理规定归档保管。•定向捐赠物资：单独登记、单独存放、单独核算，任何人不得变更其既定用途。•境外捐赠物资：按海关和出入境检验检疫有关规定办理入境手续，验收合格后方可入库。•易燃易爆、危化品、过期药品、来源不明或法律法规禁止流通的物品：一律拒绝接收，并向捐赠人说明法律依据。三、捐赠物资的仓储与保管仓储环节是物资"受潮变质、损毁、失窃"三大风险的高发地带。本章以"分区、定检、预警"为管理骨架，确保每一件物资在库期间品质不降、数量不减、账实相符。3.1库房条件与分区管理•库房应当通风、防潮、防雨、防晒，门窗完好可锁闭，配备消防器材、防鼠防虫设施和温湿度计。•物资按类别分区存放，设置明显标识牌。食品区必须与清洁剂、杀虫剂、化工类物品分库或分室存放；被褥衣物区保持干燥并采取防尘、防霉措施。•食品存放严格执行"隔墙离地"要求——距墙不少于10厘米、距地不少于10厘米，防止墙面潮气和地面湿气直接侵蚀包装。•库房内严禁吸烟、使用明火和违规使用大功率电器；灭火器每月由安全管理责任人检查一次压力表，确保随时可用。3.2在库物资的日常养护库管员每日上午上班后、下午下班前各检查一次库房环境并如实记录（记录表见附件C）。一般物资库房以温度不高于30℃、相对湿度不高于70%为宜；超过上述范围时应当采取通风、除湿、降温措施并将处理结果记录在案。湿度失控的风险链条为：库房潮湿→纸箱受潮软化、食品包装结露→食品霉变→霉菌孢子污染同批次相邻物资→发放后引发受益人食物中毒→健康损害并酿成舆情事件。阻断点即为每日两次温湿度记录、每月实物抽检和临期物资预警（见3.4）。3.3盘点与账物核对•库管员每日登记收发流水，做到账、卡、物随时一致。•每月25日至月末，由库管员进行月度自盘，核对本月所有出入库记录和库存余额。•每季度末，由财务部牵头、监事会派员参加，对库存物资进行全数盘点，抽查比例不低于30%，重点核对食品类物资的保质期状态。•盘点发现盘盈、盘亏的，相关责任人在2个工作日内查明原因并作出书面说明，经分管领导审批后调整账目；属于失职失责导致损失的，按第七章责任追究处理。严禁以"账面调整"方式掩盖物资短缺问题。3.4临期、变质、破损物资的预警与隔离•库管员每月1日导出库存明细，标记未来90天内即将到期的物资，编制《临期物资清单》报办公室，统一安排优先发放或按第五章程序处置。•发现疑似变质、破损、污染的物资，应当立即移入隔离区，悬挂"待处置"标识，停止发放，并在2个工作日内由办公室组织核查处置。•隔离处置期间任何人不得擅自将问题物资流出库房。四、捐赠物资的分配与使用本章是全文件的执行核心，具体回答"物资发给谁、按什么顺序、由谁批准、如何留痕"四个问题。任何一笔发放都必须同时满足条件审查和证据留痕两项要求，缺一不可。4.1分配原则•需求导向：以受益人的实际困难程度和紧急需求为分配依据，不搞平均主义、不按人头摊派。•救急救困：生命健康安全受到威胁的情形优先保障。•尊重意愿：定向捐赠严格按捐赠人书面约定执行。•程序公开：发放对象名单和标准在发放前公示，急难情形可先发放后公示。4.2分配对象与优先次序物资发放按以下三个等级确定优先级：等级适用情形判定标准启动权限处置要求P1自然灾害、事故灾难等突发事件中的紧急救助应急响应启动，或基层单位报告有群众生命安全受到直接威胁应急状态由现场负责人先行决策后补报24小时内完成首批物资发放，手续后补P2低保对象、特困人员、困境儿童、残疾人、孤寡老人等日常救助依据民政部门和街道（乡镇）认定名单项目实施部门负责人审核，分管会领导审批按计划批次发放，全程留痕P3助学、助医、乡村振兴等公益项目配套物资项目方案经理事会审议通过随项目方案一并审批按项目进度发放，纳入项目报告P1级应急发放的判定权限不宜过度收拢，否则会贻误救助时机；但如果所有发放都不设审批门槛，又会为优亲厚友开口子。因此本会明确：P1级可先发后批，但必须在48小时内补齐审批手续，否则相关责任人承担全部责任。4.3发放审批与公示P2、P3级发放执行"名单—审批—公示—发放"四步流程：1.项目实施部门根据救助对象台账拟定发放方案，包括：受益人名单、物资品名数量、发放时间地点、现场组织方式。2.发放方案报分管会领导审批。3.审批通过后，在发放地和本会官网同步公示，公示期不少于3个工作日；公示内容包括受益人姓名（脱敏处理）、物资种类、数量标准、发放时间地点。4.公示无异议后组织发放。收到实名异议的，应当在3个工作日内核查并答复异议人，核查期间暂缓发放相关物资。4.4现场发放与签收•发放现场设置"发放登记处"，由2名以上工作人员（含1名志愿者或第三方见证人）共同负责，受益人本人凭身份证领取；本人不便到场的，可委托家庭成员代领，代领人须出示本人身份证和受益人身份证明。•现场逐人核验身份、逐笔登记物资名称和数量，受益人（或代领人）在《捐赠物资发放签收表》（样表见附件B）上签字并按手印。•发放过程应当拍照或录像留存，内容涵盖物资全景、发放过程、签收环节。签收表作为会计凭证附件，按档案管理规定长期保管。签收环节之所以必须签字按手印并拍摄影像，是因为签收记录是物资最终到达受益人的法律证据，也是审计核验链条的最后一环；缺少签收凭证，整条物资流向追溯即告中断，无法向捐赠人和社会公众交代。4.5应急状态下的快速发放•遭遇自然灾害等紧急情形时，本会启动应急物资发放"绿色通道"：物资可不等待常规审批，由现场负责人按预案先行组织发放，发放同时用手机拍照留痕、记录领取人信息和联系方式。•发放结束后48小时内，补录发放台账、补办审批手续并公示发放汇总情况。•应急结束后10个工作日内，由监事会对应急发放全过程进行专项核查，核查结果归档并向社会公开。4.6禁止事项与责任•严禁截留、挪用、贪污、私分捐赠物资。违者由本会纪检部门会同监事会立案调查，责令退回物资或赔偿损失；涉嫌违法犯罪的，移送司法机关处理。单位或个人确有物资需求的，应当按市场价格向本会购买，所得价款全部纳入捐赠收入管理。•严禁在发放对象确定中暗箱操作、优亲厚友。发放对象一律以民政部门认定名单和公示结果为依据，禁止任何个人以"口头指示""临时圈定"方式指定受益人。•严禁以任何名义向工作人员发放捐赠物资作为"补贴""辛苦费"或变相福利。工作人员在现场执行任务所需的工作餐、交通等费用，一律由本会自有经费列支。•严禁将捐赠物资用于营利性经营活动或拆解转卖牟利。物资确需变卖的，一律按第五章程序办理。4.7发放后回访与效果核验•每次集中发放后30日内，由监事会组织回访，抽查比例不低于发放总数的5%，通过电话询问、实地走访等方式核实受益人是否如实足额收到物资。•回访发现"账实不符、数量短少、冒名领取"等问题的，按7.4责任追究条款处理，并向捐赠人通报处理结果。•回访记录和影像资料归档保存，作为年度审计和信息公开的支撑材料。五、捐赠物资的后续处置捐赠物资并非只有"直接发放到人"一条出路。对于不适用、临期、变质或捐赠人同意变卖的物资，本会按"先认定、后批准、再处置"的程序办理，处置结果向捐赠人反馈并向社会公开，绝不让受助物资在仓库里烂掉，也绝不让处置过程成为灰色地带。5.1处置情形属于下列情形之一的物资，进入处置程序：•因受助对象需求变化，不再适用的物资；•剩余保质期不足90天，且无法在保质期内完成发放的物资；•在库期间发生变质、破损、污染的物资；•捐赠人在捐赠协议中约定可灵活处置的物资；•法律法规禁止或限制流通的物资。5.2处置方式与程序物资处置按以下顺序选择方式：•优先转赠：经捐赠人书面同意，将物资转赠给其他慈善组织或公益机构继续用于公益目的。转赠时办理书面交接手续，交接清单一式两份，双方签字盖章。•确保变卖公开化：确实需要变卖的物资，由办公室提出评估意见，经监事会审核并报理事会批准后，按公开方式变卖（公开竞价、协议转让或依法拍卖）。变卖所得全部用于与原捐赠目的相同的公益用途，任何单位、个人不得截留。变卖过程和结果在本会官网公示。•严禁将变质、过期、破损物资以任何形式发放给受益人，或以"福利""纪念品"名义处理给无关人员。5.3过期及报废物资处理•过期、变质、破损物资由库管员填制《物资报废清单》，注明品名、数量、入库时间、报废原因，经财务部和监事会会签后，由2名以上工作人员共同见证销毁（剪毁、拆解或交由专业机构处置），销毁过程拍照留存。•报废审批和销毁影像资料归入当年度物资管理档案，保存期不少于5年，接受捐赠人查询和审计检查。5.4项目结余物资处理项目执行完毕后仍有结余物资的，经办公室核实、捐赠人书面同意后，用于本会其他相同或相近目的的公益项目；无法继续使用的，按5.2、5.3条程序处置。任何情况下不得将结余物资私下分配给工作人员或相关合作单位。六、信息公开与捐赠人查询慈善公信力的地基是知情权。本章明确捐赠人和社会公众"可以在哪里查、能查到什么、多久更新一次"，让每一箱物资的去向经得起追问。6.1公开渠道•本会官网"捐赠信息公开"专栏；•本会微信公众号同名专栏；•全国慈善信息公开平台（慈善中国）；•本会年度工作报告和年度审计报告。6.2公开内容与更新时限公开内容更新时限公开形式物资接收情况（品名、数量、捐赠人公示信息）每周更新一次官网专栏、公众号物资发放情况（批次、对象类别、数量、流向地区）发放完成后7个工作日内官网专栏、公众号年度慈善财产使用报告每年3月31日前公布上一年度报告官网全文公开年度审计报告每年3月31日前公布上一年度审计报告官网全文公开变卖、转赠、报废等处置信息处置完成后10个工作日内官网专栏捐赠人不同意公开姓名或名称的，公开信息中以"爱心人士""匿名企业"替代，本会留存真实身份信息备查，未征得同意不得对外披露。6.3定向捐赠专项反馈•定向捐赠物资发放完毕后30日内，本会向捐赠人提交书面运用情况报告，内容包括：受益人范围及人数、物资发放明细、现场影像、剩余物资情况及处置安排。•项目实施周期超过6个月的，每半年向捐赠人书面通报一次进度。•捐赠人要求实地查看物资使用情况的，本会在10个工作日内作出安排。6.4捐赠人溯源查询•捐赠人可凭捐赠票据编号、捐赠登记时预留的手机号码在本会官网"捐赠查询"栏目查询本人捐赠物资的流转记录，查询结果覆盖"接收登记→入库→出库→分配→签收"全过程。•查询结果与实际不符的，捐赠人可向本会办公室提出书面复核申请，本会自受理之日起10个工作日内书面答复核查结果。七、监督与投诉举报没有追责就没有公信力。本章公开内外部监督机制，并明确每一条线索的处理时限和升级路径，凡是实名反映的问题件件有着落、事事有回音。7.1内部监督机制•监事会监督：监事会每季度听取一次物资管理工作报告，重点审查发放审批程序、库存台账和抽查回访记录。•内部审计：2026年度安排两次物资专项审计，分别在6月、12月进行，专项审计报告报送理事会和业务主管单位。•财务监督：财务部每月核对实物账与财务账，发现差异立即启动核查程序。7.2外部监督机制•主动接受民政、财政、审计等部门的监督检查，按要求提供全部台账、凭证和影像资料。•接受捐赠人、受益人、志愿者和社会公众的日常监督。任何单位和个人发现本会物资管理工作存在违规行为，均可按7.3条进行投诉举报。•对本会合作公益机构的物资执行情况，本会每年开展不少于1次实地巡查，巡查报告存档备查。7.3投诉举报渠道与办理时限投诉举报渠道如下：•监督电话：0531-******（工作日9:00—17:00）；•电子邮箱：jubao@×××.；•来信来访：××省××市××区××路××号××慈善总会监事会收，邮编：2500××。办理时限承诺如下：1.收到投诉举报当日完成登记，填写《投诉举报受理登记表》（样表见附件F）；2.自登记之日起5个工作日内完成核查并向反映人答复办理情况；3.线索复杂确需延长核查时间的，经秘书长批准可延长至15个工作日，延长期内每5个工作日向反映人通报一次进展；4.涉及重大违法违规线索的，24小时内向理事会和业务主管单位报告，同时启动专项调查。7.4责任追究与举报人保护•经查实存在违规行为的，由本会责令退回物资或赔偿损失，对直接责任人视情节给予警告、记过、解除聘用等纪律处分，涉及违法犯罪的移送司法机关。•对在监督中发现问题、主动报告的单位和个人予以表扬保护；对打击报复举报人的行为，一经查实从重处理。•参与核查工作的人员不得泄露举报人身份信息，违反保密规定造成严重后果的，依法依规严肃追责。八、2026年度物资管理工作安排制度靠执行落地。本章将全年物资管理动作固化为时间表，每一项工作均有完成节点、责任部门和验收标准，避免"年初部署、年底交账"的空转。8.1年度工作台账时间节点工作事项责任部门完成标准1月开展库存物资专项清理，处置全部已过期、临期30天内物资办公室、财务部提交清理处置报告1月31日前发布本年度物资使用告知书办公室官网全文公开3月31日前公布2025年度物资使用报告和审计报告办公室、财务部官网全文公开4月30日前库房防风、防雨、防汛专项排查办公室排查整改记录归档6月30日前上半年物资管理专项审计监事会、财务部出具专项审计报告6月30日前信息化台账上线，实现物资条码管理办公室、财务部系统验收合格6月30日前库管员、发放员年中技能培训并考核办公室培训考核记录归档9月30日前秋季备灾物资储备盘点与补充办公室储备物资清单更新11月30日前冬季防寒物资募集与发放高峰保障项目实施部门重点地区物资覆盖率达标12月20日前全年物资盘点及下半年专项审计财务部、监事会出具年度盘点报告12月31日前编制2026年度物资使用情况年度报告办公室、财务部提交理事会审议8.2人员培训与上岗要求•一季度：组织全体工作人员参加慈善法规和物资管理规范培训，不少于2学时，重点学习《中华人民共和国慈善法》相关条款和本告知书。•二、三季度：对库管员、发放入员开展岗位技能培训，不少于4学时，内容包括温湿度控制、消防器材使用、食品保质期查验、签收登记实务、应急发放流程。•培训结束后统一考核，考核合格者方可独立从事物资收发工作；考核不合格者安排补训，补训仍不合格的调离物资管理岗位。培训记录和考核成绩归入个人人事档案。8.3信息化建设安排•2026年6月30日前，完成物资管理电子台账系统上线，实现每批次"接收—入库—出库—发放—签收"全链条条码追溯。•过渡期（2026年1月1日至6月30日）纸质台账和电子台账并行，重点核对两套数据的一致性；7月1日起统一使用电子台账，纸质记录按月归档。•电子台账数据每日自动备份，任何修改均留存历史版本和操作记录，确保追溯链条完整、不可篡改。九、联系方式与文件效力本章汇集本会物资管理工作的全部对外联系方式和本告知书的效力说明，供捐赠人、受益人和社会公众保存备查。9.1联系方式事项渠道联系方式捐赠咨询与意向受理捐赠热线0531-******捐赠物资发放入户项目实施部门0531-******信息公开查询官网www.×××.投诉举报监督热线0531-******来信来访地址××省××市××区××路××号，邮编：2500××9.2文件效力与解释权•本告知书自2026年1月1日起施行，由本会办公室负责解释。•本告知书内容如与国家法律法规、政策文件不一致的，按国家相关规定执行。•本会此前公布的制度与本告知书不一致的，以本告知书为准；对本告知书未尽事项，按法律法规和本会章程执行。附件A捐赠物资接收登记表序号捐赠人物资名称规格/数量生产日期保质期至经手人1张某某大米5kg×200袋2025.12.102026.12.09李某某2××科技有限公司医用外科口罩50只×500盒2025.11.202028.11.19李某某3匿名爱心人士棉被1.8m×2m×100床不适用不适用王某某4注：本表一式两份，一份由库房留存，一份随物资入库单据移交财务部；捐赠人要求匿名的，在捐赠人栏填写"匿名爱心人士"。附件B捐赠物资发放签收表序号受益人姓名身份证号物资名称及数量领取日期受益人签收备注1刘某某3701********1234大米5kg×1袋、棉被1床2026.02.10刘某某（手印）2赵某某3701********5678大衣1