2026年信息管理部员工离职保密管理规定

2026年信息管理部员工离职保密管理规定版本号：V1.0生效日期：2026年1月1日适用范围：信息管理部全体在岗人员（含正式员工、试用期员工、劳务派遣人员、项目驻场服务人员）1.总则为规范部门员工离职全流程管理，筑牢公司信息资产安全防线，维护公司与员工双方合法权益，构建稳定、顺畅的劳动关系衔接机制，依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》等国家相关法律法规，结合信息管理部核心业务场景与岗位特性，制定本规定。本规定覆盖所有与信息管理部建立劳动、劳务、服务关系的人员，无论何种原因离开岗位、解除或终止合作关系，均需严格遵守本规定明确的流程要求与行为准则。离职管理工作遵循三项核心原则：一是合法合规原则，所有流程设置与操作均严格符合法律法规要求，充分保障员工的法定权利，杜绝违法设置离职门槛、克扣员工合法报酬等行为；二是闭环管控原则，对离职申请、审批、面谈、交接、结算全流程节点留痕，实现工作交清、资产交清、权限交清、责任交清的“四清”目标；三是风险前置原则，针对信息管理部岗位接触核心系统、核心业务数据的特性，将信息资产保护要求嵌入离职全流程，提前识别、处置潜在的数据泄露、系统破坏、资产流失风险。信息管理部综合管理组牵头负责离职流程的整体统筹，人事行政部、财务部、信息安全运维组、合规岗按各自职责承担对应环节的审核与管理责任，各级管理人员对管辖范围内员工的离职交接完整性承担管理责任。2.离职分类本规定将离职情形划分为四类，不同类别离职的流程优先级与风险管控等级对应调整：（1）主动离职：指员工因个人职业发展、个人事务安排等自身原因，主动提出解除劳动关系或劳务关系，或劳动合同/服务协议到期后，员工个人明确表示不再续约的情形。此类离职为常规离职类型，按标准流程执行，根据岗位信息资产接触等级匹配对应的管控要求。（2）被动离职：指公司依据规章制度与管理权限，因员工绩效不符合岗位要求、违反公司合规要求、劳动合同/服务协议到期公司决定不续约、组织架构与业务调整优化等原因，提出解除或终止劳动关系、劳务关系的情形。其中因严重违反合规要求被解除关系的人员，纳入高风险离职范畴，执行升级管控流程。（3）协商一致离职：指劳动关系/劳务关系双方经平等、自愿沟通，就离职时间、交接安排、相关补偿等事项达成一致，共同决定解除关系的情形。此类离职按双方签署的协商一致协议约定的节点推进流程，兼顾效率与风险防控。（4）法定情形离职：指员工达到法定退休年龄、身故、丧失民事行为能力等法定情形，导致关系自然终止的情形。此类离职由部门综合管理组牵头，主动对接员工家属或法定代理人完成后续事项处理，充分体现人文关怀，同时按要求完成信息资产回收与权限清理。3.申请时限不同岗位类别的人员提出离职申请，需满足对应的提前告知时限要求，确保交接工作充分完成，保障系统运行与业务连续性：（1）普通操作岗（含IT服务台坐席、桌面运维岗、文档归集岗、行政对接岗等仅接触通用办公权限、无核心系统操作权限的岗位）：正式在岗人员主动离职需提前30天通过公司官方办公系统提交书面申请，试用期人员需提前3天提交申请。（2）核心技术与管理岗（含数据库运维岗、核心系统开发岗、网络安全岗、云平台运维岗、数据治理岗、各级管理岗、项目主管等接触核心系统管理权限、核心业务数据的岗位）：正式在岗人员主动离职需提前45天通过公司官方办公系统提交书面申请，试用期人员需提前7天提交申请。（3）被动离职情形下，公司按法律法规要求的时限提前告知员工，涉及严重违反合规要求可即时解除关系的，在告知员工的同时同步启动离职流程。（4）协商一致离职的申请与启动时限，以双方签字确认的协商协议约定为准，原则上核心岗位交接周期不得少于7个工作日。（5）法定情形离职的，由部门综合管理组在知晓相关情形后3个工作日内启动离职流程。（6）若员工因法律法规规定的可即时解除关系的情形提出离职，不受上述提前告知时限限制，流程从快办理，不得设置任何阻碍。核心岗位员工因特殊情况申请缩短交接周期的，需经部门负责人与信息安全运维组共同评估，确认信息资产可完整回收、无相关风险后，可适当调整交接时长。4.审批流程所有离职申请均需通过公司官方办公系统提交，附本人签字确认的申请扫描件，不接受口头、私人社交渠道发送的离职申请。审批流程按以下节点推进，每个节点需在规定时限内完成审核：（1）直属领导初审：直属领导在收到申请后3个工作日内完成审核，核对申请信息真实性、预计离职时间合理性、员工手头推进的核心项目进展，评估岗位空缺对业务的影响，签署初审意见后提交上一级。（2）部门负责人复审：部门负责人在收到初审意见后2个工作日内完成审核，结合部门整体工作安排，确认交接周期是否满足工作衔接需求，签署复审意见后转相关职能部门。（3）职能部门合规校验：人事行政部在1个工作日内校验员工是否存在未履行的培训服务期约定、未处理的合规记录；信息安全运维组同步对岗位风险等级进行预判，针对高风险岗位提前启动操作监控。（4）分管领导终审：相关材料提交至分管领导后2个工作日内完成终审，终审通过后系统自动生成标准化离职流程单，推送至所有对接人员启动后续环节；终审未通过的，需明确注明原因，由直属领导与员工沟通调整相关安排。审批期间，员工需正常履行岗位职责，不得擅自中断工作、不得违规转移或删除工作相关资料，各级管理人员不得刻意拖延审批时限。5.离职面谈离职面谈按分层级、全覆盖的原则开展，充分了解员工诉求，明确相关义务要求，面谈过程需客观记录，留存归档：（1）直属领导面谈：在初审通过后2个工作日内完成，沟通内容包括员工离职的真实原因、手头工作的核心卡点、对部门工作优化的建议，同步告知员工离职全流程的安排与时间节点，提醒员工需遵守的信息保护义务。（2）信息安全专员面谈：核心岗位员工必须参与，普通岗位员工按不低于30%的比例抽谈，在流程启动后3个工作日内完成。沟通内容包括核对员工名下所有系统权限、领用的信息存储介质、持有的技术文档清单，明确权限回收的时间节点与要求，告知违规留存、传输、使用公司信息资产需承担的法律责任。（3）人事专员面谈：在所有交接环节完成前1个工作日内开展，核对员工考勤记录、薪资核算标准，明确社保公积金停缴与转移安排，对签署过竞业限制约定的员工，明确告知竞业限制是否启动、履约要求、补偿标准与违约情形，解答员工关于离职流程的相关疑问。针对高风险离职人员（严重违反合规要求被解除关系的），面谈需安排2名及以上工作人员在场，全程做好书面记录，重点告知解除关系的依据、信息资产返还要求、违规责任，员工拒绝签字确认面谈记录的，由在场工作人员共同注明情况，将记录归档留存。面谈过程中需充分听取员工的合理诉求，对符合政策要求的诉求要及时响应解决，不得刁难员工。6.交接管理交接工作是离职流程的核心环节，严格执行“谁经手、谁负责，谁接收、谁核验，谁监交、谁把关”的责任机制，确保交接无遗漏、无风险：（1）工作事项交接：员工需梳理手头所有工作内容，形成标准化工作交接清册，包括：正在推进的项目进度文档、需求台账、测试报告、故障处理记录、内外部对接人员清单、待办事项优先级与时间节点、历史归档资料存储位置等内容。交接过程由直属领导担任监交人，接岗人员对照清册逐一核对，确认所有文档可正常访问、待办事项清晰无遗漏后，三方共同签字确认。普通岗位工作交接周期不少于3个工作日，核心岗位不少于7个工作日。（2）信息资产交接：一是实体资产交接，员工需将领用的办公电脑、移动硬盘、U盘、加密密钥、门禁权限卡、纸质技术文档、运维记录台账等全部上交，由部门资产管理员逐一核对资产编号与状态，对上交的电子设备，由信息安全运维组使用专业工具开展全盘扫描，核查近30天内的文件操作日志，确认是否存在批量复制、传输工作数据到外部设备或平台、违规安装恶意软件、删除系统文件等异常操作。二是虚拟权限交接，员工需列明本人持有的所有系统账号与权限清单，覆盖服务器登录权限、数据库操作权限、业务系统后台权限、网络设备管理权限、云平台账号、代码仓库权限、内部知识库权限、企业办公账号、工作邮箱等，由信息安全运维组在员工最后工作日18点前完成所有权限的冻结与注销，核心系统权限回收需完成二次交叉校验，确保无遗留的临时账号、非授权账号，操作日志永久留存。（3）财务事项交接：员工需配合部门内勤完成备用金核销、未结清报销款项核对、资产损坏赔偿确认等事项，确保财务往来清晰无遗留。交接过程中若发现资料缺失、数据异常、资产损坏等情况，立即暂停离职流程，上报部门负责人开展核查，问题未查清、责任未明确前，不得进入后续结算环节。接岗人员需认真核验交接内容，因核验不仔细导致后续出现工作断层、资产损失的，需承担相应责任。7.多部门会签所有交接工作完成后，启动多部门会签环节，每个会签节点需在1个工作日内完成审核，审核有问题的需一次性告知需补正的内容，不得无故拖延：（1）所在部门审核：由部门负责人确认工作交接、信息资产交接全部完成，无未了结的工作事项，签署确认意见。（2）信息安全运维组审核：由信息安全组负责人确认所有系统权限已回收完成、电子设备与存储介质已完成安全核查、未发现数据违规操作的异常痕迹，签署确认意见。（3）资产管理岗审核：确认员工名下所有领用的固定资产、低值易耗品全部归还，账实相符，无未处理的资产损坏、遗失赔偿事项，签署确认意见。（4）财务部门审核：确认所有备用金、借款、报销款项全部结清，应扣款项核算准确，签署确认意见。（5）人事行政部审核：确认员工考勤记录、绩效核算准确，培训服务期约定已按规定履行，竞业限制相关安排已明确告知，劳动关系相关事项无争议，签署确认意见。（6）合规岗审核：确认整个离职流程符合法律法规与公司制度要求，无合规风险，签署确认意见。所有会签节点实行“谁签字、谁负责”的追溯机制，后续若发现某一环节审核不到位导致资产流失、数据泄露等问题，严肃追究对应审核人员的责任。8.薪资社保会签流程全部完成后，由人事行政部按法律法规与公司制度规定完成薪资与社保相关事项办理：（1）薪资核算：按员工实际出勤天数核算基本工资、绩效工资、应发福利与奖金，扣除社保、公积金个人承担部分、个人所得税、经确认的资产损失赔偿、未履行服务期的合法违约金等款项，在公司统一的薪资发放日足额支付，不得无故拖欠。（2）社保公积金：员工离职当月按实际出勤情况缴纳社保与公积金，次月按规定办理停缴手续，为员工告知社保与公积金转移的相关流程与要求。（3）竞业限制安排：对签署过竞业限制约定的核心岗位员工，人事行政部需在离职时出具书面告知，明确是否启动竞业限制。启动竞业限制的，需明确限制期限、补偿标准、支付方式、违约情形；不启动竞业限制的，需明确告知员工无需履行竞业限制义务。（4）离职证明开具：在所有流程办结后1个工作日内为员工出具离职证明，证明内容严格符合法律法规要求，不得记载不实负面信息。员工在离职过程中因故意隐匿资产、删除工作数据、违规传输信息给公司造成损失的，公司有权依法从结算薪资中扣除对应赔偿金额，不足部分保留通过合法途径追偿的权利。9.自动离职处理（1）自动离职情形认定：员工未按规定提交离职申请，连续旷工达到公司制度规定时限，或提交离职申请后在审批未通过、交接未完成的情况下擅自离岗超过3天的，视为自动离职。（2）处置流程：一是员工擅自离岗后1个工作日内，直属领导需尝试与员工取得联系，告知其返岗履职、按规定办理交接的要求，做好沟通记录；联系无果或员工明确表示不返岗的，由人事行政部按员工预留的有效通讯地址发送书面返岗告知，明确返岗时限与逾期不返的后果。二是信息安全运维组在发现员工擅自离岗的第一时间，冻结该员工所有系统访问权限，回溯审计该员工近15天的系统操作日志，核查是否存在异常数据导出、文件删除、权限变更等操作，发现异常立即固定证据，启动风险处置预案。三是资产管理员梳理员工名下的所有领用资产清单，核算未归还资产的价值；财务部门核算员工应发薪资与应扣款项。（3）责任追究：自动离职员工未按要求完成交接给公司造成损失的，包括资产遗失损失、项目延误损失、数据泄露损失等，公司将依法追究其相应责任；在员工完成所有交接、结清应承担的赔偿款项前，公司有权暂缓办理离职证明与社保转移相关手续，由此造成的后果由员工自行承担。10.风险管控针对信息管理部岗位的特殊性，建立全周期的离职风险管控机制，防范各类信息安全与管理风险：（1）事前预防：每季度组织全体员工开展信息资产保护专项培训，明确员工在职与离职后的信息保护义务；日常系统权限管理严格执行最小权限原则，核心系统操作全程留痕，禁止使用个人存储介质拷贝工作数据、禁止使用私人社交平台传输工作相关的核心业务数据；所有人员入职时签署信息保护承诺，明确信息保护责任。（2）事中监控：离职流程启动后，信息安全运维组立即将离职员工账号纳入重点监控范围，实时监控其文件下载、数据导出、权限变更、文件删除等操作，一旦发现短时间内下载大量业务数据、批量删除系统文件、向外部账号传输内部资料等异常行为，立即冻结账号，固定证据，上报核查。针对高风险离职人员，在告知离职决定的第一时间冻结所有系统与门禁权限，安排专人全程陪同其整理个人物品，避免其单独接触工作资料与设备。（3）事后追溯：员工离职后6个月内，信息安全运维组持续监测网络空间是否存在离职员工违规传播公司信息、盗用账号访问系统的情况；对核心岗位离职员工，在离职后1个月、3个月分别开展两次回访，提醒其持续履行信息保护义务。建立离职风险台账，记录所有离职人员的岗位、接触信息资产范围、权限回收情况、风险等级，高风险人员纳入重点跟踪清单，所有离职流程档案留存不少于3年备查。（4）外包人员管控：项目驻场的外包人员离职参照本规定执行，由项目对接人与外包机构共同完成交接、权