2026年档案移交接收告知书

2026年档案移交接收告知书各部室、各下属单位：档案移交是文件生命周期中责任主体从形成部门正式转移至档案室的关键环节，也是档案质量风险最集中的环节。2026年度档案移交工作依据《中华人民共和国档案法》及国家档案局《机关档案管理规定》执行。现将有关要求告知如下，请各部门从即日起组织落实。一、总体要求与时间安排档案移交不是简单的物品交接，而是档案管理责任、质量责任和安全责任的正式转移。逾期或流于形式的移交，将直接导致年度档案断档，影响后续查档利用和上级档案行政管理部门检查。（一）移交对象。各部门形成的2025年度（2025年1月1日至12月31日）各类应归档文件材料，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、照片及录音录像档案、实物档案和电子档案。归档范围的详细判定以附件4《文件材料归档范围清单》为准。（二）时间安排。2026年度档案移交分为五个阶段，各部门必须按节点完成：阶段完成时限责任主体产出物检查方式自查整理2026年3月31日前各部门完成组件、编目、装订、电子档案著录部门分管领导在《档案移交登记表》上签字确认移交预审2026年4月1日至4月30日综合档案室《档案移交质量反馈单》档案室逐件核对并书面反馈问题整改2026年5月1日至5月31日各部门整改后的档案及书面整改说明档案室复核确认正式移交2026年6月1日至6月30日交接双方共同办理双方签字的《档案移交登记表》（一式两联）实体档案、电子档案及数字化副本三方对账汇总验收2026年7月15日前综合档案室《2026年度档案验收报告》报分管领导审签后归档留存（三）工作分工。各部门分管领导对本部门档案移交工作承担领导责任，负责审定《档案移交登记表》；各部门兼职档案员承担整理、编目和移交的具体业务操作；综合档案室负责标准解释、预审和接收验收。任何部门不得以人员少、任务重为由申请免除移交义务；确有特殊困难的，应于2026年2月底前书面向综合档案室说明，由档案室统筹调整移交批次，但整体完成时限不得晚于2026年6月30日。（四）调度机制。2026年3月至6月，每月第一个工作日下午由综合档案室组织召开一次移交调度会，参会人员为各部门兼职档案员。调度会检查进度、通报预审中发现的共性问题，并在会后24小时内形成会议纪要发放至各部门，会议纪要中列明的问题整改情况在下次调度会上逐条对账销号。二、归档范围与不归档范围明确「交什么、不交什么」是防止漏归和滥归的前提：漏归导致档案断档，滥归则使库房被大量无效信息占据，浪费整理与保管成本。判定归档与否的依据是文件本身的凭证价值和查考价值，而不是文件是否红头、是否盖章。（一）应当归档的文件材料。凡是反映本部门主要职能活动、具有凭证和查考利用价值的下列文件材料，必须归档：1.文书档案：收发文、会议纪要、请示与批复、合同协议、计划总结、统计报表、人事任免奖惩材料、信访材料等。2.科技档案：基建项目立项、设计、施工、竣工验收全过程的文件图纸；设备仪器的随机资料、安装调试记录、维修保养记录；科研成果申报、鉴定、推广材料。3.会计档案：会计凭证、账簿、财务报告及其他应归档的会计核算材料。4.人事档案：干部人事工作中形成的履历、考核、学历学位、职称、政审、奖惩等材料。5.照片及录音录像档案：记录本部门重要活动、重要会议、突发事件、领导视察等内容的照片、数码照片、录音带、录像带及数字音视频文件。6.实物档案：本部门获得的奖状、奖杯、锦旗、证书、印章、题词及对外交往赠品等。7.电子档案：政务办公系统、业务系统中直接形成的具有凭证价值的电子文件，以及纸质档案的数字化副本。（二）不归档的文件材料。下列材料由各部门自行登记后，按本单位文件销毁管理规定履行审批销毁，严禁混入归档范围：1.重份文件、工作参考文件、上级普发的仅供参阅不需办理的文件。2.未生效的合同草案（有领导批示或作为办理依据的除外）、一般性事务便函。3.与本部门职责无关、无查考价值的临时性通知。4.无特殊记录意义的普通来信信封。（三）归档判定的例外原则。文件介于归档与不归档之间时，按「有疑归档」原则处理，优先归档；事后确认无需归档的，可在下一年度整理时经部门领导确认后剔除销毁。严禁将应归档文件私自留存、带走或作废纸出售，违者按本告知书第七条处理。（四）保管期限设定。文书档案保管期限分永久、定期30年、定期10年三档。判定规则：反映单位主要职能活动和基本历史面貌、对本单位及国家建设有长远利用价值的，定为永久；在较长时间内（30年）有查考利用价值的，定为定期30年；短期内（10年）有查考利用价值的，定为定期10年。具体文件对应期限按附件4清单中的对照表判定，不得凭个人经验随意界定，预审时发现明显误判的退回重新判定。三、整理与编目标准整理编目是移交前返工率最高的环节，其质量直接影响档案检索效率、数字化加工成本和长期保存安全。本章所列参数为接收底线，低于底线的批次一律退回或限期整改。（一）组件与分类。归档文件以「件」为单位整理。一件可以是一份单份文件，也可以是一组密不可分的文件：同一事由的请示与批复、正件与附件、正文与定稿必须合并为一件，不得拆散。装订顺序：正件在前、附件在后；批复在前、请示在后；正文在前、发文稿纸及定稿在后。分类采用「年度—机构（问题）—保管期限」三级分类法。跨年度办理的请示事项，以办结年度为归档年度；请示与批复分属两个年度的，批复归档时应在备考表中注明前置请示的存档位置。（二）档号编制与归档章。每件档案必须编制档号，档号结构为：全宗号—年度—保管期限—机构（问题）—件号。示例：012—2025—永久—办公室—0001。档号一经编定，本次移交批内不得改号；预审中发现缺号、重号的，按原号作废、顺延补齐方式处理，不得跳号。归档章盖在文件首页右上角空白处（首页无空白处的盖在首页正面最右侧），项目从左至右依次为：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号。归档章必须使用红色印泥，字迹清晰端正，不得遮挡文件原有字迹；盖错位置时不得涂改覆盖，应在错误位置用黑色签字笔划双线注销，并在右侧空白处重新加盖。档案实体上的归档章、电子目录数据、档案盒封面著录三项必须完全一致，此为验收抽检重点。（三）装订要求。1.每一件归档文件采用左侧装订，装订线距文件左边缘10~15mm。2.优先采用棉线三孔一线装订，三孔等距、孔距约80mm，线结打在文件背面，松紧以翻页不脱落、不露多余线头为宜；幅面过小（A5及以下）无法打孔的，可使用无酸档案专用胶粘装订；严禁使用订书钉、回形针、大头针、燕尾夹等金属件装订或固定。3.严禁使用订书钉的原因：订书钉长期存放会氧化生锈，锈斑污染并侵蚀相邻纸张；在整档和数字化扫描环节，金属钉会刮伤扫描仪感光鼓、卡纸损坏设备。已用订书钉装订的，整理时必须逐份拆除；拆除后的钉孔不另行修补。4.严禁使用回形针、大头针、燕尾夹整理档案。此类金属件在库房环境下锈蚀速度快，散落夹入档案中会在插卷、取卷时划伤相邻档案，混入扫描批次还会损坏高速扫描仪滚轮。拆除后的金属件须放入废料盒统一回收，不得遗落在档案中。5.严禁使用普通塑料文件袋长期封装档案。普通PVC塑料袋长期接触纸质档案会释放增塑剂，加速纸张脆化变黄；档案装具统一使用无酸纸档案盒，各部门按需向综合档案室领取。6.单件文件厚度超过30mm的，应当分册装订。每册单独编制件号，并在题名末尾标注「（上）」「（下）」等字样；分册后各册页号连续编排，总页数不变。（四）页号与卷内目录。每件档案按装订顺序自第1页起连续编写页号，编写位置为文件正面右上角、背面左上角，距页边边缘不小于10mm。页号使用黑色签字笔书写，字迹工整；严禁使用红笔、铅笔编写页号——红笔数字在扫描中识别率低，铅笔字迹易于涂改、遇潮褪色，破坏页码的固定性。卷内文件目录项目为：序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。著录不得缺项；责任者须写文件署名单位全称，不得写简称；日期统一按8位数字填写（如20250618）；页号填写该份文件的起止页，格式为「1-5」。（五）备考表与档案盒标注。每一档案盒内放置备考表，填写盒内文件情况说明、整理人、检查人姓名及整理日期。检查人不得与整理人为同一人——同一人既整理又检查，格式错漏的发现率会显著下降。备考表置于盒内全部文件之后。档案盒脊背须粘贴标签，注明全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号。标签统一打印，字体用黑体；档案盒正面加贴盒内文件目录。严禁在盒面手写潦草字迹或用记号笔直接书写盒脊。四、电子档案与数字化副本要求电子档案与纸质档案的保存形态和维护条件完全不同，具有易复制、易篡改、依赖软硬件环境的特点。若移交时不锁定格式、不登记元数据、不做多重备份，移交后会出现「打不开、辨不清、找不回」三类问题。本章要求为电子档案移交的强制底线。（一）归档格式与命名规则。电子档案应以通用、开放、不依赖特定商业软件的格式移交：档案类型允许格式禁止格式及原因文字公文PDF/A或OFDDOC、WPS临时格式（版面易漂移、字体嵌入不全）电子表格XLSX，同步导出PDF/A版式固化文件仅DBF（缺格式规则，其他系统无法读取）数码照片JPEG（品质8以上）或TIFFBMP（体积过大，不利于长期保存）录音WAV或MP3（比特率128kbps以上）录音笔私有格式（须用原厂软件播放）视频MP4（H.264编码）RMVB、监控私有格式（压缩质量低、不通用）电子档案命名规则为：档号题名.后缀。示例：`012—2025—永久—办公室—00012025年度工作总结.PDF`。文件题名与纸质档案卷内目录题名必须完全一致；文件名中严禁出现「最终版」「改2」「新新」等非规范版本字样——此类命名无法区分版本归属，容易造成误用与重号。（二）元数据登记。除文件内容外，必须登记下列元数据：文件形成时间、责任者、题名、文号、密级、保管期限、格式信息、数字化设备信息、来源系统名称。元数据随电子档案一并写入移交存储介质，并单独导出XML格式元数据清单备查。元数据是电子档案凭证作用的基础，缺少形成时间和责任者的电子文件，无法证明来源与效力，档案室有权拒绝接收。（三）存储介质与备份。电子档案移交时必须同时提供两种不同载体的备份，优先采用「移动硬盘+一次性写入光盘（DVD-R或BD-R）」组合；若部门确实不具备光盘刻录条件，可用两块不同品牌的移动硬盘替代，但两套载体必须分开存放、不得放在同一包装内。严禁仅以U盘作为唯一移交载体——U盘闪存颗粒在不通电状态下数据保持时间有限，且易因摔落、静电导致整盘数据不可读。移动硬盘移交前须用杀毒软件全盘扫描，确认无毒后出具扫描记录；光盘刻录完成后须进行读盘校验，确认可读文件数与源文件数一致。移交与接收双方各自计算文件MD5或SHA-256校验值，双方比对一致后方可确认接收，校验值记录在《档案移交登记表》备注栏。备份载体入库后，移动硬盘存放于防磁柜内，光盘置于防光防潮光盘盒中，光盘标识信息写在盘盒封面，不得直接书写在盘面上。（四）纸质档案数字化副本要求。2026年移交的纸质档案须同步移交一一对应的数字化副本。扫描分辨率：文字材料不低于300dpi，照片不低于600dpi。色彩模式：红头文件、带红色印章的文件采用彩色扫描，一般黑白文字采用灰度扫描，不采用纯黑白二值扫描。图像质量要求：不得出现黑边、倾斜（倾斜角度超过2度的须旋转校正）、错页、漏扫、图像模糊；数字化副本总页数与实体档案总页数不一致的，该批次按质量验收「退回」档处理。（五）涉密档案数字化限制。涉密纸质档案的数字化扫描，严禁使用连接互联网的计算机和移动存储介质进行操作，须在涉密计算机或经批准的单机环境中完成，扫描形成的涉密电子文件按涉密载体管理规定登记保管。五、移交程序移交程序按「自查—申请—预审—整改—正式移交—入库验收」六个环节执行。每个环节的责任人和时限均已固定，跳过任一环节的移交一律无效，事后补签、补办手续的，不得作为年度考核完成依据。（一）自查与申请。各部门于2026年3月31日前完成自查，自查内容包括：归档范围是否覆盖全年工作，分类是否正确，档号是否连续，页号是否齐全，装订是否牢固，电子档案能否正常打开。自查合格后填写《档案移交登记表》（附件1，一式两联），经部门分管领导签字后，连同电子目录一并报送综合档案室申请预审。（二）预审。综合档案室在收到申请后10个工作日内完成预审，预审采取逐件核对与抽检相结合的方式（抽检比例按第六条第（一）款执行），并出具《档案移交质量反馈单》（附件2），列明问题清单及整改要求。预审意见一次性告知，不得分次追加；但预审后新发现的属于造假、缺件、涉密违规等重大问题的，不受一次性告知限制，档案室有权随时追溯。（三）整改。移交部门在收到预审意见后5个工作日内完成整改，整改结束须书面答复档案室；档案室在3个工作日内复核。复核仍不合格的，退回重新整理并重新排入移交批次。同一批次整改两次仍不合格的，由部门书面说明原因，综合档案室报分管领导督办。（四）正式移交。预审复核通过的批次，由部门兼职档案员与综合档案室档案员按约定时间办理实体移交。移交现场按《档案移交登记表》逐盒（卷）核对，核对内容包括：档案盒数量、盒内文件件数、档号连续性、目录与实体一致性、电子档案载体数量与标识、校验值一致性。核对无误后，交接双方在《档案移交登记表》上签字，双方各执一联。自签字之时起，实体档案与电子档案的保管责任转移至综合档案室；签字之前档案的遗失、损毁责任仍在移交部门。（五）入库与验收。综合档案室在正式移交后15个工作日内完成入库上架，并汇总形成《2026年度档案验收报告》（附件5），于2026年7月15日前报分管领导审签。档案入库前必须逐盒检查，发现霉变、虫蛀、水渍的档案一律先行隔离，经杀虫灭菌、干燥处理合格后方可入库上架。隔离机制的原理：受潮档案入库后霉菌孢子会通过空气传播扩散，污染同一库房的其他档案，造成大面积霉变；隔离处理是阻断传播链的唯一有效手段。（六）涉密档案专项移交。涉密档案应单独编制清单，注明密级、保密期限和知悉范围。移交时使用不透明密封袋封装，由具备相应涉密等级的工作人员当面送至综合档案室，严禁通过普通物流快递寄送，严禁使用连接互联网的计算机和移动存储介质复制传递。档案室接收后存放于保密柜，并在涉密档案登记簿上记录接收时间、密级、份数与交接人姓名。严禁普通档案员代收涉密档案——代收无法核实交接人身份，一旦发生失泄密将无法追溯责任人。六、质量验收与异常处置验收不是走程序，而是对档案真实性、完整性、可用性、安全性的一次系统把关。验收不合格的批次应当回到上一流程重新处理，不允许带病入库。验收结论分合格、限期整改、退回三个等次。（一）抽检比例与合格判据。抽检比例：批次总量在500件以内的，抽检10%且不少于20件；超过500件的，每增加100件加抽5件。抽检发现不合格的，加倍抽检并累计计算缺陷率。验收项目合格判据缺陷判定举例归档完整性应归档文件无漏归，抽查项目中漏归数为0有文号文件未归档、上级批复缺原件档号与分类分类错误率≤1%；断号、重号数为0永久与30年混淆、同机构档号不连续装订与页号装订牢固不压字；页号错漏率≤1%页号重复、跳号、铅笔写号、未拆订书钉目录著录著录缺项率≤1%，题名与原文一致责任者写简称、日期格式错误、题名抄写有误电子档案文件全部能打开；与实体数量一致；MD5校验一致文件损坏无法打开、命名与目录不一致实体状况无霉变、虫蛀、水渍、金属物残留盒内有回形针、档案受潮、纸张破损（二）验收结论判定。单批次存在下列情形之一，直接判定「退回」：1.发现伪造、涂改档案内容的；2.涉密文件未按规定密封包装的；3.数字化副本与实体档案页数一致率低于95%的；4.电子档案超过5%无法打开读取的；5.同一批次整改两次仍未达到合格标准的。单批次未达到上述「退回」标准，但任一项抽检缺陷率超过本条第（一）款合格判据的，判定为「限期整改」。其余情况判定「合格」，准予接收。（三）限期整改处置。综合档案室出具《档案移交质量反馈单》，注明整改事项、判定依据和整改期限（自通知送达之日起5个工作日内）。整改完成后由档案室复核；复核合格的，按原抽检量的50%加抽复查，复查合格后接收。整改期间该批次档案暂不入库，保管责任仍由移交部门承担。（四）退回与重新移交。判定为退回的批次，档案室出具书面退回意见，退回原因必须具体到件号；移交部门须在10个工作日内完成重做并重新申请验收，重新验收按新批次执行，不减免抽检比例。年度内累计两个批次被退回的，综合档案室报分管领导对部门分管领导进行约谈，约谈记录存入部门年度档案工作考核档案。（五）复核申诉。移交部门对验收结论有异议的，可在收到结论后3个工作日内书面向综合档案室提出复核申请；综合档案室应在5个工作日内组织复核并书面答复。复核时邀请机关档案工作协作组中与该部门无关联的部门档案员参加，复核结论为最终结论。（六）档案损毁应急处置。移交期间发生档案被水浸、火灾、盗窃、大面积丢失等突发事件，现场人员应立即保护现场，并在2个工作日内填写《档案损毁情况报告表》（附件6）报综合档案室；综合档案室在2个工作日内组织核查并报分管领导。发现档案被盗窃或丢失的，同时报告本单位保卫部门。严禁任何人私自处置受损档案。水浸档案严禁直接晾晒——纸张湿润后纤维膨胀，直接晾晒会导致纸页粘结、字迹洇化扩散，造成不可逆损害；正确做法是将湿档案分拣后用吸水纸分层压吸水分，置于通风阴凉处阴干，或送有资质单位冷冻真空干燥处理，具体处置方案由综合档案室会同专业机构确定后实施。电子档案因存储介质损坏无法读取的，立即启用另一套备份恢复；两套备份同时失效的，属于重大档案损毁事件，按本款报告程序逐级上报，并组织数据恢复机构抢救。七、责任划分与考核管理责任不清则执行乏力。档案移交涉及四个责任角色，各自的职责边界、失职情形和后果处理事先列明，届时按单追责。（一）责任清单。责任角色具体责任失职情形处理措施部门分管领导对归档范围完整性、按期移交负领导责任未审签登记表、未督促整改、包庇漏归通报批评；年度档案考核扣分部门兼职档案员整理编目质量、电子档案著录、按期送达超期未交、质量抽检不合格、数据错漏通报；考核扣分；年度评优受限综合档案室档案员标准指导、预审、验收、入库预审超时、验收标准执行不公按岗位考核办法处理全体工作人员不得私自留存、销毁、带走应归档文件私自留存或销毁归档文件依《中华人民共和国档案法》及相关规定处理（二）考核挂钩。2026年档案移交结果纳入部门年度绩效考核，权重为5%。6月30日前未完成正式移交的部门，每滞后1周扣0.5分，扣满2分为止；移交批次被判定为退回的，每批次扣1分；获得验收合格且预审一次通过的部门，加0.5分。考核数据由综合档案室在《2026年度档案验收报告》中列明，报分管领导审定。（三）法律责任。对下列严重行为，除按绩效考核处理外，依法依规追究相关人员责任：损毁、丢失属于国家所有的档案的；擅自提供、抄录、复制、公布、销毁档案的；涂改、伪造档案的；明知档案处于危险状况而不采取保护措施的。（四）人员变动移交要求。2026年有岗位变动、离职退休的人员，应在离岗前完成本人经办的应归档文件移交，未完成移交的不得办理离岗手续。部门负责人应将档案移交作为离岗交接的前置条件，在《离岗交接单》上设档案移交签字栏。严禁将应归档文件随工作交接带走；离岗人员确因工作延续需要留存复制件的，须经部门负责人书面批准，复制件不作为归档依据。八、附则（一）本告知书由综合档案室负责解释。各部门在执行中遇到具体问题，可向综合档案室业务咨询：联系电话010-XXXXXXXX（张某某），电子邮箱xxx@。（二）本告知书自印发之日起施行，适用于2026年度档案移交工作。此后年度移交工作除标准另有调整外，参照本告知书执行。（三）本告知书附件如下：1.附件1：档案移交登记表2.附件2：档案移交质量反馈单3.附件3：各部门档案工作联络通讯录4.附件4：文件材料归档范围清单（另册印发）5.附件5：2026年度档案验收报告（模板）6.附件6：档案损毁情况报告表××单位综合档案室2026年×月×日附件1：档案移交登记表填表说明：本表一式两联，移交部门与综合档案室各执一联；本表可扩展行数；电子目录随本表一并报送。部门分管领导签字前，须确认列明内容与实物一致。序号年度机构（问题）保管期限件数页数电子档案（有/无）数字化副本（有/无）备注12025办公室永久56438有有涉密3件，按涉密清单单独移交22025办公室定期30年34211有有无32025财务处永久1896有有无移交部门兼职档案员（签字）：_______