2026年涉密载体管理风险告知书

2026年涉密载体管理风险告知书为帮助你准确识别涉密载体管理中的高危环节、规避失泄密风险，特制发本告知书。本告知书覆盖涉密载体从申领、使用、复制、携带、存储、销毁到应急处置的全生命周期，每个环节均给出风险表征、合规操作要点与违规后果。请各岗位人员逐条对照执行，不得以「不知情」「无意识」作为免责理由。一、制发依据与适用范围涉密载体管理不是单位内部自选动作，而是法律强制义务。本告知书依据《中华人民共和国保守国家秘密法》（2024年2月27日第十四届全国人民代表大会常务委员会第八次会议修订，自2024年5月1日起施行）、《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》（2024年修订，自2024年9月1日起施行）、《国家秘密载体保密管理规定》等法律法规和保密规章制定。（一）适用对象•机关、单位全体工作人员，含正式在编人员、借调人员、聘用人员、劳务派遣人员、实习生及临时进入涉密岗位的其他人员。•保密工作领导机构成员、定密责任人、保密办工作人员、各部门兼职保密员。•涉密信息设备运维人员、档案管理人员、机要收发人员、驾驶人员、保洁人员等接触涉密载体流转环节的后勤保障人员。（二）承载责任各岗位人员按「谁使用、谁负责，谁保管、谁负责，谁批准、谁监管」原则承担保密责任。部门负责人对本部门涉密载体管理负直接领导责任，兼职保密员对本部门载体台账负具体管理责任，使用人对经手载体的安全负直接责任。二、涉密载体的界定与密级标识没有密级标识的涉密载体在法律意义上等同普通资料，这是大量失控事件的起点。载体一旦失去密级标识，后续任何环节都无法识别其涉密属性，清理、移交、销毁时极易被当作废品处理。（一）涉密载体范围国家秘密载体的形式包括：载体类型具体形态典型示例纸介质文件、资料、图纸、图表、照片、信函密级文件、作战地图、科研报告、设计蓝图光介质光盘、缩微胶片、激光视盘涉密会议录像光盘、审批数据备份光盘电磁介质移动硬盘、U盘、存储卡、磁带、固态硬盘涉密数据库备份盘、移动办公盘涉密信息系统设备计算机整机、服务器、打印机、复印机、传真机及其存储部件涉密办公计算机、涉密打印机硒鼓/墨盒（二）密级标注要求1.涉密载体必须在封面（或者首页）显著位置标注密级和保密期限——纸介质标于左上角，其他介质在标签上标注。密级分为「绝密」「机密」「秘密」三级，与保密期限（如「保密30年」「保密10年」）一并标注。2.涉密电子文档必须在文件首页页眉标注密级标识，并将密级设置为文档属性。不得将涉密信息伪装成非密文件名存储。3.对已标注密级但保密期限届满仍需要继续保密的，由原定密机关、单位及时变更保密期限并重新标注。4.严禁遮盖、涂改、撕毁密级标识。发现标识脱落、模糊的，使用人应在24小时内报告兼职保密员，由保密办重新标识后入账。风险演化路径：载体未标密→混放于普通文件柜→清退时按非密文件处理→流入废品回收渠道→被无关人员获取并传播→泄密事实成立。因此，密级标注不是形式动作，而是防止载体「身份丢失」的第一道防线。三、全生命周期台账管理涉密载体的流转必须做到「一物一码、全程留痕」。没有台账的载体就是失控载体，失控载体一旦丢失，无法定位责任环节，追责时只能按最严重后果认定。（一）登记要素每个涉密载体必须有唯一编号，编号规则由本单位保密办统一编制（如「SM-2026-XXX」）。登记台账应包含以下字段：•载体编号、密级、保密期限•载体名称、载体形式（纸/光/电磁）、份数/容量•制发机关、接收日期、接收经手人•保管责任人、存放位置•借阅人、借出日期、批准人、归还日期•复制记录、销毁记录（二）台账管理动作1.保密办指定专人管理台账，每周核对一次载体存放实物与账目是否一致。2.各部门兼职保密员每月5日前将本部门上月涉密载体收发、借阅、复制、销毁情况报送保密办汇总。3.每季度末由保密办组织一次全面清点；每年12月20日前结合年度保密检查进行全覆盖盘点，做到账、物、人三相符。4.台账保存期限不得短于对应载体的保密期限；载体已销毁的，台账记录至少再保存5年备查。本告知书附件一提供涉密载体登记台账样表，附件二提供借阅登记表样表，可直接打印使用。四、申领、借阅与日常使用涉密载体使用环节的风险，绝大多数发生在申领之后的「顺手」动作——借而不还、顺手转交、隔夜存放。正式交接环节反而因手续齐全而极少出问题。（一）申领与借阅审批1.涉密载体发放实行最小化原则：只发到因工作确需知悉的人员，不得普发、代领、转交。领取涉密载体必须本人签字，不得由他人代签代领。2.借阅涉密载体须填写借阅审批单，经部门负责人批准；借阅「机密」级载体还须经本单位分管保密工作的领导批准；借阅「绝密」级载体须经本单位主要负责人批准。3.借出载体必须同时登记借出时间、预计归还时间、借阅人、批准人。原则上当日借当日还；确因工作需隔日的，须经批准人同意，且当日下班前将载体锁入所在部门保密柜，次日上班1小时内继续使用，不得在个人办公桌过夜。（二）使用中的硬性约束1.涉密载体必须在涉密场所内阅办，阅办完毕后随手放入加锁的保密柜。2.阅办涉密文件时不得吸烟、喝水、吃东西，防止污损；不得将文件带离批准的使用场所。3.离开工位超过15分钟，涉密载体必须入柜上锁，桌面不得保留任何涉密纸质件。4.严禁在涉密载体使用现场使用具备拍摄、录音功能的设备对载体进行拍摄、扫描、翻录。5.发现涉密载体损坏、缺页、内容异常的，使用人须在当日报告兼职保密员，不得自行修复或丢弃。（三）禁止行为与后果禁止行为可能后果正确做法将涉密载体带回家阅办家庭环境无物理防护，家庭成员、访客可接触；一旦丢失即构成泄密确需加班阅办的，在单位涉密阅文室进行，不得外带将涉密载体夹在普通文件或报纸中流转混入非密渠道后被误销毁、误寄送或误公开单独装袋、粘贴密级标识、走机要流转渠道私自留存已清退的涉密文件文件脱离台账管理，长期失控按保密办清退通知按时足额清退以「先借、后补手续」方式拿取载体审批环节失效，责任无法界定必须先行审批、后取文件违规借阅、留存涉密载体，一经查实即按保密纪律处理；造成泄密的，移交司法机关追究刑事责任。五、打印、复制与刻录打印、复制、刻录是涉密载体从「一个变多个」的过程，也是载体数量失控的高发环节。复制品与原件同等密级、同等管理，这一原则必须贯穿始终。（一）涉密打印1.涉密文件打印必须在涉密打印机上进行，涉密打印机须与涉密计算机连接，严禁连接互联网或非涉密网络。2.打印前填写涉密打印登记表，记录文件名称、密级、份数、打印人、用途。3.打印产生的废页、多打页、硒鼓、墨盒均属涉密载体，须当场使用符合保密标准的碎纸机粉碎（纸张粉碎后颗粒粒径不得大于0.8cm×0.8cm），离开打印机前完成销毁，不得积攒后集中处理。4.严禁将涉密文档发送至非涉密打印机打印，严禁使用个人打印机打印涉密材料。（二）复制与刻录1.「绝密」级载体严禁复制，确因工作必需复制的，须经原定密机关、单位或其上级机关批准。2.「机密」「秘密」级载体复制，须经本机关、单位负责人或其指定人员批准，并履行登记手续。3.复制涉密载体不得擅自改变密级、保密期限和知悉范围；复制件加盖复制单位戳记，按原件管理。4.刻录涉密光盘须使用涉密计算机的专用刻录光驱，禁止在同一台刻录设备上混刻涉密与非密内容。（三）设备维修中的风险现代复印机、打印机的内置硬盘会留存复印、打印的图像数据。涉密复印机、打印机送外维修前，必须拆除内置硬盘等存储部件，由本单位保密部门按涉密存储介质销毁标准处置；维修过程须安排专人全程监督。严禁将带存储部件的涉密办公设备直接送外维修。风险演化路径：涉密文件送外复印→复印机硬盘留存图像数据→维修人员带离设备→数据被提取复原→涉密内容泄露。阻断点在于：送修前必须拆除存储部件，这条红线不能突破。附件三提供涉密打印/复制审批登记单样表。六、携带、传递与外出管控涉密载体离开单位院墙的那一刻，物理防护完全丧失，只剩携带人单点防护。外出丢失是涉密载体泄密的主要形态，占比超过六成。（一）外出携带审批1.因工作确需携带涉密载体外出的，必须填写《涉密载体外出携带审批单》（附件四），注明目的地、路线、预计停留时间、防护措施，经批准后方可携带外出。2.「绝密」级载体原则上不得携带外出；确需携带的，须经本单位主要负责人批准，并实行二人同行、专车接送、全程不离视线。夜间原则上不安排携带绝密载体外出。3.「机密」「秘密」级载体外出，须经分管领导批准，使用密码文件包（箱）盛装。（二）外出途中的硬性要求1.携带涉密载体外出必须直接前往目的地，中途不得办理私事、不得探亲访友、不得出入商场、医院、餐饮娱乐等公共场所。2.优先选择单位专车或正规出租车点对点往返；严禁乘坐公共交通工具（公共汽车、地铁、火车、飞机）携带涉密载体。3.途中遇突发情况（交通事故、车辆故障、被窃、遗失等），须在2小时内报告本单位保密办，并立即报警，保护现场。4.到达目的地后，载体交由对方单位保密人员保管，不得随手放在酒店、会议室、交通工具上。（三）传递渠道1.涉密载体在本市范围内的传递，优先使用机要交通或安排专人专车；跨省传递一律通过机要通信渠道，严禁使用普通邮政、快递、物流托运。2.严禁通过互联网电子邮件、即时通信工具（微信、QQ、钉钉等）、网盘、云盘发送或上传涉密载体。3.接收外单位涉密载体，由机要人员签收，当场查验密封与密级标示，发现破损、拆封痕迹的，拒绝签收并立即报告保密办。七、涉密会议与外事活动涉密会议是涉密载体集中发放、集中使用的高密度场景。会议结束后清点不彻底，是涉密文件流落在外的主要原因。（一）涉密会议载体管理1.涉密会议发放的涉密文件、资料，须按参会人员名单逐一编号登记，领取时本人签字。2.会场设置手机、智能手表、智能手环存放柜，参会人员在进入会场前将电子设备关机后存放，不得带入会场。3.会议期间涉密载体不得带出会场；休会期间由会议保密员集中保管，入柜落锁。4.会议结束后，保密员当场逐份清点回收，回收率须达到100%。未回收的，立即查明去向并追回，不得允许参会人员将涉密文件带走或自行销毁。5.需要参会人员带回单位的文件，须办理签字领取手续，并限定带回时限（自会议结束起不得超过24小时），由保密办登记跟踪。（二）外事活动管控1.接待境外人员来访，事先划定外事活动区域，区域内不得存放涉密载体。涉密文件柜在接待活动前清空并落锁。2.严禁携带涉密载体参加外事活动、出国（境）访问。确有特殊需要携带出境的，须经本单位保密委员会审议并报有批准权的机关批准，执行严格的物理封装与随行保卫措施。3.向外方提供资料，须经保密审查，明确可公开范围，由保密办出具审查意见后方可提供。4.出国（境）人员行前一律接受保密提醒谈话，明确不得将涉密载体、涉密信息设备带出境。八、存储与保管存储环节失守的典型表现是「柜子不上锁、钥匙随手放、监控有盲区」。物理防护是涉密载体安全的最后一道闸门，必须做到可量化、可检查。（一）存储环境要求1.涉密载体必须存放在专用保密柜内，保密柜置于监控覆盖范围内，柜体不得靠窗放置。2.存放涉密载体的房间，门窗须符合防盗要求：门为防盗门或钢质门，窗户安装防盗窗，出入口安装门禁或报警装置。3.「绝密」级载体应当存放在专用保险柜内，实行双人双锁管理，即需要两人同时在场、两把钥匙同时使用方能开启。4.涉密文件柜与普通文件柜分开放置，严禁混放；柜面张贴明显的密级标识。（二）存放操作规范1.涉密载体使用完毕后当班归还保密柜，做到「人走、门锁、柜锁」三同时。下班前30分钟，各部门开展一次全面检查，确认所有涉密载体入柜。2.保密柜钥匙由保管责任人随身携带，严禁将钥匙置于抽屉、桌面、门框上等易取位置；严禁私自配制钥匙或交他人代管。3.节假日放假前1个工作日，保密办组织对全部涉密载体进行封存或清点入柜，并加贴封条。假期结束后第1个工作日逐一启封核对。4.打印、复印产生的涉密中间介质（如打印样张、复印底稿）必须当日销毁，不得过夜留存于设备旁。（三）设备介质防护涉密笔记本电脑、移动硬盘等设备存放时须将存储部件取出单独保管，或整机存入保密柜，严禁以「藏在柜子后面」「放在抽屉里」替代入柜上锁。九、涉密信息设备与移动存储介质涉密信息设备与移动存储介质是电磁类载体的主要风险源，其泄密路径隐蔽，很多时候不是「丢了」而是「被远程取走了」。设备管理必须掌握三条主线：物理隔离、交叉阻断、出口设防。（一）涉密计算机使用要求1.涉密计算机必须与互联网、非涉密网络物理隔离，严禁一机双网（同一台计算机既连涉密网又连互联网）。2.涉密计算机严禁使用无线鼠标、无线键盘、无线网卡、蓝牙适配器等无线外设；严禁在涉密场所使用WiFi、4G/5G热点共享网络。3.涉密计算机的USB接口应全部采取封闭措施；确需使用的，须经保密办批准并逐一登记外设名称、接入时间段和操作内容。未经登记的USB存储设备一律不得接入涉密计算机。4.涉密计算机摆放位置应远离窗户和公共通道，屏幕不得正对门口或走廊；离开工位即关锁屏，设置锁屏等待时间不超过5分钟。5.涉密计算机不得安装与工作无关的软件，不得通过扫描二维码、点击陌生链接等方式访问不明来源内容，防止摆渡木马植入。风险演化路径：涉密U盘插入互联网计算机→木马自动读取U盘目录并将敏感文件复制回传→数据经互联网流向境外服务器→泄密事实在用户无感中完成。因此，移动存储介质交叉使用是必须死守的高压线。（二）移动存储介质专项管理风险行为后果合规替代方案将涉密U盘、移动硬盘插入互联网计算机木马自动摆渡文件，涉密数据实时外传优先使用涉密专用U盘，仅限插入涉密计算机；若非涉密设备处理，走涉密光盘刻录流程用个人U盘在涉密与非涉密电脑间拷贝文件个人U盘成为摆渡通道涉密数据传输使用经检测合格的涉密移动介质，并履行审批登记手续将旧涉密硬盘当二手设备出售存储数据可被恢复提取硬盘报废一律物理销毁（见第十节），严禁流入二手市场在涉密计算机与手机间通过数据线连接手机应用可读取并上传文件涉密计算机周围2米内严禁放置手机并经数据线连接（三）涉密设备维修、报废1.涉密信息设备维修优先由单位内部运维人员在场监督进行；需送外维修的，必须拆除硬盘、内存等存储部件，并报保密办备案。2.无法修复的涉密设备，由保密办统一登记，经审批后作报废处理，存储介质一律物理销毁，严禁将整机或介质移交社会维修机构、回收企业。十、载体销毁销毁是涉密载体生命周期的终点，也是泄密风险容易被低估的环节。许多单位出现涉密文件流入废品收购站的事件，根源在于销毁环节失去监控。（一）销毁审批1.涉密载体销毁须填写《涉密载体销毁登记表》（附件五），经部门负责人审核、保密办批准后方可销毁。2.「绝密」级载体销毁，须经本单位主要负责人批准，必要时报原定密机关、单位批准。3.任何个人不得自行销毁涉密载体，严禁将涉密载体混入普通废纸、生活垃圾倾倒，严禁出售给废品回收人员。（二）销毁方式与标准载体类型销毁方式检验标准纸介质（文件、图纸）使用符合保密标准的碎纸机粉碎；量大者交由保密行政管理部门指定销毁机构集中焚毁纸张碎片粒径不大于0.8cm×0.8cm，不得残留可识别的整段文字光盘、缩微胶片物理破碎或熔融，破坏记录层盘片碎裂至无法读取且无法拼合硬盘、U盘、固态硬盘拆解盘体后采用粉碎、熔炼或专业消磁加物理破坏盘片破碎或磁介质经专业消磁后无法恢复硒鼓、墨盒破坏感光鼓表面，销毁显影仓残余粉体感光鼓变形，无法成像其中标准：优先交由保密行政管理部门指定的销毁机构集中处理；不具备条件的，由保密办组织在单位指定场所使用经保密检测的销毁设备现场销毁，并安排至少2名监销人员全程在场。（三）现场监督1.现场销毁时，监销人员与销毁人员共同签字确认销毁时间、方式、数量；销毁过程全程录像保存备查。2.销毁完成后清点残渣，确认无完整信息残留后，方可离开现场。十一、失泄密风险事件分级处置失泄密处置的核心是「抢时间、控范围、留证据」。拖延报告一小时，扩散风险就可能成倍放大。任何迟报、瞒报行为将单独从严追责。（一）事件分级级别判定标准启动权限处置原则一级（重大）绝密级载体丢失、被盗、失控；或涉密信息已确认流向境外立即报告本单位主要负责人、保密办及当地保密行政管理部门24小时内逐级上报，同时启动应急止损二级（较大）机密级载体丢失、被盗；涉密信息可能在单位外部一定范围内扩散但尚未确认流向境外立即报告本单位保密委员会2小时内上报，同步组织排查与追索三级（一般）秘密级载体损坏、部分缺页、少量超范围知悉尚未外流报告部门负责人和兼职保密员，当日书面报保密办48小时内查明原因、纠正，按保密纪律处理责任人（二）发现丢失、被盗后的处置动作（按时间顺序）1.第一动作：第1小时内——发现人立即报告本单位保密办和部门负责人，同时保护现场，不得翻动物品、不得擅自理论排查。知悉范围控制在场当事人。2.第二动作：第2小时内——保密办通知保卫部门调取监控录像、封锁出入通道，排查本单位人员携带物品离岗情况；登记丢失载体的编号、密级、内容摘要，准备上报材料。3.第三动作：当日下班前——如实书面报告当地保密行政管理部门和相关公安机关；涉及核心涉密人员或载体的，同时报告上级主管机关。4.第四动作：24小时内——组织风险评估，判定丢失载体可能涉及的最坏场景：若涉及信息系统，立即停用相关账号、修改口令、阻断远程访问；若涉及未公开数据，通知可能受影响的协作单位采取对应措施。5.后续动作：配合调查、深入清理、追责问责、举一反三整改，整改报告须在事件处置结束后10个工作日内提交保密办。（三）被窃、被抢场景处置•遭遇盗窃、抢夺的，首要保障人身安全，避免与不法分子发生直接冲突。•记下案发时间、地点、人员体貌特征、逃跑方向，立即拨打110报警，并同步报告本单位保密办。•对可能已被拍照、翻拍的内容，评估扩散程度，启动舆情监测和应急响应机制。•绝密级载体被窃的，除上述动作外，还须由单位保密委员会牵头组成专项组，配合国家安全机关开展追查。（四）发现网上出现涉密内容1.发现涉密信息被发布在互联网、微信群、社交平台的，立即截图保存证据，记录发布账号、发布时间、链接地址，同时报告保密办。2.严禁自行联系发布者删除证据内容，以免破坏证据链；由单位指定人员统一对接网络管理部门、保密行政管理部门开展处置。3.同步排查信息来源环节，锁定涉密载体在哪个环节失控。附件六提供失泄密事件报告与处置流程速查表，建议在本单位保密委员会办公室和各部门保密员处各张贴一份。十二、责任追究涉密载体管理领域没有「下不为例」。保密法和相关法规规定了从内部纪律处分到刑事处罚的法律责任链条，过失泄密同样追责，不知道密级不构成免责理由。（一）内部纪律处分依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及单位内部保密管理规定，违反涉密载体管理规定的，区分情节轻重给予下列处分：•警告、记过：适用于首次违反管理规定、未造成泄密后果的一般违规行为。•记大过、降级：适用于多次违规、违反核心禁令（如涉密U盘接入互联网）尚未造成实际泄密的。•撤职、开除：适用于造成泄密后果或严重破坏保密管理秩序的行为。（二）刑事责任违反保密法规，故意或者过失泄露国家秘密，情节严重的，依照《中华人民共和国刑法》第三百九十八条追究刑事责任，最高可判处七年有期徒刑。为境外的机构、组织、人员窃取、刺探、收买、非法提供国家秘密的，依照《中华人民共和国刑法》第一百一十一条追究刑事责任，最高可判无期徒刑。（三）经济赔偿与终身追责因个人过错导致国家秘密泄露并给国家造成经济损失的，单位有权依法追偿。涉密人员离岗离职后的脱密期内，以及涉及重大案件的相关责任人，均不受追责时效限制。附件一：涉密载体登记台账样表序号载体编号载体名称形式密级保密期限份数/容量来源接收日期保管责任人存放位置状态备注1SM-2026-001某项目总体方案纸介质机密10年3制发2026-01-05李某某保密柜A2在库2SM-2026-002某数据库备份电磁介质秘密5年1块自制2026-01-06王某某保密柜A3在库3SM-2026-003某会议资料纸介质秘密5年20接收2026-01-10赵某某保密柜A1已清退2026-01-15清退填表说明：状态栏填写「在库」「借出」「复制」「清退」「销毁」；「来源」栏填写「制发」「接收」「自制」「复制」；台账由兼职保密员保存，每季度送保密办核对。附件二：涉密载体借阅登记表样表序号载体编号文件名称密级借阅人部门借出日期批准人预计归还日期实际归还日期归还签收异常备注1SM-2026-001某项目总体方案机密陈某某项目部2026-02-05孙某某2026-02-052026-02-05陈某某当日归还2SM-2026-002某数据库备份秘密刘某某信息中心2026-02-06孙某某2026-02-062026-02-07刘某某批准隔日归还，次日9:00前归还补充规则：借出涉密载体须经批准人签字方可办理；借阅人逾期未归还的，兼职保密员当日催还，书面记录催还时间与答复。附件三：涉密打印/复制/刻录审批登记单样表申请要素填写内容申请部门技术部申请人周某某操作类别□打印□复制□刻录载体名称某技术方案密级机密数量打印5份用途说明提交评审组审查部门负责人意见同意。签字：孙某某，2026-03-02保密办审批（机密及以上）同意复制。签字：钱某某，2026-03-02设备编号涉密打印-01操作时间2026-03-0215:20-15:35废页处理情况废页2页当场粉碎，粉碎颗粒约0.5cm监办人签字吴某某附件四：涉密载体外出携带审批单样表申请要素填写内容申请部门军品部申请人郑某某随行人员王某某（二人同行）载体名称及编号某型号图纸，SM-2025-088密级绝密外出地点某研究所（地址：××市××区××路××号）出行路线单位—××高速—目的地，全程约120公里出行时间2026-03-1008:00出发，预计当日17:00返回交通工具单位公务专车（车牌号：×××××）防护措施专用密码文件箱；二人全程同行，不得单独离车；中途不停留部门负责人意见同意。签字：李某某单位负责人意见（绝密级