学术会议联合执行协议

学术会议联合执行协议1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：北京国际学术交流中心有限公司（以下简称“甲方”）。

甲方地址：北京市海淀区中关村南大街5号国科大厦A座1001室。

甲方法定代表人/负责人：张伟。

甲方联系方式业务咨询）法律事务）。

甲方是一家专业从事国际学术交流活动、会议组织及场地运营的企业。自2005年成立以来，甲方已成功举办超过200场大型国际学术会议，积累了丰富的会议组织经验及行业资源。为进一步提升服务能力、扩大市场影响力，甲方计划联合乙方共同举办一场以“人工智能与可持续发展”为主题的学术会议。根据合作需求，双方经友好协商，决定就本次会议的联合执行事宜达成一致，特签订本协议。

甲方的主要业务范围包括学术会议策划、场地租赁、嘉宾邀请、会务服务等。在本次合作中，甲方将负责会议的整体策划、预算管理、赞助商对接及部分会场租赁，并作为会议的主办方承担主要法律责任。为确保会议顺利进行，甲方需与乙方在场地使用、资源整合、风险控制等方面进行深度合作，共同制定会议执行方案，并按照约定履行各自职责。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：上海科技创新服务有限公司（以下简称“乙方”）。

乙方地址：上海市浦东新区张江高科技园区科苑路88号科创大厦B座2002室。

乙方法定代表人/负责人：李明。

乙方联系方式业务咨询）技术支持）。

乙方是一家专注于科技创新服务、技术解决方案及会议设施租赁的企业，长期为国内外学术机构、科技企业及政府部门提供专业服务。乙方拥有先进的会议设备、专业的技术团队及丰富的场地资源，能够为学术会议提供全方位的技术支持与后勤保障。基于乙方的技术优势及场地资源，双方拟在本次合作中实现优势互补，共同打造一场具有国际影响力的学术会议。

在本次合作中，乙方将负责会议场地的技术支持、设备租赁、网络搭建、视频直播等技术服务，并提供部分会场租赁服务。同时，乙方将协助甲方进行嘉宾邀请、赞助商开发及市场推广，确保会议的技术效果及运营效率。乙方的核心职责在于保障会议的技术稳定性，并通过专业服务提升会议的学术价值与商业价值。

双方合作的背景与前提条件如下：

（1）甲方作为本次学术会议的主办方，具备较强的市场号召力及资源整合能力，但缺乏部分高端会议设施及技术支持资源；

（2）乙方在会议技术支持、场地租赁及后勤保障方面具有专业优势，且拥有稳定的供应商网络及高效的执行团队；

（3）双方均认同“人工智能与可持续发展”作为会议主题的前瞻性与社会价值，并希望通过联合执行提升会议的行业影响力；

（4）根据市场调研及双方协商，本次会议预计参会人数500-800人，涉及人工智能、可持续发展、产业政策等多个领域，需整合多方资源共同推进。

基于以上背景与前提，双方本着平等互利、优势互补的原则，同意就本次学术会议的联合执行事宜达成合作，并按照本协议约定共同推进会议筹备及执行工作。本协议的签订标志着双方在学术交流领域的深度合作正式开始，后续双方将严格按照协议条款履行职责，确保会议取得预期效果。

第一条合同目的与范围

本合同的主要目的在于明确甲乙双方在联合执行“人工智能与可持续发展”学术会议（以下简称“会议”）过程中的权利与义务，确保会议按照既定计划顺利筹备与举办。具体内容涉及会议的策划与组织、场地租赁与管理、设备与技术支持、嘉宾与赞助商邀请、宣传与推广、会务服务以及风险分担等环节。甲方作为会议的主办方，负责整体统筹与资源协调；乙方作为主要合作方，负责提供技术支持与后勤保障。双方通过紧密协作，共同实现提升会议学术水平、扩大行业影响力及确保参会体验的目标，最终达成一场高质量、高效率的学术交流盛会。

第二条定义

1.**会议**：指由甲乙双方联合主办，以“人工智能与可持续发展”为主题的学术会议，包括但不限于主旨演讲、专题研讨、圆桌论坛、海报展示等环节。

2.**主办方**：指甲方，负责会议的整体策划、预算管理、赞助商对接及部分会场租赁，并承担主要法律责任。

3.**合作方**：指乙方，负责会议场地的技术支持、设备租赁、网络搭建、视频直播等技术服务，并提供部分会场租赁服务。

4.**场地租赁**：指甲方或乙方根据协议约定，向对方或第三方支付费用以使用特定会议场地的行为。

5.**技术服务**：指乙方提供的包括设备租赁、技术搭建、故障排除、网络支持等在内的技术性服务。

6.**会务服务**：指与会议相关的服务，包括嘉宾接待、物料管理、签到注册、餐饮安排等。

7.**不可抗力**：指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、战争、政府行为等。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力和义务：

（1）甲方有权对会议的整体策划、预算执行及进度管理进行监督，确保会议符合预期目标。

（2）甲方负责确定会议的主题、议程及主要嘉宾，并有权邀请国内外知名学者、专家参与会议。

（3）甲方负责联系并邀请部分赞助商，争取资金与物资支持，但需事先与乙方协商并确认赞助方案。

（4）甲方有权要求乙方按照协议约定提供技术支持与后勤保障，并对服务质量进行评估。

（5）甲方需按时支付乙方提供的场地租赁费用及技术服务费用，具体金额与支付方式依据附件约定。

（6）甲方负责办理会议相关的审批手续，如消防、卫生等，并承担因审批产生的费用。

（7）甲方有权在会议期间进行现场管理，确保会议秩序及安全，并处理突发状况。

（8）甲方需向乙方提供会议的详细需求清单，包括场地规格、设备清单、人员安排等，以便乙方准备。

（9）甲方需对乙方提供的服务进行验收，并在服务完成后签署确认文件。

（10）甲方需保守会议的商业秘密，不得泄露与会议相关的敏感信息，包括赞助商资料、嘉宾名单等。

2.乙方的权力和义务：

（1）乙方有权要求甲方提供会议的详细需求清单，包括场地规格、设备清单、人员安排等，以便乙方准备。

（2）乙方负责按照协议约定提供技术支持与后勤保障，包括场地布置、设备租赁、网络搭建、视频直播等，并确保设备运行正常。

（3）乙方有权对会议的场地使用提出合理建议，以提高场地利用效率及参会体验。

（4）乙方需配备专业的技术团队，负责会议期间的技术支持，及时解决设备故障及网络问题。

（5）乙方负责提供会议所需的设备清单及报价，并与甲方协商确定最终方案。

（6）乙方需按时交付设备并协助甲方进行设备调试，确保会议期间设备正常运行。

（7）乙方有权要求甲方支付场地租赁费用及技术服务费用，具体金额与支付方式依据附件约定。

（8）乙方需对提供的场地及设备进行维护保养，确保其处于良好状态，并承担相关费用。

（9）乙方需配合甲方进行嘉宾接待、物料管理等工作，确保会务服务顺利进行。

（10）乙方需保守会议的商业秘密，不得泄露与会议相关的敏感信息，包括技术方案、客户资料等。

（11）乙方有权在会议结束后进行总结评估，并向甲方提出改进建议。

（12）乙方需对因自身原因导致的设备故障或服务失误承担相应责任，并采取补救措施。

第四条价格与支付条件

1.价格条款：本协议项下的费用包括但不限于场地租赁费、技术服务费、设备租赁费及其他双方约定的费用。具体费用明细及标准由双方在附件中列明，并经双方签字盖章确认后生效。

2.支付方式：甲方应通过银行转账方式支付乙方各项费用。支付时，乙方需向甲方提供符合要求的发票或收据。

3.支付时间：

（1）场地租赁费：甲方应在签订本协议后10个工作日内支付首期费用，占总费用的50%；剩余50%应在会议举办前30日支付。

（2）技术服务费：甲方应在签订本协议后10个工作日内支付首期费用，占总费用的30%；剩余70%应在会议举办前15日支付。

（3）设备租赁费：甲方应在会议举办前30日支付全部费用。

（4）其他费用：根据双方协商，具体支付时间及方式应在协议中明确约定。

4.付款账户：

甲方指定付款账户：

开户行：中国工商银行北京海淀支行

账户名称：北京国际学术交流中心有限公司

账号：622202******1234

乙方指定收款账户：

开户行：中国建设银行上海浦东支行

账户名称：上海科技创新服务有限公司

账号：622006******5678

第五条履行期限

1.本协议有效期为自双方签字盖章之日起至会议成功举办并结束之日止，共计六个月。

2.关键时间节点：

（1）协议签订日：2024年1月1日。

（2）需求确认日：2024年1月15日。

（3）场地预订日：2024年2月1日。

（4）设备租赁确认日：2024年2月15日。

（5）嘉宾邀请截止日：2024年3月1日。

（6）会议举办日：2024年4月10日至12日。

（7）费用支付截止日：2024年4月5日。

（8）协议终止日：2024年5月31日。

9.如需延长协议期限，双方应另行协商并签订补充协议。

第六条违约责任

1.违约情形及后果：

（1）甲方未按时支付费用的，每逾期一日，应按逾期金额的千分之一向乙方支付违约金。逾期超过30日的，乙方有权解除协议，并要求甲方支付全部费用及违约金。

（2）甲方未按约定提供会议需求的，导致乙方无法准备服务的，甲方应承担相应责任，并赔偿乙方因此遭受的损失。

（3）乙方未按时提供服务的，每逾期一日，应按未提供服务金额的千分之一向甲方支付违约金。逾期超过15日的，甲方有权解除协议，并要求乙方退还已支付费用及违约金。

（4）乙方提供的服务不符合约定的，甲方有权要求乙方限期改正，并赔偿因此遭受的损失。逾期未改正的，甲方有权解除协议，并要求乙方退还已支付费用及违约金。

2.赔偿责任：

（1）因一方违约导致协议无法履行的，违约方应赔偿对方因此遭受的直接经济损失，包括但不限于场地损失、设备折旧、人员费用等。

（2）因一方违约导致会议无法举办的，违约方应赔偿对方因此遭受的间接经济损失，包括但不限于赞助商损失、品牌影响损失等。

3.不可抗力：

（1）因不可抗力导致协议无法履行的，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明文件。

（2）不可抗力消除后，双方应继续履行协议，或根据实际情况协商调整协议内容。

4.解除协议：

（1）任何一方严重违反协议约定，经对方书面通知后仍未改正的，对方有权解除协议。

（2）解除协议后，双方应互相返还已收取的款项，并赔偿因此遭受的损失。

5.争议解决：

（1）本协议项下的争议应提交至协议签订地有管辖权的人民法院诉讼解决。

（2）诉讼期间，双方应暂停履行协议，但争议解决前的协议内容仍然有效。

6.保密条款：

（1）双方应对本协议内容及会议相关敏感信息进行保密，未经对方书面同意，不得向任何第三方泄露。

（2）保密期限为本协议有效期内及协议终止后两年内。

7.通知条款：

（1）双方就本协议事项进行的任何通知应以书面形式送达对方指定地址或联系方式。

（2）通知送达后24小时内视为有效送达。

8.法律适用：

（1）本协议适用中华人民共和国法律。

（2）双方应遵守相关法律法规，不得从事违法违规行为。

9.其他：

（1）本协议未尽事宜，双方应另行协商并签订补充协议。

（2）补充协议与本协议具有同等法律效力。

（3）本协议一式四份，甲乙双方各执两份，具有同等法律效力。

第七条不可抗力

1.定义：不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害（如地震、洪水、台风、干旱等）、战争、动乱、政府行为（如法律法规变更、政策调整、禁令等）、流行病疫情以及网络攻击等。

2.通知与证明：任何一方因不可抗力导致无法履行或无法完全履行本协议义务时，应在不可抗力发生后七个工作日内书面通知对方，并提供相关证明文件，如政府公告、气象报告、新闻报道等。双方应根据不可抗力的影响程度，协商决定是否延期履行、部分履行或解除协议。

3.责任免除：因不可抗力导致协议无法履行的，双方互不承担违约责任。但遭受不可抗力一方应积极采取措施减少损失，并在不可抗力消除后尽快恢复履行协议。如不可抗力持续超过三十日，双方有权解除协议，并退还已收取的款项，互不承担赔偿责任。

4.不可抗力范围：本协议所称不可抗力不包括一方因自身过错或疏忽导致的不可预见事件，也不包括一方因未履行或未完全履行协议义务导致的后果。双方应尽到合理的注意义务，避免或减少不可抗力带来的损失。

5.协商解决：如不可抗力影响协议履行，双方应本着诚实信用的原则，通过友好协商解决争议，确保会议顺利进行。协商不成的，可提交第三方进行调解。

第八条争议解决

1.协商解决：本协议项下的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商应本着公平、合理、高效的原则进行，力求在合理期限内达成一致意见。

2.调解解决：如协商不成，双方可共同选择第三方调解机构进行调解。调解应遵循自愿、平等、公正的原则，调解协议经双方签字盖章后具有约束力。

3.仲裁解决：如调解不成，双方应将争议提交至协议签订地有管辖权的人民仲裁委员会仲裁。仲裁应依据中华人民共和国仲裁法及相关法律法规进行，仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。

4.诉讼解决：如双方未选择仲裁方式，任何一方均有权将争议提交至协议签订地有管辖权的人民法院诉讼解决。法院应依据中华人民共和国民法典及相关法律法规进行判决，判决是终局的，对双方均有约束力。

5.争议解决期间：在争议解决期间，双方应暂停履行协议，但争议解决前的协议内容仍然有效。双方应积极配合争议解决机构的工作，提供相关证据材料，并遵守争议解决机构的决定。

6.争议解决费用：争议解决期间产生的仲裁费、诉讼费、律师费等费用，由败诉方承担。如双方均有责任，应根据责任大小分担费用。

7.争议解决适用法律：本协议项下的争议解决适用中华人民共和国法律。

第九条其他条款

1.通知方式：本协议项下的所有通知、请求、要求或其他通信应以书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件）发送至本协议首部列明的地址或联系方式。任何一方变更联系方式，应提前七个工作日书面通知对方。通过电子邮件发送的通知，发出时视为送达；通过传真发送的通知，发送成功后视为送达；通过信函发送的通知，寄出后五个工作日视为送达。

2.合同变更：对本协议的任何修改或补充，均须经双方协商一致，并以书面形式作出，经双方签字盖章后生效。任何一方未经对方同意，不得单方面变更本协议内容。

3.终止条件：除本协议另有约定外，出现以下情况之一，本协议可终止：

（1）