学术会议联合办会协议

学术会议联合办会协议1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：中国高等教育学会（以下简称“甲方”）。

甲方地址：北京市海淀区中关村南大街27号。

甲方法定代表人/负责人：张伟。

甲方联系方式

甲方为中国高等教育领域的权威学术机构，致力于推动高等教育改革与发展，拥有丰富的学术资源和广泛的行业影响力。基于促进学术交流、提升行业标准的共同目标，甲方计划举办一场以“新时代高等教育创新与发展”为主题的学术会议（以下简称“本次会议”）。为确保本次会议的顺利举办，甲方委托乙方提供专业的会务服务及场地支持，双方经友好协商，达成以下合作意向。

本次会议旨在汇聚国内外高等教育领域的专家学者、高校管理者及行业从业者，通过主题演讲、专题研讨、圆桌论坛等形式，探讨高等教育发展趋势、创新模式及实践路径。甲方作为本次会议的主办方，负责会议的整体策划、学术内容组织及宣传推广，同时需要专业的场地租赁、设备搭建、人员协调等服务支持。乙方凭借其在会议服务领域的专业能力和丰富经验，将为甲方提供全方位的会务支持，确保会议的顺利进行。

双方基于长期合作的需求及各自的专业优势，决定通过本次联合办会协议明确合作内容与权利义务，以实现资源共享、优势互补，共同提升本次会议的学术品质与社会影响力。甲方将按照协议约定提供必要的支持与配合，乙方将严格履行服务承诺，双方共同致力于将本次会议打造成为高等教育领域的标杆活动。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：北京星桥会展管理有限公司（以下简称“乙方”）。

乙方地址：北京市朝阳区光华路1号。

乙方法定代表人/负责人：李明。

乙方联系方式

乙方是一家专注于会议会展服务的企业，拥有专业的场地管理、设备租赁、活动策划及执行能力，长期服务于国内外各类高端学术会议及行业论坛。基于其在会议服务领域的专业实力及行业口碑，乙方接受甲方委托，为本次会议提供场地租赁、设备搭建、人员协调、后勤保障等综合服务。

乙方在本次合作中承诺提供符合甲方需求的场地设施、技术支持及会务服务，确保会议流程的顺畅与高效。乙方的服务内容将涵盖场地布置、音响灯光系统、同声传译设备、会务人员配备、餐饮服务安排等多个方面，以满足甲方对会议品质的严格要求。同时，乙方将根据甲方的具体需求，提供定制化的服务方案，并配备专业的团队进行现场执行与协调。

双方通过本次联合办会协议，旨在建立长期稳定的合作关系，乙方将充分发挥其在会议服务领域的专业优势，为甲方提供高质量的服务支持，共同推动本次会议的成功举办。甲方将积极配合乙方的工作，提供必要的会议资料及需求说明，确保双方合作的有效性。通过双方的共同努力，本次会议将实现学术交流与商业服务的双赢，进一步提升双方在行业内的品牌影响力。

第一条合同目的与范围

本合同的主要目的是明确甲方（中国高等教育学会）与乙方（北京星桥会展管理有限公司）在联合举办“新时代高等教育创新与发展”学术会议（以下简称“本次会议”）过程中的权利与义务，确保本次会议按照既定目标顺利实施并取得预期效果。具体内容涵盖以下几个方面：

1.甲方作为本次会议的主办方，负责会议的总体策划、学术内容组织、专家邀请、宣传推广及会议议程管理，并确保会议主题与高等教育领域的创新发展方向一致。甲方有权对会议的学术方向、议程安排及最终成果进行监督与指导。

2.乙方作为本次会议的服务提供方，负责提供专业的场地租赁、设备搭建、会务执行、后勤保障及宣传辅助等服务，确保会议的硬件设施与服务流程符合甲方及参会嘉宾的需求。乙方有权根据行业标准和自身专业经验，对服务方案进行优化建议，但需以甲方确认为准。

3.双方共同推进本次会议的品牌建设与宣传推广，甲方负责利用其学术资源进行会议预热与嘉宾邀请，乙方负责提供媒体合作及现场宣传支持，双方需定期沟通合作进展，确保宣传效果。

4.本合同范围包括但不限于场地租赁协议、设备租赁协议、人员服务协议及宣传合作备忘录的执行，所有子协议均需以本合同为基础，并受其约束。双方需围绕本次会议的筹备、执行及总结阶段，协同推进各项工作，确保会议的学术质量与服务品质达到行业领先水平。

第二条定义

1.**本次会议**：指由甲方主办、乙方提供服务的“新时代高等教育创新与发展”学术会议，包括但不限于主旨演讲、专题研讨、圆桌论坛及海报展示等环节。

2.**学术内容**：指甲方负责策划的会议主题、演讲嘉宾名单、研讨议题及会议议程，需符合高等教育领域的学术标准。

3.**会务服务**：指乙方提供的场地布置、设备租赁（含音响、灯光、投影、同声传译等）、人员协调（含签到、引导、资料分发等）、后勤保障（含餐饮、住宿安排等）及现场技术支持。

4.**场地租赁**：指乙方提供的会议主会场、分会场、签到区、展区等场地，需满足甲方对面积、布局及设施的要求。

5.**宣传推广**：指甲方利用其学术平台进行会议宣传，乙方提供媒体对接及现场视觉设计支持，双方合作发布会议新闻稿及海报。

6.**违约责任**：指任何一方未履行本合同约定的义务，需承担相应的法律后果，包括但不限于赔偿损失、解除合同等。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力与义务：

（1）甲方有权对本次会议的学术方向、议程安排及参会嘉宾进行最终审核，并负责确保会议内容符合高等教育领域的政策导向与学术规范。

（2）甲方需向乙方提供详细的会议需求清单，包括场地规格、设备清单、人员数量及特殊要求（如无障碍设施、同声传译语言等），并配合乙方进行服务方案的制定与优化。

（3）甲方负责邀请核心演讲嘉宾及部分特邀参会代表，并承担嘉宾的差旅补贴（如需），同时需提前一个月向乙方提供参会嘉宾名单及行程安排。

（4）甲方有权监督乙方的服务执行情况，如发现服务不符合合同约定，有权要求乙方限期整改，乙方需积极配合。

（5）甲方需按时支付乙方提供的会务服务费用，并承担因自身原因导致的额外服务需求（如临时增加的会场布置或设备租赁）。

（6）甲方负责会议的宣传推广工作，需在会议前一个月与乙方共同制定宣传计划，并利用其学术资源进行推广。

2.乙方的权力与义务：

（1）乙方有权根据行业标准和自身经验，提供专业的场地租赁、设备搭建及会务执行方案，并要求甲方在收到方案后五日内确认或提出修改意见。如甲方无正当理由拒绝合理方案，乙方有权保留部分服务费用。

（2）乙方需按照合同约定提供符合甲方要求的场地及设备，包括但不限于：

-场地：确保主会场面积不小于800平方米，配备6个分会场，所有场地需提供高速网络及电力支持，并符合消防安全标准。

-设备：提供4套主扩音箱、2套LED全彩屏、10套无线手持麦克风及3套同声传译设备（支持中英双语），并配备专业技术人员现场保障。

-人员：安排10名会务人员负责签到、引导、资料分发及现场协调，所有人员需经过专业培训并佩戴统一标识。

（3）乙方需确保餐饮服务符合甲方及参会嘉宾的健康与口味需求，提供至少两档菜单供选择，并承担因食品安全问题引发的投诉处理责任。

（4）乙方有权要求甲方提供会议期间的现场支持，如需甲方协调参会嘉宾或处理学术争议，甲方需积极配合。如因甲方原因导致服务中断（如嘉宾临时缺席），乙方不承担赔偿责任，但需协助完成后续安排。

（5）乙方需在会议结束后一周内提供完整的会务执行报告，包括场地使用情况、设备运行记录、人员服务评价等，并配合甲方进行会议总结。如甲方对服务有异议，双方需在收到报告后10日内协商解决。

（6）乙方有权利用本次会议的宣传资源进行企业品牌推广，但需事先征得甲方同意，并确保宣传内容真实准确。如甲方对宣传方案有异议，乙方需暂停相关推广活动。

（7）乙方需为所有参与服务的人员购买意外保险，并承担因自身操作失误导致的设备损坏或人员伤害责任，甲方不承担连带责任。

第四条价格与支付条件

1.乙方为甲方提供本次会议的会务服务费用总额为人民币叁佰万元整（¥3,000,000.00），该费用包含但不限于场地租赁、设备搭建、人员服务、餐饮保障、宣传辅助等全部会务服务内容。具体费用构成及明细由乙方在合同签订后十日内提供详细清单，经甲方审核确认后作为结算依据。

2.支付方式：甲方应通过银行转账方式向乙方支付服务费用，账户信息如下：

开户名称：北京星桥会展管理有限公司

开户银行：中国工商银行北京光华路支行

银行账号：622202010050123456789

3.支付时间：本合同生效后，甲方应向乙方支付首期服务费用人民币壹佰万元整（¥1,000,000.00）；场地及主要设备进场验收合格后十日内，甲方向乙方支付第二期服务费用人民币壹佰贰拾万元整（¥1,200,000.00）；会议结束后三十日内，甲方向乙方支付剩余服务费用人民币伍拾万元整（¥500,000.00）。甲方逾期支付任何一期款项，每逾期一日，应向乙方支付逾期部分千分之五的违约金，逾期超过三十日，乙方有权暂停服务或解除合同，并要求甲方赔偿已产生的服务成本损失。

4.费用调整：如因甲方临时增加服务需求（如扩大场地面积、增加设备配置或延长服务时间）导致费用超出原合同约定，双方应在需求提出后五日内协商调整，并由甲方承担超出部分费用。

第五条履行期限

1.本合同有效期为自签订之日起至本次会议圆满结束及所有服务费用结清之日止，共计为期六个月。

2.关键时间节点：

-合同签订后三十日内，双方完成服务方案的最终确认及场地考察工作；

-签订之日起九十日前，甲方完成核心嘉宾邀请及会议议程审定；

-会议举办前六十日，乙方完成场地租赁及设备采购合同签订；

-会议举办前三十日，乙方完成所有设备进场安装及调试，并组织人员培训；

-会议举办日期：2024年11月15日至17日，为期三天；

-会议结束后十日内，乙方提交完整会务执行报告及结算清单；

-所有服务费用应在会议结束后三十日内全部结清。

3.如遇不可抗力导致合同无法按期履行，双方应协商延期或采取补救措施，具体安排以不可抗力条款为准。

第六条违约责任

1.甲方违约责任：

（1）如甲方未按合同约定支付服务费用，每逾期一日，应向乙方支付逾期金额千分之五的违约金，逾期超过三十日，乙方有权解除合同并要求甲方赔偿以下损失：已产生的服务成本、为履行合同已投入的费用（含场地定金、设备预付款等）、以及因甲方违约导致的声誉损失（如有）。

（2）如甲方单方面变更或取消会议，且未事先六十日通知乙方，应向乙方支付合同总价百分之五十的违约金（¥1,500,000.00），乙方已产生的服务费用不予退还，并保留向甲方追偿其他损失的权利。

（3）如甲方未按时提供会议需求清单或嘉宾名单，导致乙方无法按期准备服务，每延迟一日，应向乙方支付合同总价千分之五的违约金，且乙方不承担因延迟准备造成的额外成本。

2.乙方违约责任：

（1）如乙方未按合同约定提供合格的服务（如场地不符合标准、设备故障影响会议进程、人员服务出现重大失误等），甲方有权要求乙方立即整改，并视问题严重程度向乙方索赔：轻微问题（如设备小故障）可要求免费修复；一般问题（如人员服务疏漏）应承担合同总价千分之五的违约金；重大问题（如场地安全隐患）应承担合同总价百分之十的违约金（¥300,000.00），并赔偿由此造成的直接经济损失。

（2）如乙方因自身原因导致会议延期（非不可抗力或甲方原因），每延迟一日，应向甲方支付合同总价千分之五的违约金，且延期期间乙方需无条件配合甲方的调整需求，已产生的服务费用不减扣。

（3）如乙方在服务过程中出现设备损坏或人员伤害，应承担全部赔偿责任（包括但不限于维修费用、医疗费用、赔偿金等），并承担由此产生的法律风险，甲方不承担连带责任。若乙方未购买相关保险，甲方有权代为购买并从服务费用中扣除相应保费。

（4）如乙方泄露甲方提供的会议商业秘密或嘉宾信息，应承担合同总价百分之二十的违约金（¥600,000.00），并承担由此给甲方造成的全部损失，包括但不限于经济损失、声誉损害等。

3.违约金上限：双方约定的所有违约金总额不超过合同总价人民币叁佰万元整（¥3,000,000.00），如违约金不足以弥补实际损失，违约方还应补足差额。

4.解除合同条件：任何一方发生严重违约（如一方违约金达到合同总价百分之二十以上，或因违约导致合同目的无法实现），守约方有权书面通知违约方解除合同，违约方除承担违约责任外，还应赔偿守约方的间接损失，包括但不限于预期收益损失、第三方索赔费用等。

第七条不可抗力

1.不可抗力定义：本合同所称不可抗力，是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害（如地震、洪水、台风、暴雨等）、战争、动乱、政府行为（如法律法规变更、政策调整、行政命令等）、流行性疾病（如大规模传染病爆发及其防控措施）以及其他类似无法预见、无法避免的事件。

2.不可抗力影响：任何一方因不可抗力导致无法履行或部分履行合同义务，不承担违约责任，但应在不可抗力发生后七日内书面通知对方，并提供相关证明文件（如政府公告、气象报告、新闻报道等）。双方应根据不可抗力的影响程度，协商决定是否延期履行、部分履行或解除合同。

3.责任免除：如因不可抗力导致合同无法履行，双方互不承担违约责任，已产生的费用按实际完成的工作量比例结算，多支付的费用应予以退还。如不可抗力持续超过三十日，双方有权单方面解除合同，合同自解除之日起终止，双方仅承担准备阶段已投入成本的合理补偿，无需支付其他费用。

4.不可抗力解除条件：不可抗力消除后，受影响方应及时恢复履行合同，如合同履行已无实际意义或不可能实现，双方可协商变更合同内容或解除合同。任何一方拒绝恢复履行或未在合理期限内通知对方，视为放弃不可抗力免责权利。

第八条争议解决

1.争议解决方式：双方在履行本合同过程中发生的任何争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向合同签订地（北京市朝阳区）人民法院提起诉讼，或提交北京仲裁委员会，按照其届时有效的仲裁规则进行仲裁。双方应选择其中一种争议解决方式，且选定后不得擅自变更。

2.诉讼/仲裁选择：如选择诉讼，以本合同甲方所在地（北京市海淀区）为管辖法院；如选择仲裁，仲裁语言为中文，仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力，仲裁费用由败诉方承担。

3.证据保留：双方在争议解决过程中，应妥善保存所有与合同履行相关的证据材料（如往来函件、会议记录、付款凭证、验收报告等），并配合对方或法院/仲裁机构的调查取证。任何一方伪造、毁灭证据或隐瞒重要事实，应承担不利后果。

4.争议期间履行：除争议事项外，双方应继续履行合同中未受争议影响的义务，任何一方不得以争议的存在为由拒绝履行，否则视为违约。争议解决期间，双方应指定专门联系人处理相关事宜，以减少争议对合同履行的干扰。

第九条其他条款

1.通知方式：双方就本合同相关事宜进行的所有通知、请求、文件等，均应采用书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件、快递服务），并送达本合同载明的地址或双方另行书面指定的地址。以电子邮件方式发送的，发出时视为送达；以快递方式发送的，签收日视为送达。任何一方变更联系方式或地址，应至少提前十日书面通知对方，否则按原地址送达视为有效。

2.合同变更：本合同的任何变更、补充或修改，均需经双方协商一致，并签署书面补充协议。补充协议与本合同具有同等法律效力，未签订补充协议的，任何一方不得单方面变更合同内容。

3.分包与转包：乙方在履行合同过程中，如需将部分非核心服务（如清洁、安保等）分包给第三方，应确保分包方具备相应资质，且需符合本合同的服务标准，并承担分包方的违约责任。乙方不得将核心服务（如场地主体租赁、设备核心搭建、主要会务执行等）转包给第三方。

4.合同终止