财务报销审核制度

财务报销审核制度第一章总则第一条为规范公司财务报销审核行为，强化支出管控，防范财务风险，保障资金安全，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国发票管理办法》《企业内部控制基本规范》及公司财务管理制度相关规定，制定本制度。第二条本制度适用范围为公司总部、全资子公司、控股子公司所有在职员工、劳务派遣人员及因公务需要委托外部单位/个人开展工作产生费用的报销审核，参股子公司可结合自身治理要求参照执行。第三条财务报销审核包含事前审批校验、事中凭证审核、事后归档追溯全流程管理，所有支出未按规定完成审核不得支付。第四条财务报销审核遵循四项基本原则：（一）真实合法性原则：报销事项必须基于真实发生的公务需求，发票、业务凭证等支撑材料合法有效，不得虚构交易、虚开票据套取资金；（二）权责匹配原则：审核人按照岗位授权范围开展审核，分级负责、各司其职，严禁越权审批、超权限审核；（三）标准刚性原则：所有报销事项严格执行公司既定的费用标准、预算额度，超标准、超预算支出无专项审批的一律不予报销；（四）全程留痕原则：报销全流程的审批、审核记录及支撑材料永久留存，可追溯、可核查，电子审批记录与纸质材料具有同等法律效力。第二章报销前置审核要求第一节预算前置审核第五条所有支出必须纳入年度全面预算管理，各部门每年12月10日前完成下年度预算编制，明确支出类目、额度、使用时间，经财务管理部汇总平衡、总经理办公会审议、董事会审批后生效，作为年度支出总额管控依据。第六条预算内支出实行分级前置校验：单次金额1万元以下的，可直接发起后续报销流程；单次金额1万元（含）以上、5万元以下的，需在支出前提交《支出事前申请单》，明确支出事由、明细、预计金额，经部门负责人审批后提交财务管理部做预算额度校验；单次金额5万元（含）以上的，除《支出事前申请单》外，还需附可行性分析报告、三方比价单（服务类/货物类采购）、合同草案，经分管领导审批后提交财务管理部校验预算，校验通过后方可开展采购、合作等相关活动。第七条超预算或预算外支出实行专项审批管理：需由申请部门提交《预算调整申请单》，说明调整原因、支出明细、对年度经营目标的影响，经部门负责人、分管领导签字后提交财务管理部审核，单笔超预算10万元以下的由总经理审批，10万元（含）以上的由董事长审批，审批通过后方可开展后续支出活动，未完成预算调整审批的支出一律不予报销。第二节事前业务审批审核第八条不同类别的支出需提前完成对应业务审批，未完成事前审批的支出无特殊原因一律不予报销：（一）差旅类支出：员工出差前需提交《出差审批单》，明确出差事由、目的地、往返时间、随行人员、预计支出金额，单次出差预计支出5000元以下的由部门负责人审批，5000元（含）以上的需经分管领导审批，出国外出的无论金额大小均需总经理审批；（二）业务招待类支出：单次招待预计金额2000元以下的，需提前在OA系统提交招待申请，明确招待对象单位、人数、陪同人数、招待标准，由部门负责人审批；2000元（含）以上的需经分管领导审批，1万元（含）以上的需经总经理审批，严禁先招待后补审批；（三）采购类支出：包含办公用品、固定资产、原材料、服务类采购，均需提前走采购审批流程，5万元以下的由采购部、财务管理部、分管领导审批，5万元（含）以上的需走公开招标流程，凭中标通知书、正式采购合同作为后续报销支撑；（四）会议/培训类支出：组织内部会议、外部培训的，需提前提交会议/培训方案，明确参与人数、时间、地点、费用明细，预计支出2万元以下的由行政部、人力资源部、财务管理部联合审核后报分管领导审批，2万元（含）以上的需报总经理审批；（五）研发类支出：研发项目立项前需提交研发立项书、预算明细、预期成果报告，经技术总监、总经理、董事长审批后生效，研发过程中产生的各类支出需对应到具体立项项目，未立项的研发支出一律不予报销；（六）其他专项支出：包括广告费、咨询费、捐赠支出、对外赞助等，均需提前提交专项申请，附合作协议草案、效果测算方案，经分管领导、总经理审批后方可执行，其中捐赠、赞助支出无论金额大小均需董事长审批。第三节报销凭证合规性前置要求第九条报销使用的发票必须符合以下要求：（一）发票需为国家税务总局监制的合法有效票据，票面清晰无涂改、污渍，发票抬头必须为公司全称（下属子公司为对应注册全称），不得使用简称、个人抬头发票（除火车票、机票、实名客车票、个人医药费、员工出差意外险等国家规定允许的票据外），纳税人识别号填写准确无误；（二）发票内容必须与实际交易内容一致，不得开具与业务不符的发票品名，如购买办公用品不得开具“礼品”“食品”发票，发票需加盖开票单位发票专用章，印章清晰、与开票单位名称完全一致；（三）增值税一般纳税人取得2017年1月1日及以后开具的增值税专用发票、海关进口增值税专用缴款书、机动车销售统一发票、收费公路通行费增值税电子普通发票，取消认证抵扣期限，报销时需确保发票状态为正常未抵扣，若因经办人延迟提交导致发票被红冲、作废无法抵扣的，对应进项税损失由经办人承担；普通发票需在开具之日起180天内提交报销，当年发票需在当年12月25日前完成报销，跨年发票无特殊原因的一律不予报销，确因特殊情况无法及时报销的，需在当年12月20日前向财务管理部提交《跨年发票备案表》，说明原因，经部门负责人、财务总监审批后可延长至次年3月31日前报销，逾期不再受理；（四）电子发票报销时需同时提交PDF版电子原件，由财务管理部在国家税务总局发票查验平台核验真实性，登记发票号码、开票日期、金额等信息，避免重复报销，电子发票打印件需清晰显示发票代码、号码、开票日期、金额、校验码等核心信息。第十条报销支撑材料需符合以下要求：（一）所有报销事项除发票外，还需附对应支撑材料，支撑材料需能完整还原业务真实场景，无支撑材料的报销单一律不予受理；（二）差旅报销需附《出差审批单》、往返交通票（机票需附登机牌）、住宿费发票、住宿明细单，交通票、住宿票时间需与出差时间、目的地完全一致，若发生差旅补贴的，需严格按照公司差旅标准核算，不得超标准申领；（三）业务招待报销需附《招待申请单》、招待消费明细清单（包含菜品、酒水、服务项明细）、陪同人员签到表，招待标准严格按照对应职级执行，公司内部员工陪同人数不得超过招待对象人数的1/2；（四）采购报销需附《采购申请单》、三方比价单（5万元以下）或中标通知书（5万元以上）、采购合同、入库验收单、对方出具的送货单，原材料采购还需附质量检测报告，固定资产采购需附资产验收单、资产编码标签照片；（五）会议/培训报销需附会议/培训审批单、参会人员签到表、会议/培训议程、费用明细单，若委托外部机构承办的，还需附承办合同、成果交付确认单；（六）研发费用报销需附研发项目立项书、研发人员工时记录、研发材料领用单、研发试验记录，属于研发费用加计扣除范围的，由财务管理部单独归集核算；（七）专项支出报销需附专项审批单、合作合同、成果验收报告、费用结算明细，广告类支出还需附投放截图、第三方效果监测报告，咨询类支出需附咨询成果报告、交付确认单。第十一条涉及合同的支出，合同需提前经财务管理部、法务部审核后签订，合同中需明确付款节点、发票类型、税率、结算方式、违约责任，未完成合同审核的支出一律不予报销。合同金额与实际报销金额差异不得超过合同约定的5%，若超出需签订补充协议，经双方签字盖章后作为报销支撑材料。第三章分类报销审核标准第一节差旅费用审核标准第十二条差旅费用包含交通费、住宿费、餐补、市内交通费四类，执行分级标准，超标准部分无专项审批的一律自行承担：（一）交通费标准：1.飞机：高管（董事长、总经理、副总经理、财务总监、董事会秘书）可乘坐公务舱，其他员工可乘坐经济舱，单程票价高于同期同航线平均票价15%的需提前经分管领导审批，未审批的超支部分自行承担；2.火车：高管可乘坐高铁/动车一等座、软卧，其他员工可乘坐高铁/动车二等座、硬卧，连续乘车时长超过8小时可申请升级席别，需提前在出差审批单中注明；3.长途客车：统一乘坐正规运营的客车，凭票实报实销；（二）市内交通费：出差期间市内交通费可选择实报实销或定额补贴，实报实销的需提供打车票、地铁票等票据，票据时间需与出差时间一致，定额补贴标准为一线城市（北京、上海、广州、深圳、杭州）每人每天100元，新一线城市（成都、重庆、武汉、西安、苏州、天津、南京、长沙、郑州、东莞、青岛、沈阳、合肥、佛山、无锡）每人每天80元，其他地级市每人每天50元，县级及以下地区每人每天30元，选择定额补贴的无需提供票据；（三）住宿费标准：1.高管：一线城市每人每天600元，新一线城市每人每天500元，其他城市每人每天400元；2.部门负责人：一线城市每人每天450元，新一线城市每人每天400元，其他城市每人每天300元；3.普通员工：一线城市每人每天350元，新一线城市每人每天300元，其他城市每人每天250元；4.同性两人出差需合住，住宿费按照单人标准的1.5倍核算，超出部分自行承担；（四）餐补标准：出差期间餐补每人每天120元，其中早餐30元、午餐45元、晚餐45元，无需提供票据，按照实际出差天数核算，若出差期间发生招待支出的，对应餐次的餐补予以扣除。第二节业务招待费用审核标准第十三条业务招待费用按照招待对象不同执行分级标准：（一）招待政府部门、行业协会工作人员的，单人单次标准不超过300元，陪同人员不得超过3人；（二）招待客户单位高管的，单人单次标准不超过500元，陪同人员与招待对象比例不超过1:1；（三）招待客户单位普通工作人员的，单人单次标准不超过200元，陪同人员与招待对象比例不超过1:2；（四）内部团建招待的，单人单次标准不超过150元，每年团建次数不得超过4次，单次总金额不得超过2万元。第十四条招待用烟酒执行统一标准：白酒不得超过300元/瓶，红酒不得超过200元/瓶，香烟不得超过50元/包，单次招待用酒数量不得超过陪同人员与招待对象总人数的1/3，超标准部分不予报销。第十五条以下支出不得纳入业务招待费报销范围：（一）私人宴请、亲友聚餐产生的费用；（二）高尔夫球、私人会所、KTV、洗浴中心等高消费娱乐场所支出；（三）购买奢侈品、高档礼品、储值卡产生的费用；（四）招待对象包含公司员工家属的相关支出；（五）旅游景点门票、礼品等非餐饮类招待支出无专项审批的。第三节日常办公费用审核标准第十六条办公用品采购审核标准：（一）各部门每月25日前提交下月办公用品采购申请，由行政部统一汇总采购，单次采购金额1000元以下的由行政部经理审批，1000元以上的由分管行政的领导审批；（二）办公用品采购单价超过100元的需附明细清单，超过500元的耐用品需单独做资产登记，纳入固定资产管理；（三）员工自行采购办公用品的，需提前经行政部同意，否则不予报销，单次自行采购金额不得超过500元。第十七条通讯费审核标准：（一）高管通讯费实报实销，每月上限为500元；（二）部门负责人通讯费每月补贴300元，超出部分自行承担；（三）销售类岗位员工通讯费每月补贴200元，其他岗位员工每月补贴100元，无需提供票据，随工资发放，不再单独报销。第十八条车辆使用费审核标准：（一）公司公务车辆产生的油费、过路费、停车费、维修费实报实销，油费需使用公司统一加油卡，特殊情况自行加油的需说明原因，经行政部审批后方可报销，维修费需附维修明细单、更换配件清单，单次维修金额超过2000元的需经三方比价；（二）员工私车公用的，需提前提交《私车公用申请单》，明确行驶路线、里程，按照每公里1.2元的标准发放补贴，过路费、停车费实报实销，每月补贴总额不得超过1500元。第十九条办公场所水电费、物业费审核标准：由行政部核对缴费通知单，与合同约定的价格、租赁面积核对一致后提交报销，若出现超额缴费的，由行政部负责向对方追回，无法追回的由行政部相关责任人承担损失。第四节专项支出审核标准第二十条广告营销费用审核标准：（一）广告营销支出需严格按照审批通过的预算执行，超预算10%以内的需提交效果偏差说明，经营销总监、财务总监审批，超预算10%以上的需重新走预算调整流程；（二）广告投放报销需附投放排期表、实际投放截图/第三方监测报告、效果评估数据，若未达到约定投放效果的，需扣除对应比例的费用，原则上扣除比例不低于未达标比例的1.5倍；（三）营销活动产生的礼品采购、场地租赁等支出，需附活动方案、参与人员签到表、礼品领用登记明细，单次活动礼品总金额不得超过活动总预算的30%。第二十一条咨询服务费用审核标准：（一）法律咨询、财务咨询、管理咨询等服务类支出，需签订正式服务合同，明确服务内容、交付标准、付款节点；（二）报销时需附服务交付确认单、成果报告，按照合同约定节点付款，首次付款比例不得超过总金额的30%，验收通过后付款比例不得超过总金额的90%，预留10%作为质保金，服务期满6个月无问题后支付。第四章报销审核流程与权责划分第二十二条报销流程按照“经办人提交→部门负责人审核→业务归口部门审核→财务审核→领导审批→资金支付”的顺序执行，不得逆流程操作，所有报销均通过OA系统提交电子流程，纸质材料需在电子流程审核通过后3个工作日内提交至财务管理部存档，电子流程与纸质材料不一致的，以纸质材料为准。第二十三条各环节审核权责：（一）经办人：对报销事项的真实性、凭证的完整性负责，需如实填报报销单，提交所有支撑材料，对提交材料的真实性承担首要责任；（二）部门负责人：审核报销事项是否属于部门公务支出、是否事前完成审批、是否符合业务实际情况，对支出的必要性、真实性承担领导责任，若部门年度内出现3次以上虚假报销，部门负责人扣除当月绩效的20%；（三）业务归口部门审核：差旅报销由行政部审核出差审批单、差旅标准，招待报销由行政部审核招待标准、陪同人数，采购报销由采购部审核采购流程合规性、价格合理性，人力成本报销由人力资源部审核考勤、薪酬标准，研发支出由技术部审核研发项目匹配性，专项支出由对应业务归口部门审核成果交付情况，归口部门对审核事项的合规性承担直接责任；（四）财务审核：包含票据审核、预算审核、标准审核三个环节，票据审核岗负责核验发票真实性、支撑材料完整性，预算审核岗负责核验支出是否在预算额度内、超预算是否完成审批，标准审核岗负责核验支出是否符合公司既定标准、计算报销金额是否准确，财务审核岗对票据合规性、预算匹配性、标准执行准确性承担责任，若出现不符合要求的支出通过财务审核的，每次扣除对应审核岗人员当月绩效的10%；（五）领导审批：单次报销金额1万元以下的由分管领导审批，1万元（含）以上5万元以下的由总经理审批，5万元（含）以上的由董事长审批，领导对支出的合理性承担最终审批责任。第二十四条审核时限要求：（一）经办人需在支出发生后10个工作日内提交报销单，逾期无合理原因的不予受理；（二）各审核环节审批时限不得超过2个工作日，若2个工作日内未审批也未驳回说明原因的，视为自动同意，承担对应审核责任；（三）财务审核通过后需在3个工作日内完成支付，特殊情况需延迟支付的需书面告知经办人。第五章异常报销情况处理第二十五条异常报销情况包含三类：（一）票据异常：包括假发票、虚开发票、重复报销发票、抬头错误发票、过期发票、内容与业务不符发票；（二）业务异常：包括虚构业务、未事前审批、超标准超预算无审批、支撑材料不全、业务与实际不符；（三）流程异常：包括逆流程审批、越权审批、代签审批。第二十六条异常情况处理规则：（一）票据异常：若为经办人无心失误导致的，退回经办人更换合规票据后重新提交；若为故意使用假发票、虚开发票套取资金的，金额在1000元以下的，给予通报批评，追回套取资金，扣除当月绩效的50%；金额在1000元（含）以上5000元以下的，给予记过处分，追回套取资金，扣除3个月绩效；金额在5000元（含）以上的，解除劳动合同，移送公安机关处理；（二）业务异常：未事前审批的支出，若确为紧急公务支出的，需补做审批流程，经总经理签字确认后方可报销，同时扣除经办人当月绩效的10%；超标准超预算无审批的支出，超支部分由经办人自行承担；支撑材料不全的，退回经办人补充材料后重新提交；（三）流程异常：逆流程、越权审批的支出一律退回，重新走合规流程，若造成资金损失的，由审批人承担全部损失；（四）发票遗失处理：发票遗失的，需提供开票单位出具的加盖发票专用章的发票存根联复印件，以及经办人提交的发票遗失说明，经